Lohnbuchhaltung 2018-04-11T16:08:21+00:00

Lohnbuchhaltung einfach erklärt

Kaum ein Teil der betrieblichen Buchhaltung unterliegt so vielen Neuerungen wie die Lohnbuchhaltung. Umso wichtiger ist es, dass die Lohnmitarbeiter regelmäßig geschult und auf den neusten gesetzlichen Stand gebracht werden. Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich nicht nur mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit der Pflege von Personalstammdaten, der Führung von Lohnkonten und der Meldung notwendiger Beiträge, wie zum Beispiel der Lohnsteuer oder der Krankenkassenbeiträge.

Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit der Frage, was die Lohnbuchhaltung eigentlich ist, welche Aufgaben sie hat und wie der Lohn ermittelt wird. Darüber hinaus geht er auf die praktische Abwicklung der Lohnbuchhaltung ein und erklärt die Unterschiede bei den Entgeltabrechnungen.

Was ist Lohnbuchhaltung?

Icon Lohnbuchhaltung Hand mit Geld

Die Lohnbuchhaltung oder auch Lohnbuchführung beschäftigt sich mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen. Jeder Arbeitgeber ist vom Gesetzgeber zur Lohnbuchhaltung und damit zur Erstellung einer monatlichen Gehaltsabrechnung verpflichtet. Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen hat die Lohnbuchhaltung aber einige weitere Aufgaben.

Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit folgenden Aufgaben:

1. Pflege der Personenstammdaten

Jeder Arbeitnehmer hat ein eigenes Lohnkonto bzw. einen eigenen Datensatz in der Buchhaltung. In diesem Lohnkonto müssen verschiedene Personenstammdaten enthalten sein, beispielsweise Vorname, Familienname, Geburtstag, Wohnort und Adresse. Diese Personenstammdaten werden von der Lohnbuchhaltung gepflegt.

Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, so eröffnet und pflegt die Lohnbuchhaltung ein neues Lohnkonto und meldet den Mitarbeiter zudem beim Sozialversicherungsträger an.

2. Führung der Jahreslohnkonten

Neben den Personenstammdaten beinhalten die Lohnkonten weitere personenbezogene Informationen, zum Beispiel die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug und allgemeine Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers. Bei jeder Lohnabrechnung müssen weitere Informationen aufgezeichnet werden: der Lohnzahlungszeitraum, der Tag der Lohnzahlung sowie der Arbeitslohn und wie er sich im Einzelnen zusammensetzt. Welche Informationen darüber hinaus festgehalten werden müssen, regelt der § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Am Ende des Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten ab und meldet sie an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit sowie an die Statistikämter.

3. Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge

Die Lohnbuchhaltung ermittelt die Gesamtbezüge des Mitarbeiters, inklusive Lohn- und Lohnnebensteuern sowie die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge. Darüber hinaus erstellt die Lohnbuchhaltung die Entgeltabrechnungen und übergibt sie an die jeweiligen Arbeitnehmer.

4. Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse

Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernissen gehören beispielsweise die Lohnsteueranmeldung und die Krankenkassen-Beitragsnachweise sowie die DEÜV-Meldungen. DEÜV steht für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung und bezeichnet die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherungen. Damit die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungsträger Ihre Aufgaben erfüllen können, benötigen sie Informationen über die beschäftigten Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ist durch die DEÜV verpflichtet, für die Arbeitnehmer Meldungen zu erstattet. Diese dienen dazu, die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den Kassen und Versicherungsträgern sicherzustellen.

Die Lohnbuchhaltung überweist die Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt sowie ggf. auch an externe Zahlungsempfänger. Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, so meldet die Lohnbuchhaltung diesen in der Regel zum Monatsende bei den Sozialversicherungsträgern ab.

5. Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

Der Lohn muss schlussendlich auch auf die Konten der Arbeitnehmer überwiesen werden. Die Lohnbuchhaltung erstellt entsprechende Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.

In kleineren Unternehmen befasst sich die Lohnbuchhaltung zudem häufig mit der Erstellung von Arbeitsverträgen. Lohnbuchhalter müssen über umfangreiche Kenntnisse in den Bereichen Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht verfügen und sich regelmäßig über gesetzliche Neuerungen weiterbilden.

Wie wird der Lohn ermittelt?

Auch wenn man einen Stundenlohn erhält, wird das Entgelt im Arbeitsvertrag oft als Monatsbetrag ausgewiesen. Wer also gerade auf der Suche nach einer neuen Anstellung ist und Bewerbungsgespräche bzw. Gehaltsverhandlungen führt, sollte sich den Stundenlohn ausrechnen, um genau einordnen zu können, was die eigene Arbeit für den Arbeitgeber wert ist. Der Stundenlohn kann mit einer einfachen Rechnung ermittelt werden:

Lohn berechnen

Stundenlohn (Brutto) = 3 × Monatslohn (Brutto) ÷ 13 ÷ Wochenstunden

Wenn Sie beispielsweise einen Monatslohn von 2.800 Euro erhalten und wöchentlich 40 Stunden arbeiten, ergibt sich folgender Stundenlohn:

Stundenlohn (Brutto) = 3 × 2.800 € ÷ 13 ÷ 40 = 16,15 €

Wie berechnet man den Monatslohn?

Nun kann es natürlich auch sein, dass Sie bei der Gehaltsverhandlung einen Stundenlohn genannt bekommen. Gerade wenn man zuvor noch nicht auf Stundenbasis gearbeitet hat, ist es schwer einen Stundenlohn richtig einzuordnen. Mit folgender Lohnberechnung kann man den Stundenlohn in das Monatsgehalt umrechnen:

Monatslohn (Brutto) = (Stundenlohn (Brutto) × Wochenstunden × 13) / 3

Wenn Sie beispielsweise einen Brutto-Stundenlohn von 17,50 Euro versprochen bekommen, können Sie bei einer 35-Stunden Woche mit einem Monatsgehalt von 2654,17 Euro rechnen.

Monatslohn (Brutto) = (17,50 € × 35 × 13) / 3 = 2654,17 €

Wie wirken sich Zuschläge zum Stundenlohn aus?

In einigen Betrieben wird auch am Wochenende oder Feiertags gearbeitet, zum Beispiel um die Maschinen in Handwerksbetrieben möglichst gut auszulasten. Auch im Gesundheitswesen ist es besonders wichtig, dass Patienten auch am Wochenende versorgt werden können. In den meisten Fällen bekommt der Mitarbeiter Feiertags- und Wochenendzuschläge auf seinen normalen Stundenlohn, die sich wiederum positiv auf das Monatseinkommen auswirken. Zuschläge werden auch vom Staat steuerlich berücksichtigt und sind teilweise sogar sozialabgabenfrei. Achten Sie bei Ihren Gehaltsverhandlungen darauf und lassen Sie sich das Lohnmodell des Unternehmens von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber genau erläutern.

Lohnbuchhaltung: Rechtsgrundlagen und praktische Abwicklung

Die Lohnbuchhaltung erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und führt Lohnkonten für jeden Mitarbeiter. Dabei müssen bestimmte rechtliche Grundlagen eingehalten werden, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) festgelegt sind.

Was muss eine Gehaltsabrechnung beinhalten?

Jeder Mitarbeiter erhält zum Monatsende eine Gehaltsabrechnung, die folgende Informationen beinhalten muss:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steueridentifikationsnummer
  • Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Beginn der Beschäftigung
  • ggf. Ende der Beschäftigung
  • Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse
  • ggf. Kinderfreibeträge
  • ggf. Steuerfreibeträge

Welche Rechtsgrundlagen muss man beim Führen eines Lohnkontos beachten?

Auch beim Führen des Lohnkontos müssen verschiedene Kriterien eingehalten werden. Nach §4 der LStDV muss der Arbeitgeber bzw. die dafür zuständige Person folgende Informationen über den Arbeitnehmer im Lohnkonto aufzeichnen:

  • vollständiger Name
  • Geburtsdatum
  • vollständige Adresse
  • ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Freibetrag für Lohnsteuerabzug
  • ggf. Informationen zur Lohnsteuerbefreiung
  • Vorsorgefreibetrag

Außerdem müssen bei jeder Lohnabrechnung folgende Angaben im Lohnkonto gemacht werden:

  • Lohnzahlungszeitraum
  • Tag der Lohnauszahlung
  • Arbeitslohn (Barlohn, Sachbezüge)
  • einbehaltene Lohnsteuer
  • ggf. steuerfreie Bezüge
  • Bezüge, die von der Lohnsteuer freigestellt sind
  • außerordentliche Einkünfte
  • Bezüge, die nach dem Einkommensteuergesetz pauschal besteuert werden

Welche Unterschiede gibt es bei Entgeltabrechnungen?

Im Grunde unterscheidet man zwei unterschiedliche Arten der Entgeltabrechnung: den Lohn und das Gehalt. Ein Gehalt ist jeden Monat gleich, egal ob er 28 oder 31 Tage hat, ob Feiertage dazwischen liegen oder Urlaub genommen wird. In der Gehaltsverhandlung spricht man deshalb auch häufig über das Jahresgehalt. Der Stundenlohn ist den meisten Arbeitnehmern mit Gehalt gar nicht genau bekannt, da er von Monat zu Monat variiert.

Icon Gehaltsabrechnung

Anders verhält es sich beim Stundenlohn. Hier unterscheidet sich der Betrag, der am Ende des Monats ausgezahlt wird jeden Monat leicht. Wenn man zum Beispiel einmal etwas weniger gearbeitet hat oder viele Überstunden gemacht hat, fällt der Monatslohn gleich etwas niedriger oder höher aus als in anderen Monaten. Wer auf Stundenbasis bezahlt wird, erhält während seines Urlaubs keinen Lohn. Dafür muss dem Stundenlohn zuvor ein Ferienzuschlag aufgerechnet werden. Bei fünf Wochen Urlaub beträgt der Ferienzuschlag zum Beispiel 10,65 Prozent. Er darf nicht im Lohn versteckt eingebaut werden, sondern muss separat als Ferienentschädigung ausgewiesen sein. Besonders in handwerklichen Betrieben, aber auch bei Nebenjobs oder Werkstudentenjobs wird der Lohn meist auf Stundenbasis berechnet.

Betriebsprüfung der Lohnabrechnung

Bei einer Betriebsprüfung werden steuerlich relevante Sachverhalte geprüft. Betriebsprüfungen greifen stark in die Rechte des Steuerbürgers ein und unterliegen deshalb besonderen Vorschriften und Voraussetzungen. Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die unterschiedliche Geschäftsbereiche betreffen und von verschiedenen Stellen durchgeführt werden. Allein bei der Lohnabrechnung sind vier verschiedene Betriebsprüfungen zu beachten:

  • Lohnsteuer-Außenprüfung (durch Finanzamt)
  • Umsatzsteuersonderprüfung (durch Finanzamt)
  • Sozialversicherungsprüfung (durch Rentenversicherungsträger)
  • Betriebsprüfung zur Unfallversicherung (durch Rentenversicherungsträger)

Außenprüfungen durch das Finanzamt und den Rentenversicherungsträger sind auch zeitgleich möglich, um den Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten.

Schwerpunkte bei der Betriebsprüfung der Lohnabrechnung

Bei der Betriebsprüfung der Lohnabrechnung werden die Schwerpunkte unter anderem auf Werbungskosten gelegt, zum Beispiel auf Ausgaben für:

  • Reisekosten
  • Doppelte Haushaltsführung
  • Aufwendungen für ein Arbeitszimmer zu Hause

Außerdem stehen verschiedene geldwerte Vorteile und Sachbezüge im Fokus der Betriebsprüfer. Neben Geschenken, Betriebsveranstaltungen und der betrieblichen Altersvorsorge wird vor allem der Dienstwagen besonders unter die Lupe genommen. Außerdem wird die Abrechnung von geringfügig Beschäftigten, von Studenten, Praktikanten und Schülern untersucht.

Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Finanzamt

Die Lohnsteuer-Außenprüfung wird von dem Betriebsstätten-Finanzamt im Außendienst vorgenommen. Sie beschränkt sich auf die Prüfung der relevanten Sachverhalte, die sich auf die Lohnsteuer beziehen, darunter die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss mindestens zwei Wochen vorher beim Betrieb bekanntgegeben werden.

Umsatzsteuersonderprüfung

Bei der Umsatzsteuersonderprüfung wird der Fokus auf geldwerte Vorteile und Sachzuwendungen gelegt. Der Außendienst des Betriebsstätten-Finanzamts überprüft, ob der Arbeitgeber die in Sachzuwendungen wie dem Firmenwagen oder Verpflegungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer ordnungsgemäß abführt.

Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Seit 2007 ist die Deutsche Rentenversicherung dafür zuständig, die Zahlungen der Künstlersozialabgabe und der Künstlersozialkasse zu überwachen. Die Sozialversicherungsprüfung ist aber noch viel umfangreicher und untersucht unter anderem auch:

  • Versicherungspflicht und Versicherungsbefreiung der Arbeitsverhältnisse
  • Prüfung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts
  • Prüfung von Umlagebeiträgen
  • Prüfung der Entgeltunterlagen
  • Führung und Sicherung von Wertguthaben

Außerdem ist die Deutsche Rentenversicherung seit 2010 auch für die Betriebsprüfung der Unfallversicherung zuständig.

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