Abschlagszahlung
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Definition

Was ist die Abschlagszahlung?

Als Abschlagszahlung oder auch „Akontozahlung“ wird eine Teilzahlung bezeichnet, die beim Kauf einer Ware oder einer Dienstleistung fällig wird. Das bedeutet, dass in der Abschlagszahlung ein Abschlag oder eine Anzahlung („Akonto“) geleitestet wird.

Wann sind Abschlagszahlungen üblich?

Klassischerweise ist die Zahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt erst dann fällig, wenn die Lieferung erfolgt ist oder die Leistung komplett erbracht wurde. Allerdings gibt es zahlreiche Fälle, bei denen dieser klassische Fall nicht vorkommt, sondern eine Abschlagszahlung erforderlich ist. Alle getätigten Abschlagszahlungen werden in der Schlussrechnung (Gesamtrechnung) berücksichtigt.

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Abschlagsrechnung schreiben

Abschlagsrechnungen müssen als solche klar erkennbar sein. Das heißt, dass die üblichen Pflichtangaben der Rechnung vorhanden sein müssen. Wichtig ist auch, dass in der Schlussrechnung alle bereits getätigten Abschlagszahlungen vollständig aufgelistet werden müssen.

Besonders, wenn Leistungen über einen langen Zeitraum hinweg getätigt werden, kommt die Abschlagszahlung ins Spiel. Beispiele hierfür sind:

  • Stromversorgung: Hier erhält der Kunde oder die Kundin nicht eine Komplett-Rechnung am Ende des Jahres, sondern mehrere Teilrechnungen.
  • Mietnebenkosten: Besonders häufig werden Abschlagszahlungen für die Nebenkosten eingesetzt, z. B. im monatlichen Rhythmus. Wie bei der Stromrechnung wird dann am Ende des Jahres eine finale Zahlung verlangt, die Vorauszahlungen werden abgezogen.
  • Baubranche: Im Handwerk werden oft nach verschiedenen Bauabschnitten Teilzahlungen fällig.

Teilweise erhalten Arbeitnehmer:innen eine Abschlagszahlung des Gehalts/Lohns – umgangssprachlich wird das allerdings eher als Vorschuss oder Vorauszahlung bezeichnet.

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Abschlagszahlungen im BGB

Laut § 433 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sind Abschlagszahlungen im täglichen Leben eher weniger prominent angesiedelt. Dort ist vermerkt, dass sich bei einem Kaufvertrag der oder die Verkäufer:in verpflichtet, die Sache komplett zu übergeben und der oder die Käufer:in verpflichtet ist, den vereinbarten Kaufpreis komplett zu zahlen.

In § 632a des BGB wird das Recht auf Abschlagszahlungen für Unternehmen in Werk- oder Bauverträgen geregelt. Leistungserbringer:innen können demnach Abschlagszahlungen verlangen, die der Höhe des Wertes der Leistungen entsprechen.

Abschlagszahlungen: Die Voraussetzungen

Das Unternehmen, das die Leistungen erbringt, darf Abschlagszahlungen nur unter folgenden Voraussetzungen abrechnen:

  • Die bereits erbrachte Teilleistungen sind mangelfrei.
  • Die Höhe der Abschlagszahlung liegt unterhalb der vereinbarten Gesamtsumme.
  • Es erfolgt eine Aufstellung aller Leistungen, die in der Abschlagszahlung verrechnet werden.

Unter diesen Umständen sollte eine Abschlagszahlung vereinbart werden

Grundsätzlich ist es nicht nötig, Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Das liegt daran, dass jede:r Auftragnehmer:in das Recht hat, Abschlagszahlungen anzufordern. Allerdings ist es sinnvoll, diese vorher mit dem Gegenüber abzusprechen. Gerade, wenn es um große Vertragssummen geht, die über einen langen Zeitraum vereinbart werden, sind regelmäßige Abschlagszahlungen sinnvoll.

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Abschlagszahlungen buchen

Abschlagsrechnungen fallen unter die offenen Posten im Bereich „Debitorenrechnungen“ der Debitorenbuchhaltung. Die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt wird bei Zahlungseingang fällig.

Vorteile der Abschlagszahlung

Die Vorteile einer Abschlagszahlung sind fest an deren Zweck gekoppelt. So ergeben sich für Käufer:in und Verkäufer:in vor allem minimierte Risiken:

  • Der bzw. die Verkäufer:in oder Auftraggeber:in kann Leistungen vorfinanzieren und muss nicht in alleinige Vorleistung gehen.
  • Liquidität: Der oder die Käufer:in hat eine geringere finanzielle Belastung, da die Gesamtsumme in mehrere kleinere Teile zerlegt wird.
  • Der oder die Auftraggeber:in sichert sich damit zu, dass er oder sie bei Zahlungsunwilligkeit oder gar Insolvenz des oder der Vertragspartner:in wenigstens einen Teil der Summe erhält.

Mehrere Abschläge zu zahlen bietet also Vorteile für beide Seiten.

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Für diese Unternehmen sind Abschlagszahlungen interessant

Besonders Firmen, die in Vorleistung gehen müssen, verlangen in vielen Fällen Vorschüsse oder eben Abschlagszahlungen. Aber auch für Start-ups oder Unternehmen, die nach der Kleinunternehmerregelung arbeiten, können Abschlagszahlungen interessant sein. Hier geht es vor allem darum, die Liquidität zu sichern.

Die Höhe der Abschlagszahlung: So wird sie ermittelt

Im BGB wird geregelt, dass sich die Höhe der Abschlagszahlung an der Höhe des Leistungswertes berechnet. Konkret heißt das, dass sich die Höhe dadurch ermittelt, welche Leistungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits erbracht worden sind. Vollständig erbrachte Leistungen können also vor der Schlussrechnung beglichen werden.

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Wann kann die Abschlagszahlung verweigert werden?

Auftraggeber:innen können die Abschlagszahlung verweigern, wenn die erbrachte Leistung nicht so ausgeführt wurden wie vertraglich festgehalten. Beispielsweise beim Hausbau: Wenn die Verputzer:innen eine Abschlagsrechnung erstellen, der Putz allerdings Mängel aufweist, dann muss diese nicht bezahlt werden. Im Streitfall trägt das ausführende Unternehmen die Beweislast.

Wie wird die Abschlagszahlung steuerrechtlich behandelt?

Abschlagszahlungen fallen regulär unter die Umsatzsteuerregelungen. Das heißt, die Umsatzsteuer muss ans Finanzamt abgeführt werden und zwar dann, wenn die Zahlung getätigt wurde. Es gilt der aktuell gültige Mehrwertsteuersatz – bei eventuellen Senkungen der Zeitpunkt der Ausstellung der Abschlagsrechnung. In der Gesamtrechnung müssen dann die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze kenntlich gemacht und separat ausgewiesen werden.

Skontoabzug bei Abschlagszahlungen

Skonto auf Abschlagsrechnungen ist möglich. Allerdings sollte der Skontoabzug bei der Schlussrechnung berücksichtigt werden. Auftraggeber:innen sollten die Schlussrechnung dahingehend prüfen.

Die Schlussrechnung

Die Schlussrechnung fasst alle Abschlagszahlungen, die bereits getätigt wurden, zusammen. Diese werden von der Gesamtsumme abgezogen. Der Restbetrag wird dann in Rechnung gestellt.

Auf der Schluss- oder Endrechnung müssen folgende Posten aufgeführt sein:

  • Alle Teilleistungen und Entgelte des Gesamtvolumens
  • Alle bereits beglichenen Abschlagszahlungen und die darauf anfallenden Steuerbeträge
  • Der Restbetrag
  • Die auf den Restbetrag fällige Umsatzsteuer

Zusammenfassung

Abschlagszahlung zusammengefasst

  • Abschlagszahlungen sind Teilbeträge, die beim Kauf von Dienstleistungen oder Produkten fällig werden können.
  • Sie kommen vor allem bei großen Aufträgen oder Bauprojekten vor.
  • Klassischerweise werden in Abschlagszahlungen einzelne Leistungen, die bereits erbracht wurden, abgerechnet.
  • Wichtig ist, dass Abschlagszahlungen erst dann beglichen werden müssen, wenn die Leistungen wie vereinbart getätigt wurden.
  • Laut BGB sind Abschlagszahlungen kein Muss.
  • Abschlagszahlungen sichern Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in Liquidität zu, da die Gesamtsumme aufgeteilt wird.
  • Abschlagszahlungen sind umsatzsteuerpflichtig.
  • Die Schlussrechnung fasst alle bereits geleisteten Posten zusammen und ermittelt die Restsumme, die es zu begleichen gilt.