Buchhaltung
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Definition

Definition: Was ist Buchhaltung?

Der Begriff Buchhaltung bezeichnet die Abteilung im Unternehmen, die sich mit der Buchführung befasst. Diese bezeichnet also die eigentliche Tätigkeit sowie die dahinterstehende Methodik. Die Buchhaltungs-Abteilung besteht aus einem oder mehreren Buchhaltern. Der umfassendere Begriff Rechnungswesen findet hierfür ebenfalls oft Verwendung.

Sind Buchhaltung und Buchführung das gleiche?

Die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im Alltag häufig synonym verwendet, was nicht ganz korrekt ist. Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle in einer Firma anfallenden Geschäftsvorfälle, also alle Vorgänge, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Einnahmen und Umsatzerlöse
  • Materialaufwendungen
  • Abschreibungen
  • Mietausgaben
  • Kredite
  • Aufwendungen für Löhne und Gehälter

Die Buchführung hingegen bedeutet die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen. Sie spiegelt den Status eines Unternehmens in Zahlen wider und ist deshalb eine wichtige Informationsquelle.

Warum ist die Buchhaltung für Unternehmen wichtig?

Die Buchhaltung bietet einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen und ist mit der Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Betriebs betraut. Sie verfolgt folgende Ziele:

  • Dokumentation
  • Planung
  • Kontrolle

Somit bietet sie den Vorteil, dass sie genau aufzeigt, wie es um die Ertrags- und Vermögenssituation sowie um die Liquidität eines Unternehmens steht.

Wer ist buchführungspflichtig und wer nicht?

Häufig gestellte Frage

Was versteht man unter Buchführungspflicht?

Der Begriff der Buchführungspflicht meint die Pflicht zur doppelten Buchführung – einschließlich dem Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz.

In der Buchhaltung unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Verfahren zur Gewinnermittlung:

Welche Methode der Buchhaltung ein Unternehmen anwenden muss, hängt von 3 wesentlichen Kriterien ab:

  1. Welche Rechtsform hat das Unternehmen?
  2. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen?
  3. Welchen Jahresumsatz und Jahresüberschuss erzielt das Unternehmen?

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Die Pflicht zur Buchführung, also zur doppelten Buchführung, gilt für alle Gewerbetreibenden, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten. Darüber hinaus sind alle Gesellschaften mit folgenden Rechtsformen buchführungspflichtig:

  • Kommanditgesellschaften (KG)
  • Offene Handelsgesellschaften (OHG)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)

Auch Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen (so z. B. ebenfalls ein eingetragener Kaufmann) sind und die im HGB definierten Einkommensgrenzen überschreiten, sind buchführungspflichtig. Welche Grenzwerte hier gelten, lesen Sie im Folgenden.

Befreiung von der Buchführungspflicht: Die Einkommensgrenzen

Einzelunternehmer, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die folgenden Schwellenwerte im Hinblick auf ihren erwirtschafteten Umsatz und Gewinn unterschreiten, sind nicht buchführungspflichtig (§ 241a HGB):

  • Umsatzerlöse: 600.000 Euro
  • Jahresüberschuss: 60.000 Euro
Info

Auch Einzelunternehmer zur Gewinnermittlung verpflichtet

Natürlich sind auch diese Unternehmer sowie Freiberufler dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen, um ihren Gewinn zu versteuern. Dabei dürfen sie jedoch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden (nach § 4 Abs. 3 EstG). Diese erfordert erheblich weniger Aufwand.

Buchhaltung für Freiberufler

Freiberufler sind zwar nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet, dennoch sollten sie Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent auflisten. Die Belege werden in der Buchhaltung gesammelt und zum Beispiel in einer übersichtlichen Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert. Einnahmen und Ausgaben werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammengestellt. Wer es noch einfacher mag, kann eine Buchhaltungssoftware dafür benutzen. Mit einem entsprechenden Programm können die Belege noch einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Ein Kleinunternehmer ist eine selbstständig, gewerblich oder freiberuflich tätige Person, die weniger als 22.000 Euro jährlich verdient (bis 2019: 17.500 Euro). Auch Personen, die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro verdienen und die Grenze von 22.000 Euro im Vorjahr nicht überschritten haben, können als Kleinunternehmer gelten.

Info

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Umsatzsteuerregelung: Sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen und weisen diese demnach auch nicht auf ihren Rechnungen aus. Infolgedessen sind Kleinunternehmer aber vom Vorsteuerabzug auf eingehende Rechnungen ausgeschlossen.

Kleinunternehmer dürfen die EÜR anwenden

Genau wie Freiberufler sind auch Kleinunternehmer nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Sie dürfen ihren Gewinn mithilfe der EÜR ermitteln, welche die Berechnungsgrundlage für die Einkommensteuer bildet. Aber auch hier ist eine ordnungsmäßige Buchhaltung erforderlich. Das bedeutet, dass sämtliche Belege stets sorgfältig aufbewahrt werden müssen.

Buchhaltung für Gewerbetreibende

Gewerbetreibende sind zur verpflichtet, wenn sie die oben genannten Einkommensgrenzen überschreiten oder eine Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) sind. Diese Gewinnermittlungsart ist wesentlich komplexer als die EÜR. In den meisten Fällen wird sie von einem Steuerberater oder einem Buchhalter erledigt. Hilfreich kann hier auch eine entsprechende Buchhaltungssoftware sein, die alle Bücher und Konten detailliert auflistet und das Buchen erleichtert.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in den HGB (§ 238 ff.) gesetzlich festgeschrieben. Sie enthalten vor allem Vorschriften zur Belegorganisation und -dokumentation in der Buchhaltung. Die einzelnen Prinzipien der GoB bedingen sich jeweils gegenseitig und können nicht isoliert voneinander betrachtet werden.

  • Belegpflicht
    Eine Buchung darf nur mit erfolgen. Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg!
  • Vollständigkeit
    Die Bücher sind lückenlos zu führen. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden muss, um alle Vermögensgegenstände und Schulden abzubilden.
  • Klarheit und Übersichtlichkeit
    Eine übersichtliche Buchführung ist erforderlich, damit auch Dritte (z. B. das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung) die gesamte Aufzeichnung nachvollziehen können.
  • Nachprüfbarkeit
    Dieser Grundsatz schließt direkt an den Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit an und steht in engem Zusammenhang mit der Belegpflicht. Die Nachprüfbarkeit wird gewährleistet, indem jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen und im Grundbuch aufgezeichnet wird. Das gilt auch für Korrekturen. Änderungen in der Buchhaltung sind nur durch entsprechendes Korrekturbuchen zulässig!
  • Richtigkeit
    Alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl formell als auch materiell richtig gebucht werden. Unter „formeller Richtigkeit“ versteht man bspw. die korrekte Verwendung der Konten und Kontonamen sowie den Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg. „Materielle Richtigkeit“ bedeutet, dass der tatsächliche Inhalt und Wert der Buchung erfasst werden muss.
  • Zeitgerechtheit
    Buchungen sind innerhalb einer angemessenen Frist vorzunehmen. Außerdem ist die zeitliche Reihenfolge einzuhalten. Eine tägliche Erfassung ist jedoch nur noch bei der Kassenführung erforderlich.
  • Aufbewahrung und Sicherheit
    Für steuerpflichtige Unterlagen gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB). Es muss sichergestellt werden, dass die GoB innerhalb der festgelegten Fristen eingehalten werden. Für die meisten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.

Die GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die GoBD stellen eine Präzisierung der GoB dar. Der Fokus liegt auf datenverarbeitungsgestützter Buchführung, also auf der ordnungsgemäßen Behandlung elektronischer Dokumente. In den GoBD wird unter anderem festgehalten, ob und in welcher Form eingescannt werden dürfen und wie diese anschließend abgelegt werden müssen.
Mit den GoBD wurden im Jahr 2015 die beiden Vorschriften GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst.

Bücher in der Buchhaltung

Bei der Buchhaltung werden drei Arten von Büchern unterschieden:

Grundbuch (oder Journal)

Das Grundbuch ordnet alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Aufgrund der zeitlichen Abfolge der Buchungen und Belege wird das Grundbuch auch als Tagebuch oder Journal bezeichnet. Jeder Geschäftsvorfall erhält eine laufende Nummer und umfasst folgende weitere Informationen:

  • Datum
  • Betrag
  • Verweis auf den Beleg
  • Erläuterungen zum Geschäftsvorfall
  • Sollkonto
  • Habenkonto

Das Grundbuch ist gleichzeitig Grundlage und Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen in das Hauptbuch.

Hauptbuch

Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten. Hier werden die einzelnen Geschäftsvorfälle nach sachlichen Gesichtspunkten in Konten gebucht. Früher wurden die einzelnen Konten auf Karteikarten geführt, weshalb man heute noch zuweilen von „Kontenblättern“ spricht. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Der ist eines der wichtigsten Elemente der Bilanzbuchhaltung. Er dient als Grundlage für die Gewerbesteuerberechnung, die Berechnung von Körperschafts- und Einkommensteuer. Darüber hinaus ist der Abschluss wichtiger Informationsgeber für Banken und Anteilseigner.

Tipp

Große Zeitersparnis mit Buchhaltungssoftware

Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware entfällt die Führung des Hauptbuches. Denn bei der elektronischen Buchführung werden die Buchungen automatisch vom Grundbuch in das Hauptbuch übernommen, sodass nur das Grundbuch geführt werden muss. Das erleichtert die Buchhaltung enorm und hilft Anwendern dabei, ihre Geschäftszahlen und wichtige Daten immer im Blick zu haben.

Buchung eines Belegs in das Hauptbuch

Bücher in der Buchhaltung: Dank Buchführungssoftware ist ein Beleg schnell und einfach im Hauptbuch erfasst.

Nebenbuch

Neben Grund- und Hauptbuch gibt es meist mehrere Nebenbücher. Diese dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten näher zu erläutern. Gängige Nebenbücher sind etwa das Warenbuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch.

  • Im Warenbuch werden Wareneingänge und Warenausgänge verbucht.
  • Das Kontokorrentbuch beinhaltet Informationen zu den Kreditoren (Lieferanten) und Debitoren (Kunden) eines Unternehmens. Diese werden in der Kreditorenbuchhaltung bzw. Debitorenbuchhaltung erfasst.
  • Das Kassenbuch verzeichnet sämtliche Bargeldbewegungen.

Konten in der Buchführung

Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens werden auf verschiedenen Konten gebucht. Ein Konto besteht immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Man kann sich ein Konto also als eine zweispaltige Tabelle vorstellen. Dabei darf man sich nicht von den Begriffen „Soll“ und „Haben“ verwirren lassen, denn diese haben nichts mit den Verben „sollen“ und „haben“ zu tun.

Was bedeuten die Begriffe „Soll“ und „Haben“?

  • Soll bezeichnet die Forderungen, die die Kunden bezahlen müssen, also die Vermögenswerte des Unternehmens.
  • Haben umfasst die Verbindlichkeiten, also die Schuldwerte des Unternehmens.

In der linken Soll-Spalte wird also gebucht, welche Zahlungen die Kunden tätigen sollen, in der rechten Haben-Spalte findet man die Beträge, die man als Unternehmer zu zahlen hat.

Kontenarten in der Buchführung

Der Buchhalter unterscheidet zunächst zwischen zwei Kontenarten:

1. Bestandskonten
Bestandskonten zeichnen Güter- und Geldbestände auf und werden nochmals unterteilt in aktive und passive Bestandskonten. Aktive Bestandskonten erfassen die Vermögenswerte des Unternehmens, passive Bestandskonten dagegen die Verbindlichkeiten, das Eigenkapital und die Rückstellungen gegenüber den Eigentümern und Fremdkapitalgebern. Passiva zeichnen also auf, wo das Eigen- und Fremdkapital letztendlich herkommt.

Info

Grundlage für die Bilanz

Die Buchungen auf den Bestandskonten sind die Grundlage zur Erstellung der Bilanz.

Aktives Bestandskonto / Aktiva

Anlagevermögen

  • immaterielle Vermögensgegenstände (zum Beispiel Lizenzen)
  • Sachanlagen (zum Beispiel Grundstücke, Maschinen)
  • Finanzanlagen (zum Beispiel Wertpapiere, Anteile an verbundenen Unternehmen)

Umlaufvermögen

  • Vorräte
  • Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände
  • Wertpapiere
  • Kassenbestand, Schecks, Guthaben bei Kreditinstituten

aktive Rechnungsabgrenzung

aktive latente Steuern

nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag

Passives Bestandskonto / Passiva

Rückstellungen

  • Pensionen
  • Steuerrücklagen

Verbindlichkeiten

  • Anleihen
  • Kredite
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

passiver Rechnungsabgrenzungsposten

passive latente Steuern

Zu- und Abgänge auf aktiven und passiven Bestandskonten werden folgendermaßen verbucht:

Aktives Bestandskonto / Aktiva

SOLL
HABEN
Zugang
Abgang

Passives Bestandskonto / Passiva

SOLL
HABEN
Abgang
Zugang

2. Erfolgskonten
Erfolgskonten beschreiben erfolgswirksame Vorgänge. Erfolg bezeichnet hier nicht nur Gewinn, wie man vielleicht annehmen könnte. Auch Verluste werden in den Erfolgskonten verbucht. Bei den Erfolgskonten unterscheidet man daher Aufwandskonten und Ertragskonten.

  • Aufwandskonten halten Eigenkapital-Minderungen wie Personalkosten, Materialabgänge oder auch Abschreibungen fest. Achtung: Wird die Rechnung eines Lieferanten bezahlt, so ist dies kein Aufwand, sondern eine Verbindlichkeit, die auf der Haben-Seite des aktiven Bestandskontos verbucht wird.
  • Ertragskonten umfassen alle Wertzuflüsse, die das Eigenkapital erhöhen, also in der Regel vor allem Umsatzerlöse. Auch hier gilt zu beachten: Eine beglichene Rechnung durch den Kunden ist kein Ertrag, sondern eine erhaltene Forderung, die auf der Sollseite des aktiven Bestandskontos gebucht wird.
Info

Grundlage für die GuV

Die Buchungen auf den Erfolgskonten sind die Grundlage zur Erstellung der GuV.

Ein Aufwand wird immer im Soll gebucht, ein Ertrag dagegen immer im Haben.

Aufwandskonten

SOLL
HABEN
Aufwand
ggf. Korrekturbuchung

Ertragskonten

SOLL
HABEN
ggf. Korrekturbuchung
Ertrag

Falsche Buchung: Wie kann man einen Buchungssatz korrigieren?

Auch in der Buchhaltung passieren Fehler. Wenn eine Buchung im Rahmen der Kontierung falsch vorgenommen wurde, führt man eine Korrekturbuchung durch. Dabei wird der gleiche Buchungssatz noch einmal geschrieben, nur auf der gegenüberliegenden Kontoseite. Falsche Buchungssätze dürfen nicht einfach gelöscht werden, sondern müssen immer mit einer Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden. Das ist ein Grundprinzip der ordnungsgemäßen Buchführung (Nachprüfbarkeit).

Kontenrahmen und Kontenplan in der doppelten Buchführung

Der Kontenrahmen listet alle für die Buchführung relevanten Konten für einen Wirtschaftszweig auf. Ein Standard-Kontenrahmen lässt sich an die Anforderungen eines einzelnen Unternehmens anpassen und dient damit als Richtlinie für die Erstellung eines konkreten, individuellen Kontenplans. Doch welcher Kontenrahmen ist der richtige für Kleinunternehmer, Handwerksbetriebe oder die Landwirtschaft? Das erfahren Sie im Folgenden.

Die wichtigsten Kontenrahmen

SKR 03 und SKR 04 sind die gängigsten Standardkontenrahmen für alle Unternehmensformen – auch für Kleinunternehmer, Freiberufler oder Startups.

Der Unterschied zwischen SKR 03 und SKR 04 liegt im Aufbau der Konten nach verschiedenen Prinzipien:

  • SKR 03 – Prozessgliederungsprinzip:
    Gliederung der Konten nach den Produktionsprozessen des Unternehmens
  • SKR 04 – Abschlussgliederungsprinzip:
    Gliederung der Konten nach dem Aufbau des Jahresabschlusses

In dieser Tabelle sind die Standardkontenrahmen für bestimmte Wirtschaftszweige aufgelistet:

SKR 03
Publizitätspflichtige Firmen (Prozessgliederungsprinzip)
SKR 04
Publizitätspflichtige Firmen (Abschlussgliederungsprinzip nach Aufbau der Bilanz)
SKR 14
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe
SKR 30
Einzelhandelskontenrahmen
SKR 49
Gemeinnützige Einrichtungen wie Vereine, Stiftungen
SKR 51
Kfz-Branche
SKR 70
Hotels und Gaststätten
SKR 80
Zahnärzte
SKR 81
Arztpraxen
SKR 99
Krankenhäuser

Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konten, die ein Unternehmen bei der doppelten Buchführung verwendet. Er orientiert sich meist an einem Standardkontenrahmen, ist aber individuell auf die Besonderheiten des betreffenden Unternehmens zugeschnitten.

Bereiche der Buchhaltung im Überblick

Die Buchhaltung lässt sich in folgende Teilbereiche untergliedern:

Finanzbuchhaltung
Buchung notwendiger Vorgänge zur Bilanzierung sowie zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Debitorenbuchhaltung
Verarbeitung der Forderungen an Kunden (hilft z.B. dabei, offene Posten auf einen Blick zu erkennen)
Kreditorenbuchhaltung
Verarbeitung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (steht in engem Kontakt zu den Mitarbeitern des Einkaufs)
Anlagenbuchhaltung
Verwaltung von Gütern des Anlagevermögens
Lohnbuchhaltung
Abwicklung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern
Kosten- und Leistungsrechnung
Zuordnung, welche Kosten einzelne Unternehmensteile und/oder Projekte verursachen
Lager- und Mengenbuchhaltung
Verbuchung von Geschäftsvorfällen in der Materialwirtschaft
Energiebuchhaltung
Anwendung im kommunalen Facilitymanagement
Kameralbuchhaltung
Sonderform, die in staatlichen Organisationen zur Anwendung kommt (v. a. in Behörden üblich, die mit zugewiesenen Etats arbeiten)

Aufgaben der Buchhaltung

Die Hauptaufgabe der Buchhaltung besteht nach § 239 Abs. 2 HGB darin, „alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.“ Die Buchungen bilden die Grundlage für die Bilanzierung und den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und stellt die finanzielle Lage eines Unternehmens fest. Er besteht aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanzkennzahlen ergeben sich aus den aktiven und passiven Bestandskonten, die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Aufwands- und Ertragskonten.

Auf dem Weg zum Jahresabschluss befasst sich der Buchhalter oder Steuerberater mit vielen weiteren Aufgaben, die nachfolgend aufgelistet werden.

1. Belegorganisation

Generell gilt: Keine Buchung ohne B. Die Buchungen müssen stets transparent und nachvollziehbar sein und dazu gehört ein passender Beleg. Die Buchhaltung kümmert sich um das Prüfen, Sortieren und Kontieren der einzelnen Belege. Ist kein Beleg vorhanden, hat der Geschäftsvorfall für die Buchhaltung nicht stattgefunden.

2. Umsatzsteuer und Vorsteuer

Die Buchhaltung kümmert sich um die ordnungsgemäße Buchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer. In der Praxis bedeutet das: Wer nicht von der Umsatzsteuer befreit ist, wie zum Beispiel Kleinunternehmer, Ärzte oder Vermieter, muss von seinen Einnahmen eine Umsatzsteuer von 19 % abführen. Für einige Ausnahmen gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Die Vorsteuer, die beim Kauf von Waren oder Dienstleitungen anfällt, müssen Unternehmen zunächst bezahlen. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung können diese die Vorsteuer jedoch geltend machen und erhalten je nach Differenz eine Rückerstattung.

3. Ertragssteuern: Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, Einkommensteuer

  • Die Gewerbesteuer wird auf den Ertrag eines Gewerbebetriebes erhoben und beträgt mindestens 7 %. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro, auf den keine Gewerbesteuer gezahlt werden muss.
  • Die Körperschaftsteuer muss von bestimmten juristischen Personen gezahlt werden, z. B. von Kapitalgesellschaften oder Vereinen.
  • Die Einkommensteuer wird auf das Einkommen natürlicher Personen erhoben. Bemessungsgrundlage ist dabei das zu versteuernde Einkommen. Die Einkommensteuererklärung muss in der Regel bis zum 31. Mai eines Jahres eingereicht werden. Nicht jeder ist dazu verpflichtet, oftmals kann man aber Geld zurückerstattet bekommen, wenn man höhere Steuern vorausbezahlt hat.

4. Anlagenverwaltung

Das Anlagevermögen eines Unternehmens (z. B. Gebäude, Maschinen, Fuhrpark) wird auf dem aktiven Bestandskonto gebucht. Verschiedene materielle Vermögensgegenstände können abgeschrieben werden. Die Anlagenverwaltung und Ermittlung der Abschreibungen sind Aufgaben der Anlagenbuchhaltung. Bei einer Abschreibung wird der Wert eines Gegenstandes nach und nach vermindert. Über welchen Zeitraum ein Vermögensgegenstand abgeschrieben wird, ist in der sogenannten AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzungen) festgehalten.

5. Inventur

Für eine ordnungsgemäße Buchführung muss man genau wissen, welche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten in einem Unternehmen vorhanden sind. Ein ausführliches und genaues Bestandsverzeichnis wird auch als Inventar bezeichnet. Zu Beginn der gewerblichen Tätigkeit sowie am Ende jedes Geschäftsjahres wird eine Inventur durchgeführt, um das Inventar zu ermitteln.

6. Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein Instrument zur internen Leistungsverrechnung. Sie dient zur kurzfristigen Planung von Kosten und Erlösen, die im Zusammenhang mit dem betrieblichen Leistungsprozess entstehen. Außerdem dient die Kosten- und Leistungsrechnung als Kontrollinstrument für Plan-, Ist- und Solldaten.

Buchhaltung selber machen oder auslagern?

Sie sind unsicher, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen oder outsourcen sollen? Wenn Sie Ihre komplette Buchhaltung einem externen Dienstleister anvertrauen wollen, kommen hierfür entweder ein Buchhalter oder ein Steuerberater in Frage. Beide können Sie optimal bei allen anfallenden Arbeiten in der Buchhaltung unterstützen. Sie profitieren dadurch von folgenden Vorteilen:

  • Sie sparen wertvollze Zeit
  • Sie können sich auf Ihr tägliches Kerngeschäft konzentrieren
  • Sie haben einen erfahrenen Fachmann an Ihrer Seite, der Ihnen auch wertvolle steuerliche Tipps und Ratschläge geben kann

Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern möchten, hat das allerdings seinen Preis. Die Höhe des Honorars, welches Sie beispielsweise einem Steuerberater bezahlen müssen, richtet sich gemäß der der Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) nach einem Gegenstandswert. In der Buchhaltung ist das der Jahresumsatz Ihres Unternehmens. Diesem ist eine sogenannte „volle Gebühr“ zugeordnet, welche der externe Fachmann je nach Aufwand oder Schwierigkeitsgrad ausschöpfen und Ihnen mehr oder weniger Geld in Rechnung stellen kann. Verringern können Sie den Betrag, indem Sie Ihre Belege vorkontieren. Trotzdem kann das Auslagern der Buchhaltung an einen Steuerberater ziemlich teuer werden.

Alternativ können Sie die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen auch von einem freien oder einem bei Ihnen angestellten Buchhalter erledigen lassen. Im Gegensatz zum Steuerberater kann ein Buchhalter aber keinen Jahresabschluss machen. Er darf Ihn zwar vorbereiten, anschließend muss dieser allerdings von einem Wirtschaftsprüfer oder einem Steuerberater geprüft werden. Das hat den Nachteil, dass Sie auf zwei Dienstleister zurückgreifen und diese bezahlen müssen.

Sie sind allerdings nicht gezwungen, einen externen Dienstleister zu beauftragen, wenn Sie sich dazu entscheiden, die vorbereitende Buchhaltung selbst zu übernehmen. Sofern Sie sich ein bisschen Buchhaltung zutrauen, aber trotzdem auf die Unterstützung eines Experten zurückgreifen wollen, können Sie mit Hilfe einer professionellen Software Ihre Buchhaltung entweder komplett oder zumindest teilweise selbst erledigen. Je nach Bedarf haben Sie die Möglichkeit, die Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, was Ihnen wiederum Kosten spart.

Leistungen und Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltung wird heutzutage fast ausschließlich elektronisch vorgenommen. Gründe dafür gibt es viele: Die elektronische Buchhaltung mithilfe einer entsprechenden Software ist einfacher, schneller, kostengünstiger, umweltfreundlicher und in vielen Bereichen auch automatisiert.

Eine erleichtert nicht nur die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sie vereinfacht auch viele weitere Aufgaben.

Buchhaltungsprogramme unterstützen Unternehmen bei diesen Aufgaben

Die Buchhaltung wird heutzutage fast ausschließlich elektronisch vorgenommen. Gründe dafür gibt es viele: Die elektronische Buchhaltung mithilfe einer entsprechenden Software ist einfacher, schneller, kostengünstiger, umweltfreundlicher und in vielen Bereichen auch automatisiert.

Eine erleichtert nicht nur die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sie vereinfacht auch viele weitere Aufgaben.

Rechnungsstellung
  • Individuelles Rechnungslayout
  • Möglichkeit zur Rechnungsversendung per E-Mail
Buchhaltung
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • doppelte Buchführung mit GuV und Bilanz
  • Anlagenbuchhaltung
  • Buchhaltungsvorlagen für häufige Buchungen
  • Rechnungsabgrenzung
  • Kostenstellen
  • automatisches Buchen von importierten Kontoumsätzen
Stammdatenverwaltung
  • Verwaltung der Wirtschaftsjahre
  • Kontenrahmen
  • Belegnummerkreise
Belegverwaltung
  • Import von Belegen
  • Belegablage
Mahnwesen
  • Automatische Versendung von Mahnungen
Datensicherheit
  • Verschlüsselung
  • Datensicherung
  • Datenwiederherstellung

Moderne Software hilft Ihnen nicht nur bei der automatisierten Buchhaltung, sondern stellt Anwendern darüber hinaus meist noch weitere praktische Zusatz-Features zur Verfügung. Hierzu gehören beispielsweise integrierte Schnittstellen, die Ihnen eine unkomplizierte Arbeitsteilung zwischen Ihnen und möglichen Dienstleistern direkt im System ermöglicht – egal, ob Buchhalter oder Steuerberater.

Buchhaltung lernen: Diese Möglichkeiten gibt es

Sie sind Anfänger in der Buchhaltung und Ihnen schwirren noch viele offene Fragen im Kopf herum? Die Buchhaltung auf eigene Faust du erledigen, ist nur dann eine Option, wenn Sie zumindest über Basiskenntnisse in diesem Bereich verfügen. Es gibt verschiedene Mittel und Wege, wie Sie sich fortbilden und die Grundlagen der Buchhaltung erlernen können.

Die örtlichen IHKs, aber auch Volkshochschulen und private Institute bieten verschiedene Fortbildungen an. Sofern Sie Zeit und Ort des Lernens selbst bestimmen möchten, können Sie zum Beispiel die Fernlehrgänge verschiedener Online-Akademien in Betracht ziehen. Weiterhin finden Sie online viele Artikel mit Infos zu Themen wie Finanzen, Controlling und Buchführung sowie Video-Tutorials zu den Grundlagen der Buchhaltung, die Ihnen weiterhelfen. Darüber hinaus gibt es auf dem Markt zahlreiche Lehr- und Übungsbücher, mit denen Sie Ihre Kenntnisse vertiefen können. Laden Sie sich im Internet doch zum Beispiel ein eBook über Buchführung  herunter, das sich an Anfänger richtet.

Selbst wenn Sie sich dazu entscheiden sollten, Ihre Buchhaltung komplett auszulagern, ist es sinnvoll sein, dass Sie lernen, wie die Buchhaltung funktioniert. Ausreichend Kenntnisse im kaufmännischen Bereich helfen Ihnen nämlich unter anderem auch dabei, die Resultate möglicher externer Dienstleister besser beurteilen zu können.


Zusammenfassung

Buchhaltung zusammengefasst

  • Buchhaltung und Buchführung sind keine synonymen Begriffe.
  • Mit Buchhaltung ist die Abteilung im Unternehmen gemeint, die alle betrieblichen Geschäftsvorfälle dokumentiert und analysiert.
  • Unter Buchführung versteht man die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge anhand von Belegen und spiegelt so den Status des Unternehmens in Zahlen wider.
  • Buchführungspflichtig (Pflicht zur doppelten Buchführung) sind alle Gewerbetreibenden, die eine vom Gesetzgeber festgelegte Einkommensgrenze überschreiten sowie Gesellschaften mit bestimmten Rechtsformen, z. B. GmbHs.
  • Bei der Buchführung sind Unternehmen an die Vorgaben der GoB und GoBD gebunden.
  • Zu den Hauptaufgaben der Buchhaltung gehören die Belegorganisation, die Buchung der Vorsteuer und Umsatzsteuer, die Besteuerung des Unternehmenserfolgs, die Anlagenverwaltung, die Inventur sowie die Kosten- und Leistungsrechnung.
  • Bei der korrekten Umsetzung der Aufgaben ist ein Buchführungsprogramm enorm hilfreich.