Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was ist der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss schließt die Buchführung eines Geschäftsjahres ab. Er ist Bestandteil der Rechnungslegung und gibt Auskunft über Geschäftsergebnis und Betriebsvermögen. Weist er erhebliche Mängel auf oder fehlt er vollständig, gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß. Grundsätzliches zum Jahresabschluss findet man im Handelsgesetzbuch (HGB).
Die Abschlussbilanz dient dazu, Gläubigern Auskunft über die Ertragslage, Schulden und die gesamtwirtschaftliche Situation eines Betriebs zu geben.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Grundsätzlich müssen alle Kaufleute und Unternehmen, die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dazu zählen:
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
- Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG)
Einzelkaufleute (e. K.) können vom Erstellen des Jahresabschlusses befreit sein.
Wer ist von einem Jahresabschluss befreit?
Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen keinen Jahresabschluss im Sinne des HGB erstellen. Sie sind lediglich zur einfachen Buchführung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet.
Für Einzelkaufleute gilt die Umsatzgrenze:
Wenn Einzelkaufleute an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatzerlös und 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet haben, müssen sie nicht bilanzieren – also auch keinen Jahresabschluss erstellen.
Bestandteile: Was muss ein Jahresabschluss beinhalten?
Gemäß Handelsrecht besteht ein Jahresabschluss mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Je nach Rechtsform kommen weitere Bestandteile hinzu. Bei Kapitalgesellschaften muss dem Jahresabschluss noch ein Anhang und in bestimmten Fällen zusätzlich ein Lagebericht beigefügt werden. Für Kapitalmarkt-orientierte Kapitalgesellschaften wird es noch komplizierter. In der Tabelle finden Sie die Bestandteile des Jahresabschlusses für die einzelnen Rechtsformen.
Jahresabschluss erstellen
Wie bereite ich meinen Jahresabschluss vor?
Bevor der Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen verschiedene Abschlussvorarbeiten erledigt werden:
- Zusammenstellung der Arbeitsunterlagen:
Wichtige Arbeitsunterlagen für den Jahresabschluss sind zum Beispiel Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge, Miet- und Pachtverträge, Rechnungskopien, Spendenquittungen oder Leasingverträge. - Inventur:
Bei der Inventur wird das Inventar des Unternehmens ermittelt. Das Inventar umfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens. Diese werden am Ende eines Geschäftsjahres ermittelt und in einem Bestandsverzeichnis erfasst. - Verträge:
Verträge wie zum Beispiel Kredite und Versicherungen sind eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss. - Buchhaltung:
Alle Belege müssen korrekt und nachvollziehbar vorhanden sein. - Abschreibungen:
Güter der Anlagenbuchhaltung wie Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge verlieren jedes Jahr etwas an Wert. Diese Wertminderung wird als Abschreibung ermittelt und gebucht und mindert das Anlagevermögen des Unternehmens. - Fahrtenbuch:
Das Fahrtenbuch muss vollständig und aktuell sein. - Forderungen:
Offene Forderungen werden auf Bonität geprüft. Sollte das Risiko eines Zahlungsausfalls bestehen, werden solche Fälle als Einzelwertberichtigung gebucht. - Rücklagen:
Um möglichen Verlusten durch wirtschaftlich schwächere Zeiten entgegenzuwirken, müssen einige Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene sowie freiwillige Rücklagen einstellen. Dies ist insbesondere für Kapitalgesellschaften Pflicht.
Sobald alle Abschlussvorarbeiten getätigt sind, kann der Jahresabschluss erstellt werden. Auch hierfür sind mehrere Schritte notwendig.
Wie wird ein Jahresabschluss erstellt?
Schritt 1:
Zuerst müssen alle Unterkonten und Hauptkonten abgeschlossen werden. Der Übersichtlichkeit halber werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens bei der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht. Beim Jahresabschluss werden die Unterkonten wieder im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Dort werden die Salden der Konten gezogen und in die Bilanz übertragen.
Schritt 2:
Anschließend wird eine Abschlussübersicht erstellt. Hier sind alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung fordert das Finanzamt häufig diesen Abschlussbericht ein.
Schritt 3:
Zum Schluss muss der Jahresabschluss „festgestellt“ werden. Hierbei handelt es sich um einen formalen Akt, der je nach Unternehmensform vom Gesellschafter, vom Aufsichtsrat oder einem anderen gesellschaftlichen Vertreter vollzogen wird.
Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss?
Die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses ist von der Rechtsform und bei Kapitalgesellschaften außerdem von der Unternehmensgröße abhängig. Grundsätzlich muss der Jahresabschluss laut § 243 Abs. 3 HGB „[…] innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit […]“ aufgestellt werden.
Fristen für Einzelunternehmen und Personengesellschaften
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften spricht man bei 6 bis 9 Monaten von „ordnungsmäßig“. Das bedeutet, besagte Rechtsformen müssen den Jahresabschluss für ein Geschäftsjahr bis spätestens 9 Monate nach Ende der Geschäftsperiode vorlegen.
Frist bei Abgabe mit Steuererklärung
Oft wird der Jahresabschluss gleichzeitig mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Dann ist die Frist für die Steuererklärung – 31. Juli – einzuhalten.
Fristen für Kapitalgesellschaften
Für Kapitalgesellschaften sind die Fristen zur Aufstellung des Jahresabschlusses in § 264 Abs. 1 HGB genau festgelegt. Dabei legt die Größe des Unternehmens fest, bis wann der Jahresabschluss aufgestellt werden muss. Entscheidend sind dabei drei Kriterien:
- Bilanzsumme
- Umsatz
- Mitarbeiteranzahl
Nach § 267 und § 267a HGB gelten folgende Größenklassen und entsprechende Fristen für den Jahresabschluss:
Fristen für Kapitalgesellschaften
Ein Unternehmen ist immer der jeweiligen Kategorie zuzuordnen, deren Anforderung er in mindestens einer Hinsicht genügt. Das bedeutet, dass ein Unternehmen, welches über 40 Mio. € Umsatz erwirtschaftet, immer als Großbetrieb behandelt wird. Auch dann, wenn es weniger als 250 Mitarbeiter hat und keine 20 Mio. € Gewinn erzielt.
Jahresabschluss veröffentlichen: Die Publizitätspflicht
Beim Erstellen des Jahresabschlusses müssen Unternehmen große Sorgfalt walten lassen. Denn einige Rechtsformen sind dazu verpflichtet, ihre Abschlussbilanz zu veröffentlichen. Die Offenlegungspflicht führt dazu, dass betroffene Betriebe ihre festgestellten Jahresabschlüsse beim Bundesanzeiger offenlegen müssen. Die so veröffentlichten Jahresabschlüsse, Bilanzen und GuV-Rechnungen kann die gesamte Öffentlichkeit einsehen.
Gesetzliche Grundlage für Offenlegungspflicht
Die Publizitätspflicht – oder auch Offenlegungspflicht – ist für die einzelnen Rechtsformen in den Gesetzen festgelegt:
- für Kapitalgesellschaften in § 325 HGB
- für Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter in § 264a HGB
- für andere Unternehmen bestimmter Größenklassen in § 1 Publizitätsgesetz. Hier müssen mindestens zwei der drei Merkmale zutreffen:
1. > 65 Mio. Euro Bilanzsumme
1. > 130 Mio. Euro Umsatzerlöse
1. > 5.000 Arbeitnehmer
Wer muss den Jahresabschluss veröffentlichen?
Folgende Betriebsformen sind zu einer Veröffentlichung im elektronischen Unternehmensregister verpflichtet:
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
- Eingetragene Genossenschaften
- Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG)
- Große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine, öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute
- Banken
- Versicherungsunternehmen
- Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
Umfang der Offenlegungspflicht
Nicht alle publizitätspflichtigen Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss in gleichem Umfang veröffentlichen. Entscheidend ist hier die Betriebsgröße. Mittelgroße und große Unternehmen müssen grundsätzlich alle in § 325 HGB aufgeführten Unterlagen veröffentlichen. Dazu gehören:
- Jahresabschluss mit Bilanz, GuV und Anhang
- Lagebericht
- Bericht des Aufsichtsrates
Erleichterung für kleine Kapitalgesellschaften
Ein Sonderfall liegt bei Kleinstunternehmen und kleinen Kapitalgesellschaften wie UGs vor. Diese haben zwei entscheidende Vorteile:
- Sie müssen lediglich eine verkürzte Bilanz veröffentlichen.
- Sie müssen nur Bilanz und Anhang veröffentlichen – keine Gewinn-und Verlust-Rechnung (GuV).
Kleinstunternehmen werden zusätzlich entlastet: Sie müssen ihren Jahresabschluss nicht beim Bundesanzeiger veröffentlichen, sondern lediglich dort hinterlegen. Das ändert zwar nichts am buchhalterischen Aufwand, doch es reduziert die Kosten. Eine Hinterlegung kostet in der Regel etwa 30 €, während eine Veröffentlichung, je nach Umfang, schnell mit einem Vielfachen zu Buche schlagen kann.
Die Jahresabschlussprüfung
Einige Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss vor der Veröffentlichung von einem Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen. Das Ergebnis wird in einem Prüfungsbericht dokumentiert. Bei erfolgreicher Jahresabschlussprüfung wird ein Bestätigungsvermerk erteilt.
Für welche Unternehmen ist eine Jahresabschlussprüfung Pflicht?
Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften, ihre entsprechenden KapCo-Gesellschaften sowie im Publizitätsgesetz genannte Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse durch einen Abschluss- bzw. Wirtschaftsprüfer einsehen lassen. GmbHs können sich unabhängig von ihrer Größe auch selbst als prüfungspflichtig erklären, indem sie einen entsprechenden Vermerk in ihre Satzung aufnehmen.
Jahresabschlussprüfung: Was wird geprüft?
Bei der Jahresabschlussprüfung wird Folgendes geprüft:
- Einhaltung der GoB
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (HGB, AG etc.)
- Einhaltung von Satzung und Gesellschaftsvertrag
Unterstützung beim Jahresabschluss
Wer sich selbst nicht mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen möchte oder keinerlei Kenntnisse hat, kann diese Aufgabe an Dritte abgeben. Steuerberater und Bilanzbuchhalter erledigen sowohl die Buchführung selbst als auch folgende Arbeiten des Jahresabschlusses für Betriebe aller Größen:
- Ausarbeitung
- Weiterleitung
- Veröffentlichung
Allerdings sind diese Dienstleister recht teuer und besonders für kleinere Unternehmen wenig reizvoll. Daher lohnt es sich oft, Geld in eine professionelle Buchhaltungssoftware zu investieren. Die Programme der Marktführer sind auch für Neulinge im Rechnungswesen leicht zu handhaben. Es gibt sogar Software, für die keine Vorkenntnisse erforderlich sind.
Jahresabschluss zusammengefasst
- Der Jahresabschluss schließt ein Geschäftsjahr ab und gibt Auskunft über Erfolg und Vermögen eines Betriebs.
- Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen einen Jahresabschluss vorlegen.
- Die wichtigsten Bestandteile des Jahresabschlusses sind Bilanz und GuV.
- Rechtliche Grundlagen stehen im Handelsgesetzbuch.
- Einige Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss aufgrund ihrer Rechtsform oder Größe beim Bundesanzeiger veröffentlichen.
- Bei der korrekten Bilanzierung helfen Steuerberater, Bilanzbuchhalter oder Buchführungsprogramme.