Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was ist eine Offene-Posten-Liste?
Eine Offene-Posten-Liste (OP-Liste, auch OPOS- oder OPS-Liste) findet Anwendung in der Finanzbuchhaltung. Wie es die Bezeichnung vermuten lässt, werden darin „offene Posten“ geführt, die vom Unternehmen selbst oder von Dritten zu zahlen sind. Somit ist eine OP-Liste wichtig, um die Liquidität eines Unternehmens beurteilen zu können.
Was leistet eine OP-Liste in der Buchhaltung?
Liegen noch nicht ausgeglichene Buchungen auf Ihren Geschäftskonten vor, dann werden diese als „offene Posten“ bezeichnet. Die offenen Posten tragen Sie am besten in eine Offene-Posten-Liste ein, denn es ist wichtig, diese im Blick zu behalten. Offene Posten können debitorischer und kreditorischer Natur sein. Das heißt, es kann sich dabei um Forderungen Kunden gegenüber handeln oder um Verbindlichkeiten, die Sie selbst ausgleichen müssen.
Wenn Sie die doppelte Buchführung anwenden, dann wissen Sie, dass diese für jede Buchung eine Gegenbuchung verlangt. Die Summe aller offenen Posten nennt man OP-Saldo. Offene Posten sind folglich OP-Salden (OPS), für die es noch keine Ausgleichsbuchung gibt. Eine gut geführte OPOS-Liste hilft Ihnen, tagesaktuell den Überblick zu behalten.
Was ist der Sinn und Zweck einer Offenen-Posten-Liste?
Wenn es um Geld geht, braucht es aktuelle Zahlen, um die eigene Liquidität mit Blick auf Forderungen und Verbindlichkeiten einschätzen zu können. Hier liegt die Stärke der OP-Liste. Sie unterstützt Sie als wichtiges Informationstool und sorgt dafür, dass Ihr Forderungsmanagement auf dem neuesten Stand ist. Mithilfe einer OP-Liste können Sie regelmäßig Zahlungseingänge, Stornierungen oder Gutschriften mit offenen Posten abgleichen.
Eine Offene-Posten-Liste zu führen, bringt Ihnen als Unternehmer deshalb zahlreiche Vorteile:
- Mit der OPOS-Liste haben Sie Ihre Liquidität im Blick.
- Sie ist die Grundlage für Ihr Mahnwesen. Denn sie zeigt, welche Zahlungen von Kunden noch offen sind.
- Sie zeigt auch, welche Belege Sie selbst noch nicht ausgeglichen haben. Damit vermeiden Sie Verzugszinsen und Mahngebühren.
- Für jeden offenen Posten tragen Sie in Ihrer OP-Liste mindestens den Kundennamen, die Rechnungsnummer, den zu zahlenden Betrag und das Zahlungsziel ein. So haben Sie jederzeit alle nötigen Daten griffbereit, wenn Sie z. B. eine Mahnung schreiben möchten.
Skonti ausnutzen
Nutzen Sie zum Ausgleich Ihrer eigenen Verbindlichkeiten auf der OP-Liste – wann immer möglich – angebotene Skonti. Denn mit diesen zahlen Sie nur den geringstmöglichen Betrag für eine Leistung oder Lieferung und sparen langfristig sehr viel Geld. Zudem sollten Sie als Unternehmer Rücklagen bilden. So geraten Sie nicht so leicht in einen Liquiditätsengpass.
Wie schreibt man eine Offene-Posten-Liste?
Die Liquidität eines Betriebes sicherzustellen, ist die Grundlage für langfristigen Erfolg. Eine OPS-Liste liefert hierfür alle relevanten Informationen, denn anhand diverser Zahlungsziele können Sie einschätzen, welche Geldströme zu erwarten sind und was Sie selbst ausgeben müssen. Somit ist Ihre OP-Liste ein wichtiges Kontrollinstrument, das Ihnen die Planung im Unternehmensalltag erleichtert. Mit ihrer Hilfe vermeiden Sie Zahlungsengpässe, die schlimmstenfalls sogar zur Insolvenz führen können. Das Führen einer Offenen-Posten-Liste ist kein Hexenwerk:
- Sobald Sie eine Ausgangsrechnung an Kunden ausstellen und auf deren Zahlung warten, tragen Sie die Daten zur Rechnung in Ihre Offene-Posten-Liste unter Debitoren ein.
- Erhalten Sie hingegen eine Eingangsrechnung, tragen Sie diese in die Offene-Posten-Liste bei den Kreditoren ein.
Zum Erstellen Ihrer Offene-Posten-Liste können Sie Microsoft Excel nutzen. Im Internet finden Sie außerdem zahlreiche Vorlagen für Offene-Posten-Listen sowie Muster.
Viel leichter geht es allerdings mit einer Buchhaltungssoftware. Der Grund: Da Sie mit der Software die Rechnungen an Kunden erstellen und Ihre Eingangsrechnungen in dieser verwalten, sind alle nötigen Daten bereits vorhanden und Sie können per Klick eine OP-Liste erstellen, die automatisch mit den aktuellen Daten befüllt wird. So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.
Offene-Posten Liste mit Microsoft Excel: Praxis-Tipps
Wenn Sie Ihre OP-Liste mit Microsoft Excel erstellen möchten, legen Sie zur besseren Übersicht jeweils ein eigenes Tabellenblatt für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung an. In beiden Listen sollten zumindest die folgenden Spalten enthalten sein:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum
- Kundennummer
- Kundenname
- Offener Rechnungsbetrag
- Mahnstatus (falls der Kunde oder die Kundin bereits angemahnt wurde)
- Anmerkungen
Nutzen Sie diese Funktionen in Excel
Falls Sie im Umgang mit Excel versiert sind, können Sie mit der WENN-Funktion automatisch Rechnungen markieren, die bereits überfällig sind. Darüber hinaus können Sie Ihnen auf einem eigenen Tabellenblatt eine Excel-Liste Ihrer Lieferanten inklusive der jeweiligen Zahlungskonditionen anlegen und diese mit der SVERWEIS-Funktion mit den aktuellen offenen Posten verknüpfen. So identifizieren Sie die Rechnungen, für die eine Mahnung fällig ist.
Gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Offene-Posten-Liste?
Grundsätzlich gelten für Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Wenn Sie Ihre Offene-Posten-Liste verwalten kommt es laut Gesetzgeber darauf an, ob die Buchungssätze für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zur Sicherheit sollten Sie die Liste wie die anderen Unterlagen der Buchhaltung ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.
Für die Praxis bedeutet das: Wenn Sie eine Liste in Excel führen, löschen Sie die Datensätze nicht, wenn ein Posten ausgeglichen ist, sondern fügen Sie nur eine entsprechende Markierung ein.
Offene-Posten-Buchhaltung als Disziplinübung
Die Offene-Posten-Buchhaltung erfordert Disziplin. Denn eine OPOS-Liste muss immer aktuell sein. Im hektischen Unternehmensalltag kommt es leider immer wieder vor, dass die Liste nicht regelmäßig mit dem Bankkonto abgeglichen wird. Doch wenn Sie die Liste nicht wöchentlich oder zumindest monatlich kontrollieren, verlieren Sie schnell den Überblick. Aus der Vielzahl eingetragener Posten ist dann nicht gleich ersichtlich, welche Forderungen tatsächlich noch offen sind. Tragen Sie am besten einen fixen wöchentlichen Termin im Kalender ein für die Pflege Ihrer Offenen-Posten-Liste.
Wann und wie können Einträge in der Offenen-Posten-Liste als erledigt markiert werden?
Die Beträge in der Offenen-Posten-Liste müssen mit jenen im Soll und Haben übereinstimmen, damit Sie sie als erledigt markieren können.
Daraufhin wird eine Ausgleichsbuchung vorgenommen und die ausgeglichenen Posten in der Buchhaltung geordnet abgelegt. Da jeder neue Eintrag eine fortlaufende Nummer bekommt, wird dieser Vorgang in der Fachsprache als „ausziffern“ bezeichnet.
Offene-Posten-Liste zusammengefasst
- Die Offene Posten Liste ist eine Auflistung aller aktuellen Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Eine gängige Abkürzung für die Offene-Posten-Liste ist unter anderem der Begriff OPOS-Liste.
- Mit einer OP-Liste behalten Sie vor allem Ihre Liquidität im Auge und sehen auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind.
- Sie können Ihre Liste entweder mit Excel selbst gestalten oder eine entsprechende Software dafür verwenden. Enthält Ihre Software dieses Feature, sollten Sie es auch nutzen. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand.
- Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Offene-Posten-Liste beträgt zehn Jahre, sofern die Buchungssätze für die Besteuerung von Bedeutung sind.