Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Bei einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung handelt es sich um einen Geschäftsvorgang, bei dem eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder storniert wird. Dabei wird dem Kunden, auf den Sie die zu berichtigende Rechnung ausgestellt haben, Geld zurückerstattet.
Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung
Die beiden Optionen – Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung – kommen auch dann zur Anwendung, wenn Sie sich als Selbstständiger für Leasing statt eines Autokaufs entscheiden.
- Tippfehler im Rechnungsdatum
- Fehlerhafte Bezeichnung des gelieferten Produkts oder der erbrachten Dienstleistung
- Zu hoher Rechnungsbetrag
- Verwendung eines falschen Steuersatzes (Mehrwertsteuersatz, Umsatzsteuersatz)
- Fehlende Umsatzsteuer-ID, Steuernummer oder Rechnungsnummer
Warum ist eine Rechnungskorrektur sinnvoll?
Eine korrekte Rechnung liegt im Interesse der Rechnungssteller und der Rechnungsempfänger. Denn nur eine Rechnung, die alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben enthält, berechtigt zum Abzug der Umsatzsteuer.
Wenn Sie statt einer Rechnungskorrektur nur eine korrigierte Rechnung schicken, bekommen Sie bei der Umsatzsteuererstattung Probleme. So müssen Sie laut Umsatzsteuergesetz (UStG) doppelt Umsatzsteuer abführen. Die falsche Rechnung können Sie folglich nur durch eine Rechnungskorrektur neutralisieren.
Der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur
Diese beiden Begriffe werden gerne synonym genutzt, obwohl sie verschiedene Bedeutungen haben. Damit das Wort Gutschrift nicht mehr bei einer Rechnungskorrektur verwendet wird, kam es zu einer Gesetzesänderung. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine umgekehrte Rechnung. Eine Rechnungskorrektur ist dagegen eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn. Diese kann man auch mit den Begriffen Stornorechnung oder Korrekturrechnung benennen.
Übersicht der Unterschiede zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur
Um bei Gutschrift und Rechnungskorrektur den Unterschied zu erkennen, achten Sie auf die folgenden Merkmale:
- Die Ausstellung einer Gutschrift erfolgt seitens der Leistungsempfänger
- Verwendung des Wortes "Gutschrift" im Text
- Beinhaltet alle Formalitäten einer Rechnung
- Positiver Betrag (Empfänger erhält Betrag)
- Beispiel: Sie sind Freelancer in einem Unternehmen und erhalten von Ihrem Auftraggeber eine Gutschrift für die erbrachten Leistungen
- Aufhebung einer Originalrechnung
- Klarer Verweis auf die ursprüngliche Rechnung
- Bezugnahme auf die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum der Originalrechnung
- Negativer Betrag (Absender gibt Betrag an)
- Beispiel: Sie geben einem Kunden einen Preisnachlass, da die gelieferte Ware nicht einwandfrei ist.
Wenn Sie diese Merkmale im Blick behalten, erkennen Sie ganz leicht, ob es sich um eine Stronorechnung oder eine Gutschrift handelt.
Wann ist keine Rechnungskorrektur möglich?
Eines ist klar: Nicht immer ist eine Rechnungskorrektur möglich. Damit die Stornorechnung zulässig ist, muss einer der folgenden Punkte eintreffen.
- In der Rechnung muss eine Angabe fehlen oder falsch sein.
- Die Korrektur kann nur durch Stornierung und Neuausstellung der ursprünglichen Rechnung erfolgen.
- Die Korrekturrechnung muss einen Verweis auf die zu korrigierende Rechnung enthalten.
So können Sie manche Rechnungen ganz leicht rückwirkend korrigieren. Allerdings muss die Rechnung bestimmte Formvoraussetzungen erfüllen, damit dies möglich ist. Folgende Angaben muss die Rechnung enthalten:
- den vollständigen Namen des Empfängers
- die Anschrift des Empfängers
- die Leistungsbeschreibung
Wenn dies nicht zutrifft, besteht keine Möglichkeit einer rückwirkenden Rechnungsberichtigung. Mehr noch: Sie können die Rechnung auch nicht in Ihre Umsatzsteuererklärung einbeziehen.
Wer darf Rechnungskorrekturen ausstellen?
Ausschließlich der Rechnungsaussteller ist berechtigt, Rechnungskorrekturen, Stornierungen oder Korrekturrechnungen auszustellen. Als Leistungsempfänger oder Kunde ist eine Berichtigung nicht möglich und wird auch vom Finanzamt nicht anerkannt.
Rechnungskorrektur: Was muss auf die Stornorechnung?
Der Aufbau einer Rechnungskorrektur ist derselbe wie bei einer normalen Rechnung und muss gemäß § 14 UStG folgende Punkte erfüllen:
- Identische Pflichtangaben wie bei einer normalen Rechnung
- Neue Rechnungsnummer mit Bezug auf die fehlerhafte Originalrechnung (Rechnungsnummer und Datum)
- Rechnungsbeträge der zu korrigierenden Rechnung als negative Beträge
Anhand einer Rechnungskorrektur-Vorlage können Sie einfach Ihre Angaben ergänzen. So besitzen Sie im Handumdrehen eine rechtskonforme Stornorechnung. Im Internet gibt es für viele Rechnungskorrekturen zahlreiche Muster, die Sie nach Ihren Bedürfnissen abändern können. Wenn Sie einmal eine Muster-Korrekturrechnung für sich erstellt haben, können Sie diese bei jeder zu korrigierenden Rechnung ganz leicht anpassen. Legen Sie zur Rechnungskorrektur ein Anschreiben dazu, um Ihre Kunden milde zu stimmen.
Mit lexoffice professionelle Rechnungskorrekturen erstellen
Noch einfacher erstellen Sie Rechnungskorrekturen mit einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice. Hier rufen Sie einfach die Rechnung auf, die Sie korrigieren wollen, wählen die Funktion „Rechnungskorrektur erstellen“ aus und schon können Sie die Positionen korrigieren, die angepasst werden müssen. Testen Sie die Software zur Buchhaltung kostenlos aus.
Zu lexofficeRechnungskorrektur buchen: Minus- oder Plus-Seite?
Wenn die falsche Rechnung bereits gebucht wurde, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. Die Rechnungskorrektur führt dazu, dass Sie den Betrag sowohl auf der Minus- als auch auf der Plus-Seite der Buchführung buchen müssen. Damit werden drei verschiedene Dokumente verbucht und durch die Rechnungskorrektur entstehen drei Buchungssätze:
- Die Originalrechnung mit der entsprechenden Rechnungsnummer.
- Die Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer.
- Die richtige Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer.
Nach dieser korrigierenden Rechnungserstellung ist die Buchführung wieder korrekt.
Umsatzsteuerrechtliche Stolpersteine bei der Rechnungskorrektur
Wenn Sie in der Originalrechnung die falsche Umsatzsteuer-Höhe ausgewiesen haben, können Sie in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung nur diesen Betrag geltend machen. Wenn Sie den Fehler nicht bemerken, zahlen Sie im schlimmsten Fall zu viel Umsatzsteuer. Es kommt vor, dass der Besteuerungszeitraum und damit die eigentliche Umsatzsteuererstattung schon Jahre zurück liegt, bis der Fehler bemerkt wird. Folglich erfolgt die Korrektur erst in dem Voranmeldezeitraum, in dem Sie die Rechnung korrigiert haben. Dann müssen Sie die Differenz, die dem Finanzamt an Umsatzsteuer fehlt, mit Zinsen zurückzahlen.