Rechnungs­korrektur
‍einfach erklärt

Was ist eine Rechnungskorrektur?

Bei einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung handelt es sich um einen Geschäftsvorgang, bei dem eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder storniert wird. Dabei wird dem Kunden, auf den du die zu berichtigende Rechnung ausgestellt hast, Geld zurückerstattet.

Warum ist eine Rechnungskorrektur sinnvoll?

Eine korrekte Rechnung liegt im Interesse der Rechnungssteller und der Rechnungsempfänger. Denn nur eine Rechnung, die alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben enthält, berechtigt zum Abzug der Umsatzsteuer.

Wenn du statt einer Rechnungskorrektur nur eine korrigierte Rechnung schickst, bekommst du bei der Umsatzsteuererstattung Probleme. So musst du laut Umsatzsteuergesetz (UStG) doppelt Umsatzsteuer abführen. Die falsche Rechnung kannst du folglich nur durch eine Rechnungskorrektur neutralisieren.

Der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur

Diese beiden Begriffe werden gerne synonym genutzt, obwohl sie verschiedene Bedeutungen haben. Damit das Wort Gutschrift nicht mehr bei einer Rechnungskorrektur verwendet wird, kam es zu einer Gesetzesänderung. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine umgekehrte Rechnung. Eine Rechnungskorrektur ist dagegen eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn. Diese kann man auch mit den Begriffen Stornorechnung oder Korrekturrechnung benennen.

Übersicht der Unterschiede zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur

Um bei Gutschrift und Rechnungskorrektur den Unterschied zu erkennen, achte auf die folgenden Merkmale:

Wenn du diese Merkmale im Blick behältst, erkennst du ganz leicht, ob es sich um eine Stornorechnung oder eine Gutschrift handelt.

Wann ist keine Rechnungskorrektur möglich?

Eines ist klar: Nicht immer ist eine Rechnungskorrektur möglich. Damit die Stornorechnung zulässig ist, muss einer der folgenden Punkte eintreffen.

1. In der Rechnung muss eine Angabe fehlen oder falsch sein.
2. Die Korrektur kann nur durch Stornierung und Neuausstellung der ursprünglichen Rechnung erfolgen.
3. Die Korrekturrechnung muss einen Verweis auf die zu korrigierende Rechnung enthalten.

So kannst du manche Rechnungen ganz leicht rückwirkend korrigieren. Allerdings muss die Rechnung bestimmte Formvoraussetzungen erfüllen, damit dies möglich ist. Folgende Angaben muss die Rechnung enthalten:

• den vollständigen Namen des Empfängers
• die Anschrift des Empfängers
• die Leistungsbeschreibung

Wenn dies nicht zutrifft, besteht keine Möglichkeit einer rückwirkenden Rechnungsberichtigung. Mehr noch: Du kannst die Rechnung auch nicht in deine Umsatzsteuererklärung einbeziehen.

Rechnungskorrektur: Was muss auf die Stornorechnung?

Der Aufbau einer Rechnungskorrektur ist derselbe wie bei einer normalen Rechnung und muss gemäß § 14 UStG folgende Punkte erfüllen:

• Identische Pflichtangaben wie bei einer normalen Rechnung
• Neue Rechnungsnummer mit Bezug auf die fehlerhafte Originalrechnung (Rechnungsnummer und Datum)
• Rechnungsbeträge der zu korrigierenden Rechnung als negative Beträge

Anhand einer Rechnungskorrektur-Vorlage kannst du einfach deine Angaben ergänzen. So hast du im Handumdrehen eine rechtskonforme Stornorechnung. Im Internet gibt es für viele Rechnungskorrekturen zahlreiche Muster, die du nach deinen Bedürfnissen abändern kannst. Wenn du einmal eine Muster-Korrekturrechnung für dich erstellt hast, kannst du diese bei jeder zu korrigierenden Rechnung ganz leicht anpassen. Lege zur Rechnungskorrektur ein Anschreiben dazu, um deine Kunden milde zu stimmen.

Rechnungskorrektur buchen: Minus- oder Plus-Seite?

Wenn die falsche Rechnung bereits gebucht wurde, musst du eine Stornorechnung erstellen. Die Rechnungskorrektur führt dazu, dass du den Betrag sowohl auf der Minus- als auch auf der Plus-Seite der Buchführung buchen musst. Damit werden drei verschiedene Dokumente verbucht und durch die Rechnungskorrektur entstehen drei Buchungssätze:

• Die Originalrechnung mit der entsprechenden Rechnungsnummer.
• Die Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer.
• Die richtige Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer.

Nach dieser korrigierenden Rechnungserstellung ist die Buchführung wieder korrekt.

Umsatzsteuerrechtliche Stolpersteine bei der Rechnungskorrektur

Wenn du in der Originalrechnung die falsche Umsatzsteuer-Höhe ausgewiesen hast, kannst du in deiner Umsatzsteuervoranmeldung nur diesen Betrag geltend machen. Wenn du den Fehler nicht bemerkst, zahlst du im schlimmsten Fall zu viel Umsatzsteuer. Es kommt vor, dass der Besteuerungszeitraum und damit die eigentliche Umsatzsteuererstattung schon Jahre zurück liegt, bis der Fehler bemerkt wird. Folglich erfolgt die Korrektur erst in dem Voranmeldezeitraum, in dem du die Rechnung korrigiert hast. Dann musst du die Differenz, die dem Finanzamt an Umsatzsteuer fehlt, mit Zinsen zurückzahlen.