Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 17.11.2022
Definition: Was ist Zeiterfassung?
Die digitale Zeiterfassung beschreibt die Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeitdaten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, sowie Pausenzeiten. Mithilfe verschiedener Apps oder Softwarelösungen lässt sich die Arbeitszeit besonders bequem erfassen. Welche Art der Arbeitszeiterfassung für ein bestimmtes Unternehmen geeignet ist, muss individuell entschieden werden.
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Um die Arbeitszeit zu dokumentieren, gibt es verschiedene Zeiterfassungssysteme. Wichtig ist, dass Sie vorab abwägen, welches Zeiterfassungssystem für Sie das Richtige ist.
Anhand einer Stempel- oder Stechuhr lässt sich die Arbeitszeit ganz einfach elektronisch und automatisch erfassen. Stechuhren können anhand individueller Karten, hinterlegten Fingerabdrücken oder auch in virtueller Form genutzt werden.
Mithilfe verschiedener Vorlagen gelingt die Zeiterfassung mit Excel problemlos und einfach. Diese Form der Zeiterfassung ist vor allem für sehr kleine Betriebe geeignet.
Mit einer Zeiterfassungssoftware lässt sich die Arbeitszeit ganz einfach digital erfassen. Die Installation ist in der Regel sehr einfach und neben der Zeiterfassungsfunktion bieten Zeiterfassungssoftwares häufig weitere, praktische Features, wie die Verwaltung von Fehlzeiten oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung an.
Inzwischen gibt es verschiedene Apps zur Arbeitszeiterfassung. So kann die Arbeitszeit ganz einfach mit dem Smartphone verwaltet werden.
Wann ist die Zeiterfassung Pflicht?
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass die gesamte, geleistete Arbeitszeit eines jeden erfasst werden muss (Quelle: wbs-law.de). Mit diesem Beschluss wird an das im Mai 2019 beschlossene Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) angeknüpft. Dieses verpflichtet Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten dazu die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu messen.
Bislang galt die Zeiterfassungspflicht in Deutschland nur für Minijobber und Berufsgruppen. Von anderen Angestellten musste nur Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentiert werden. Doch die aktuelle Rechtsprechung verlangt die Erfassung der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter, und zwar ab sofort.
So müssen jetzt alle Arbeitgeber aktiv werden, die bislang noch kein Zeiterfassungssystem innerhalb ihres Betriebs bereitstellen oder mit dem Vertrauensarbeitszeitmodell arbeiten.
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Wie geht es nach dem Urteilsspruch weiter?
Am System der Arbeitszeiterfassung an sich werden Arbeitnehmer nicht vorbeikommen. Wie diese auszusehen hat, bleibt allerdings noch abzuwarten.
Im November wird eine Urteilsbegründung des BAG erwartet und mit dieser auch etwas Klarheit. Diese Urteilsbegründung wird dann vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales geprüft. Daraufhin wird voraussichtlich ein Gesetz ausgearbeitet bzw. angepasst.
Laut Bundesarbeitsminister Hubertus Heil soll es sich um eine „handhabbare Lösung“ mit „praxisnah[er] und flexib[ler] gesetzlicher Regelung” handeln. (Quelle: stern.de)
Lexware Zeiterfassung: Die sprachbasierte Zeiterfassungsapp
Wer innerhalb seines Unternehmens aktuell keine geregelte Methode zur digitalen Zeiterfassung hat oder darüber hinaus seine Arbeitszeit privat für sich erfassen möchte, kann das jetzt mit der Zeiterfassungsapp „Lexware Zeiterfassung“ tun. Sparen Sie sich Zeit und Mühe und erfassen Sie Ihre Arbeitszeit ab sofort sprachbasiert. Jetzt mehr erfahren!
Arbeitszeiterfassung: Datenschutz
Die Zeiterfassung unterliegt einigen Regeln, damit sie nicht als Überwachung von Angestellten eingesetzt werden kann. Datenschutzregeln müssen in jedem Fall berücksichtigt werden, da personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Folgende Dinge sind untersagt:
- Der Aufenthaltsort von Angestellten darf nicht per GPS verfolgt werden.
- Die Art der Erkrankung von Mitarbeitern darf nicht erfasst werden
- Mitarbeiterbezogene Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Für den ein oder anderen scheint die Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ein Schritt in die falsche Richtung zu sein, aus Angst vor zu viel Kontrolle. Allerdings bietet die digitale Zeiterfassung einige Vorteile mit sich:
- Übersicht: Sofern die Arbeitszeit aller Mitarbeiter innerhalb eines Systems erfasst wird, können hier Urlaubs- und andere Fehlzeiten gepflegt werden. So hat jeder stets einen Überblick über die Anwesenheiten der Kollegen und eine größere Planungssicherheit.
- Flexibilität: Wenn Arbeitszeiten dokumentiert werden, können Randzeiten auch besser für Arzttermine genutzt werden.
- Transparenz: Überstunden werden anhand von Arbeitszeiterfassung transparent. Diese können dann entsprechend ausgeglichen oder ausgezahlt werden.
Zeiterfassung zusammengefasst
- Die digitale Zeiterfassung beschreibt die Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeitdaten.
- Zu den gängigsten Zeiterfassungssystemen gehören: Stechuhr, Excel, Zeiterfassungssoftware, Zeiterfassungsapps.
- Lexware Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, die eigene Arbeitszeit per Sprachbefehl zu erfassen.
- Am 13. September 2022 hat das BAG beschlossen, dass die Dokumentation der Arbeitszeit in Deutschland zur Pflicht wird.
- Eine Gesetzesanpassung ist in den kommenden Monaten zu erwarten.
- Das Erfassen der Arbeitszeit bietet viele Vorteile wie zum Beispiel Flexibilität und Transparenz.