ALPEN-Methode

Die einzelnen Schritte haben wir bereits aufgelistet. Sie entsprechen den einzelnen Buchstaben im Akronym.

Ein Tagesplan bringt Struktur in den Tag und hilft, die Arbeit schneller zu erledigen. Natürlich muss dafür ein wenig Zeit in die Erstellung des Tagesplans investiert werden. Glücklicherweise geht das mit der ALPEN-Methode sehr schnell, sodass am Ende eine Menge Zeit eingespart wird.

Aufgaben und Termine notieren

Im ersten Schritt erstellst du eine Liste mit all deinen Aufgaben, Terminen und Aktivitäten des Tages. Das beinhaltet alle Tätigkeiten, die du geplant hast. Von der E-Mail-Beantwortung bis hin zur Dienstreise kommt alles in diese Liste.

Eine der ältesten Methoden, um sich einen Überblick zu verschaffen, ist es, Dinge aufzuschreiben. Es hat aber noch einen zusätzlichen Effekt: man kann sich Dinge besser merken, wenn man sie aufschreibt. Nicht, weil sie dann auf einem Zettel stehen, sondern weil sich unser Gehirn dann für einen Moment damit beschäftigen muss und sie abspeichert.

Hast du alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufgeschrieben, gehst du zum nächsten Schritt über.

Länge einschätzen

Der Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben ist nicht immer genau abschätzbar. Die Bearbeitung von E-Mails hängt von der Menge der E-Mails ab. Die Dienstreise hingegen hat vermutlich einen festen Zeitrahmen. Bei der Schätzung des Zeitaufwands solltest du so genau wie möglich sein.

Die geschätzte Zeit ergibt deine Arbeitszeit für den Tag. So kannst du dir im Grunde einen 8-Stunden-Tag zurechtlegen. Kannst du die geschätzte Zeit mal nicht einhalten, weil du beispielsweise zu viele E-Mails beantworten musst, verlege nach Ablauf der geschätzten Zeit die restlichen E-Mails auf den nächsten Tag, sofern diese nicht unbedingt heute beantwortet werden müssen.

So hältst du deine Arbeitszeit ein und arbeitest effizienter. Dabei spielt auch das Parkinsonsche Gesetz eine Rolle, das besagt, dass du so viel Zeit für eine Aufgabe benötigst, wie du dir selbst dafür nimmst. Setzt du für die Beantwortung deiner E-Mails eine Zeit von einer Stunde, wirst du auch eine Stunde benötigen.

Dabei könntest du es vielleicht auch in 30 Minuten schaffen.

Schätze die Länge also realistisch ein, aber sei dabei nicht zu spendabel mit deiner Zeit. Natürlich schaffst du die Beantwortung der E-Mails auf jeden Fall in acht Stunden, aber du willst ja auch noch andere Tätigkeiten schaffen.

Pufferzeiten einplanen

Ein Tagesplan ist nur so gut, wie die unvorhersehbaren Ereignisse, die ihn durcheinanderbringen. Plötzlich kommt ein neuer Eilauftrag rein, der Kollege ist krankgeschrieben, ein unerwartetes Telefonat kommt dazwischen. Unvorhersehbare Ereignisse bringen auch den besten Plan in Gefahr.

Deshalb plant die ALPEN-Methode Pufferzeiten ein. Dabei planst du nur ungefähr 60 Prozent deines Arbeitstages für Aufgaben ein und lässt die restlichen 40 Prozent offen. 20 Prozent davon sind dein Zeitpuffer, die du verwendest, um Verschiebungen aufzufangen oder, wenn der Tag nach Plan verläuft, andere Aufgaben zu erledigen.

Die restlichen 20 Prozent dienen der sozialen Aktivität. Also Gesprächen mit den Kollegen, Pausen oder einfach das soziale Leben.

Entscheidungen treffen

Der schwierigste Schritt ist das Treffen von Entscheidungen. Hier teilst du alle Aufgaben nach Wichtigkeit ein. Du musst entscheiden, was du heute erledigen willst und was sich auch noch auf morgen verschieben lässt. Oder delegiere Aufgaben, wenn du Mitarbeiter hast.

Am besten verwendest du dabei die Eisenhower-Methode und teilst deine Aufgaben in die Kategorien „wichtig“, „unwichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“ ein und gehst dann folgendermaßen mit deinen Aufgaben um:

• unwichtig und nicht dringend – aufschieben
• wichtig und nicht dringend – hinten anstellen
• unwichtig und dringend – delegieren
• wichtig und dringend – heute erledigen

Natürlich lassen sich nicht immer alle Aufgaben genau nach diesem Schema einteilen, aber am Ende musst du eine Entscheidung treffen. Die Einteilung dient vor allem der Entlastung. Haltest du dich zu sehr mit unwichtigen Aufgaben auf, ist es umso stressiger, die wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Nachkontrolle

Die Nachkontrolle steht am Ende des Tages an. Dann kontrollierst du, ob dein Tagesplan funktioniert hat. Dabei kannst du zu jedem Schritt noch einmal einige Fragen beantworten:

• Habe ich alle Aufgaben geschafft, die ich mir vorgenommen habe?
• Hat die geschätzte Länge ungefähr gepasst bei den jeweiligen Aufgaben?
• Haben die Pufferzeiten gereicht?
• Habe ich die richtigen Entscheidungen bezüglich der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben getroffen?

Du kannst nicht erwarten, dass das Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode direkt perfekt funktioniert. Du musst deine Erfahrungswerte nutzen, um deine Tagespläne zu verbessern und anzupassen. Mit der Zeit wirst du feststellen, dass du damit viel Zeit sparst.

Ein Beispiel für die ALPEN-Methode

So kann dein Zeitplan für einen Arbeitstag aussehen:

1. 08:30 bis 09:00 Uhr: Ungeöffnete Mails abarbeiten – Dauer: 30 Minuten – Zeitpuffer: 15 Minuten
2. 09:15 bis 10:00 Uhr: Meeting mit der Abteilung – Dauer: 45 Minuten – Zeitpuffer: 15 Minuten
3. 10:15 bis 11:00 Uhr: Planung des neuen Projekts – Dauer: 45 Stunde – Zeitpuffer: 15 Minuten
4. 11:15 bis 11:45 Uhr: Konkretisierung des Plans – Dauer: 30 bis 44 Minuten
5. 12:00 bis 13:00 Uhr: Mittagspause

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie du mithilfe der ALPEN-Methode deinen Arbeitstag planen kannst. Wichtig ist, dass du am Ende des Tages nicht vergisst Zeit für die Erstellung eines neuen Tagesplans für den nächsten Tag einzuplanen.

Vorteile

• Die ALPEN-Methode illustriert veranschaulichend die Struktur ihrer Aufgabe
• Die Methode hilft dabei, die eigene Arbeitsweise besser kennenzulernen
• Es zeigt deutlich, wo die Zeitfresser im Arbeitsalltag liegen
• Die Dauer der Aufgaben wird im Voraus abgeschätzt. Auf diese Weise wird ihr Arbeitsalltag deutlich und man verliert sich weniger in Details.
• Die ALPEN-Methode ist auch nützlich, um Nein zu sagen.
• Als positiv zu bewerten ist, dass am Ende des Tages die erledigten Aufgaben einfach abzuhaken sind

Nachteile

• Um die ALPEN-Methode richtig anwenden zu können, musst du in der Lage sein, die Arbeitsaufgaben und die dazugehörigen Zeiten richtig einzuschätzen. Wer im Team arbeitet, wird eine Einschätzung noch schwieriger.
• Die ideale Idee, 40 % pro Tag als Puffer zu verwenden, kann in einigen Branchen unpraktisch sein. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Sobald du mit viel Kunden arbeitest, kann dieser Puffer schnell aufgebraucht sein.
• Ein wichtiger Schritt bei dieser Methode ist die Priorisierung der Aufgaben. Dabei musst du die Arbeit delegieren. In einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld werden solche Gelegenheiten immer seltener.
• Es ist ausschließlich für sehr disziplinierte und gut organisierte Anwender hervorragend.