Benchmarking
einfach erklärt

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Definition

Definition: Was ist Benchmarking?

Benchmarking ist für viele Unternehmen eine wichtige Vorgehensweise, die eigenen Produkte, Prozesse, Dienstleistungen, Strategien, Strukturen, Aktivitäten oder Verhaltensweisen mit Unternehmen der Konkurrenz zu vergleichen. Benchmarking einfach erklärt heißt: Lernen von den Besten bzw. „Best Practices“ zu identifizieren und auf das eigene Unternehmen umzusetzen. Benchmarking ist ein Prozess, der zur Verbesserung aller Abläufe in Unternehmen am besten dauerhaft etabliert wird. So können Unternehmer:innen damit langfristig und in allen Bereichen positive Ergebnisse erzielen und sich im Wettbewerb besser behaupten.

Wie funktioniert der Benchmarking-Prozess?

Der langfristige Erfolg von Benchmarking liegt im Grunde genommen an der permanenten Wiederholung von Vergleichsverfahren innerhalb eines Unternehmens. Damit der Benchmarking Prozess nicht zu einer organisatorischen Belastung wird, unterteilt man ihn in erkennbare Phasen und Abläufe. Wichtig ist, dass die Dauer und der Aufwand der jeweiligen Phasen dem Ressourcenbedarf und der Detailplanung der einzelnen Unternehmensbereiche angepasst werden. Die Umsetzung eines Benchmarking-Zyklus innerhalb eines Unternehmens dauert erfahrungsgemäß zwischen 6 und 12 Monaten.

Das bekannteste Benchmarking Beispiel – Rank Xerox

Benchmarking ist vermutlich die „Erfindung“ des US-amerikanischen Konzerns Rank Xerox. Das 1906 gegründete Technologieunternehmen verzeichnete nach dem Zweiten Weltkrieg gigantische Erfolge und Umsätze, da es mit seinen Dienstleistungen nahezu eine Monopolstellung etablierte. Erst das Aufkommen insbesondere japanischer Konkurrenzunternehmen in den 1970er Jahren weckte bei der Konzernleitung von Rank Xerox das Bewusstsein für eine Optimierung der eigenen Dienstleistungen. Dies erfolgte allerdings erst nach dem Einbruch der Anteile auf dem Weltmarkt von 80 auf rund 30 Prozent. In der Folge etablierte das Management von Rank Xerox interne Analyse-Prozesse und stellte neue Methoden und Vergleichsprozesse mit der japanischen Konkurrenz und später auch einer japanischen Tochtergesellschaft in den Handlungsfokus. Diese Methoden führten zu einer erneuten Erfolgswelle und brachten Rank Xerox abermals an die Weltspitze im Technologiebereich. In der Folge etablierte Rank Xerox die Benchmarking-Methode als direkten Vergleich mit der Konkurrenz dauerhaft in die eigene Unternehmenskultur.

In der Betriebswirtschaft ist Benchmarking seit diesem Zeitpunkt eine geläufige Managementmethode. In vielen Fällen wird Benchmarking in sogenannten Reengineering-Projekten oder dem Total-Quality-Management eingesetzt. In der BWL ist Benchmarking eine Vorgehensweise zur Erhebung von Kennzahlen in Produktions- und Vermarktungsprozessen.

Die Benchmarking Phasen

Benchmarking wird in modernen Management-Maßnahmen in vier Phasen unterteilt:

Phase 1: Objekte auswählen

Die erste Phase bei der Durchführung des Benchmarking-Verfahrens dient der Analyse der richtigen Objekte und Leistungslücken im Unternehmen. Ziel ist es, nicht nur ein Unternehmen, sondern ganz gezielt einzelne Produkte oder Prozesse und deren Leistung für das Unternehmen zu analysieren. Bei diesem Schritt im Benchmarking-Prozess handelt es sich um die Evaluierung der eigenen Leistung.

Phase 2: Benchmark auswählen

In der nächsten Benchmarking-Phase werden Partner:innen ausgesucht, mit denen man das eigene Unternehmen oder Leitungen vergleichen kann. Dabei kann es sich um ein sogenanntes internes Benchmarking des eigenen Unternehmens handeln oder um den Vergleich mit national oder international agierenden Wettbewerber:innen. Gegenstand des Vergleichs können auch Dienstleistungen oder andere Services sein.

Phase 3: Analyse durchführen

Im Benchmarking-Ablauf ist es nun wichtig, den Vergleich von Partner:innen zur Verbesserung der eigenen Leistungen oder Produkte durchzuführen. Dabei gilt es nicht nur die Leistungslücken zu identifizieren, sondern Ergebnisse herauszuarbeiten und eine geeignete Vorgehensweise zu identifizieren.

Phase 4: Ergebnisse umsetzen

Will ein Unternehmen ein Benchmarking erfolgreich durchführen, sollte es in diesem letzten Schritt die konkrete Durchführung zur Verbesserung festlegen. Es geht also um die Umsetzung der Erfolgsstrategien der Konkurrent:innen und Wettbewerber:innen im eigenen Unternehmen. Die Übernahme von Best-Practice-Maßnahmen dienen der Verbesserung der eigenen Leistung.

Welche Arten des Benchmarkings gibt es?

Funktionales Benchmarking

Hierbei handelt es sich um den direkten Vergleich mit Unternehmen der gleichen Branche, jedoch in getrennten Märkten. Dabei vergleicht man den jeweiligen Organisationsbereich im Hinblick auf seine Funktion, wie zum Beispiel ein Benchmarking der internen Logistikabteilung mit einem anderen Versandunternehmen. Bei dem funktionalen Benchmarking handelt es sich um eine universelle Vorgehensweise. Die einzelnen Ergebnisse bieten ein sehr hohes Lernpotenzial, weil die Vorgehensweise die meisten neuen Ideen und Möglichkeiten zur Verbesserung hervorbringt. Bei dieser Art des Benchmarkings können Unternehmer:innen, zum Beispiel auf Konzeptebene, Möglichkeiten sehr gut ausschöpfen.

Externes Benchmarking

Dreht sich um den Vergleich unterschiedlicher Unternehmen miteinander, allerdings innerhalb der gleichen Branche. Dabei wird ein bestimmter Bereich mit dem eines anderen Unternehmens verglichen. Einzelne Branchen haben oft die gleichen Probleme, so dass sich ein Blick auf die Methoden der Wettbewerber:innen lohnt. Im Gegensatz zum externen Benchmarking gehört das interne Benchmarking zu den geeigneten Methoden, im eigenen Unternehmen Leistungen und Objekte zu bewerten.

Competitive Benchmarking

Bezeichnetdas konkurrenzbezogene Benchmarking. Dabei werden die Produkte oder Dienstleistungen der direkten Wettbewerber:innen auf dem Absatzmarkt verglichen. Damit gehört das Competitive Benchmarking zum externen Benchmarking. Der Vergleich gilt zum Beispiel:

  • direkten Konkurrent:innen
  • vergleichbaren Organisationen eines anderen Marktsegments oder einem anderen Land
  • Organisationseinheiten aus einer anderen Branche

Gruppenstudien sind innerhalb größerer Benchmarking-Prozesse, zum Beispiel von Industriegruppen, ein geeignetes Mittel, Informationen über Branchen und Prozesse hinweg auszutauschen. Solche Gruppenstudien können auch einen Teil der Benchmarking-Kosten für Organisationen verringern, die an größeren Benchmarking-Projekten interessiert sind.

Strategisches Benchmarking

Bezeichnet die genaue Beobachtung zukünftiger Trends in Märkten, Prozessen, Technologien und Vertriebskanälen. Mit solchen Maßnahmen können die Möglichkeiten für strategische Verbesserungen in Kerngeschäftsprozessen eine konkrete Umsetzung finden. Diese Methoden von Benchmarking vergleichen die Richtungen, die andere Organisationen in Bezug auf sich verändernde Umweltbedingungen und technologische Trends einschlagen, mit der Strategie des eigenen Unternehmens.

Was bedeuten Kennzahlen  im Benchmarking?

Kennzahlen dienen unter anderem der Beurteilung von Unternehmen.

Benchmarking ist der systematische Vergleich von Kennzahlen. Angestrebte Ziele dieser Methoden sind, die besten Wettbewerber:innen zu identifizieren und von den jeweiligen Leistungen zu lernen. Dabei wird zwischen dem reinen Kennzahlen- (auch metrisches-Benchmarking genannt) und dem Prozess-Benchmarking unterschieden.

Vorteil und Risiko von Benchmarking

Im Rahmen von Benchmarking-Projekten und deren Kennziffernvergleiche gibt es Vor- und Nachteile. Die Methoden, Maßnahmen und Ergebnisse von Benchmarking bieten durchaus gute Chancen, von anderen Unternehmen zu lernen und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Bei der Umsetzung in vielen Unternehmen zeigt sich allerdings, dass die Risiken dieser Methoden in Durchführungsdetails stecken. Daher sollte auch die Unternehmensführung solche Prozesse stets kritisch mitbegleiten.

Hierfür gibt es folgende Ansatzpunkte:

  • Vergleiche sollten sinnvoll und aussagekräftig sein.
  • Es sollte verhindert werden, dass aus Kennziffernvergleichen vorschnell falsche Rückschlüsse gezogen werden.
  • Der Benchmark-Prozess muss fair ablaufen und transparent gemacht werden.

Insgesamt sollte der Markt nur zur Orientierung dienen. Werden Vergleichswerte zu eng in das eigene Unternehmen implementiert, droht die Gefahr, dass die Produkte der Wettbewerber:innen einfach kopiert werden. Ziel des Benchmarkings ist es aber, die eigenen Produkte oder Dienstleistungen in die nächste Stufe einer Verbesserung zu führen und bestehende Leistungslücken zu schließen.

Benchmark – Benchmarking: Unterschiede

Eine Benchmark ist im Grunde genommen ein Vergleichsmaßstab bzw. ein Maßstab für den Vergleich von Leistungen. Damit ist eine Benchmark ein Referenz- oder Vergleichswert. Dieser Wert kann auf ganze Unternehmen oder auf einzelne Prozesse angewendet werden. Der sogenannte Referenzwert gilt als der beste in seiner Branche oder im Vergleich mit allen anderen. Dagegen ist das gesamte Benchmarking die Methode oder Vorgehensweise. Dabei handelt es sich um den kontinuierlichen Vergleich von Objekten, Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen mit anderen Unternehmen innerhalb oder außerhalb der eigenen Branche. Das Benchmarking als Durchführung von Vergleichsprozessen soll zeigen, wo Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt.

Dabei erhebt sich bei der Frage, was Benchmarking eigentlich ist, auch die Frage nach dem Unterschied zu den KPI (Key Performance Indicator). Dabei handelt sich um einen Fachbegriff aus der Betriebswirtschaft (BWL). Auch die Key Performance Indicators sind Leistungskennzahlen, an denen die Leistung eines Unternehmens oder der Erfolg bei der Umsetzung eines bestimmten Ziels gemessen werden kann. Der Unterschied zwischen Benchmarks und Key Performance Indicators (KPI) ist, dass bei Benchmarks die eigene Verbesserung eines Unternehmens oder einer Organisation mit der anderer verglichen wird. Im Unterschied dazu wird mit KPI der Fortschritt in Bezug auf die strategischen Ziele eines Unternehmens oder einer Organisation gemessen.

Solche Methoden und Kennzahlen spielen insbesondere im IT-Benchmarking eine Rolle. Dabei handelt es sich um eine strategische Management-Methode, bei der die Performance der IT-Dienstleistungen eines Unternehmens mit denen anderer Unternehmen verglichen wird. Insbesondere die Analyse der Daten von Unternehmen ist eine wichtige Bewertungsgrundlage im Rahmen des modernen IT-Benchmarkings.

Zusammenfassung

Benchmarking zusammengefasst

  • Benchmarking ist eine bekannte systematische Methode, die Unternehmen die Basis für einen fortlaufenden Vergleich der eigenen Leistung mit der von anderen Unternehmen bietet. Auf diese Weise gelingt es, Leistungslücken aufzudecken und Verbesserungen vorzunehmen.
  • Bestandteil des Benchmarking-Prozesses ist dabei nicht nur die Beobachtung der Konkurrenz, sondern auch die Bestimmung von Maßnahmen sowie deren Umsetzung zur Leistungsverbesserung.
  • Die Bedeutung von Benchmarking ist auf die großen Potenziale hinsichtlich der Verbesserung der Effizienz und Effektivität zurückzuführen.
  • Insbesondere Unternehmen und Organisationen nutzen Benchmarking um die eigene Leistung mit der von Wettbewerber:innen zu vergleichen. Es handelt sich um eine kontinuierliche Methode, mit der Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen systematisch an den Leistungen der stärksten Wettbewerber:innen gemessen werden können.
  • Man unterscheidet verschiedene Arten beim Benchmarking. So gibt es internes und externes sowie funktionales und competitive Benchmarking.
  • Benchmarking Prozesse unterteilen sich in vier verschiedene Phasen. Diese reichen von der Wahl des richtigen Objektes sowie der Benchmark, über die Analyse bis zur Umsetzung aller Maßnahmen.
  • Das Risiko von Benchmarking liegt in der potenziell zu starken Angleichung von Produkten oder Dienstleistungen an das eigene Unternehmen. Daher sollten die Methoden und Prozesse sehr transparent gehandhabt werden.