Projektmanagement
einfach erklärt

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Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir in unseren Beiträgen nur die männliche Form, damit sind aber alle anderen Geschlechter mitgemeint.
Definition

Definition: Was ist Projektmanagement?

Klassisches Projektmanagement umfasst die Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten oder Plänen bzw. Vorhaben verschiedener Art und Größe. Im Vordergrund steht immer das jeweilige Ziel, welches mit einem Projekt erreicht werden soll. Daher sind die konsequente Projektsteuerung und auf höherer Unternehmensebene das Management zentrale Aufgaben innerhalb des modernen Projektmanagements.

Die Phasen im Projektmanagement

Strategisches Projektmanagement in Unternehmen, Wissenschaft und Bildung steuert komplexe Aufgaben. Für die Planung und Überwachung sowie die Durchführung solcher Aufgaben sind Kompetenz und professionelle Kommunikation notwendig. Wenn ein Projektmanagement-Prozess scheitert, ist das in vielen Fällen nicht nur mit einem Schaden für Unternehmen, sondern oft auch mit erheblichen Kosten verbunden.

Moderne Unternehmensführung und Digitalisierung haben in den vergangenen Jahren auch das Thema agiles Projektmanagement in den Vordergrund gerückt. Damit ist die Notwendigkeit gemeint, schnell und flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Das agile Projektmanagement ist ein Ergebnis der Entwicklungen in der Softwarebranche. Digitale Lösungen wie Scrum Projektmanagement erweitern die Möglichkeiten von Management und Unternehmensführung. Das sogenannte Lean Projektmanagement bietet neue und digitale Formen der Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten und Aufgaben.

Das strategische Projektmanagement ist in 5 Phasen unterteilt:

1. Startphase

Am Anfang werden alle Grundlagen für die spätere Umsetzung im Projektmanagement festgelegt sowie das Ziel definiert.

2. Planungsphase

Im nächsten Schritt definieren Projektleiter die Aufgaben und die Überwachung. In die Planungsphase gehört auch die Ressourcenplanung sowie die Zeitplanung durch das Projektmanagement.

3. Durchführung

Projektmanager arbeiten an der Umsetzung der jeweiligen Entscheidungen aus dem höheren Management.

4. Steuerungsphase

Die Überwachung und Kontrolle sämtlicher bei der Durchführung umgesetzten Schritte.

5. Abschlussphase

In dieser Phase wertet das Projektmanagement alle Ergebnisse und Meilensteine aus. In der Schlussphase zeigen sich die Erfolgsfaktoren, aber auch die Fehler im Projektmanagement

Multiprojektmanagement und Teilbereiche

Projektmanagement gliedert sich in verschiedene Teilbereiche. Zudem gibt es im Rahmen der Steuerung und Überwachung mehrerer einzelner Projekte auch das Multiprojektmanagement als Teil des höheren Managements. Insoweit kennt das Projektmanagement diverse Methoden zur Organisation und Umsetzung von Aufgaben.

Teilbereiche des Projektmanagements:

  • Integrationsmanagement legt die geeigneten Prozesse für die Planung und Durchführung im Projektmanagement fest.
  • Umfangsmanagement (auch Scope Management) legt die genauen Aufgaben und Meilensteine fest und sorgt für die Überwachung.
  • Zeitmanagement sorgt für die optimale Zeiteinteilung im Projektteam und bei der Projektsteuerung.
  • Kostenmanagement bildet die Kontrolle sämtlicher Kostenpunkte und Finanzen ab und legt ein Budget fest.
  • Qualitätsmanagement stellt sicher, dass alle Ansprüche an ein Produkt oder ein Projekt optimal gewahrt bleiben.
  • Personalmanagement stellt im Rahmen von Management und Projektteams die sinnvolle Einteilung der Mitarbeiter und ihrer Rollen sicher.
  • Kommunikationsmanagement sorgt innerhalb und außerhalb der Unternehmen und Projekte für optimale Kommunikation und Information.
  • Risikomanagement identifiziert bereits im Vorfeld mögliche Risiken bei der Projektsteuerung und Umsetzung.
  • Beschaffungsmanagement organisiert sämtliche Materialien und Waren, die bei einer Produktion benötigt werden.

Projektmanagement in Unternehmen und Branchen

Die Frage, was Projektmanagement ist und in der Umsetzung bedeutet, lässt sich gut beantworten, wenn man sich die jeweiligen Branchen und Unternehmen ansieht. Jede Branche hat eigene Anforderungen und Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement. Die Definition von Projektmanagement kann für einzelne Branchen, wie zum Beispiel Unternehmensberatungen oder produzierendes Gewerbe, ebenso unterschiedlich ausfallen, wie die jeweiligen Methoden bei der Umsetzung.

Strategisches Projektmanagement kennt nicht nur ein sehr gutes Zeitmanagement, sondern umfasst diverse Kompetenzen und Disziplinen:

  • Planung und Kalkulation
  • Analyse und Ideenentwicklung
  • Mitarbeiter und Management
  • Strategie und Berichtswesen

Was sind die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?

Zu den Erfolgsfaktoren im Projektmanagement zählt stets eine gute Kommunikation. Was Mitarbeiter umsetzen und wie sie arbeiten ist in vielen Fällen nicht nur das Ergebnis der Überwachung, sondern auch von gelungener Kommunikation mit Blick auf ihre Aufgaben. Hierzu zählt insbesondere die Absprache innerhalb des Teams, also die verbale und organisatorische Unterstützung aller Mitarbeiter, die an einem Projekt gemeinsam arbeiten. Zudem ist die sinnvolle Einteilung der jeweiligen Rollen innerhalb von Projektteams maßgeblich für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts.

Welche Rolle spielt die Zieldefinition?

Für Unternehmen muss bei der Realisierung von Projekten immer das Ziel im Vordergrund stehen. Auf dem Weg dorthin sollten Verantwortliche von Anfang an auch klare Meilensteine zur Orientierung formulieren. Insbesondere das Management sollte dabei stets eine zielorientierte Projektsteuerung verfolgen. Ein sogenannter PSP – Projektstrukturplan – ist ein geeignetes Mittel für erfolgreiches Projektmanagement. Solche PSP-Maßnahmen sind für komplexes internationales Projektmanagement optimal, um alle Ziele zu erreichen.

Was macht ein Projektmanager?

Erfolgreiches Projektmanagement ist das Ergebnis der Tätigkeit der jeweiligen Projektmanager. Besonders das moderne und agile Projektmanagement verlangt von Projektleiter und ihren Mitarbeiter diverse Fähigkeiten und Kompetenzen bzw. Skills wie:

  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Kreativität und Eigeninitiative
  • Flexibilität und Leistungsbereitschaft
  • Kritikfähigkeit und Problemlösungsbereitschaft

Projektmanager ist heute eine eigene Berufsqualifikation und umfasst technisches, strategisches und natürlich auch digitales Projektmanagement. Projektmanager stehen im Zentrum verschiedener Interessen von Kunden, Mitarbeiter und Stakeholder. Zudem sind Planung, Organisation und Koordination Bestandteil des modernen Projektmanagements. Wer eine professionelle Zertifizierung für das Projektmanagement anstrebt, hat diverse Optionen. Das Angebot von Schulungen und Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement ist vielfältig. Auch an dieser Stelle können Interessenten auf eine Beratung zurückgreifen.

Eine gute Grundlage für die Ausbildung im Projektmanagement ist ein Studium im Bereich Volkswirtschaftslehre (VWL) oder Betriebswirtschaftslehre (BWL). Zudem gibt es diverse Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement, die ebenfalls mit Zertifizierungen abschließen. Besondere Relevanz im Bereich von Schulungen und Weiterbildungen im Projektmanagement hat die Norm ISO 21500:2016-02. Bei Fragen zu Zertifizierungen gibt es verschiedene Ansprechpartner in Form von nationalen sowie internationalen Fachverbänden:

  • GMP (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)
  • PMI (Project Management Institute mit Sitz in USA)

Digitales Projektmanagement

Die Digitalisierung bietet auch dem Projektmanagement innovative Möglichkeiten und Lösungen. Insbesondere hybrides Projektmanagement hält mit der Kombination verschiedener Systeme neue Erfolgsfaktoren bereit. Nicht nur das Zusammenspiel traditioneller und agiler Methoden im Projektmanagement, sondern die Implementierung digitaler Tools und Software öffnet im Projektmanagement neue Türen. Dies gilt nicht nur für das Projektmanagement selbst, sondern auch für die jeweilige Teamarbeit.

In den vergangenen Jahren haben sich am Markt mehrere hundert digitale Tools und Lösungen gebildet und teilweise etabliert, die das Projektmanagement erleichtern und es übersichtlicher gestalten. Wollen Unternehmen auf solche Tools zugreifen, sollten sie an erster Stelle die eigenen Bedürfnisse analysieren. Sinnvoll ist immer ein zentraler Speicherort, so dass alle Mitarbeiter im Rahmen des Projektmanagements zeitgleich Zugriff auf alle Informationen haben. Bei der Auswahl der Tools stehen dann die eigenen Anforderungen im Vordergrund.

  • Das Asana-Projektmanagement-Tool zum Beispiel ist auf die Organisation großer und international arbeitender Teams angelegt.
  • Trello als Tool für effizientes Projektmanagement hat seinen Schwerpunkt eher beim Verwalten und Organisieren einzelner Aufgaben innerhalb von Unternehmen.
  • Dagegen eignet sich das Tool Jira für agiles Projektmanagement sowie Projektentwicklung.
Zusammenfassung

Projektmanagement zusammengefasst

  • Klassisches Projektmanagement beinhaltet Planung, Steuerung und Überwachung von Produktionsprozessen, Projekten und anderen Vorhaben in Unternehmen und Organisationen.
  • Agiles Projektmanagement ist ein Oberbegriff im Rahmen des modernen Projektmanagements. Dazu zählt insbesondere die Entwicklung von Software-Lösungen wie zum Beispiel Scrum.
  • Hybrides Projektmanagement bezeichnet die zielorientierte Kombination verschiedener Managementsysteme bzw. häufig die Kombination von traditionellen und agilen Methoden.
  • Ein Erfolgsfaktor beim Projektmanagement ist die Unterteilung eines Projektes in 5 Phasen: Projektstart, Projektplanung, Projektdurchführung, Projektüberwachung und Projektabschluss.
  • Projektmanager planen und steuern verschiedene Projekte und leiten zumeist ein Projektteam. Eine Zertifizierung und Weiterbildungen sind im Projektmanagement eine sinnvolle Voraussetzung für den Eintritt in ein Unternehmensmanagement.
  • Zu den Grundlagen eines guten Projektmanagements zählen insbesondere gute Kommunikation und Information über alle Phasen und Aufgaben.
  • Modernes Projektmanagement ist zunehmend digital aufgestellt. Diverse Tools und Software-Lösungen wie Asana, Jira oder Trello erleichtern die Aufgaben innerhalb der Projektmanagements.