Fahrtenbuch führen
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Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?

Kleinunternehmer, Selbstständige, Geschäftsführer aber auch Angestellte müssen Ihren Firmenwagen versteuern, wenn dieser auch für private Zwecke genutzt wird. Denn Privatfahrten stellen einen geldwerten Vorteil dar. Um die privaten und geschäftlichen Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren, kann ein Fahrtenbuch geführt werden. So sieht das Finanzamt, wie diese steuerlich berücksichtigt werden müssen.

Ist das Fahrtenbuch ein Muss?

Grundsätzlich besteht aus steuerlicher Sicht keine Pflicht Fahrtenbuch zu führen! Jedoch müssen Firmenwagen-Fahrer den privaten Nutzungsanteil versteuern und somit den Anteil der Privatfahrten nachweisen. Hierfür können sie Fahrtenbuch führen oder alternativ die 1 %-Regel anwenden.

Und wenn das Fahrzeug nur betrieblich genutzt wird?

Das Finanzamt kann eine umfassende Auflistung der Fahrten verlangen, wenn die Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung nicht klar zu erkennen ist bzw. wenn erhebliche Zweifel daran bestehen, ob das Auto generell für betriebliche Zwecke genutzt wird.

Achtung!

Abgesehen vom steuerlichen Hintergrund kann das Führen eines Fahrtenbuchs auch als Auflage in einem Bußgeldverfahren angeordnet werden. Wenn sich der Fahrer bei einem schwerwiegenden Verkehrsvergehen nicht eindeutig ermitteln lässt, können die Behörden den Halter eines Fahrzeugs nach § 31a StVZO zum Fahrtenbuch führen verpflichten.

Fahrtenbuch oder 1 %-Regel?

Wer kein Fahrtenbuch schreiben möchte, hat in Deutschland die Möglichkeit nach § 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG auf die sogenannte Ein-Prozent-Methode zurückzugreifen. Dabei kommt es zu einer pauschalen Festlegung des privaten Nutzwertes durch das Finanzamt wie folgt:

  • Als geldwerter Vorteil ist für jeden Monat 1 % des Bruttolisten-Neupreises des Fahrzeugs veranschlagt – unabhängig davon, welcher Preis bei der Anschaffung des Autos bezahlt wurde.
  • Für alle Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte wird ein zusätzlicher Aufschlag berechnet, bei dem jeder Kilometer mit 0,03 % des Listenpreises multipliziert
  • Unternehmer können sich nur dann für die Ein-Prozent-Regelung entscheiden, wenn sie den Firmenwagen zu mehr als 50 % für Geschäftsfahrten Dazu kommt extra Umsatzsteuer für die private Nutzung.

Welche Methode ist nun die bessere?

Über den Weg der 1 %-Regelung kann viel Zeit gespart werden, doch in einigen Fällen kann dies auch zu einer größeren finanziellen Belastung führen. Eine Beispielkalkulation zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Regelung ist demnach eine clevere Option, um das beste und steuerlich günstigste Modell für sich selbst zu finden.

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Fahrtenbuch oder 1 %-Regel – welche Methode für Sie steuerlich günstiger ist, erfahren Sie mithilfe dieses Firmenwagenrechners.

Auf diese Kriterien kommt es an!

Sie sind unsicher, ob die 1 %-Regelung oder das Fahrtenbuch für Sie in Frage kommt? Folgende Faktoren wirken sich auf die Steuerlast aus:

  • Summe der gefahrenen Kilometer
  • Abschreibungsdauer (in Jahren)
  • Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Veranschlagter Lohnsteuersatz
  • Kosten für Versicherung, Wartung und Benzin

Mit dem Fahrtenbuch fahren Sie meist günstiger

Im Vergleich zur 1 %-Methode kann man in der Praxis durch das Führen eines Fahrtenbuchs meist mehr Steuern sparen. Vor allem unter folgenden Voraussetzungen ist die 1 %-Regel die teurere Variante:

  • Das Auto besitzt laut Bruttoliste einen hohen Neupreis.
  • Das Auto wird gebraucht gekauft (Der Neupreis zählt!)
  • Die Distanz zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist groß.
  • Das Auto wird wenig für private Zwecke genutzt.
  • Das Auto ist vollständig abgeschrieben (bei Selbstständigkeit).
  • Alle Kosten wie z.B. Benzin, Versicherung usw., die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind verhältnismäßig günstig.

Fazit: Wenn der Firmenwagen einen hohen Wert besitzt und er überwiegend beruflich genutzt wird, kann die 1 %-Regelung deutlich teurer ausfallen als das Fahrtenbuch. Bei günstigen Fahrzeug-Modellen und vielen privaten Fahrten kann sie jedoch eine echte Alternative sein, da der geldwerte Vorteil durch das eine Prozent gedeckelt wird.

Achtung!

Während des laufenden Kalenderjahres ist kein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Regel möglich, da die Entscheidung immer für ein Jahr verbindlich ist. Ausnahme: Der unterjährige Wechsel des Firmenwagens.

Wie führt man ein Fahrtenbuch richtig?

Von Seiten des Finanzamtes gibt es keine Mustervorlage zur Führung eines Fahrtenbuchs. Dennoch verlangt der Fiskus einige wichtige Angaben für ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch führen – die gesetzlichen Grundlagen

Die Besteuerung des geldwerten Vorteils durch einen Firmenwagen wird durch das Einkommensteuergesetz festgelegt (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG).

Zusätzlich enthalten die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 8.1 Vorschriften zur ordnungsmäßigen Form und Dokumentation eines Fahrtenbuchs wie z. B. erforderliche Angaben zu den einzelnen Fahrten.

Fahrten unterscheiden

Folgende Fahrten sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden:

  • Dienstliche Fahrten
  • Private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz
  • Familienheimfahrten (bei Zweitwohnsitz)

Welche Angaben das Finanzamt für die einzelnen Fahrten verlangt, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Behandlung von Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung

Im Kontext von Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung kommt es zu einem Sonderfall. So wird bei einer Fahrt mit dem Firmenwagen vom Zweitwohnsitz (z. B. eine Zweitwohnung am Berufsort) zum Erstwohnsitz (z.B. Familie) auf den geldwerten Vorteil verzichtet. Allerdings können für diese Fahrten rückwirkend auch keine Kosten im Rahmen der Steuererklärung abgezogen werden.

Die wichtigsten Angaben im Fahrtenbuch

Abhängig von der Art der Fahrt verlangt das Finanzamt folgende Angaben zu den einzelnen Fahrteinträgen. Für betriebliche Fahrten sind diesen Informationen erforderlich:

  • Art der Fahrt: Geschäftliche, private oder Mischfahrt
  • Start und Ziel mit Adressangaben
  • Genaues Datum
  • Name des Fahrers
  • Exakte Kilometerstände
  • Zweck der Fahrt (!)
  • Eventuelle Umwege und Gründe dafür

In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass das Finanzamt vor allem beim Zweck einer Fahrt genauer hinsieht, um berufsbedingte Eintragungen besser abgrenzen zu können.

Erleichterung bei Privatfahrten

Privatfahrten sind Privatsache! Daher müssen Sie bei diesen Einträgen keinen Zweck im Fahrtenbuch angeben. Hier reichen Kilometerangaben.

Wichtige Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Bei einer Prüfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt ist vor allem die Form und Vollständigkeit entscheidend. Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollten folgende Anforderungen erfüllt sein:

  • Unveränderbar und nachvollziehbar:
    Unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch elektronisch oder auf Papier geführt wird, muss es gegen jegliche Art von Manipulation geschützt sein. Das bedeutet konkret:

    • Handschriftliche Fahrtenbücher müssen in gebundener Form und lückenlos geführt werden. Es darf also keine losen Blätter oder Leerzeilen enthalten.
    • Elektronische Fahrtenbücher müssen so programmiert sein, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können.
  • Vollständig und ausreichend detailliert:
    Je nach Fahrt müssen alle geforderten Details angegeben werden. Umwege sollten stets als genaue Route vermerkt sein. Eingeschobene Privatfahrten müssen gesondert aufgeschrieben und mit dem Kilometerstand am Fahrtende abgeglichen werden.
  • Zeitnah:
    Jede Fahrt ist direkt nach Abschluss im Fahrtenbuch einzutragen. Größere Nachträge lassen die Finanzbeamten misstrauisch werden. Außerdem können falsche Angaben mit Hilfe statistischer Verfahren nachgewiesen werden.

Achtung!

Wenn das Fahrtenbuch verloren geht oder unvollständig ist, stellt das Finanzamt zur Versteuerung automatisch auf die 1 %-Regel um.

Die Pflege eines Fahrtenbuchs kann aufgrund der oben genannten Anforderungen ganz schön aufwendig sein. Lesen Sie hier, wie ein elektronisches Fahrtenbuch die Aufzeichnung erleichtert.

Die Form des Fahrtenbuchs

Im Hinblick auf die Form des Fahrtenbuchs muss das Prinzip der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet werden. Nur dann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt – ob handgeschrieben oder elektronisch.

Welches Fahrtenbuch ist vom Finanzamt anerkannt?

  • Elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt akzeptiert, wenn die Einträge nicht nachträglich geändert werden können.
  • Handschriftliche Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn sie lückenlos (gebunden und ohne Leerzeilen) geführt und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
  • Excel-Fahrtenbücher werden vom Finanzamt nicht akzeptiert, da die Daten nachträglich manipulierbar sind. Somit ist ein solcher Nachweis unzureichend. Auch Vervollständigungen lückenhafter Fahrtenbücher mit Hilfe einer Excel-Tabelle werden weder vom Finanzamt noch von justizieller Seite genehmigt. Das Gleiche gilt selbstverständlich auch für andere Programme wie Word.
Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Handschriftliche und elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt – Excel-Fahrtenbücher nicht!

Elektronische Fahrtenbücher

Fahrtenbuch führen ist Ihnen zu mühsam und umständlich? Stimmt – zumindest, wenn man vor bzw. nach jeder Fahrt Uhrzeit und Kilometerstand ablesen muss. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch kann man sich diese Pflicht enorm erleichtern.

Vorteile elektronischer Fahrtenbücher*

  • Die Pflichtangaben werden zum Großteil automatisch erfasst: Start, Ziel, Datum, Uhrzeit, Kilometerstand.
  • Fahrten werden zeitnah So vergessen Sie keine Einträge mehr.
  • Einträge werden automatisch gespeichert und gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt.
  • Dank einfacher Export-Funktionen können die Daten einfach und schnell an das Finanzamt übermittelt

* Diese Vorteile gelten unter der Voraussetzung, dass das Fahrtenbuch zertifiziert und vom Finanzamt anerkannt ist.

Arten elektronischer Fahrtenbücher

Es existieren verschiedene Technologien:

  • Festinstallierte Fahrtenbücher im Fahrzeug:
    Elektronische Fahrtenbücher können bereits im Auto verbaut sein (z.B. als Teil des integrierten Navigationssystems). Immer mehr Automobilhersteller bieten derartige Funktionen an. Der Nachteil dieser Lösungen: Bei einem Fahrzeug-Wechsel kann das Fahrtenbuch nicht einfach mitgenommen und weiter eingesetzt werden.
  • Fahrtenbuch-Apps:
    Über besondere Apps können alle Fahrten protokolliert werden. Die dort eingetragenen Daten werden daraufhin an eine Computer-Software übermittelt, wo der Nutzer das Fahrtenbuch selbst erstellt.
  • Fahrtenbuch-Stecker:
    Fahrtenbuch-Stecker werden in der Bordsteckdose im Fußraum des Fahrzeugs angebracht. Diese Hardware zeichnet alle Fahrten automatisch auf und orientiert sich am Kilometerstand aus der On-Board-Diagnose sowie am GPS-Signal. Dank der integrierten Sim-Karte können die Daten direkt auf einem Server des Dienstleisters abgespeichert werden. Über eine App oder eine Software am PC lassen sich die Daten vervollständigen und als finanzamtssichere PDF-Datei exportieren.
So einfach funktioniert ein elektronisches FahrtenbuchSo einfach funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch

Elektronisch Fahrtenbuch macht keine Arbeit mehr: Stecker einstecken, Losfahren, Fahrt zuordnen, fertig!

Fahrtenbuch-Software Tipp:

Mit Hilfe von Lexware elektronisches Fahrtenbuch führt sich Ihr Fahrtenbuch wie von selbst – schnell effizient und rechtssicher. So vergessen Sie keine Fahrten mehr:

  • Einfache Installation
  • Automatische Aufzeichnung Ihrer Fahrten (via Fahrtenbuch-Stecker)
  • Bearbeitung der Daten auf Smartphone oder PC
  • Vom Finanzamt akzeptiert
zum elektronischen Fahrtenbuch von Lexware

Fahrtenbuch zusammengefasst

  • Fahrtenbücher werden zu Versteuerung eines Firmenwagens benötigt.
  • Sie dienen der Dokumentation privater & geschäftlicher Fahrten.
  • Je nach Fahrt verlangt das Finanzamt verschiedene Angaben.
  • Als Alternative kann die Ein-Prozent-Regelung genutzt werden.
  • Fahrtenbücher müssen zeitnah gepflegt werden. Einträge dürfen nur verändert werden, wenn die Änderung nachvollziehbar ist.
  • Sie können handschriftlich oder elektronisch erfasst werden.