Lohnbuchhaltung einfach erklärt
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Definition: Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung oder auch Lohnbuchführung beschäftigt sich mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem Unternehmen.

Neben der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören unter anderem die Pflege der Mitarbeiterstammdaten, die Führung von Lohnkonten und die Meldung notwendiger Beiträge (z. B. Lohnsteuer oder Krankenkassenbeiträge) zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Jeder Arbeitgeber, der Mitarbeiter angestellt hat, ist vom Gesetzgeber zur Lohnbuchhaltung und damit zur Erstellung einer monatlichen Entgeltabrechnung für seine Mitarbeiter verpflichtet.

Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit folgenden Aufgaben:

1. Pflege der Personenstammdaten

Für jeden Arbeitnehmer wird ein eigenes Lohnkonto bzw. ein eigener Datensatz angelegt. In diesem Lohnkonto müssen verschiedene Personenstammdaten enthalten sein, beispielsweise Vorname, Familienname, Geburtstag, Wohnort und Adresse. Diese Personenstammdaten werden von der Lohnbuchhaltung gepflegt.

Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, eröffnet und pflegt die Lohnbuchhaltung ein neues Lohnkonto und meldet den Mitarbeiter zudem bei den Sozialversicherungsträgern an.

2. Führung der Jahreslohnkonten

Neben den Personenstammdaten beinhalten die Lohnkonten weitere personenbezogene Informationen, zum Beispiel die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug und allgemeine Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers. Bei jeder Lohnabrechnung müssen weitere Informationen aufgezeichnet werden:

  • der Lohnzahlungszeitraum
  • der Tag der Lohnzahlung
  • der Arbeitslohn und wie er sich im Einzelnen zusammensetzt

Was darüber hinaus festgehalten werden muss, regelt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Am Ende des Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten ab und meldet sie an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit sowie an die Statistikämter.

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3. Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge

Die Lohnbuchhaltung ermittelt die Gesamtbezüge des Mitarbeiters – inklusive Lohn- und Lohnnebensteuern sowie die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge. Darüber hinaus erstellt sie die Entgeltabrechnungen und übergibt diese an die jeweiligen Arbeitnehmer.

Illustration Rechnung und Taschenrechner

4. Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse

Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernissen gehören beispielsweise:

  • die Lohnsteueranmeldung
  • die Krankenkassen-Beitragsnachweise
  • die DEÜV-Meldungen

DEÜV steht für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung und bezeichnet die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherungen. Damit die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungsträger ihre Aufgaben erfüllen können, benötigen sie Informationen über die beschäftigten Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ist durch die DEÜV dazu verpflichtet, für die Arbeitnehmer Meldungen zu erstatten. Diese dienen dazu, die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den Kassen und Versicherungsträgern sicherzustellen.

Die Lohnbuchhaltung überweist die Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt sowie ggf. auch an externe Zahlungsempfänger. Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, meldet die Lohnbuchhaltung diesen in der Regel zum Monatsende bei den Sozialversicherungsträgern ab.

5. Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung

Lohn bzw. Gehalt müssen schlussendlich auch auf die Konten der Arbeitnehmer überwiesen werden. Die Lohnbuchhaltung erstellt entsprechende Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.

In kleineren Unternehmen befasst sich die Lohnbuchhaltung zudem häufig mit der Erstellung von Arbeitsverträgen.

Lohnbuchhaltung: Rechtsgrundlagen und praktische Abwicklung

Die Lohnbuchhaltung erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und führt Lohnkonten für jeden Mitarbeiter. Dabei müssen bestimmte rechtliche Grundlagen eingehalten werden, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) festgelegt sind.

Kaum ein Teil der betrieblichen Buchhaltung unterliegt so vielen Neuerungen wie die Lohnbuchhaltung. Deshalb müssen Lohnbuchhalter über umfangreiche Kenntnisse in den Bereichen Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht verfügen und sich regelmäßig über gesetzliche Neuerungen informieren.

Was muss eine Gehaltsabrechnung beinhalten?

Laut GewO ist jeder gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter bei Auszahlung des Entgelts eine nachvollziehbare Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Euro zur Verfügung zu stellen. In der Regel geschieht das monatlich. Wenn es bei den Angaben im Vergleich zur letzten Abrechnung keine Änderungen gibt, entfällt die Verpflichtung. Es ist jedoch Usus, den Arbeitnehmern dennoch jeden Monat eine Abrechnung zur Verfügung zu stellen. Denn sie dient diesen unter anderem als wichtiges Nachweisdokument, zum Beispiel bei der Beantragung eines Kredits bei der Bank.

Welche Bestandteile eine Gehaltsabrechnung enthalten muss, ist in der EBV geregelt. Demnach müssen folgende Informationen zum jeweiligen Arbeitnehmer vorhanden sein:

  • Name und Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Steueridentifikationsnummer
  • Steuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer
  • Beginn der Beschäftigung
  • ggf. Ende der Beschäftigung
  • Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse
  • ggf. Kinderfreibeträge
  • ggf. Steuerfreibeträge
Illustration Schema der Lohnabrechnung

Welche Rechtsgrundlagen muss man beim Führen eines Lohnkontos beachten?

Auch beim Führen des Lohnkontos müssen verschiedene Kriterien eingehalten werden. Nach § 4 LStDV muss der Arbeitgeber bzw. die dafür zuständige Person folgende Informationen über den Arbeitnehmer im Lohnkonto aufzeichnen:

  • vollständiger Name
  • Geburtsdatum
  • vollständige Adresse
  • ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Freibetrag für Lohnsteuerabzug
  • ggf. Informationen zur Lohnsteuerbefreiung
  • Vorsorgefreibetrag

Außerdem müssen bei jeder Lohnabrechnung diese Angaben im Lohnkonto gemacht werden:

  • Lohnzahlungszeitraum
  • Tag der Lohnauszahlung
  • Arbeitslohn (Barlohn, Sachbezüge)
  • einbehaltene Lohnsteuer
  • ggf. steuerfreie Bezüge
  • Bezüge, die von der Lohnsteuer freigestellt sind
  • außerordentliche Einkünfte
  • Bezüge, die nach dem Einkommensteuergesetz pauschal besteuert werden

Welche Unterschiede gibt es zwischen Lohn und Gehalt?

Im Grunde unterscheidet man zwei unterschiedliche Arten in Bezug auf die Auszahlung des Entgelts: den Lohn und das Gehalt.

Definition: Was bedeutet Gehalt?

Ein Gehalt ist jeden Monat gleich, egal ob er 28 oder 31 Tage hat, ob Feiertage dazwischen liegen oder Urlaub genommen wird. In der Gehaltsverhandlung spricht man deshalb auch häufig über das Jahresgehalt. Der Stundenlohn variiert von Monat zu Monat und ist demnach den meisten Arbeitnehmern mit Gehalt gar nicht genau bekannt.

Definition: Was bedeutet Lohn?

Beim Lohn unterscheidet sich der monatliche Auszahlungsbetrag leicht, weil zur Berechnung die genaue Arbeitszeit herangezogen wird. Hier gibt es also einen festen Stundenlohn. Wenn ein Arbeitnehmer zum Beispiel einmal etwas weniger gearbeitet hat oder viele Überstunden gemacht hat, fällt der Monatslohn gleich etwas niedriger oder höher aus als in anderen Monaten. Wer auf Stundenbasis bezahlt wird, erhält während seines Urlaubs keinen Lohn. Dafür muss dem Stundenlohn zuvor ein Ferienzuschlag aufgerechnet werden. Bei fünf Wochen Urlaub beträgt der Ferienzuschlag zum Beispiel 10,65 Prozent. Er darf nicht im Lohn versteckt eingebaut werden, sondern muss separat als Ferienentschädigung ausgewiesen sein. Besonders in handwerklichen Betrieben, aber auch bei Nebenjobs oder Werkstudentenjobs wird der Lohn meist auf Stundenbasis berechnet.

Wie wirken sich Stundenlohnzuschläge aus?

In einigen Betrieben wird auch am Wochenende oder an Feiertagen gearbeitet, zum Beispiel um die Maschinen in Handwerksbetrieben möglichst gut auszulasten. Auch im Gesundheitswesen ist es besonders wichtig, dass Patienten am Wochenende versorgt werden. In den meisten Fällen bekommt der Mitarbeiter Feiertags- und Wochenendzuschläge auf seinen normalen Stundenlohn, die sich wiederum positiv auf das Monatseinkommen auswirken. Zuschläge werden auch vom Staat steuerlich berücksichtigt und sind teilweise sogar sozialabgabenfrei.

    Betriebsprüfung der Lohnabrechnung

    Bei einer Betriebsprüfung werden steuerlich relevante Sachverhalte geprüft. Betriebsprüfungen greifen stark in die Rechte des Steuerbürgers ein und unterliegen deshalb besonderen Vorschriften und Voraussetzungen. Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die unterschiedliche Geschäftsbereiche betreffen und von verschiedenen Stellen durchgeführt werden. Allein bei der Lohnabrechnung sind vier verschiedene Betriebsprüfungen zu beachten:

      Betriebsprüfung Gegenstand der Prüfung Verantwortliche Stelle
      Lohnsteuer-Außenprüfung ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer Finanzamt
      Umsatzsteuersonderprüfung Geldwerte Vorteile, Sachzuwendungen Finanzamt
      Sozialversicherungsprüfung Meldungen und Beiträge zur Sozialversicherung Rentenversicherungsträger
      Betriebsprüfung zur Unfallversicherung Unfallversicherung Rentenversicherungsträger

      Außenprüfungen durch das Finanzamt und den Rentenversicherungsträger sind auch zeitgleich möglich, um den Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten.

      Schwerpunkte bei der Betriebsprüfung der Lohnabrechnung

      Bei der Betriebsprüfung der Lohnabrechnung werden die Schwerpunkte unter anderem auf Werbungskosten gelegt, zum Beispiel auf Ausgaben für:

      • Reisekosten
      • Doppelte Haushaltsführung
      • Aufwendungen für ein Arbeitszimmer zu Hause

      Außerdem stehen verschiedene geldwerte Vorteile und Sachbezüge im Fokus der Betriebsprüfer. Dazu zählen insbesondere:

      • Geschenke an Mitarbeiter
      • Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeier etc.)
      • betrieblichen Altersvorsorge
      • Firmenwagen

      Darüber hinaus wird die Abrechnung von geringfügig Beschäftigten, Studenten, Praktikanten und Schülern untersucht.

      Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Finanzamt

      Die Lohnsteuer-Außenprüfung wird von dem Betriebsstätten-Finanzamt im Außendienst vorgenommen. Sie beschränkt sich auf die Prüfung der relevanten Sachverhalte, die sich auf die Lohnsteuer beziehen, darunter die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss mindestens zwei Wochen vorher beim Betrieb bekanntgegeben werden.

      Umsatzsteuersonderprüfung

      Bei der Umsatzsteuersonderprüfung wird der Fokus auf geldwerte Vorteile und Sachzuwendungen gelegt. Der Außendienst des Betriebsstätten-Finanzamts überprüft, ob der Arbeitgeber die in Sachzuwendungen (z. B. Firmenwagen) oder Verpflegungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer ordnungsgemäß abführt.

      Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

      Seit 2007 ist die Deutsche Rentenversicherung dafür zuständig, die Zahlungen der Künstlersozialabgabe und der Künstlersozialkasse zu überwachen. Die Sozialversicherungsprüfung ist aber noch viel umfangreicher und untersucht unter anderem auch folgende Sachverhalte:

      • Versicherungspflicht und Versicherungsbefreiung der Arbeitsverhältnisse
      • Prüfung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts
      • Prüfung von Umlagebeiträgen
      • Prüfung der Entgeltunterlagen
      • Führung und Sicherung von Wertguthaben

      Außerdem ist die Deutsche Rentenversicherung seit 2010 auch für die Betriebsprüfung der Unfallversicherung zuständig.

      Lohnbuchhaltung zusammengefasst:

      • Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Pflege sämtlicher Mitarbeiterstammdaten, die Führung von Lohnkonten, die Meldung notwendiger Beiträge und die Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.
      • Die rechtlichen Grundlagen befinden sich in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).
      • Im Bereich Lohnabrechnung gibt es vier verschiedene Betriebsprüfungen.