Beleg einfach erklärt

Belege, also beispielsweise Rechnungen, Quittungen oder Kassenzettel, sind in der Buchhaltung ganz wichtige Dokumente. Ohne sie darf keine Buchung getätigt werden. Die folgenden Ausführung erklären ausführlich, was ein Beleg ist, welche Belegarten es gibt und wie man diese richtig verbucht.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg (auch Buchhaltungsbeleg oder Buchungsbeleg) ist ein Dokument, das alle Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Ein Geschäftsvorfall wiederum ist ein Vorgang, der das Vermögen eines Unternehmens beeinflusst. Wird also eine Investition getätigt, ist das genauso ein finanzielles Ereignis für das Unternehmen, wie wenn Geld eingenommen wird. Jeder Geschäftsvorfall, also jedes finanzielle Ereignis wird in der Buchhaltung des Unternehmens dokumentiert – mit einem Beleg.

Icon Beleg

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg„. Das bedeutet, dass keine Buchung vorgenommen werden darf, wenn kein entsprechender Buchungsbeleg dafür vorhanden ist. Dieser ist nicht nur Grundlage, sondern auch Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

Man unterscheidet zwischen internen und externen Belegen:

Interne Belege Externe Belege
● Ausgangsrechnungen ● Eingangsrechnungen
● Gutschriften ● Gutschriften
● Quittungen ● Quittungen
● Entnahmebelege ● Bankbelege
● Lohn- und Gehaltslisten ● Postbelege
● u.v.m. ● Steuerbescheide
● u.v.m.

Was muss ein Beleg enthalten?

Jeder Beleg muss mindestens folgende drei Angaben enthalten:

  • Vorgangsbezeichnung
  • Datum
  • Betrag

Nach dem Handelsgesetzbuch §257 müssen die Buchungsbelege in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden. Anschließend können Sie Buchungsbelege vernichten.

Beleg verloren – Was nun?

Sollten Sie Ihren Beleg, Ihre Rechnung oder Quittung verloren haben, können Sie einen Eigenbeleg bzw. Notbeleg erstellen. Dieser ist ein Ersatz für die verloren gegangene Rechnung. Möchte man einen solchen Beleg steuerlich geltend machen, muss er allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllen und folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger
  • Vorgangsbezeichnung
  • Datum
  • Betrag
  • Beleg für die Höhe des Produkt-/ Dienstleistungspreises (z. B. Preisliste)
  • Grund (z. B. Verlust des Belegs)
  • Datum und Unterschrift

Eigenbelege werden unter anderem für Trinkgelder in Restaurants und Gasthäusern ausgestellt. Auch wenn ein Buchungsbeleg mal verloren gegangen ist, kann alternativ ein Eigenbeleg gelten. Dies sollte jedoch eine Ausnahme bleiben, denn bei mehrmaligem Verlust erkennt das Finanzamt solche Belege nicht mehr als Ausgabe an. Der Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht erlaubt. Hierfür benötigt man eine ordentliche Rechnung, die den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entspricht.

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Belegarten und was sich dahinter verbirgt

Der Beleg beinhaltet verschiedene Informationen über einen Geschäftsvorfall, zum Beispiel die Bezeichnung des gekauften Produkts, das Datum und den Betrag. Belege sind unter anderem Rechnungen, Lohnlisten, Quittungen oder Kontoauszüge. In der Buchhaltung unterscheidet man drei verschiedene Belegarten:

  • Eigenbeleg
  • Fremdbeleg
  • Notbeleg

Belegarten: Eigenbeleg, Fremdbeleg und Notbeleg

Der Eigenbeleg ist ein Beleg, den das Unternehmen selbst ausstellt. In der Regel handelt es sich hier um die eigenen Ausgangsrechnungen über Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet. Fremdbelege dagegen kommen von anderen Unternehmen, zum Beispiel von Lieferanten. Fremdbelege sind meist Rechnungen, die von der Firma beglichen werden müssen.

Zusätzlich gibt es bei den Belegarten noch die Notbelege oder auch Ersatzbelege. Wie der Name schon sagt sollten Notbelege nur im äußersten Notfall angefertigt werden. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn keine Eigen- oder Fremdbelege vorhanden sind oder nicht ausgestellt werden können. Auch wenn mal ein Beleg verloren geht, darf ausnahmsweise ein Ersatzbeleg ausgestellt werden. Notbelege müssen unbedingt alle wichtigen Informationen enthalten, die auch auf einem Fremd- oder Eigenbeleg vermerkt werden:

  • Art des Geschäftsvorfalls
  • Unternehmen
  • Kaufbetrag
  • Datum

Wie muss ein Beleg verbucht werden?

Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Belegs überprüft werden können. Und jede Buchung kann erst vorgenommen werden, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt. Darüber hinaus muss man beim Buchen und Kontieren weitere Grundsätze berücksichtigen.

Ablauf der Belegverarbeitung

Die Belegverarbeitung erfolgt in der Regel in drei Schritten:

  1. Vorbereitung der Belege
  2. Belegbuchung
  3. Ablage

Der Ablauf der Belegverarbeitung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Wichtig ist, dass die Belegverarbeitung auch für Dritte verständlich und nachvollziehbar ist.

Vorbereitung der Belege

Die Vorbereitung der Belege beginnt im laufenden Tagesgeschäft. Alle Lieferantenrechnungen und sonstige Eingangsrechnungen werden direkt nach dem Öffnen mit einem Eingangsstempel mit Datum versehen. Oftmals werden die Rechnungen bereits in diesem Schritt einer eingehenden Prüfung unterzogen: Stimmt der Rechnungsbetrag? Sind die richtigen Stückzahlen abgerechnet worden? Sind die Zahlungsbedingungen richtig und aktuell? Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen?

Sofern alle Rechnungsangaben stimmten, können die Eingangsrechnungen chronologisch sortiert und abgeheftet werden. Neben den Rechnungen gibt es weitere Belegtypen, zum Beispiel Kassenzettel, Kontoauszüge oder Ausgangsrechnungen. Die unterschiedlichen Belegarten werden in unterschiedlichen Ordnern oder Registerkarten abgelegt.

Kontierung und Buchung der Belege

Im zweiten Schritt werden die vorsortierten Belege kontiert und gebucht. Je nach Art des Unternehmens kommen unterschiedlich Buchungskonten zur Anwendung, die in einem Standardkontenrahmen festgehalten sind. Ein Buchungssatz besteht aus folgenden Angaben:

  • Buchungsbetrag
  • Angabe der Umsatzsteuer (keine Umsatzsteuer, 7 Prozent, 19 Prozent oder anderer Steuersatz)
  • Buchung im Soll oder Haben
  • Konto
  • Gegenkonto
  • Rechnungsnummer
  • Datum
  • Buchungsvermerk

Im Buchungsvermerk wird eine kurze Information zum Geschäftsvorfall notiert, zum Beispiel „Bewirtung Herr Meyer“ für einen Bewirtungsbeleg. So können einzelne Buchungen mithilfe von Stichworten leicht wiedergefunden werden.

Ablage der Belege

Nach der Kontierung und Buchung der Belege folgt noch ein wichtiger dritter Buchhaltungsschritt. Denn die Belege dürfen, einmal gebucht, nicht gleich vernichtet werden. Belege müssen stattdessen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um die Geschäftsvorfälle im Falle einer Betriebsprüfung zu belegen. Die Belege müssen nicht unbedingt in Papierform aufbewahrt, sondern können auch in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Dabei müssen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) berücksichtigt werden.

Icon Archivierung von Belegen
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