Beleg einfach erklärt
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Definition: Was ist ein Beleg?

Ein Beleg (auch Buchhaltungsbeleg oder Buchungsbeleg) ist ein Dokument, das alle Daten über einen Geschäftsvorfall enthält (z. B. Rechnungen). Ein Geschäftsvorfall ist ein finanzielles Ereignis, das das Vermögen eines Unternehmens beeinflusst, wie z. B. die Zahlung einer Rechnung oder die Investition in neue Maschinen. Jeder Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung mit einem Beleg dokumentiert.

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Das bedeutet, dass keine Buchung vorgenommen werden darf, wenn kein entsprechender Buchungsbeleg dafür vorhanden ist. Dieser ist nicht nur Grundlage, sondern auch Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

Was muss ein Beleg enthalten?

Jeder Beleg muss mindestens folgende drei Angaben enthalten:

  • Vorgangsbezeichnung
  • Datum
  • Betrag

Nach § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) müssen die Buchungsbelege in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden. Anschließend können diese vernichtet werden.

Illustration Gesetzbücher mit Paragraphen-Zeichen

Welche Belegarten gibt es?

Der Beleg beinhaltet verschiedene Informationen über einen Geschäftsvorfall, zum Beispiel die Bezeichnung des gekauften Produkts, das Datum und den Betrag bei Eingangsrechnungen. Der Beleg ist also der Überbegriff für Rechnungen, Quittungen, Inventurlisten und alle Vorgänge, die eine betriebliche Einnahme oder Ausgabe dokumentieren.

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen diesen drei verschiedene Belegarten:

  1. Eigenbeleg oder interner Beleg
  2. Fremdbeleg oder externer Beleg
  3. Notbeleg oder Ersatzbeleg
Illustration Kartenlesegerät mit Kassenbeleg

1. Was ist ein Eigenbeleg bzw. interner Beleg?

Bei internen Belegen handelt es sich um Belege, die im Unternehmen selbst ausgestellt werden, wie z. B. Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten. Wenn es für einen Geschäftsvorfall keinen Beleg (Quittung oder Rechnung) gibt oder der entsprechende Beleg nicht auffindbar ist, kann ebenfalls ein Eigenbeleg als Ersatz erstellt werden. Bei kleineren Ausgaben, wie z. B. Trinkgeldern, ist diese Vorgehensweise eine übliche und erlaubte Geschäftspraxis.

2. Was ist ein Fremdbeleg bzw. externer Beleg?

Fremdbelege werden von anderen Unternehmen ausgestellt. Ein typisches Beispiel für einen externen Beleg ist die Eingangsrechnung eines Lieferanten.

Einige Beispiele für Eigen- und Fremdbelege:

Eigenbelege / Interne Belege Fremdbelege / Externe Belege
Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen
Gutschriften Gutschriften
Quittungen Quittungen
Entnahmebelege Bankbelege
Lohn- und Gehaltslisten Postbelege
Inventurlisten Steuerbescheide

3. Was ist ein Notbeleg bzw. Ersatzbeleg?

Zusätzlich gibt es bei den Belegarten noch die Notbelege oder auch Ersatzbelege. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn keine Eigen- oder Fremdbelege vorhanden sind oder nicht ausgestellt werden können. Auch wenn mal ein Beleg verloren geht, darf ausnahmsweise ein Ersatzbeleg ausgestellt werden. Notbelege müssen alle Informationen enthalten, die auch auf einem Fremd- oder Eigenbeleg vermerkt werden.

Wie der Name schon sagt sollten Notbelege nur im äußersten Notfall angefertigt werden, denn bei mehrmaligem Verlust erkennt das Finanzamt solche Belege nicht mehr als Ausgabe an.
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Wie muss ein Beleg verbucht werden?

Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Belegs überprüft werden können. Und jede Buchung kann erst vorgenommen werden, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt. Darüber hinaus muss man beim Buchen und Kontieren weitere Grundsätze berücksichtigen.

Ablauf der Belegverarbeitung

Die Belegverarbeitung erfolgt in der Regel in drei Schritten:

  1. Vorbereitung der Belege
  2. Belegbuchung
  3. Ablage bzw. Archivierung

Der Ablauf der Belegverarbeitung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Wichtig ist, dass die Belegverarbeitung auch für Dritte verständlich und nachvollziehbar ist.

1. Vorbereitung der Belege

Die Vorbereitung der Belege beginnt im laufenden Tagesgeschäft. Alle Lieferantenrechnungen und sonstige Eingangsrechnungen, die per Post kommen, werden direkt nach dem Öffnen mit einem Eingangsstempel mit Datum versehen. Oftmals werden die Rechnungen (auch digitale) bereits beim Eingang einer eingehenden Prüfung unterzogen:

  • Stimmt der Rechnungsbetrag?
  • Sind die bestellten Stückzahlen abgerechnet worden?
  • Sind die Zahlungsbedingungen richtig und aktuell? Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen?

Sofern alle Rechnungsangaben korrekt sind, können die Eingangsrechnungen chronologisch sortiert und abgeheftet bzw. digital abgelegt werden. Neben den Rechnungen gibt es weitere Belegtypen, zum Beispiel Kassenzettel, Kontoauszüge oder Ausgangsrechnungen. Die unterschiedlichen Belegarten werden in unterschiedlichen Ordnern abgelegt.

Digitale Belegerfassung

Unternehmen haben auch die Möglichkeit, Papierbelege einzuscannen und zu erfassen. Dabei müssen die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingehalten werden. So muss vor dem Scannen eine Verfahrensdokumentation definiert werden, in der die vorgeschriebenen Informationen festgelegt werden, wie z. B. wer scannen darf oder wie die Qualitätskontrolle erfolgt.

Für die Belegbearbeitung gilt der Grundsatz der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen. Das heißt: Eigenbelege sind innerhalb von 10 Tagen und Fremdbelege innerhalb von 8 Tagen nach dem Geschäftsvorfall zu erfassen. Kassenbelege hingegen (Bargeldeinnahmen und -ausgaben) müssen tagesaktuell aufgezeichnet werden – laut § 146 Abs. 1 Satz 2 AO (Abgabenordnung).

Was heißt eigentlich Belegerfassung?

Zur Belegerfassung gehören die Identifikation, Sichtung, Sicherung und Archivierung der Belege.

Moderne Buchhaltungsprogramme bieten in der Regel eine digitale Belegerfassung inklusive rechtskonformer Archivierung. Der besondere Vorteil dabei: Nach dem Einscannen werden die Informationen, die für die Verbuchung der Belege benötigt werden, automatisch erkannt (z. B. Buchungsbetrag, Datum etc.). So können sich Unternehmen eine Menge manuellen Aufwand und Zeit sparen.

Illustration Belegerfassung: Scannen, Texterkennung (OCR), Ablage

Die 3 Schritte der digitalen Belegerfassung: Scannen, Texterkennung (OCR), Ablage

2. Kontierung und Buchung der Belege

Im zweiten Schritt werden die vorsortierten Belege kontiert und gebucht. Je nach Art des Unternehmens kommen unterschiedliche Buchungskonten zur Anwendung, die in einem Standardkontenrahmen festgehalten sind. Ein Buchungssatz besteht aus folgenden Angaben:

  • Buchungsbetrag
  • Angabe der Umsatzsteuer (keine Umsatzsteuer, 7 Prozent, 19 Prozent oder anderer Steuersatz)
  • Konto
  • Gegenkonto
  • Buchung im Soll oder Haben
  • Rechnungsnummer
  • Datum
  • Buchungsvermerk

Im Buchungsvermerk wird eine kurze Information zum Geschäftsvorfall notiert, zum Beispiel „Bewirtung Herr Meyer“ für einen Bewirtungsbeleg. So können einzelne Buchungen mithilfe von Stichworten leicht wiedergefunden werden.

3. Archivierung der Belege

Nach der Kontierung und Buchung der Belege folgt noch ein wichtiger dritter Buchhaltungsschritt: die Archivierung. Denn die Belege dürfen, einmal gebucht, nicht gleich vernichtet werden. Stattdessen sind sie mindestens zehn Jahre aufzubewahren, um die Geschäftsvorfälle im Falle einer Betriebsprüfung zu belegen.

Die Belege müssen nicht unbedingt in Papierform aufbewahrt, sondern können auch in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Hierbei müssen die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) bzw. bei der digitalen Archivierung die GoBD und weitere Grundsätze des HGB (Handelsgesetzbuch) beachtet werden.

Illustration elektronische Archivierung: Belegablage am Laptop

Beleg zusammengefasst:

  • Ein Beleg ist ein Dokument, das alle Daten über einen Geschäftsvorfall enthält, wie z. B. Datum und Betrag.
  • In der Buchhaltung muss der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ eingehalten werden. Denn jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Belegs überprüfbar sein.
  • Es gibt drei Belegarten: Eigenbeleg (z. B. Ausgangsrechnungen), Fremdbeleg (z. B. Eingangsrechnungen) und Notbeleg.
  • Belege können entweder in Papierform oder digital erfasst werden und müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Dabei müssen die GoB bzw. GoBD beachtet werden.
  • Vor der Archivierung werden die Belege kontiert und gebucht.