Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 17.11.2022
Definition: Was bedeutet Rechnungsstellung?
Bei der Rechnungsstellung wird einem Kunden eine Rechnung über eine Lieferung oder Leistung erstellt. Die Rechnungsstellung ist ein Teil der Fakturierung, die wiederrum in Deutschland ein Vorgang im Rechnungswesen ist.
Die korrekte Rechnungserstellung ist enorm wichtig. Denn wenn Sie eine Rechnung schreiben und dabei Fehler unterlaufen, kann es schnell sehr teuer werden.
Wir erklären hier die Grundlagen der Rechnungsstellung. Mit unserer Hilfe sind Sie schnell in der Lage, eine korrekte Rechnung zu schreiben.
Wer muss Rechnungen schreiben?
Eine juristische Pflicht zur Rechnungsstellung gibt es lediglich in zwei bestimmten Fällen:
- Bei Lieferungen und Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen
- Bei Lieferungen und Leistungen, die sich an Unternehmen oder juristische Personen richtet
In diesen Fällen ist der leistende Unternehmer dazu verpflichtet, innerhalb einer Frist von 6 Monaten eine Rechnung an den Leistungsempfänger auszustellen. Gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). In keinem anderen Fall gibt es eine juristische Pflicht zur Rechnungsstellung.
Mittelbarer Zwang führt allerdings häufig dazu, dass es für alle Beteiligten besser ist, eine Rechnung zu schreiben. Hier ein griffiges Beispiel dafür:
Beispiel für mittelbaren Zwang
Ein Handwerker, der bei einer Privatkundin eine Dienstleistung erbringt, muss dafür nicht zwingend eine Rechnung schreiben. Um sich jedoch beispielsweise einen Teil der Anfahrtskosten vom Finanzamt erstatten zu lassen, muss er seine Tätigkeit in Form einer Rechnung nachweisen. Etwas anderes akzeptiert das Finanzamt nicht.
Für die Kundin kann eine Rechnung ebenfalls von Vorteil sein. Nämlich dann, wenn sie die Leistung des Handwerkers bei ihrer Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe geltend machen will. Nur mit der Rechnung als Nachweis ist eine entsprechende Steuerrückerstattung möglich.
Auch öffentliche Einrichtungen und Vereine verlangen meistens –unabhängig von der rechtlichen Verpflichtung – Rechnungen, bevor sie Überweisungen oder Auszahlungen tätigen. Der Grund: Die Rechnungen dienen als Nachweis für Ausgaben, die oft Steuervorteile für die zahlende Partei bedeuten. Daher müssen in einigen Fällen auch Privatpersonen Rechnungen schreiben, die überhaupt nicht wissen, was auf dem Dokument stehen muss.
Selbstverständlich dürfen generell auch Privatleute Rechnungen erstellen Sie sollten sich allerdings an Rechnungsvorlagen halten, um Fehler zu vermeiden. Wenn Privatpersonen eine Rechnung schreiben, agieren sie dabei nämlich automatisch als Kleinunternehmer. Dennoch müssen sie in der Faktura auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.
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Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Was eine Faktura im Kern ausmacht, welche Angaben sie genau beinhalten und welche weiteren Voraussetzungen sie erfüllen muss, ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt.
Was ist eine Rechnung?
Im § 14 UstG ist eine Rechnung definiert als „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."
Demnach müssen diese Pflichtangaben auf einer regulären Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer enthalten sein:
- Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, auch Rechnungsadresse genannt
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Hierbei handelt es sich um eine fortlaufende Zahlenfolge, die der Rechnungsersteller individuell vergibt. Sie darf jeweils nur einmal verwendet werden und dient dazu, eine Rechnung jederzeit einer Leistung oder Lieferung an einen Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt zuweisen zu können
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Zeitpunkt der Lieferung Leistung oder Lieferzeitraum
- Menge bzw. Umfang und Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en)
- Einzelbetrag pro Leistung oder Lieferung, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
- Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags (z. B. Skonto)
- Rechnungsbetrag gesamt netto
- Den anzuwendenden Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag
- Rechnungsbetrag gesamt brutto
E-Rechnungen
Rechnungen können auch digital erstellt und versendet werden, zum Beispiel per E-Mail. Diese sind genauso gültig wie postalisch zugestellte Rechnungen. Mehr Infos zu E-Rechnungen lesen Sie hier.
Sonderregelung für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen
Wer eine Rechnung als Kleinunternehmer oder über Kleinbeträge schreibt, kann eine vereinfachte Form der Rechnungsstellung nutzen.
1. Kleinunternehmer-Rechnung
Wenn Sie als Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Anstatt Umsatzsteuerbeträge explizit auszuweisen, machen Sie auf jeder Rechnung durch einen Verweis auf § 19 UStG kenntlich, dass keine Steuer ausgewiesen wird.
Kleinunternehmer-Rechnungen unterscheiden sich also durch zwei Punkte von einer regulären Rechnung:
- Auf jeder Rechnung muss auf die Steuerbefreiung gem. § 19 UStG hingewiesen werden.
- Es darf keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen werden. Das heißt, es wird nicht zwischen Netto- und Bruttobeträgen unterschieden.
2. Kleinbetragsrechnungen
Grenze für Kleinbetragsrechnung
Unter Kleinbetragsrechnung versteht man eine Rechnung, deren Rechnungsbetrag 250 € (Bruttobetrag bei ausgewiesener Umsatzsteuer) nicht überschreitet.
Bei Kleinbetragsrechnungen genügt es, wenn diese folgende Angaben enthält:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Angaben über Menge bzw. Umfang und Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en)
- Der anzuwendende Steuersatz oder der Grund für die Steuerbefreiung
- Gesamtbetrag der Rechnung
Kleinbetragsrechnung mit Pflichtangaben ratsam
Auch Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie generell als vollständige Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben schreiben. Das ist durchaus ratsam, da Sie sich sofort an die umfangreichen Angaben gewöhnen und so bei späteren oder umsatzstärkeren Geschäften weniger Raum für Fehler bleibt.
Wie schreibe ich eine Rechnung?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen zwei Beispiele, wie eine ordentliche Rechnung aussehen kann:
- eine Rechnungsvorlage für Unternehmen, die die Mehrwertsteuer (MwSt) bzw. Umsatzsteuer (USt) ausweisen
- eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Diese Muster können Sie gerne zum Erstellen Ihrer Rechnungen nutzen. Sie sollten diese aber immer an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Rechnungsvorlage mit ausgewiesener Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer
Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm
Eine Rechnungssoftware wie Lexware faktura+auftrag ist kostengünstig und vereinfacht die Fakturierung um ein Vielfaches. Einmal angelegt, werden zum Beispiel Kundendaten automatisch in die Rechnung übernommen. Auch alle Pflichtangaben sind in den Rechnungsvorlagen enthalten. So ist diese Aufgabe schnell vom Tisch und Sie können sicher sein, dass Sie keinen Stress mit dem Finanzamt bekommen.
- Rechnungen schreiben leicht gemacht
- Alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen
- Kunden und Lieferanten übersichtlich verwalten
- Offene Forderungen per Klick aufrufen und einfordern
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
Wenn Sie eine Rechnung ohne MwSt bzw.USt ausstellen, müssen Sie auf § 19 des UStG verweisen. Falls Sie entsprechend nach § 19 UStG als Kleinunternehmer fakturieren möchten, sollte die obige Vorlage in etwa so aussehen:
Umsatzsteuervoranmeldung als Kleinunternehmer nutzen
Wenn Sie als Kleinunternehmer keine MwSt bzw. USt auf Rechnungen auszuweisen, sollten Sie Folgendes beachten: Sie haben dann keine Möglichkeit, sich durch eine Umsatzsteuervoranmeldung Geld vom Finanzamt erstatten zu lassen. Das heißt: Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer ist zwar mit weniger Aufwand verbunden, unter Umständen lohnt sie sich aber finanziell weniger als die reguläre.
Rechnungen ins Ausland: Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Grundsätzlich gelten im EU-Ausland einheitliche Regelungen. Die Rechnungen weichen deshalb selten vom deutschen Standard ab. Außerdem hat Deutschland mit den meisten Ländern – wie zum Beispiel der Schweiz und den USA – Abkommen, die die Rechnungsstellung in diese Länder einfach gestalten.
Dennoch gilt: Wer Rechnungen ins Ausland stellt, muss immer einige Faktoren berücksichtigen. Um Ärger, wie beispielsweise Steuernachzahlungen, zu vermeiden, zeigen wir Ihnen, was sie bei der Rechnungsstellung in Drittländer beachten müssen.
Zu welcher Gruppe gehören Rechnungsersteller und Kunde?
Ob Sie selbst Regel- oder Kleinunternehmer sind, spielt eine große Rolle, wenn es um die Fakturierung ins Ausland geht. Es gibt drei Möglichkeiten, zwischen welchen Gruppen ein Geschäft über Ländergrenzen hinweg ablaufen kann:
- Sie selbst sind Kleinunternehmer.
- Nur Sie sind Regelunternehmer.
- Sie selbst und der Kunde sind Regelunternehmer.
Regelunternehmer oder Kleinunternehmer?
Als Regelunternehmer bezeichnet man Unternehmen und Selbstständige, die sich mit Hilfe von Umsatzsteuervoranmeldungen Gelder vom Finanzamt erstatten lassen. Privatpersonen werden automatisch als Kleinunternehmer betrachtet.
1. Sie selbst sind Kleinunternehmer
Dies ist der einfachste Fall. Als Kleinunternehmer weisen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer aus. Das dürfen Sie auch nicht bei Geschäften ins Ausland tun, weshalb die Faktura weiterhin so aussehen kann, wie unsere zweite Musterrechnung. Selbstverständlich sollten Sie bei der Adresse das entsprechende Land ergänzen.
2. Nur Sie sind Regelunternehmer
Dieser Fall ist ähnlich simpel. Wenn Sie als Regelunternehmen an eine Privatperson oder ein Kleinunternehmen im Ausland eine Ware oder Dienstleistung verkauft, bleibt der Leistungsort in dem Land, in dem Ihr Sitz ist, also in Deutschland. Deshalb führen Sie wie bei Inlandsrechnungen die reguläre Umsatzsteuer ab. Die Rechnung kann also so aussehen wie unsere erste Rechnungsvorlage.
3. Sie selbst und der Kunde sind Regelunternehmer
Dieser Fall ist am komplexesten. Wenn Sie nämlich an ein anderes Regelunternehmen im EU-Ausland zum Beispiel eine Dienstleistung verkaufen, verschiebt sich der Leistungsort. Hier kommt das „Reverse-Charge-Verfahren“ zur Anwendung.
Was ist das "Reverse-Charge-Verfahren"?
Reverse-Charge-Verfahren bedeutet, dass nicht mehr der leistende, sondern der empfangende Betrieb verpflichtet ist, die Umsatzsteuer abzuführen.
In diesem Fall müssen die Angaben auf der ersten Musterrechnung folgendermaßen ergänzt oder geändert werden:
- In diesem Fall müssen die Angaben auf der ersten Musterrechnung folgendermaßen ergänzt oder geändert werden:
- Ein Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren
- Umsatzsteuer wird nicht mehr ausgewiesen
Hier ein Muster für eine Rechnung ins EU-Ausland:
Aufbewahrungsfristen von Rechnungen
Generell gilt laut GoBD: Wer Rechnungen stellt, muss diese mindestens 10 Jahre aufbewahren bzw. archivieren. Diese Vorgabe ist für jedes Unternehmen Pflicht – also auch für Freiberufler.
Hier gibt es auch keine vereinfachten Regelungen für Kleinunternehmen oder Selbstständige, die nebenberuflich tätig sind. Das ist besonders bei elektronischen Rechnungen eine Herausforderung, da das Abspeichern von PDF-Dateien für das Finanzamt nicht ausreicht.
Um elektronische Rechnungen GoBD-konform zu archivieren, müssen Sie diese vollständig und manipulationssicher abspeichern. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Dateien
- jederzeit verfügbar
- maschinell verwert- und auslesbar sowie
- in digitaler Form vorhanden sind.
Diese Anforderungen müssen über die volle Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zuverlässig erfüllt sein.
Was droht bei fehlerhafter Rechnungsstellung?
Die unmittelbaren Folgen sind auf den ersten Blick harmlos. Der Rechnungsempfänger ist nämlich derjenige, der keine Rückerstattungen vom Finanzamt erhält, wenn er dort fehlerhafte Rechnungen einreicht. Allerdings kann es sein, dass der Rechnungsempfänger den Rechnungsersteller verklagt, wenn ihm ein Schaden durch ausbleibende Zahlungen oder (Rück-) Forderungen des Finanzamts entstanden ist.
Gerichtsverfahren sind sehr kostspielig und aufgrund anfallender Zinsen können die Beträge, die wegen fehlerhafter Rechnungen eingefordert werden, existenzbedrohend sein. Deshalb sollten Sie Rechnungen immer auf Korrektheit prüfen, egal ob Sie Sender oder Empfänger sind.
Können Rechnungen verfallen?
Auch in der Rechnungsstellung gibt es eine Verjährungsfrist. Üblicherweise beträgt diese drei Jahre ab Ausstellung der Rechnung. Nach dieser Zeit hat das leistende Unternehmen keine Möglichkeit mehr, seine Ansprüche geltend zu machen.
Vorteile eines dreistufigen Mahnwesens einfach nutzen
Richten Sie ein dreistufiges Mahnwesen ein, um offene Forderungen zu erhalten. Professionelle Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion und Vorlagen für Mahnschreiben.
Wichtige Begriffe und Unterschiede
Im Bereich der Rechnungsstellung tauchen einige Begriffe auf, die eine andere Bedeutung haben als im alltäglichen Sprachgebrauch. Um Verwechslungen zu vermeiden, werden die wichtigsten Begriffe im folgenden erklärt.
Rechnungsstellung zusammengefasst
- Die Rechnungsstellung ist ein Bereich des Rechnungswesens. Dabei werden Rechnungen geschrieben und übermittelt.
- Rechnungen unterliegen zahlreichen Vorschriften und müssen gesetzlichen Anforderungen genügen.
- Eine fehlerhafte Rechnungsstellung kann für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger existenzbedrohend sein.
- Laut GoBD müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Eine professionelle Rechnungssoftware hilft bei der korrekten Umsetzung.