Bilanzbuchhaltung einfach erklärt
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Definition: Was ist Bilanzbuchhaltung

Die Bilanzbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung in einem Unternehmen. Anders als die Kreditorenbuchhaltung oder die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich die Bilanzbuchhaltung aber nicht mit kleinen organisatorischen Einheiten, sondern mit den Ergebnissen aller Teilbereiche.

Die Bilanzbuchhaltung fasst die Zahlen der verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung zusammen und errechnet die Bilanz sowie den Jahresabschluss. Bilanz und Jahresabschluss sind die zentralsten Ergebnisse im Geschäftsjahr eines Unternehmens. Deshalb ist die Bilanzbuchhaltung auch ein ganz wichtiges Element der Buchhaltung. Sie trifft die entscheidende Aussage darüber, ob die Arbeit des Unternehmens erfolgreich ist oder nicht und wie sich die Zahlen im Einzelnen zusammensetzen.

Was sind die Aufgaben der Bilanzbuchhaltung?

Die Bilanzbuchhaltung befasst sich im Wesentlichen mit folgenden Aufgaben:

1. Erstellung von Jahresabschluss und Bilanz

Die Bilanzbuchhaltung erstellt am Ende eines jeden Geschäftsjahres den Jahresabschluss und die Bilanz. Diese müssen den national und international gültigen Standards entsprechen. Die Bilanzbuchhaltung muss außerdem über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens Rechenschaft ablegen und die Bilanz öffentlich darlegen. Sie übernimmt damit Aufgaben des externen Rechnungswesens.

Illustration Bilanz als Waage mit Büchern

2. Unternehmensinterne Informationsfunktion

Gleichzeitig übernimmt die Bilanzbuchhaltung auch Aufgaben des internen Rechnungswesens. Sie liefert die rechnerische Grundlage für strategische und operative Planungen und Entscheidungen. Je nach Größe oder Situation des Unternehmens werden unter Umständen auch quartalsweise oder halbjährlich Zwischen-Bilanzen erstellt. Der Bilanzbuchhalter muss die Unternehmensführung jederzeit über Folgendes aufklären können:

  • die aktuelle wirtschaftliche Situation des Unternehmens
  • die Liquidität
  • die Rentabilität

Niemand in einem Unternehmen ist besser über die Zahlen informiert als der Bilanzbuchhalter. Auf der Grundlage der aktuellen Unternehmenszahlen werden wichtige unternehmerische Entscheidungen getroffen, beispielsweise über Investitionen oder die Einstellung von Mitarbeitern.

3. Berechnung der Steuerpflichten des Unternehmens

Die Steuerpflichten eines Unternehmens werden auf der Grundlage der Bilanz errechnet. Um zu gewährleisten, dass alle Steuervorteile und Sonderregelungen beachtet werden, muss der Bilanzbuchhalter juristische und steuerliche Kenntnisse besitzen.

Der Beruf Bilanzbuchhalter

Bilanzbuchhalter genießen heute ein hohes Ansehen in Unternehmen. Der Grund: Sie liefern mit ihren Auswertungen und Jahresabschlüssen die Basis für strategische Entscheidungen. Ihre Aufgaben entsprechen den oben genannten Aufgaben der Bilanzbuchhaltung. Bilanzbuchhalter müssen sich in der täglichen Praxis stets an die aktuellen Gesetze halten, zum Beispiel im Bereich Steuerrecht, Handelsgesetzbuch oder Einkommenssteuergesetze. Deshalb müssen sie sich regelmäßig weiterbilden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Welchen Abschluss braucht man als Bilanzbuchhalter?

Der Abschluss des geprüften Bilanzbuchhalters ist ein öffentlich-rechtlich anerkannter Abschluss. Er wird nach dem erfolgreichen Absolvieren einer kaufmännischen Aufstiegsfortbildung vergeben. Die Ausbildung zum Bilanzbuchhalter ist umfangreich und muss mit einer Prüfung bei der IHK beendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhalter und Bilanzbuchhalter?

Der Unterschied zwischen den beiden Berufsbezeichnungen Finanzbuchhalter und Bilanzbuchhalter liegt in der Ausbildung. Nur wer die Prüfung bei der IHK besteht, darf sich als „geprüfter Bilanzbuchhalter“ bezeichnen. Finanzbuchhalter hingegen darf sich jeder nennen, der mit der Buchhaltung zu tun hat.

Bilanz erstellen

Der Jahresabschluss besteht aus verschiedenen Teilbereichen. Das Kernelement des Jahresabschlusses ist die Bilanz.

Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Sie basiert auf dem Inventar des Unternehmens, das im Zuge der jährlichen Inventur ermittelt wird.

Bei der Inventur werden die Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens gezählt, gewogen und gemessen. Bei einigen Positionen, zum Beispiel bei Grundstücken oder Patenten muss auf Dokumente oder Verträge zurückgegriffen werden. In der Bilanz werden die Mengenangaben ggf. in Geld umgerechnet. Denn die Bilanz besteht ausschließlich aus Wertangaben.

Wie ist die Bilanz aufgebaut?

Die Bilanz ist aufgeteilt in die Vermögensgegenstände (Aktiva) und das Fremd- und Eigenkapital (Passiva). Beide Seiten der Bilanz müssen immer ausgeglichen sein. Zu Aktiva und Passiva gehören folgende Teilbereiche der Bilanz:

Aufbau einer Bilanz: Aktiva und Passiva
  • Anlagevermögen (immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen, Finanzanlagen)
  • Umlaufvermögen (Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, Kassenbestand, Bankguthaben)
  • Aktive Rechnungsabgrenzung
  • Aktiv latente Steuern
  • Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung
  • Eigenkapital
  • Rückstellungen (Steuerrückstellungen, Rückstellungen für Pensionen, etc.)
  • Verbindlichkeiten (gegenüber Kreditinstituten, aus Lieferungen und Leistungen, gegenüber Unternehmen etc.)
  • passive Rechnungsabgrenzung
  • passive, latente Steuern

Die Passivseite zeigt also, wo die finanziellen Mittel herkommen, und die Aktivseite, wofür sie verwendet wurden. Zum Anlagevermögen zählen zum Beispiel Grundstücke, Maschinen oder Fahrzeuge. Diese Gegenstände sind dazu bestimmt, dem Geschäftsbetrieb dauerhaft zu dienen. Das Umlaufvermögen bezeichnet solche Vermögensgegenstände, die nur vorübergehend im Unternehmen verbleiben, zum Beispiel Rohstoffe und Lagerbestände. Ein wichtiger Bestandteil der Bilanz sind die Rechnungsabgrenzungsposten. Dabei handelt es sich um Posten, die vom alten Rechnungsjahr ins neue Rechnungsjahr hinüberreichen – zum Beispiel Mietkosten oder die Kraftfahrzeugsteuer, die bereits im alten Jahr im Voraus gezahlt wurde.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Jeder Kaufmann muss zu Beginn und zum Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen, um das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schuld darzustellen. Diese Bilanzierungspflicht ist im § 242 des Handelsgesetzbuches (HGB) festgehalten.

Was ist eine elektronische Bilanz?

Als elektronische Bilanz oder E-Bilanz bezeichnet man die elektronische Übermittlung der Unternehmensbilanz an das Finanzamt. Dank der elektronischen Übermittlung der Bilanz werden Fehlübertragungen reduziert, die Übermittlung ist schneller und effektiver.

Jahresabschluss erstellen

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres muss ein Jahresabschluss erstellt werden. Der Jahresabschluss umfasst folgende Bestandteile:

  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Lagebericht
  • bei Kapitalgesellschaften ein Anhang

Der Jahresabschluss fasst den Erfolg eines Unternehmens zusammen und hat primär eine Informationsfunktion für Banken und Gläubiger. Darüber hinaus dient der Jahresabschluss eines Unternehmens als Grundlage für die Besteuerung.

Illustration Ordner für Jahresabschluss Unterlagen

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Freiberufler und kleine Gewerbetreibende müssen keinen Jahresabschluss erstellen. Hier reicht eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung. Anders verhält es sich bei Unternehmen mit Umsätzen über 600.000 Euro bzw. mit Jahresüberschüssen über 60.000 Euro. Solche Kaufleute sind nach §242 des Handelsgesetzbuches zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.
Wie viel Zeit man für die Erstellung des Jahresabschlusses hat, ist von der Unternehmensform und Größe abhängig. Kapitalgesellschaften haben eine Frist von drei bis sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, je nach Unternehmensgröße. Nicht-Kapitalgesellschaften können sich unter Umständen etwas mehr Zeit lassen. Eine Frist von zwölf Monaten darf dennoch nicht überschritten werden.

Wie bereite ich meinen Jahresabschluss vor?

Bevor der Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen verschiedene Abschlussvorarbeiten erledigt werden:

  1. Zusammenstellung der Arbeitsunterlagen:
    Wichtige Arbeitsunterlagen für den Jahresabschluss sind zum Beispiel Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge, Miet- und Pachtverträge, Rechnungskopien, Spendenquittungen oder Leasingverträge.
  2. Inventur:
    Bei der Inventur wird das Inventar des Unternehmens ermittelt. Das Inventar umfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens. Diese werden am Ende eines Geschäftsjahres ermittelt und in einem Bestandsverzeichnis erfasst.
  3. Verträge:
    Verträge wie zum Beispiel Kredite und Versicherungen sind eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss.
  4. Buchhaltung:
    Alle Belege müssen korrekt und nachvollziehbar vorhanden sein.
  5. Abschreibungen:
    Anlagen wie Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge verlieren jedes Jahr etwas an Wert. Diese Wertminderung wird als Abschreibung ermittelt und gebucht und mindert das Anlagevermögen des Unternehmens.
  6. Fahrtenbuch:
    Das Fahrtenbuch muss vollständig und aktuell sein.
  7. Forderungen:
    Offene Forderungen werden auf Bonität geprüft. Sollte das Risiko eines Zahlungsausfalls bestehen, werden solche Fälle als Einzelwertberichtigung gebucht.
  8. Rücklagen:
    Gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Rücklagen müssen eingestellt werden, zum Beispiel Pensionen oder Steuern.

Sobald alle Abschlussvorarbeiten getätigt sind, kann der Jahresabschluss erstellt werden. Auch hierfür sind mehrere Schritte notwendig.

Wie wird ein Jahresabschluss erstellt?

Schritt 1:
Zuerst müssen alle Unterkonten und Hauptkonten abgeschlossen werden. Der Übersichtlichkeit halber werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens bei der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht. Beim Jahresabschluss werden die Unterkonten wieder im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Dort werden die Salden der Konten gezogen und in die Bilanz übertragen.

Schritt 2:
Anschließend wird eine Abschlussübersicht erstellt. Hier sind alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung fordert das Finanzamt häufig diesen Abschlussbericht ein.

Schritt 3:
Zum Schluss muss der Jahresabschluss „festgestellt“ werden. Hierbei handelt es sich um einen formalen Akt, der je nach Unternehmensform vom Gesellschafter, vom Aufsichtsrat oder einem anderen gesellschaftlichen Vertreter vollzogen wird.

Bilanzbuchhaltung zusammengefasst:

  • Die Bilanzbuchhaltung fasst die Zahlen der verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung zusammen und errechnet daraus die Bilanzund den Jahresabschluss.
  • Aufgaben der Bilanzbuchhaltung sind die Erstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz, die Lieferung von wichtigen Informationen zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens und die Berechnung der Steuerpflichten.
  • Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen buchführungspflichtige Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen.
  • Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses ist die Bilanz. In dieser werden die Vermögensgegenstände und Schulden gegenübergestellt.