Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was versteht man unter Bewirtungskosten?
Die Bezeichnung „Bewirtungskosten“ trifft auf alle Kosten zu, die Sie als Arbeitgeber bei der Verköstigung von Arbeitnehmer oder Geschäftspartner aufwenden. Hierunter fällt grundsätzlich der Verzehr von Speisen und Getränken sowie weiteren Genussmitteln, die Sie in diesem Rahmen mit Partnern oder Mitarbeitern konsumieren. Darüber hinaus können Sie zudem weitere Nebenkosten außer das Geschäftsessen in voller Höhe, die im Rahmen der Bewirtung anfallen, als Bewirtungskosten absetzen. Diese sind:
- Garderobengebühr
- Trinkgeld
- die Zigarre nach dem Essen
- Unterhaltungskosten
Alle Bewirtungskosten zählen als Werbungskosten, die Sie zu 100 %, also in voller Höhe steuerlich absetzen und somit von Ihrer Steuerlast abziehen können.
Bewirtungskosten richtig eintragen
Die Bewirtungskosten gelten als Betriebsausgaben. In der Steuererklärung tragen Sie die Betriebsausgaben in der Anlage N ein.
Welche Regelungen gibt das Finanzamt vor?
Um Bewirtungskosten für zum Beispiel ein Geschäftsessen in voller Höhe absetzen zu können, müssen Sie, wie so oft, die Grundsätze des Finanzamts kennen. Die Behörde unterscheidet zwischen zwei Arten von Bewirtungsaufwendungen:
1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass:
Unter die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“ zählen alle Verpflegungskosten, die aus firmenbezogenem Ereignis für Ihre Mitarbeiter anfallen.
Damit Sie Ihre Bewirtungsbelege einreichen und Bewirtungskosten absetzen können, sollte der Anlass der Bewirtung unter eines der folgenden Beispiele fallen:
- Weihnachtsfeier des Betriebs
- Sommerfest
- Weitere Firmenfeiern, bei denen Sie als Arbeitgeber der oder die Gastgeber sind
In diesem Rahmen ist die Bewirtung Ihrer Kollegen zu 100 Prozent steuerlich absetzbar, solange die Bewirtungskosten pro Mitarbeiter den Betrag von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Das Finanzamt erlaubt zwei solche Betriebsfeiern im Jahr. Kosten, die den Betrag von 110 Euro übersteigen, sind steuerpflichtig. Diese Bewirtungskosten können Sie also nicht mehr steuerlich absetzen.
2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass:
Hierunter versteht das Finanzamt das klassische Geschäftsessen, bei dem Sie Businesspartner einladen und im Anschluss die Bewirtungskosten absetzen.
- Geschäftsabschlüsse
- Vertragsunterzeichnungen
- Projektverhandlungen
Bei diesen beruflichen Terminen können Sie das Geschäftsessen steuerlich absetzen. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr.2 des Einkommensteuergesetzes sind eine Höhe von 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar.
Firmenessen steuerlich absetzen: Mit welchem Beleg sind Bewirtungskosten abzugsfähig?
Damit Sie Ihr Arbeitsessen rechtmäßig absetzen können, müssen Sie einen Bewirtungsbeleg bei der Steuerbehörde abgeben. Die Rechnung bzw. der Bewirtungsbeleg dienen als Nachweis dafür, wann, wo und mit wem Ihr Geschäftsessen stattgefunden hat, das Sie absetzen möchten. Achten Sie darauf, dass all Ihre Angaben so genau wie möglich sind. Das Finanzamt prüft Ihr Dokument sehr exakt. Bei dem kleinsten Fehler im Bewirtungsbeleg können Sie das Essen bzw. die Bewirtungskosten nicht mehr absetzen und zahlen die Rechnung selbst.
1. Zeitpunkt
Wann hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Tragen Sie sowohl das genaue Datum als auch Beginn und Ende des Termins ein.
2. Ort
Wo hat die Bewirtung stattgefunden?
Hier geben Sie die genaue Anschrift des Restaurants ein.
3. Gastgeber
Wer hat zum Essen eingeladen?
Da Sie zum Termin einladen, tragen Sie hier alle Angaben zu Ihrer Person und zu Ihrer Firma ein. Geben Sie zusätzlich Ihre Position innerhalb des Unternehmens an.
4. Bewirtete Personen
Wer war Teilnehmer dieses Essen?
In diesem Feld tragen Sie alle Unternehmer oder Partner ein, die bei diesem Termin anwesend waren. Geben Sie zudem die genauen Angaben zur Firma der Gäste an.
5. Veranlassung
Warum hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Was sollten Sie für den Anlass der Bewirtung eintragen?
Hier muss der Grund für Ihr Geschäftsessen stehen.
Hat es sich um eine Vertragsunterzeichnung oder Geschäftsverhandlung gehandelt?
6. Speisen und Getränke
Was wurde konsumiert?
Sie müssen außerdem alle Speisen und Getränke einzeln mit den zugehörigen Preisen auflisten.
7. Trinkgeld
Wie wird das Trinkgeld geregelt?
Von den Bewirtungskosten geben Sie das Trinkgeld in einem separaten Feld an.
8. Kosten
Wie müssen die Kosten angegeben sein?
Sie müssen alle Ausgaben in voller Höhe angeben. Zudem teilen Sie die Kosten auf in:
- Bruttobetrag
- Umsatzsteuerbetrag
- Nettobetrag (= Rechnungsbetrag)
9. Unterschrift
Wie bestätigen Sie den Bewirtungsbeleg?
Am Ende bekräftigen Sie den Beleg mit Ihrer Unterschrift. Zur weiteren Bekräftigung ergänzen Sie den Bewirtungsbeleg mit einem Firmenstempel und dem Stempel des Restaurants.
Lassen Sie sich vom Restaurant zusätzlich eine Rechnung schreiben, die Sie dem Bewirtungsbeleg beifügen.
Geschäftsessen am Wochenende
Wenn Sie ein Geschäftsessen planen, Bei dem Sie die Bewirtungskosten absetzen wollen, legen Sie dies immer auf einen Werktag. Geschäftliche Verhandlungen von Montag bis Freitag sind realistisch. Sehr unwahrscheinlich ist es, dass Sie einen Geschäftstermin am Wochenende wahrnehmen. Diese Tage erkennt das Finanzamt nicht an und daher werden Sie kein Glück haben, Bewirtungskosten von diesen Tagen für Geschäftsessen abzusetzen und Bewirtungsbelege von Wochenenden beim Finanzamt einzureichen.
Was sollten Sie bei der Angemessenheit beachten?
Achten Sie darauf, dass sich Ihre Betriebsausgaben in einer angemessenen Höhe abspielen.
1. Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen sollte der Anlass der Feier oder der Umfang der Kosten in einem verhältnismäßigen Rahmen sein. Je mehr Mitarbeiter Sie bewirten und je höher Ihr Geschäftsumsatz ist, desto realistischer sind auch hohe Ausgaben bzw. eine hohe Rechnung.
2. Ähnlich verhält es sich bei Dienstessen aus geschäftlichem Anlass. Fragen Sie sich:
- Wie groß ist der Betrieb und wie hoch ist der Umsatz?
- Um was für einen Geschäftstermin handelt es sich?
- Wie sieht der Standard einer Bewirtung innerhalb der Branche aus?
- Um was für einen Geschäftspartner handelt es sich?
- Besteht ein realistisches Verhältnis zwischen der Anzahl der Gäste und der Menge an Speisen und Getränken, die Sie bestellt bzw. bezahlt haben? Als Orientierungspunkt gilt: Bis zu 100 Euro pro Person sind Betriebsaufwendungen problemlos abziehbar und als Bewirtungskosten einfach abzusetzen.
Sind Bewirtungsspesen abzugsfähig?
Als Unternehmer sind Sie häufig auf Geschäftsreisen, um mit Kunden Verträge abzuschließen oder neue Projekte zu verhandeln. In diesem Zusammenhang finden in der Regel Ihr Mittag- und Abendessen in einem Restaurant statt, wodurch für Sie Verpflegungsmehraufwendungen entstehen. Diese Kosten entstehen aus einem betrieblichen Anlass. Deshalb können Sie die Bewirtungsspesen in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Zur Verpflegungspauschale kommen weitere Reisenebenkosten dazu:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Kosten für Mietwagen
- Eintrittskarten für berufliche Events, z.B. Messen
Bewirtungskosten absetzen zusammengefasst
- Als Bewirtungskosten absetzen können Sie finanzielle Aufwendungen, die Sie bei der Verpflegung von Ihren Mitarbeitern oder von Geschäftspartnern aufwenden.
- Bei Betriebsfeiern mit Ihrem Team sind Bewirtungskosten bzw. Bewirtungsaufwendungen zu 100 % abziehbar, wenn Sie sich im Rahmen einer Höhe von 110 Euro pro Mitarbeiter bewegen.
- Von einem Geschäftsessen können Sie 70 % des gesamten Betrags, inklusive Trinkgeld, als Werbungskosten angeben. Wichtig ist, dass Sie einen Bewirtungsbeleg fehlerfrei ausfüllen, um alle Werbungskosten absetzen zu können.
- Letztlich können Sie auch Bewirtungsspesen für sich und Ihre Mitarbeiter steuerlich geltend machen.