Bewirtungs­kosten absetzen
‍einfach erklärt

Welche Regelungen gibt das Finanzamt vor?

Um Bewirtungskosten für zum Beispiel ein Geschäftsessen in voller Höhe absetzen zu können, musst du, wie so oft, die Grundsätze des Finanzamts kennen. Die Behörde unterscheidet zwischen zwei Arten von Bewirtungsaufwendungen:

1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass:

Unter die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“ zählen alle Verpflegungskosten, die aus firmenbezogenem Ereignis für Ihre Mitarbeiter anfallen.

Damit du deine Bewirtungsbelege einreichen und Bewirtungskosten absetzen kannst, sollte der Anlass der Bewirtung unter eines der folgenden Beispiele fallen:

• Weihnachtsfeier des Betriebs
• Sommerfest
• Weitere Firmenfeiern, bei denen du als Arbeitgeber der Gastgeber bist

In diesem Rahmen ist die Bewirtung Ihrer Kollegen zu 100 Prozent steuerlich absetzbar, solange die Bewirtungskosten pro Mitarbeiter den Betrag von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Das Finanzamt erlaubt zwei solche Betriebsfeiern im Jahr. Kosten, die den Betrag von 110 Euro übersteigen, sind steuerpflichtig. Diese Bewirtungskosten kannst du also nicht mehr steuerlich absetzen.

2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass:

Hierunter versteht das Finanzamt das klassische Geschäftsessen, bei dem du Businesspartner einlädst und im Anschluss die Bewirtungskosten absetzt.

Bei diesen beruflichen Terminen kannst du das Geschäftsessen steuerlich absetzen. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr.2 des Einkommensteuergesetzes sind eine Höhe von 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar.

Firmenessen steuerlich absetzen: Mit welchem Beleg sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Damit du dein Arbeitsessen rechtmäßig absetzen kannst, musst du einen Bewirtungsbeleg bei der Steuerbehörde abgeben. Die Rechnung bzw. der Bewirtungsbeleg dienen als Nachweis dafür, wann, wo und mit wem dein Geschäftsessen stattgefunden hat, das du absetzen möchtest. Achte darauf, dass all deine Angaben so genau wie möglich sind. Das Finanzamt prüft dein Dokument sehr exakt. Bei dem kleinsten Fehler im Bewirtungsbeleg kannst du das Essen bzw. die Bewirtungskosten nicht mehr absetzen und zahlst die Rechnung selbst.

1. Zeitpunkt
‍Wann hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Trage sowohl das genaue Datum als auch Beginn und Ende des Termins ein.

2. Ort
Wo hat die Bewirtung stattgefunden?
Hier gibst du die genaue Anschrift des Restaurants ein.

3. Gastgeber
Wer hat zum Essen eingeladen?
Da Sie zum Termin einladen, tragen Sie hier alle Angaben zu Ihrer Person und zu Ihrer Firma ein. Geben Sie zusätzlich Ihre Position innerhalb des Unternehmens an.

4. Bewirtete Personen
Wer war Teilnehmer dieses Essens?
In diesem Feld trägst du alle Unternehmer oder Partner ein, die bei diesem Termin anwesend waren. Gib zudem die genauen Angaben zur Firma der Gäste an.

5. Veranlassung
Warum hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Was solltest du für den Anlass der Bewirtung eintragen?
Hier muss der Grund für das Geschäftsessen stehen.
Hat es sich um eine Vertragsunterzeichnung oder Geschäftsverhandlung gehandelt?

6. Speisen und Getränke
Was wurde konsumiert?
Du musst außerdem alle Speisen und Getränke einzeln mit den zugehörigen Preisen auflisten.

7. Trinkgeld
Wie wird das Trinkgeld geregelt?
Von den Bewirtungskosten gibst du das Trinkgeld in einem separaten Feld an.

8. Kosten
Wie müssen die Kosten angegeben sein?
Du musst alle Ausgaben in voller Höhe angeben. Zudem teilen Sie die Kosten auf in:

• Bruttobetrag
• Umsatzsteuerbetrag
• Nettobetrag (= Rechnungsbetrag)

9. Unterschrift
Wie bestätigst du den Bewirtungsbeleg?
Am Ende bekräftigst du den Beleg mit deiner Unterschrift. Zur weiteren Bekräftigung ergänzt du den Bewirtungsbeleg mit einem Firmenstempel und dem Stempel des Restaurants.
Lass dir vom Restaurant zusätzlich eine Rechnung schreiben, die du dem Bewirtungsbeleg beifügst.

Was solltest du bei der Angemessenheit beachten?

Achte darauf, dass sich deine Betriebsausgaben in einer angemessenen Höhe abspielen.

1. Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen sollte der Anlass der Feier oder der Umfang der Kosten in einem verhältnismäßigen Rahmen sein. Je mehr Mitarbeiter du bewirtest und je höher dein Geschäftsumsatz ist, desto realistischer sind auch hohe Ausgaben bzw. eine hohe Rechnung.

2. Ähnlich verhält es sich bei Dienstessen aus geschäftlichem Anlass. Frage dich:

• Wie groß ist der Betrieb und wie hoch ist der Umsatz?
• Um was für einen Geschäftstermin handelt es sich?
• Wie sieht der Standard einer Bewirtung innerhalb der Branche aus?
• Um was für einen Geschäftspartner handelt es sich?
• Besteht ein realistisches Verhältnis zwischen der Anzahl der Gäste und der Menge an Speisen und Getränken, die du bestellt bzw. bezahlt hast? Als Orientierungspunkt gilt: Bis zu 100 Euro pro Person sind Betriebsaufwendungen problemlos abziehbar und als Bewirtungskosten einfach abzusetzen.

Sind Bewirtungsspesen abzugsfähig?

Als Unternehmer bist du häufig auf Geschäftsreisen, um mit Kunden Verträge abzuschließen oder neue Projekte zu verhandeln. In diesem Zusammenhang finden in der Regel dein Mittag- und Abendessen in einem Restaurant statt, wodurch für dich Verpflegungsmehraufwendungen entstehen. Diese Kosten entstehen aus einem betrieblichen Anlass. Deshalb kannst du die Bewirtungsspesen in deiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Zur Verpflegungspauschale kommen weitere Reisenebenkosten dazu:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Kosten für Mietwagen
• Eintrittskarten für berufliche Events, z.B. Messen