Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 17.11.2022
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Als elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) bezeichnet man ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier hat. Es soll künftig vermehrt in der EU und weltweit Verwendung finden, um Prozesse im Rechnungswesen für alle Beteiligten zu vereinfachen.
Gesetzliche Grundlage von E-Rechnungen?
Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung nur dann eine solche, wenn sie originär auf elektronische Weise erstellt und versandt wurde. Das bedeutet, wenn der Rechnungsempfänger eingegangene Rechnungen scannt und elektrisch weiterverarbeitet, sind das keine E-Rechnungen, sondern nach wie vor Rechnungen in Papierform. Daher zählen auch Rechnungen per Fax nicht als elektronische Belege, es sei denn sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt.
Die Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen gelten genau wie für Rechnungen auf Papier. Die E-Rechnungen müssen aber selbstverständlich nicht ausgedruckt und abgeheftet werden. Es gibt zahlreiche Anbieter, welche für die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen garantieren.
GoBD-konforme Verarbeitung von E-Rechnungen
Um die GoBD-konforme elektronische Rechnungsverarbeitung der E-Rechnungen zu gewährleisten, arbeiten Unternehmen und Regierungen gemeinsam an Lösungen. Neben dem bereits genannten ZUGFeRD ist so auch das Format XRechnung entstanden. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes Datenmodell, das länderübergreifend europaweit den Rechnungsaustausch von Behörden und Regierungen als einheitlicher Standard ermöglichen soll. Die Umsetzungsfrist der Länder endete am 18. April 2020. Seitdem ist das Format der internationale Mindeststandard für E-Rechnungen in Europa.
Alle Kommunen müssen sich seitdem an die Richtlinie 2014/55/EU halten, in der die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung verankert sind. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind die Ergebnisse dieser Rechnungsverordnung. Neben Vorgaben zur Einführung und Umsetzung der E-Rechnung ist darin bestimmt, welche Bedingungen papierlose Rechnungen und beispielsweise der digitale Rechnungsversand per E-Mail sowie elektronischer Rechnungseingang zu erfüllen haben.
Da der IT-Planungsrat der europäischen Union großes Potenzial in der E-Rechnung sieht, sind in Zukunft weitere Erleichterungen in der Rechnungsgesetzgebung zu erwarten.
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Wie unterscheiden sich E-Rechnung und Papierrechnung?
Die beiden Rechnungsarten unterscheiden sich kaum voneinander. Grundsätzlich kann man mittlerweile alle Rechnungen elektronisch versenden. Auch das einfache Zustellen einer Rechnung per E-Mail ist zulässig. Beide Rechnungsarten – elektronisch wie gedruckt – müssen dieselben Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Wie genau diese aussehen, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema Rechnungen schreiben. Elektronische Rechnungen können grundsätzlich in verschiedenen Formen auftreten:
- als strukturierte Daten (wie z. B. im XML-Format)
- als unstrukturierten Daten (wie z. B. im PDF-/Word-Format oder als einfacher E-Mail-Text)
- als sogenannte hybride Daten (wie z. B. bei ZUGFeRD-Rechnungen)
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist auch der Name eines Dateiformats, das für E-Rechnungen ausgelegt ist. Mit diesem Format erstellte, versendete und verarbeitete elektronische Rechnungen erfüllen die Richtlinien der GoBD innerhalb Deutschlands und der europäischen Union. Es garantiert beispielsweise maschinelle und menschliche Lesbarkeit gleichermaßen und lässt sich GoBD-konform archivieren.
Was sind hybride Daten?
Elektronische Rechnungen, die als hybride Daten vorliegen, können sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen und verarbeitet werden. Am Beispiel von ZUGFeRD lässt sich das leicht verstehen:
E-Rechnungen werden per E-Mail im bekannten PDF/A-4-Format versendet. Sie können wie gewöhnliche PDF-Dateien geöffnet und gelesen werden. Diesen Dateien sind maschinenlesbare XML-Dateien angefügt, welche eine automatische Verarbeitung der elektronischen PDF-Rechnungen in der Buchhaltung ermöglichen.
Welche Richtlinien müssen bei einer E-Rechnung beachtet werden?
Damit eine elektronische Rechnung auch vom Finanzamt als absolut gleichwertig zu einer Papierrechnung behandelt werden kann, sind neben den grundsätzlichen Anforderungen an eine Rechnung auch die folgenden Richtlinien einzuhalten:
- Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.
- Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
- Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).
- Die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung muss garantiert sein.
Allerdings sind diese Vorgaben in der Praxis der elektronischen Rechnungsstellung recht einfach zu erfüllen. Indem der Gesetzgeber sowohl den Sender als auch den Empfänger der Rechnung zur Kontrolle anhält, fallen technische Mängel schnell auf. Sind all diese Kriterien erfüllt, eignet sich die elektronische Rechnung beispielsweise auch zum Vorsteuerabzug. Im Folgenden ein Beispiel, um die Praxis zu verstehen.
Beispiel: Die E-Rechnung in der Praxis
Ein Schreiner hat einen Tisch für einen Kunden gebaut. Für die Tätigkeit will er seinem Auftraggeber 1.000 € in Rechnung stellen. Um Papier zu sparen, schickt der Schreiner einfach eine Rechnung per E-Mail an seinen Kunden. Die Rechnung sieht genauso aus wie die Papierrechnungen, die er per Post versendet. Sofern dem Schreiner keine Fehler unterlaufen, hat er alle Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt:
- Die Rechnung wurde elektronisch per E-Mail erstellt, versendet und empfangen.
- Sie ist für Menschen lesbar.
- Das interne Kontrollverfahren ist durch Kunden-, Rechnungs- und Auftragsnummer durchführbar.
- Die Unversehrtheit ist ebenso leicht zu überprüfen.
Die einzige offene Frage: Hat der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zugestimmt? Hier hilft die gültige Rechtsprechung: Durch unterlassenen Widerspruch gilt die Zustimmung rückwirkend als erteilt. Also ist für den Handwerker alles gut: Er hat Papier und Porto gespart.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?
Gegenüber traditionellen Rechnungen auf Papier haben E-Rechnungen einige grundlegende Vorteile – dazu gehören folgende, um nur ein paar Beispiele zu nennen:
- Kostenersparnis: Es entstehen weder Papier- noch Portokosten.
- Platzersparnis: Auch E-Rechnungen müssen archiviert werden. Allerdings nehmen sie – anders als Papierrechnungen – keinen Platz in Schränken oder ähnlichem weg, sondern sind als digitale Rechnungen verfügbar.
- Zeitersparnis: Mit wenigen Klicks lassen sich elektronische Rechnungen teilweise sogar automatisch erstellen. Kein Ausdrucken, kein Unterschreiben, kein Postweg.
Diese Liste lässt sich noch lange fortführen. Durch die elektronische Archivierung kann dem Steuerberater und dem Finanzamt jederzeit Zugriff auf wichtige Daten gewährt werden. Die Zeit, die in der Debitorenbuchhaltung gespart wird, lässt sich an anderen Stellen in das Unternehmen einbringen, was zu mehr Effizienz und gesteigertem Wachstum führt. Insbesondere kleine Betriebe profitieren, da sie sich stärker um ihr Kerngeschäft und weniger um ihre Buchführung kümmern müssen. Das lästige Sortieren, Vorkontieren, Abheften und so weiter entfällt.
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- Alle Belege einfach erstellen: vom Angebot bis zur E-Rechnung
- Einfache Kundenverwaltung mit 360-Grad-Ansicht
- Lieferanten und Artikel übersichtlich verwalten
- Wichtige Daten auch mobil aufrufen, erfassen und bearbeiten
E-Rechnung zusammengefasst
- Durch elektronische Rechnungen sollen Bürokratie abgebaut und Abläufe vereinfacht werden.
- E-Rechnungen lassen sich bereits durch einfache Änderungen wie dem Versenden von Rechnungen als PDF-Datei realisieren.
- In E-Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten sein wie in Papierrechnungen.
- Wer elektronische Rechnungslegung nutzt, profitiert besonders von Buchhaltungsprogrammen.
- Die gesetzlichen Grundlagen elektronischer Rechnungen sind besonders im UStG geregelt.
- Die EU-Richtlinie zu E-Rechnungen heißt 2014/55/EU.