Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Wann gilt ein Fahrzeug als Firmenwagen?
Ein Fahrzeug gilt dann als Dienstwagen, wenn der Arbeitgeber es seinem Mitarbeiter zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung stellt. Geschäftswagen gibt es aber nicht nur für Arbeitnehmer. Auch Selbstständige können einen Firmenwagen fahren: Wenn das Auto zu Ihrem Betriebsvermögen gehört und Sie es selbst nutzen, nennt man auch esGeschäftswagen.
Überlassen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern den Firmenwagen, können Sie vorgeben, in welchem Umfang das Auto genutzt werden darf. Einige Chefs erlauben ausschließlich die berufliche Nutzung, also nur dienstliche Zwecke, während andere ihre Mitarbeiter auch privat mit dem Firmenwagen fahren lassen. Das sind also individuelle Vereinbarungen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam aushandeln können und sollten. In der Regel ist allen Verträgen gemeinsam, dass der Geschäftswagen zurückgegeben werden muss, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Mit dem Ende der Kündigungsfrist endet damit auch die Nutzung des Firmenwagens.
Vorteile eines Firmenwagens
Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können von einem Geschäftswagen profitieren. Zum Beispiel so:
Kauf oder Leasing: Für welche Unternehmen lohnt sich was?
Für welche Unternehmen sich eher das Firmenwagen-Leasing lohnt und welche Firmen von einem Kauf des Dienstwagens profitieren, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Leasing lohnt sich zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber den Kreditrahmen seiner Bank nicht über Gebühr beanspruchen möchte.
Leasing eines Firmenwagens
- Geringe Belastung der Firmenliquidität und des Eigenkapitals
- Anstieg der monatlichen Fixkosten
- Begrenzte Kilometerleistung pro Jahr
- Auflagen für Rückgabe des Firmenwagens
Kauf eines Firmenwagens
- Möglichkeit der steuerlichen Abschreibung
- Investition in Geschäftsausstattung
- Erworbener Firmenwagen ist nicht an Kilometerstand gebunden
- Kapitalbindung
- Belastung der Liquidität
- Frage der Finanzierung
Dienstwagenbesteuerung: Welche Steuern müssen Sie für den Firmenwagen zahlen?
Wenn der Firmenwagen auch privat genutzt werden darf, müssen Sie ihn als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Denn ein Vorteil ist die Privatnutzung des Firmenwagens in jedem Fall. Sie sparen sich nämlich einiges an Kosten. Zum Beispiel diese hier:
- Kosten für die Anschaffung des PKW
- Kosten für die Versicherung und Straßensteuer
- Kosten für Wartung, TÜV und Reparaturen
- Kosten für Treibstoff
- Wertverlust des Autos
Das Finanzamt betrachtet einen privat genutzten Dienstwagen daher wie eine Gehaltserhöhung oder zusätzliches Gehalt. Der Firmenwagen hat damit einen Einfluss auf Ihr Einkommen, das Sie im Rahmen der Steuererklärung versteuern müssen.
Urteil des BFH
Wenn sich der Fahrer des Firmenwagens an den Kosten für den Geschäftswagen beteiligt, kann das den geldwerten Vorteil senken. Dazu gibt es gleich zwei unterschiedliche Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) (Urteil vom 30. November 2016, VI R 2/15 und Urteil vom 30. November 2016, VI R 49/14) zum Thema Firmenwagen, mit dem Ergebnis, dass seit 2017 diese Änderungen auch das Bundesfinanzministerium akzeptiert. Heißt konkret: Wenn der Dienstwagenfahrer häufig auf eigene Kosten tankt, den Wagen waschen lässt oder gar Reparaturen (teilweise) selbst zahlt, kann das den geldwerten Vorteil deutlich mindern – im Idealfall sogar auf null senken.
Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung: Was ist günstiger?
Bei einem privat genutzten Geschäftswagen haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten der Besteuerung:
- Die 1-%-Regelung,
- Das Fahrtenbuch.
Sie sollten sich vorab gut überlegen, welche Variante für Sie die bessere ist, wenn Sie den Geschäftswagen auch privat nutzen. Haben Sie sich einmal entschieden, sind Sie für das laufende Jahr an die gewählte Besteuerung gebunden. Ausnahme: Sie bekommen unterjährig einen anderen Firmenwagen. Dann können Sie sich wieder neu entscheiden.
Dienstwagen versteuern: So funktioniert die 1-%-Regelung
Wer sich für die 1-%-Regelung entscheidet, wählt die pauschale Variante der Versteuerung. Im Vergleich zum Fahrtenbuch ist diese Art, den Firmenwagen zu versteuern, weniger aufwändig – was für viele Dienstwagenfahrer durchaus ein Argument sein kann. Die Versteuerung eines Geschäftswagens mit Privatnutzung funktioniert dabei so: Ausgangspunkt ist der inländische Listenpreis.
Listenpreis und Erstzulassung des Kfz
Der Listenpreis wird auch dann angesetzt, wenn Sie einen Gebrauchtwagen gekauft haben. Denn der Listenpreis bezieht sich immer auf die Erstzulassung des Kfz. Das bedeutet außerdem, dass auch beim Leasing oder der Miete eines Firmenwagens der Listenpreis zur Berechnung angesetzt wird.
Ebenfalls nicht gerade positiv für Arbeitnehmer: Zum Listenpreis zählt auch die Umsatzsteuer dazu, die beim Kauf des Geschäftswagens anfällt. Als Chef müssen Sie die Umsatzsteuer gar nicht zahlen – Ihren Mitarbeitern wird sie aber trotzdem auf den Wert des Autos und damit als zusätzliche Belastung aufgeschlagen. Angenommen, Ihr Mitarbeiter bekommt einen Firmenwagen, der 60.000 Euro wert ist. Ein Prozent davon sind 600 Euro und damit der geldwerte Vorteil, der in seinem Fall angesetzt wird. Diese 600 Euro müssen Sie zusätzlich pro Monat mit seinem Arbeitslohn versteuern. Das ist aber noch nicht alles. Die Fahrten zu seinem Arbeitsort muss der Arbeitnehmer noch einmal extra zahlen. Aktuell werden hierfür pro Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises in Brutto fällig.
Firmenwagen versteuern: So führt man ein Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch ist die Variante für Dienstwagenfahrer, die nicht die pauschale, sondern die tatsächliche Versteuerung wünschen. Denn mit diesem Instrument zahlt man nur für den Weg, den man auch tatsächlich mit dem Firmenwagen fährt.
Die Berechnung ist dabei noch recht einfach: Angenommen, dass mit dem Firmenwagen pro Jahr insgesamt 40.000 Kilometer gefahren werden. Davon entfallen lediglich 3.000 Kilometer auf die Privatnutzung. Die Kosten, die im Jahr für den Firmenwagen aufgelaufen sind, liegen bei 11.000 Euro.
Um die Kosten für jeden gefahrenen Kilometer zu berechnen, gehen Sie folgendermaßen vor: Sie teilen den Geldbetrag durch die Anzahl der Kilometer, also 11.000 : 40.000 = 0,275.
Um die tatsächlichen Aufwendungen für den Dienstwagen zu ermitteln, multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl der Kilometer, die privat gefahren wurden. Macht in unserem Beispiel 3.000 x 0,275 = 825. Es wurde also lediglich ein Anteil von 825 Euro an den Kosten verursacht. Und nur diese 825 Euro müssen in der Steuererklärung für den Firmenwagen angegeben werden – und zwar für das gesamte Jahr. Das ist ein deutlicher Unterschied zur 1-%-Regelung, bei der im vorangehenden Beispiel schon 600 pro Monat zusätzlich versteuert werden mussten.
Was Ihnen schon verrät, wann sich welche Variante lohnt: Sind Sie nicht viel mit Ihrem Firmenwagen privat unterwegs, ist das Fahrtenbuch vermutlich die kostengünstigere Alternative. Fahren Sie dagegen viel und ausgiebig auch in Ihrer Freizeit mit dem Geschäftswagen herum, kann sich die 1-%-Regelung und die damit einhergehende Versteuerung eher lohnen. Führen Sie ein Fahrtenbuch, müssen Sie genau darauf achten, dass alle Angaben enthalten sind, nämlich:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und bei Ende der Fahrt
- Reiseziel
- Reisezweck (ggf. inklusive Kunde oder Ansprechpartner, der besucht wurde)
Außerdem wichtig: Das Finanzamt akzeptiert keine Fahrtenbücher, die nachträglich verändert werden können. Die gute alte Excel-Tabelle ist damit hinfällig, ebenso ein einfacher Block, den einige Dienstwagenfahrer noch immer in der Ablage der Fahrertür haben.
Stattdessen sollten Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen oder alternativ eine App nutzen. Am besten besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Steuerberater, da gerade die elektronischen Varianten kostspielig sein können.
Das Fahrtenbuch lückenlos führen
Das Fahrtenbuch müssen Sie lückenlos führen! Auf dieser Grundlage können Sie anschließend die Betriebskosten des Fahrzeugs anteilig denen Ihres Unternehmens zuordnen.
Dürfen Ihr Partner oder andere Familienangehörige mit dem Geschäftswagen fahren?
Das hängt – wie so häufig bei juristischen Themen – vom Einzelfall hab. Wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber darauf geeinigt haben, dass auch andere Personen mit dem Firmenwagen fahren dürfen, ist das ok. Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle Regelungen zum Firmenwagen schriftlich festzuhalten, zum Beispiel in einem sogenannten Dienstwagenüberlassungsvertrag. So sind Sie im Fall der Fälle auf der sicheren Seite.
Sie hatten einen Unfall mit dem Dienstwagen. Wer haftet?
Auch das hängt von der jeweiligen Vereinbarung ab. Einige Arbeitgeber schließen für den Firmenwagen eine Vollkaskoversicherung ab, während andere den PKW nur Teilkasko versichern. Im letzten Fall ist der Arbeitnehmer zumindest zum Teil in der Pflicht. Denkbar ist aber auch, dass Arbeitnehmer bestimmte Schäden am Auto komplett übernehmen müssen. Im Idealfall ist auch das ganz konkret in einem Vertrag zum Firmenwagen schriftlich geregelt. Ob ein Gericht die individuell getroffenen Regelungen bei einer Überprüfung jedoch vorbehaltlos gelten lässt, kann man vorab nicht sagen. Für eine erste Einschätzung kann man sich an der Fahrlässigkeit orientieren:
- Kann dem Arbeitnehmer leichte Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, wird er vermutlich für den Schaden des Firmenwagens nicht haften müssen.
- Wird ihm mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen, steht er zum Teil in der Pflicht.
- Bei grober Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz muss er die Schäden am Dienstwagen wahrscheinlich komplett selbst tragen.
Eine verbindliche Auskunft dazu kann Ihnen aber nur ein Rechtsanwalt geben.
Was passiert mit dem Auto, wenn Sie nicht arbeiten können?
In der Regel gilt, dass der Dienstwagen genutzt werden darf, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Die sogenannte Dienstwagenberechtigung gilt also auch während Krankheit (in den ersten sechs Wochen) und im Urlaub, aber auch dann, wenn der Mitarbeiter längere Zeit nicht am Arbeitsplatz ist, wie zum Beispiel im Mutterschutz. Aber auch in diesen Fällen hängt es davon ab, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich festgehalten haben. Interessant wird diese Frage ohnehin nur dann, wenn der PKW auch privat genutzt wird.
Können Sie die Entfernungspauschale nutzen, wenn Sie einen Firmenwagen fahren?
Auch bei einem Firmenwagen kann der Dienstwagenfahrer für den Weg zu seiner Arbeit die Entfernungspauschale ansetzen. Die Entfernungspauschale kann übrigens bei der 1-%-Regelung von dem zu zahlenden Anteil abgezogen werden. Dabei gibt es jedoch einige Besonderheiten, abhängig davon, wie Sie als Arbeitgeber den Geschäftswagen versteuern. Ein Steuerberater oder auch das Finanzamt können Ihnen individuell zum Thema Versteuerung des Dienstwagens weiterhelfen.
Lohnt sich ein Elektroauto als Geschäftswagen?
Seit Beginn des Jahres 2019 gibt es für Arbeitgeber eine ganze Reihe steuerlicher Vergünstigungen, wenn sie ein Elektroauto als Firmenwagen anschaffen. Gesetzlich sind diese Vorschriften im sogenannten Jahressteuergesetz 2019 festgehalten. Auch für Arbeitnehmer kann sich ein Elektroauto als Geschäftswagen lohnen: Bei der 1-%-Regelung muss man dann nur den halben Listenpreis des Firmenwagens als geldwerten Vorteil ansetzen.
Firmenwagen zusammengefasst
- Ein Fahrzeug gilt als Firmenwagen, wenn der Arbeitgeber es seinem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung stellt
- Der Arbeitgeber kann vorgeben, in welchem Umfang das Auto genutzt werden darf
- Mit dem Ende der Kündigungsfrist endet die Nutzung des Firmenwagens
- Von einem Firmenwagen können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren
- Ob sich ein Kauf oder Leasing mehr lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab
- Wer ein solches Firmenfahrzeug privat nutzt, muss es als geldwerten Vorteil versteuern
- Ob es sich mehr lohnt, ein Fahrtenbuch zu führen oder die 1-%-Regelung zu nutzen, hängt von der Nutzung des Fahrzeugs ab