Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind gemäß Definition ein Regelwerk, das zum einen aus niedergeschriebenen Gesetzen besteht und zum anderen aus Abläufen, die sich in der Praxis etabliert haben. Die GoB bestehen also aus kodifizierten und nicht-kodifizierten Regelungen.
Bei den GoB geht es immer darum, finanzielle Verluste zu vermeiden, die sich aufgrund mangelhafter Buchführung ergeben. Zudem aber auch darum, persönliche Informationen und sensible Daten zu schützen. Wie Belege und Daten aufbewahrt werden müssen, ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO), die entsprechend einen wichtigen Zusatz zu den Regelungen der ordnungsmäßigen Buchführung bildet.
Für wen gelten die GoB?
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten grundsätzlich für alle Kaufleute, wie sie im Handelsrecht definiert sind. Die entsprechende Vorschrift dazu findet sich in § 238 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB).
Das bedeutet: Unternehmen, die dazu verpflichtet sind, im Handelsregister eingetragen und erfasst zu werden, müssen sich an diese Form der Buchführung halten. Neben den Kaufleuten müssen sich auch sogenannte Kann-Kaufleute an den kodifizierten und nicht-kodifizierten Richtlinien der Buchführung orientieren, wie sie in den GoB definiert und erfasst sind.
Zu den Kann-Kaufleuten gehören:
- Kleingewerbetreibende, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind (§ 2 HGB)
- Betriebe der Land- und Forstwirtschaft (§ 3 HGB)
GoB für Freiberufler und Kleinunternehmer
Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Freiberufler und Selbstständige, welche die Kleinunternehmerregelung anwenden, sich nicht an die GoB halten müssen – sie können es aber freiwillig tun, wenn sie möchten.
Wo findet man die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
Tatsächlich ist es gar nicht so einfach, eine Übersicht über Regelungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu finden und Klarheit darüber zu erhalten. Denn die GoB bestehen zum Teil aus gutachterlichen Stellungnahmen oder dem Gewohnheitsrecht und damit auch aus ungeschriebenen Gesetzen und Regelungen.
Aus diesem Grund bezeichnet man die GoB auch als unbestimmten Rechtsbegriff. Die Auslegung der einzelnen Prinzipien ergibt sich nämlich unter anderem aus der individuellen Rechtsprechung verschiedener Gerichte. Daneben kann auch die jeweils zuständige Verwaltung die Normen unterschiedlich auslegen und einen anderen Ansatz verfolgen.
Die Bedeutung der Grundsätze der Buchführung für Unternehmen
Trotzdem gibt es Normen und Regelungen, die als verbindlich und allgemeingültig gelten und an die Sie sich als Unternehmer halten sollten. Vor allem dann, wenn ein bestimmter Sachverhalt zweifelhaft ist. Wenn man sich zum Beispiel nicht ganz sicher ist, wie die eigentliche Rechtsgrundlage zu verstehen ist und man keine Klarheit darüber gewinnen kann, kommen die GoB zum Tragen. Sie dienen sogar als Entscheidungsgrundlage, ob eine Bestrafung veranschlagt wird.
Klingt kompliziert? Wir verdeutlichen es anhand eines Beispiels:
- Gehen wir davon aus, dass Sie einen Fehler in Ihrer Buchführung gemacht haben. Nun weiß das Finanzamt zunächst nicht, ob dies absichtlich passiert ist, Sie also täuschen wollten, oder ob es sich um ein Versehen handelt.
- Um den Fall zu klären, werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung herangezogen. Wenn das Finanzamt sieht, dass Sie sich ansonsten in Ihrer Buchführung an die Vorschriften der GoB gehalten haben, wird es vermutlich zu dem Schluss kommen, dass Ihnen nur ein Flüchtigkeitsfehler bei der korrekten Erfassung unterlaufen ist.
- Bemerkt es dagegen bei der kompletten Prüfung Ihrer Buchführung, dass Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung nur sporadisch eingehalten haben, kann sich das ungünstig für Sie auswirken. In diesem Fall wird die Finanzbehörde vermutlich auch bei dem in Frage stehenden Fehler davon ausgehen, dass Sie eine Schuld daran tragen und eventuell vorsätzlich gehandelt haben. Im schlimmsten Fall droht Ihnen ein Steuerstrafverfahren.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Einzelnen
Grundsätzlich sollten Sie wissen, dass sich die GoB in drei große Bereiche aufgliedern:
- Die eigentlichen Regelungen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sowie deren Erfassung.
- Die Abgrenzungsgrundsätze, die sich mit dem Zeitpunkt der Geschäftsvorfälle befassen.
- Die Grundsätze der Bilanzierung und die Vorschriften für die doppelte Buchführung
Die eigentlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
In § 238 HGB Abs. 1 ist der erste Grundsatz der GoB geregelt. Danach muss die Buchführung – damit sie als ordnungsgemäß gelten kann – so gestaltet und erfasst sein, dass ein unbeteiligter, sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick und eine Bilanzklarheit verschaffen kann.
Hinzu kommt der formelle Grundsatz des Belegprinzips. Dieser besagt, dass es für jede Buchung einen entsprechenden Beleg geben muss und dass ohne Beleg keine Buchung erfolgen darf.
Die Abgrenzungsgrundsätze zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
Diese Regelungen in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sind sogenannte Nischengrundsätze. Sie können nur für ganz bestimmte Posten und Erträge angewandt werden, daher der Name. Man unterscheidet folgende Abgrenzungsgrundsätze:
Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung regeln die gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungswesen eines Unternehmens. Im Einzelnen bedeutet das:
Was ist der Unterschied zwischen GoB, GoBD und GOBS?
Jeder der drei genannten Oberbegriffe umfasst eine Reihe von klar unterscheidbaren Grundsätzen.
GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung, Erfassung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind gewissermaßen eine Weiterentwicklung der GoB. Denn sie legen weitere Regeln fest. Nämlich, was bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen in elektronischer Form beachtet werden muss.
GoBS
Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) verfolgen den Ansatz eines konkreteren Bezugs auf die Buchführung und elektronische Datenverarbeitung.
Was sind die Konsequenzen von nicht ordnungsmäßiger Buchführung?
Unternehmer, die sich an die Vorschriften der Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung halten müssen, sollten Verstöße gegen die Regelungen vermeiden. Denn tatsächlich drohen empfindliche Strafen. Jedoch hängen diese natürlich von der Schwere des Vergehens ab.
Wenn Ihnen lediglich aus Versehen eine Falschbuchung unterläuft oder Aufzeichnungen fehlen, kann Sie das Finanzamt zunächst zu folgenden Korrekturen auffordern:
- Korrektur des Fehlers
- Berichtigung der Angaben durch eine sogenannte Teilschätzung
- Berichtigung der Angaben durch eine sogenannte Gesamtschätzung
Die Schätzung kann dazu führen, dass Folgendes passiert:
- Sie müssen Steuern nachzahlen
- Steuerliche Vergünstigungen oder z. B. das Recht auf Vorsteuerabzug werden gestrichen
- Ein Steuerstrafverfahren wird eingeleitet (nur bei schweren Verstößen)
Freiheitsstrafen bei Falschangaben
Wer absichtlich falsche Angaben macht und sein Vermögen im Jahresabschluss verschleiern möchte, muss nicht nur mit Geldstrafen, sondern auch mit einer Freiheitsstrafe rechnen. Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie in § 331 HGB und §§ 370ff. AO (Abgabenordnung).
Wenn Sie eine smarte Buchhaltungssoftware verwenden, die GoBD testiert ist, können Sie sich viel Aufwand sparen. Denn die Software sorgt dafür, dass Sie die GoB-Regelungen einhalten, die für Sie relevant sind.
GoB zusammengefasst
- Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten für alle Kaufleute, aber nicht für Freiberufler.
- Selbstständige, die als Freiberufler tätig sind, müssen sich also nicht zwingend an die Regelungen halten, können es aber tun.
- Die GoB bestehen aus kodifizierten und nicht-kodifizierten Regelungen.
- Unternehmer, die zur GoB verpflichtet sind, sich aber nicht daran halten, können empfindlich bestraft werden – z. B. durch Nachzahlungen.