Der Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation ist die Dynamik. Während die Aufbauorganisation die rein statische Organisationsstruktur eines Unternehmens abbildet, zeigt die Ablauforganisation dynamische Arbeitsprozesse innerhalb der vorgegebenen Struktur.
Die Aufbauorganisation bildet somit ein Gerüst aus Stellen und Abteilungen und verteilt an diese die Zuständigkeiten und Verantwortung. Die Ziele der Aufbauorganisation drehen sich um die Koordination und die Unternehmenshierarchie. Aufbau- und Ablauforganisation sind also in der Zusammenfassung zwei sich ergänzende Bereiche. Aus diesem Grund können die Begriffe Aufbauorganisation und Ablauforganisation nicht isoliert betrachtet werden.
Die Rolle der Ablauforganisation
Die Ablauforganisation hat folgende Aufgaben:
- Sie organisiert in dem Gerüst die Beziehungen der Mitarbeiter und Abteilungen
- Sie koordiniert die einzelnen Arbeitsschritte
- Sie definiert die jeweilige Gesamtaufgabe
Dazu ordnet man die Arbeitsinhalte und verteilt diese dann unter Berücksichtigung zeitlicher und räumlicher Faktoren an die Stellen und Abteilungen. In der Zusammenfassung entsteht eine Vielzahl von Arbeitsprozessen. Am Ende dieser gesammelten Einheiten steht immer die Überprüfung durch den jeweiligen Vorgesetzten.
Aufgabenorganisation: Analyse der einzelnen Bestandteile
Die Aufbauorganisation erfordert in einem ersten Schritt eine Analyse aller Teilaufgaben. Dabei muss man die Gesamtaufgabe zur Erreichung des Unternehmensziels definieren. Diese Gesamtaufgabe kann man im nächsten Schritt in Teilaufgaben unterteilen.
Die Kriterien der Aufgabenanalyse sind:
- Produkte oder Objekte: Produkte, Halbfabrikate, Rohstoffe oder Waren.
- Funktionen und Zuständigkeiten: Vertrieb, Produktion, Einkauf oder Marketing.
- Phasen und Produktionsstufen: Planung, Organisation und Durchführung sowie abschließende Kontrolle.
- Rangstufen und Hierarchien: Verantwortung für das gesamte Unternehmen hat einen höheren Rang als Teilaufgaben.
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Die Definition der Aufbauorganisation spielt auch in der Betriebswirtschaftslehre (BWL) eine wichtige Rolle. Die Aufbauorganisation ist ein „organisatorisches Muster für Zuständigkeiten“. Wichtig dabei ist die Koordination der Funktionen und Bereiche. Die Aufbauorganisation beschreibt den Informations- und Direktiven-Fluss in einer Organisation. Die jeweiligen Vor- und Nachteile der Aufbauorganisation stehen ausgewogen gegenüber.
Man unterscheidet zwei Formen der Aufbauorganisation:
Die Betriebswirtschaftslehre unterscheidet die funktionsorientierte, prozessorientierte und objektorientierte Aufbauorganisation.
Konzerne und große Unternehmen sind zumeist in Geschäftsbereiche und Ebenen unterteilt. Setzt man voraus, dass eine Strategie die Geschäftsprozesse ableitet, muss man die Aufbauorganisation auf die Geschäftsprozesse ausrichten und danach gestalten. Durch diese Struktur kann man eine hohe Effizienz der Geschäftsprozesse erreichen.
Das heißt, die Abhängigkeit der Prozesse von der Aufbaustruktur wird umgekehrt. So muss die Aufbaustruktur des Unternehmens die Prozesse unterstützen. Die Integration sämtlicher Prozesse in die Organisationsstruktur eines Unternehmens ist die Prozessorganisation.
Hierbei sind in Unternehmen fünf verschiedene Organisationsformen anhand ihres Integrationsgrades zu unterscheiden.
Das Mehrliniensystem einer Aufbauorganisation schafft eine sogenannte Mehrfachunterstellung. Dadurch entsteht eine Politik der kürzesten Wege.
Bei dieser Aufbauorganisation hat zum Beispiel jede Stelle oder Ebene mehrere Vorgesetzte, die Weisungen geben. Der US-amerikanischen Ingenieur Frederick Winslow Taylor entwickelte das Mehrliniensystem der Aufbauorganisation. Als ein reines Funktionsmeisterprinzip stellt diese Aufbauorganisation ein idealtypisches Konzept zur Organisation in Unternehmen dar.
Die Struktur des Mehrliniensystems wird in einem Organigramm dargestellt. Die auf ein Fachgebiet spezialisierten Vorgesetzten können dadurch im Rahmen ihrer Verantwortung einzelne Aufgaben über das eigene Aufgabengebiet hinaus delegieren. Sind zur Erfüllung von Teilaufgaben allerdings weitere Funktionen notwendig, können mehreren Instanzen Anweisungen an die Mitarbeiter verteilen. Somit arbeiten Abteilungen interdisziplinär.
Die drei Merkmale des Mehrliniensystems
- Grundform für die hierarchische Aufbauorganisation eines Unternehmens:
Untergeordnete Funktionen und Bereiche haben mehrere übergeordnete Zuständigkeiten. Eine übergeordnete Instanz kann also gegenüber mehreren untergeordneten Stellen einzelne Weisungen erteilen.
- Struktur der sogenannten Mehrfachunterstellung:
Ermöglicht das Prinzip der kürzesten Wege innerhalb der Abteilungen, da Anweisungen direkt in einzelnen Bereichen erfolgen.
- Übergeordneten Bereiche und Funktionen im Unternehmen bestehen aus unterschiedlichen Kompetenzbereichen:
Überschneidungen möglich. Damit besteht zwar die Gefahr von Kompetenzkonflikten, allerdings können so Mitarbeiter auch fachspezifische Anweisungen erhalten.
Mit dem Stabliniensystem einer Aufbauorganisation ist im Grunde genommen ein erweitertes Einliniensystem geschaffen. Die sogenannten Stabsstellen der Bereiche sollen dabei als Beratungsinstanz die einzelnen Linien im Unternehmen entlasten.
Stabsstellen sind unterteilt in:
- Generalisierte Stabsstellen mit einer mengenmäßig entlastenden Funktionalität, wie zum Beispiel die Assistenz der Geschäftsführung.
- Spezialisierte Stabsstellen, die den jeweiligen Bereichen und Funktionen eine fachliche Unterstützung bieten sollen. So unterstützt zum Beispiel die Rechtsabteilung durch fachspezifische Hinweise die Geschäftsführung.
Stabsstellen haben innerhalb der jeweiligen Aufbauorganisation keinerlei Weisungsbefugnis. Sie tragen jedoch häufig Verantwortung und unterstützen wesentliche Entscheidungen.
Tatsache ist, dass insbesondere die spezialisierten Stabsstellen oft über ein Sonderwissen verfügen und dank dieser Wissenskompetenz innerhalb ihrer Einheiten Entscheidungen treffen können. Das Stabliniensystem einer Aufbauorganisation ist somit eine Form der betrieblichen Aufbauorganisation. Ausnahmen bilden hier häufig Einheiten von Polizei oder Militär.