Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus besteht aus vier Phasen, die immer in der gleichen Reihenfolge ablaufen. Auf Deutsch lauten die vier Phasen des PDCA-Zyklus „Planen“, „Umsetzen“, „Prüfen“, und „Handeln“.
- Plan: Im ersten Schritt werden das Problem und der Ist-Zustand beschrieben. Anschließend werden die Ursachen des Problems erörtert und der Soll-Zustand abgeleitet. Außerdem werden Kennzahlen zur Erreichung des Ziels definiert. Prüfen Sie die verfügbaren Informationen umfassend. Generieren Sie Ideen, und entwickeln Sie einen soliden Umsetzungsplan. Nennen Sie unbedingt Ihre Erfolgskriterien und machen Sie diese so messbar wie möglich. Sie werden später in der Check-Phase darauf zurückkommen.
- Do: Es folgt die Umsetzungsphase. Jetzt werden alle notwendigen Maßnahmen zur Realisierung des Zielzustandes festgelegt und idealerweise in einem kleinen Pilotprojekt getestet. So lässt sich feststellen, ob die vorgeschlagenen Änderungen das gewünschte Ergebnis bringen – und zwar bei minimaler Beeinträchtigung des übrigen Betriebs. Sammeln Sie während der Durchführung des Pilotprojekts Daten, die zeigen, ob die Änderung funktioniert hat oder nicht. Diese Daten werden Sie in der nächsten Phase benötigen.
- Check: In der dritten Phase erfolgt eine Auswertung. Die Erfahrungen, die Unternehmen bei der Umsetzung machen, und die erzielten Ergebnisse werden bewertet. Bei Bedarf können Sie die Maßnahmen anpassen und neu ausrichten, sprich in die Plan-Phase zurückkehren.
- Act: In der abschließenden Phase des PDCA-Zyklus werden die Ergebnisse reflektiert. Die verbesserten Prozesse gelten nun als Standard und sollen von allen Mitarbeitenden umgesetzt werden. Gleichzeitig suchen Sie weiter nach Möglichkeiten, den Prozess weiter zu optimieren. Falls Sie in der Act-Phase feststellen, dass Sie das Ziel nicht erreicht haben, wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen.
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Bei langwierigen Verfahren mit aufwendiger Planung kann der gesamte Zyklus mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Ist der Prozess einmal durchlaufen, beginnt er wieder von vorne. Er kann sich beliebig oft wiederholen und ist daher als kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu verstehen.
Der Deming-Zyklus funktioniert in allen Arten von Organisationen.
Er eignet sich besonders für die Neuentwicklung, Veränderungen und Verbesserungen von Produkten und Abläufen. Dazu unterteilt man einen Prozess in kleinere Entwicklungsstufen und untersucht Möglichkeiten, jede einzelne Stufe zu verbessern.
Der Nutzen des PDCA-Zyklus ist riesig. Er hilft, Situationen zu analysieren, Potenziale zu erkennen und daraus Maßnahmen und Optimierungsmöglichkeiten abzuleiten. Dennoch kann das Durchlaufen des PDCA-Modells sehr viel langsamer sein als eine einfache, spontane Umsetzung. Deshalb ist er, trotz seiner vielen Vorteile, nicht immer der geeignete Ansatz, um ein dringendes Problem zu behandeln.
Welche sind die üblichen Einsatzbereiche des PDCA-Zyklus?
Der Deming-Kreislauf wird hauptsächlich eingesetzt, um das interne Qualitätsmanagement zu optimieren. Weitere Bereiche, in denen der PDCA-Zyklus eingesetzt werden kann, sind
- Veränderungsmanagement
- Performance Management
- Projektsteuerung
Was ist das konkrete Ziel des PDCA-Zyklus?
Das Ziel des PDCA-Zyklus stellt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess dar. Im Rahmen der vier Phasen können Unternehmen stetig neue Potenziale und Möglichkeiten erkennen, erproben, kontrollieren und implementieren.
Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus hilft Unternehmen zum Beispiel aus dem Stillstand herauszufinden und zu einem System der kontinuierlichen Verbesserung überzugehen. Wenn Sie die PDCA-Methode in Ihrem Unternehmen einführen wollen, ist es sinnvoll ein Team aus dem Projektmanagement dafür explizit zu schulen. Im Arbeitsalltag sollten dann alle Mitarbeitenden sowohl Probleme als auch Fehler in ihrer Arbeitsroutine dokumentieren. Das geschulte Team kann anschließend alle Probleme und Fehler gesammelt analysieren.
Nachdem ein Problem den PDCA-Prozess durchlaufen hat, wird das Ergebnis zurück an die Mitarbeitenden gegeben. Die Umsetzung des PDCA-Kreislaufs ist zwar zu Beginn etwas mühsam, kann jedoch zu beachtlichen Kosten- und Zeitersparnissen führen und helfen, die Unternehmensziele zu erreichen.