Prozessmanagement
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Definition

Definition: Was ist Prozessmanagement?

Die Definition von Prozessmanagement beschreibt alle Aktivitäten, die zur Planung, Organisation, Ausführung, Dokumentation und Kontrolle von Geschäftsprozessen eines Unternehmens gehören. Ziel dieses Ansatzes ist es, die jeweiligen Prozesse entlang der Wertschöpfungskette effizient zu steuern und zu verbessern. Langfristig ist es durch die Anwendung von Prozessoptimierungen möglich, schneller, günstiger und erfolgreicher zu arbeiten. Der englische Begriff dieses Verantwortungsbereiches ist Business Process Management (BPM).

Ein greifbares Beispiel für Prozessmanagement im Alltag ist die Straßenverkehrsordnung: Sie organisiert die Abläufe und weist den Verkehrsteilnehmern ihre konkrete Verantwortung zu.

Warum ist das Prozessmanagement wichtig?

Waren Unternehmen einst nach Abteilungen und Funktionen organisiert, löste die zunehmende Einführung des prozessorientierten Handels die klassischen Abläufe ab. Vertikal aufgebaute Unternehmen hatten den Nachteil, dass eine allgemeine Verbesserung der Kundenzufriedenheit nur schwierig erreicht werden konnte – schließlich konzentrierte sich das Streben nach Effizienz auf einzelne Rollen oder Aufgaben innerhalb einer Abteilung.

Die Prozessorientierung macht es sich hingegen zur Aufgabe, ganze Abläufe zu analysieren und Optimierungspotenziale zu erkennen. Außerdem wird in diesen Unternehmen die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Schnittstellen großgeschrieben: So soll sichergestellt werden, dass die Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette besser gestaltet werden.

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Wo kann Prozessmanagement im Unternehmen erfolgreich genutzt werden?

Prozessmanagement kann in diversen Unternehmensbereichen wie der Logistik eingesetzt werden: Sie beeinflusst die Kundenzufriedenheit und prägt Abläufe von der Bestellung bis hin zur Auslieferung. Aber auch im Supply Chain Management gewinnt Prozessmanagement immer mehr an Bedeutung: Effiziente Technologien leiten die Produktionsschritte und Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Schließlich ermöglicht digitales Prozessmanagement es, sämtliche Vorgänge elektronisch abzubilden und effizienter zu arbeiten: Prozessmanagement-Software hilft beispielsweise in der Auftragsabwicklung oder bei der Ressourcenplanung.

Welche Ziele verfolgt das Prozessmanagement?

Traditionell verfolgten Unternehmen bei der Führung ihrer Mitarbeiter das Ziel der Kosteneffizienz. Abgelöst wurde dieses Denken jedoch durch kundenorientiertes Unternehmertum mit den vier elementaren Zielen des Prozessmanagements:

  • Qualitätssteigerung: Die Prozessverantwortlichen versuchen für eine konstante Produkt- und Dienstleistungsqualität entlang der Wertschöpfungskette zu sorgen.
  • Mehr Agilität: In unserer schnelllebigen, digitalisierten Gesellschaft steigen die Ansprüche von Konsumenten genau wie der Wettbewerb zwischen der Konkurrenz enorm. Um zügig und effizient auf Veränderungen sowie neue Anforderungen reagieren zu können, ist agiles Prozessmanagement wichtig.
  • Zeitersparnisse: Dadurch, dass sich Unternehmen auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und Abteilungen untereinander vernetzt werden, können sie schneller Ergebnisse liefern und ihre Kunden zügiger bedienen.
  • Kostenreduktion: Der Vorteil von Prozessmanagement ist, dass trotz der neuen Ausrichtung das Ziel der Kostenreduktion erhalten bleibt. Durch den Einsatz effizienter Prozessmanagement-Tools und die Eliminierung überflüssiger Abläufe werden Kosten automatisch gesenkt.
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Welche Unternehmenszertifikate gibt es im Bereich des Geschäftsprozessmanagements?

Die Grundlagen des Prozessmanagements unterscheiden sich je nach Unternehmen. Eine allgemeingültige Definition gibt es aufgrund des individuellen Fokus nicht. Anders als beim Projektmanagement sind Zertifikate für effizientes Management von Prozessen seltener. Dennoch gibt es einige Institutionen, die solche Zertifizierungen ausstellen:

  • Gesellschaft für Prozessmanagement
  • BPM Institute
  • Object Management Group
  • Association of Business Process Management Professionals (ABPMP)
  • European Association of Business Process Management (EABPM)

Welche Aufgaben umfasst das Prozessmanagement?

Im Zuge dieses komplexen Themas wird häufig die Frage gestellt, was ein Prozessmanager eigentlich macht. Hier muss zunächst festgehalten werden, dass eine Person alleine alle Aufgaben im Prozessmanagement nicht übernehmen kann: Vielmehr verteilen sich die Rollen unter anderem zwischen Projektleitern, Managern, Beratern und den operativ tätigen Mitarbeitern. Zwar variieren die genauen Aufgaben je nach Branche und Unternehmen, jedoch können die wiederkehrenden Abläufe prinzipiell in der 4-Schritte-Methode des Prozessmanagements zusammengefasst werden:

  1. Prozesse durchleuchten und Optimierungspotenziale entdecken: Gemäß dem Low-Hanging-Fruits-Ansatz (zu Deutsch: niedrig hängende Früchte) sollte sich zunächst Problemen gewidmet werden, bei denen mit minimalem Aufwand maximaler Erfolg erzielt werden kann. Das kann je nach Organisation und Prozessmanagement beispielsweise im Kundenservice oder in der Logistik der Fall sein.
  2. Ablauf des Prozessmanagements skizzieren: Bevor es an die Planung und Durchführung der Optimierung geht, muss der Prozess detailliert erfasst werden. Speziell geht es darum, den Status quo zu beschreiben und ihn schriftlich als auch visuell für alle Beteiligten verständlich darzustellen.
  3. Prozesse analysieren: In diesem Schritt müssen Prozessmanager analysieren, in welchen Punkten sie Optimierungspotenziale erkennen und welche Fehler sie beseitigen sollten.
  4. Prozesse optimieren: Schließlich ist es an der Zeit, nachfolgend einen Aktionsplan zu kreieren: Essenzielle Fragen wie die Zuständigkeitsverteilung, Terminierung, Maßnahmenplanung und Überwachung werden darin geklärt.
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Welche Rolle spielt Beratung im Prozessmanagement?

So umfangreich wie die Aufgaben von Prozessmanagern sind, liegt die Annahme nah, dass sie fester Teil eines Unternehmens sind. Tatsächlich ziehen aber zahlreiche Betriebe externe Berater für ihr Prozessmanagement hinzu. Diese sind auf die verschiedenen Aufgabenbereiche wie Ist-Analysen, Prozesssteuerungen und -optimierungen sowie auf die Erstellung von Kennzahlen spezialisiert. Solche Beratungsfirmen können je nach Bedarf konsultiert und mit verschiedenen Verantwortungsbereichen beauftragt werden.

Das Reifegradmodell im Prozessmanagement

Neben dem 4-Schritte-Modell gibt es zahlreiche weitere Prozessmanagement-Methoden, die für effizientes und zielorientiertes Handeln sorgen sollen: Ein besonders bekanntes ist das Reifegradmodell. Im Mittelpunkt stehen hier die fünf Stufen der Prozessreife innerhalb eines Unternehmens. Es verfolgt dabei das Ziel, den Status sowie den Reifegrad einer Prozessoptimierung festzuhalten und regelmäßig zu aktualisieren.

Wichtig bei den fünf Reifegraden ist die Messbarkeit. In der Unternehmensentwicklung steigt ein Prozess allmählich vom ersten zum fünften Reifegrad. Diese werden folgendermaßen betitelt:

  • Reifegrad 1 (Durchgeführt): In diesem Anfangsstadium ist ein Prozess zwar vorhanden, wird aber ohne festen Plan durchgeführt.
  • Reifegrad 2 (Gemanagt): Die Ausführung von Prozessen sowie deren Ergebnisse unterliegen den Grundprinzipien der Planung, Steuerung und Kontrolle.
  • Reifegrad 3 (Etabliert): Gewisse Prozesse und Standards haben sich im Unternehmen fest etabliert.
  • Reifegrad 4 (Vorhersehbar): Inzwischen werden die Prozesse öfter durchgeführt, sodass verlässliche Aussagen über Aufwand und Ertrag möglich sind.
  • Reifegrad 5 (Optimierend): Fehler und Optimierungspotenziale werden schnell erkannt und ausgebessert.
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Wie unterscheidet sich das Projekt- vom Prozessmanagement?

Projekt- und Prozessmanagement werden häufig miteinander verwechselt. Zwar geht es bei beiden Disziplinen um die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle von Abläufen, jedoch haben sie einen entscheidenden Unterschied: Ein Projekt wird als einmaliges, abgeschlossenes Vorhaben mit festem Ziel definiert. Beim Prozessmanagement geht es hingegen um wiederkehrende Aufgaben, die fester Bestandteil eines Unternehmens sind.

Welche Arten von Prozessmanagement gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen drei Arten von Prozessmanagement unterschieden:

  • Managementprozesse: Bei den Managementprozessen geht es darum, ein Unternehmen zu steuern. Konkret bedeutet dies, dass die Aufgaben und Rollen unter den Mitarbeitern verteilt und ganzheitlich koordiniert werden.
  • Kernprozesse: Im Kernprozess werden alle Aufgaben inkludiert, welche für die Erstellung des jeweiligen Produkts oder zur Durchführung der jeweiligen Dienstleistung erforderlich sind. Im Wesentlichen beschreibt der Kernprozess die Wertschöpfungskette eines Unternehmens: In einem Restaurant beginnen diese beispielsweise beim Einkauf der benötigten Zutaten und enden beim Auftischen der Speise.
  • Supportprozesse: Wie die Bezeichnung es schon verrät, handelt es sich bei den Supportprozessen um unterstützende Aufgaben der Management- und Kernprozesse. Dazu zählen beispielsweise das Recruiting von qualifiziertem Personal sowie die Akquise von zuverlässigen Lieferanten.
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Welchen Unterschied gibt es zwischen strategischem und operativem Prozessmanagement?

  • Strategisches Prozessmanagement: Zunächst muss eine Vision und dann eine handfeste Strategie für das Unternehmen entwickelt werden. Entscheidend ist hier die Langfristigkeit – alle Prozesse müssen den langfristigen Unternehmenszielen gewidmet werden.
  • Operatives Prozessmanagement: Schließlich kümmert sich diese Form um die zeitnahe Umsetzung dieser Optimierungen. Diese Abläufe werden innerhalb eines Wirkungsbereiches ständig wiederholt und regelmäßig angepasst.
Zusammenfassung

Prozessmanagement zusammengefasst

  • Zum Prozessmanagement gehören alle Aktivitäten zur Planung, Organisation, Ausführung, Dokumentation und Kontrolle von Geschäftsprozessen.
  • Früher waren Unternehmen in klassische Abteilungen unterteilt: Das erschwerte es jedoch, unternehmensübergreifende Effizienz zu fördern.
  • Im Prozessmanagement gibt es Schnittstellen zwischen den verschiedenen Funktionen. Prozesse werden entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimiert.
  • Die zentralen Ziele sind Qualitätssteigerung, Agilität, Zeitersparnis und Kostenreduktion – geleitet werden sie durch kundenorientiertes Unternehmertum.
  • Es gibt verschiedene Aufgabenbereiche im Prozessmanagement. Das 4-Schritte-Modell beleuchtet die zentralen Aufgaben: Diese beginnen bei der Durchleuchtung bestehender Prozesse und reichen bis hin zu deren Optimierung.
  • Das Reifegradmodell ist eine bekannte Methode, um den Reifegrad eines Prozesses zu bestimmen: Gearbeitet wird mit fünf Stufen.
  • Es gibt drei Arten von Prozessmanagement: Das sind Management-, Kern- und Supportprozesse.
  • Strategisches Prozessmanagement zeichnet sich durch die langfristige Entwicklung einer Strategie aus. Dem steht das operative Prozessmanagement gegenüber, welches sich um die zeitnahe Maßnahmenumsetzung kümmert.