Fakturierung
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Definition

Defnition: Was bedeutet Fakturierung?

Als Fakturierung wird im Rechnungswesen der Vorgang der Rechnungsstellung bezeichnet. Die Fakturierung umfasst also den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung für einen Kunden bis zur Buchung des Geschäftsvorfalls auf das passende Konto. Faktura ist dementsprechend ein Synonym für Rechnung.

Rechnungsstellung ist nicht Rechnungslegung

Fakturierung ist also ein Synonym für Rechnungsstellung. Diese dürfen Sie allerdings nicht mit dem Begriff der Rechnungslegung verwechseln. Laut dem Gesetzgeber umfasst dieser nämlich die gesamte Tätigkeit des externen Rechnungswesens. Hierzu gehört wiederum die komplette Buchführung einschließlich des Jahresabschlusses.

Welche Arten von Fakturen gibt es?

Faktura ist im deutschsprachigen Raum nicht nur ein Synonym für Rechnung, sondern auch ein Sammelbegriff für verschiedene weitere rechnungsähnliche Dokumente, die eine Abrechnung belegen oder veranlassen. Hierzu gehören unter anderem:

  • Pro-forma-Rechnungen
  • Lastschriften
  • Quittungen
  • Gutschriften
  • Eigen- und Stornobelege

Vereinfacht gesagt bedeutet das: Jede Rechnung ist eine Faktura, wobei aber nicht jede Faktura automatisch mit einer Rechnung gleichzusetzen ist.

Warum ist die Fakturierung wichtig?

Grundsätzlich dient die Fakturierung dazu, Forderungen geltend zu machen. Die Rechnung hat dabei eine Beweisfunktion:

  • Nachdem eine Rechnung an einen Kunden übermittelt wurde, kann dieser bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist gemahnt werden.
  • Die Fakturierung kann vor Gericht als wichtiger Beweis fungieren.
  • Rechnungen bilden die Basis der Steuerermittlung, da sie der Buchhaltung anzuführen sind und damit eine wichtige Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer bilden.

Deshalb müssen Fakturierungen auch unbedingt bestimmte Mindestanforderungen erfüllen.

Welche Mindestanforderungen an den Inhalt einer Fakturierung müssen erfüllt sein?

Damit jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann, müssen darauf gemäß § 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG entsprechende Pflichtangaben vorhanden sein. Im Rahmen der Fakturierung gelten folgende Mindestanforderungen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Dienstleistungen zzgl. Einzelpreisen
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Gesamtbetrag
  • Umsatzsteuer
  • Hinweise auf vorher vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte (falls angeboten)

Nur wenn Sie all diese Kernbestandteile auf einer Rechnung ausgewiesen haben, wird die Fakturierung vom Gesetzgeber als solche angesehen. Erst dann können Sie ordnungsmäßige Forderungen an Ihre Kunden stellen.Für Kleinunternehmer-Rechnungen und Kleinbetragsrechungen gelten gelockerte Regelungen, welche Sie in unserem Beitrag zum Thema Rechnungen schreiben nachlesen können.

Arten der Fakturierung

Sobald Sie einem Kunden ein Produkt liefern oder eine Dienstleistung erbringen, führen Sie eine Fakturierung durch. Sie identifizieren dabei alle Produkte bzw. Leistungen, welche Ihr Kunde Ihnen abgekauft hat, addieren diese und senden sie ihm anschließend zu. Man kann dabei zwischen zwei verschiedenen Arten der Fakturierung unterscheiden:

Vorfakturierung
Nachfakturierung
Die Rechnung wird bereits vor der Lieferung bzw. Leistungserbringung ausgestellt.

Beispiel: Ein Kunde bestellt ein Produkt via Vorkasse in einem Online-Shop. Er erhält eine Zahlungsaufforderung, überweist den offenen Rechnungsbetrag und bekommt die Ware nach Zahlungseingang vom Verkäufer zugeschickt.
Der Rechnungsversand erfolgt erst mit der Ware oder nach erfolgter Lieferung bzw. Leistungserbringung.

Beispiel: Ein Gärtner schneidet die Hecke eines Kunden. Erst dann stellt er seine erbrachte Leistung in Rechnung und erhält anschließend sein Geld.

Am häufigsten tritt dabei der Fall der Nachfakturierung ein.

Gibt es Fristen für die Fakturierung?

Jeder Unternehmer, der seinen Kunden Rechnungen ausstellt, möchte seine Bezahlung für die gelieferte Ware bzw. die erbrachte Leistung in der Regel auch innerhalb eines bestimmten Zeitraums erhalten. Sobald eine Leistung erbracht bzw. die bestellte Ware an einen Kunden ausgeliefert wurde, ist die Zahlung sofort fällig. Dementsprechend hängt die Fälligkeit einer Forderung im Grunde nicht davon ab, wann diese in Form einer Rechnung fakturiert wurde. Sie tritt aber in jedem Fall ein, sobald der Leistungsempfänger die Rechnung erhält.

Allerdings ist es üblich, auf Rechnungen explizit ein Fälligkeitsdatum bzw. ein Zahlungsziel anzugeben, bis zu dem der Rechnungsempfänger den ausstehenden Rechnungsbetrag begleichen kann. § 271 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sieht nämlich vor, dass ein Unternehmer bestimmen kann, wann eine Zahlung fällig ist. Diese Frist kann in Kalendertagen angegeben werden – üblich sind 10 bis 14 Tage. Sie beginnt, sobald der Kunde die Rechnung erhält. Für den Fall, dass kein Zahlungsziel auf der Rechnung angeben ist, hat der Gesetzgeber eine Frist von 30 Tagen für die Fakturierung vorgesehen.

Das Zahlungsziel wird überschritten

Sofern ein Rechnungsempfänger in Verzug gerät und den ausstehenden Rechnungsbetrag nicht fristgerecht begleicht, kann der Lieferant ihm eine Mahnung ausstellen. Dieser hat dann das Recht, dem Schuldner für dafür eventuell entstandene Schäden Verzugszinsen zu berechnen. Wer gute Kundenbeziehungen pflegen will, sollten es aber zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung versuchen. Oft ist das völlig ausreichend, damit die Rechnung bezahlt wird.

Archivierung und Aufbewahrungspflicht

Unternehmer sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit Strafen in Form hoher Bußgelder rechnen.

Weitere Infos zur revisionssicheren Archivierung finden Sie hier.

Folgen fehlerhafter Fakturierungen

Eine fehlerhafte Fakturierung kann negative Folgen für den Rechnungssteller haben:

  • Enthalten Rechnungen nicht die nötigen Pflichtangaben, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
  • Wird (versehentlich) eine zu hohe Umsatzsteuer berechnet, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden.
  • Berechnen Sie Umsatzsteuer, obwohl Sie dazu nicht berechtigt sind (z. B. weil Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen), müssen Sie die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.
Zusammenfassung

Fakturierung zusammengefasst

  • Fakturierung ist ein anderes Wort für Rechnungsstellung. Sie ist dazu da, um Forderungen geltend zu machen.
  • Man unterscheidet zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung.
  • Damit Fakturierungen vom Gesetzgeber als solche anerkannt werden, müssen sie gewissen Mindestanforderungen genügen und spezielle Pflichtangaben
  • Bei der Fakturierung gilt es bestimmte Fristen einzuhalten – sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger.
  • Fehlerhafte Fakturierungen können negative Folgen haben und einen finanziellen Schaden verursachen.