Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist ein Kassenbuch?
Mit einem Kassenbuch erfasst du auf Basis des Kassenberichts alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens, die in Barzahlungen erfolgen. Das bedeutet: Alle Einzahlungen und Auszahlungen aus der Geschäftskasse werden im Kassenbuch erfasst und der Kassenbestand ermittelt.
Warum muss man ein Kassenbuch führen?
Bargeschäfte werden gerne als Gelegenheit genutzt, um Umsätze zu unterschlagen und somit Steuern zu hinterziehen. Aus diesem Grund verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmer zur Führung eines Kassenbuchs. Insbesondere werden Unternehmen mit hohen Umsätzen bzw. Bargeldumsätzen in die Pflicht genommen, da die Bareinnahmen die Grundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer darstellen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht zur Kassenbuchführung gilt für:
- Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
- Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind (auch freiwillig).
- Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern.
Was bedeutet „kaufmännischer Geschäftsbetrieb“?
Unabhängig von der Rechtsform oder dem Eintrag im Handelsregister kann ein Unternehmer die Rechte und Pflichten eines Kaufmannes (wie zum Beispiel die Buchführungspflicht) erhalten. Ein Unternehmen erfordert einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, wenn es bestimmte Kriterien erfüllt. Dazu gehören unter anderem Umsatz, Vermögen, Anzahl der Beschäftigten, Standorte, Organisationsaufwand.
Kassenbuchpflicht bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Grundsätzlich bist du nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, wenn du lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt vorlegen musst, weil du beispielsweise Freiberufler bist. Jedoch kannst du dazu verpflichtet werden, Kassenbuchaufzeichnungen vorzulegen, wenn du Einnahmen fast ausschließlich durch Bargeschäfte – etwa mit Ladenkassen – erwirtschaftest.
Das betrifft vor allem folgende Branchen bzw. Berufe, bei denen viel mit Bargeld bezahlt wird:
- Gastronomie
- Kiosk-Betreiber
- Friseure
- Einzelhändler
Du kannst außerdem auch freiwillig Kassenbuch führen. Das kann sich vor allem für dich lohnen, wenn du mit vielen Barumsätzen arbeitest. Denn so erhältst Sie einen optimalen Überblick über deine Kassenbestände.
Vorschriften gelten auch bei freiwilliger Kassenführung
Wenn du dich freiwillig dazu entscheidest, ein Kassenbuch zu führen, bist du ebenso verpflichtet, alle Vorschriften zur ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten und die Anforderungen an ein Kassenbuch zu erfüllen.
Kassenbuch richtig führen: die Anforderungen an ein Kassenbuch
Bei der Kassenbuchführung müssen Unternehmer einige Anforderungen im Sinne der ordnungsmäßigen Buchführung einhalten, damit das Finanzamt die Kassenbuchführung als vorschriftsgemäß betrachtet. Rechtliche Grundlagen stellen die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) dar.
Der oberste Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit lautet:
„Die Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.“ (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)
Das bedeutet im Einzelnen:
- Einzelaufzeichnungspflicht:
Alle Buchungen sind einzeln im Kassenbuch aufzuführen. - Zeitnahe Erfassung:
Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). - Nachvollziehbarkeit:
Die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle müssen auch für Dritte (wie den Steuerberater oder das Finanzamt) nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO). - Revisionssicherheit & Unveränderbarkeit:
Egal, ob du dein Kassenbuch analog oder digital führst – es darf nicht nachträglich veränderbar sein (146 Abs. 4 AO). Änderungen müssen grundsätzlich als solche kenntlich gemacht werden (etwa durch Korrekturbuchungen).
Excel-Kassenbücher sind daher ebenso unzulässig wie Leerzeilen in handschriftlichen Varianten. Außerdem darfst du bei handschriftlicher Anfertigung keine Bleistifte oder Schreibgeräte mit löschbarer Tinte benutzen. - Sprache:
Ein Kassenbuch darf nur in deutscher Sprache geführt sein. Falls du eine andere Sprache verwendest, kann das Finanzamt eine Übersetzung von dir verlangen (§ 146 Abs. 3 AO). - Keine Buchung ohne Belegerfassung:
Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg in Form einer Rechnung, Quittung oder Kassenzettel vorliegen (§ 238 Abs. 2 HGB). - Aufbewahrungspflicht:
Du musst nicht nur die Kassenbücher, sondern auch alle Belege 10 Jahre aufbewahren. Geregelt ist das in § 257 Abs. 1 und 4 HGB.
Die Form des Kassenbuchs
Ein Kassenbuch kann entweder in elektronischer Form oder in Papierform vorliegen. In jedem Fall bist du aber an die gesetzlichen Vorschriften gebunden, die im HGB, in der AO sowie in den GoB bzw. GoBD festgeschrieben sind.
Nicht jede Form wird akzeptiert
Nicht jede Kassenbuch-Form wird vom Finanzamt anerkannt, da die Anforderungen der GoB bzw. GoBD nicht in vollem Umfang erfüllt werden können.
In welcher Form führst du Kassenbuch? Wird diese Variante vom Finanzamt anerkannt? Erfahre hier mehr zu deiner Methode:
Handschriftliches Kassenbuch
Vordrucke oder Formularbücher sind die konventionelle Form der Kassenbücher. Es gibt unterschiedliche Bürobedarf-Hersteller, die die tabellarischen Kassenbuch-Formulare zum Ausfüllen anbieten. Handschriftliche Kassenbücher werden grundsätzlich vom Finanzamt akzeptiert, wenn du diese richtig führst:
- Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht oder geschwärzt werden. Markiere diese stattdessen. Für die Korrektur verfasse einen neuen Eintrag.
- Schreibe mit einem dokumentenechten Stift, der nicht radierbar und nicht ohne Rückstände zu entfernen ist. Nutze also Kugelschreiber statt Bleistift.
- Lasse keine Leerzeilen, da somit Buchungen nachträglich ergänzt werden könnten.
Excel-Kassenbuch
Die einfache digitale Variante zum Papier-Kassenbuch lässt sich in einer Excel-Tabelle einfach selbst erstellen. Jedoch ist das Führen eines Kassenbuchs in Excel nicht zulässig. Schließlich kannst du damit nicht gewährleisten, dass du keine nachträglichen Änderungen vornimmst, die das Finanzamt nachvollziehen kann. Allerdings kannst du Kassenbuch-Vorlagen mit Excel selbst erstellen, ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.
Kassenbuch-Software
Eine Kassenbuch-Software erleichtert die Kassenbuchführung enorm. Du solltest den Anbieter deines Kassensystems jedoch mit Bedacht auswählen. Denn nicht jedes erfüllt die Anforderungen an ein ordnungsmäßiges Kassenbuch und wird daher auch nicht vom Finanzamt anerkannt.
Hilfreiche Tipps zur handschriftlichen Kassenbuchführung
Es ist vollkommen legitim, ein Kassenbuch handschriftlich zu führen, auch wenn dazu keine Pflicht besteht. Hier empfiehlt es sich, eine Kassenbuch-Vorlage aus Excel als Muster auszudrucken und zu nutzen. Diese kannst du per Hand ausfüllen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dann jede Buchung vollständig handschriftlich erfolgen muss. Du darfst nicht einzelne Geschäftsvorgänge abdrucken und andere schriftlich einfügen.
Du kannst auch im Handel Formulare für dein Kassenbuch kaufen. Diese sind zwar günstiger als elektronische Kassenbuchprogramme, jedoch ist der manuelle Aufwand auch größer.
Welche Informationen enthält ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?
Wenn du ein Kassenbuch führst, musst du bestimmte Standards einhalten. Dazu zählt zum einen die äußere Form: Ein Kassenbuch ist in Kontenform zu führen. Du stellst darin Bargeldeinnahmen und Bargeldauszahlungen direkt gegenüber. Zum anderen musst du stets einen Anfangsbestand angeben. Nach der Periode (Monat) ermittelst du die Salden der Einnahmen und Ausgaben. Aus Anfangsbestand und den berechneten Salden ergibt sich ein neuer Kassenbestand für den Folgetag.
Außerdem gibt es Pflichtangaben zu den Kassenbuch-Einträgen. Zu jeder Bargeldbewegung müssen bestimmte Informationen im Kassenbuch dokumentiert werden.
So füllst du das Kassenbuch richtig aus:
- Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Beleg oder Eigenbeleg
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Belegs
- Buchungstext mit ergänzenden Erläuterungen
- Umsatzsteuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %)
- Enthaltene Umsatzsteuer
- Währung, in der das Bargeschäft abläuft
Wichtig für bilanzierungspflichtige Unternehmen
Wenn dein Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, fließt der Endbestand des Kassenbuchs in deinen Jahresabschluss als Umlaufvermögen mit ein. Denn das Konto Kasse befindet sich auf der Aktivseite der Bilanz.
Häufige Fehler beim Führen eines Kassenbuchs
An sich ist es nicht schwer, ein Kassenbuch zu führen. Da du hierbei aber einigen rechtlichen Anforderungen unterliegst, gibt es auch einige Stolperfallen. Damit du nicht hineintappst und dein Kassenbuch im Sinne des Finanzamtes richtig führst, haben wir die häufigsten Fehler zusammengefasst:
- Chronologie und Ordnung
Ein Kassenbuch muss chronologisch geführt werden. Das heißt, du musst die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge buchen. - Unvollständigkeit
Du musst wirklich jede Kassenbewegung erfassen. Auch kleine Beträge und augenscheinliche Nichtigkeiten. Egal, ob du Wechselgeld aus deinem Portemonnaie in die Kasse gibst oder Privatentnahmen vornimmst, um Mittagessen zu kaufen: Beides ist buchungs- und belegpflichtig! - Fehlende Belege
Bei der ordnungsmäßigen Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Zu jeder Buchung muss also ein Beleg in Form einer Rechnung, eines Kassenzettels oder ähnlichem vorhanden sein. - Zeitliche Verzögerungen
Bei der Kassenbuchführung ist der Grundsatz der zeitnahen Erfassung (§ 146 AO) streng einzuhalten. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. - Nachträgliche Änderungen
Du darfst auf keinen Fall fehlerhafte Einträge ändern, ohne dies kenntlich zu machen! Was einmal im Kassenbuch steht, muss dort jederzeit lesbar sein. Falls du dich also verschrieben oder verbucht hast, gehe folgendermaßen vor:
- Mache den fehlerhaften Eintrag kenntlich (z. B. durch Einfärben).
- Nimm eine Korrekturbuchung vor. Das heißt, storniere die falsche
Buchung und mache eine neue Buchung, sodass das Kassenbuch wieder stimmt.
- Verweise bei der Fehlbuchung auf die Korrekturbuchung durch Angabe der Buchungsnummer. - Leerzeilen
Leerzeilen zwischen einzelnen Einträgen wirken vielleicht übersichtlicher. Da du in diesen Zwischenräumen allerdings nachträglich Buchungen vornehmen könntest, ist das ordnungswidrig. - Word und Excel
Weil du ein Kassenbuch nicht im Nachhinein ändern darfst, ist das elektronische Führen mit Word- oder Excel-Dateien nicht gestattet. Mit einem Kassenbuch in Word oder Excel kannst du die Grundsätze der GoBD (Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit) nicht einhalten. Stattdessen musst du geeignete Buchhaltungssoftware nutzen oder dein Kassenbuch handschriftlich führen. - Regelmäßige Prüfung
Du solltest deinen errechneten Saldo regelmäßig mit dem tatsächlich vorhandenen Kassenbestand vergleichen. Fallen dir Abweichungen auf, musst du die Fehler finden und beheben.
Was droht bei fehlerhafter Kassenbuchführung?
Welche Folgen dir drohen, wenn das Finanzamt Fehler in deinem Kassenbuch findet, hängt nicht zuletzt von der Schwere derselben ab. Als Unternehmer bist du zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet. Da das Kassenbuch Bestandteil der Buchhaltung ist, musst du deiner Sorgfaltspflicht nachkommen. Hat das Finanzamt den Eindruck, dass deine Kassenbuchführung unzureichend ist, wird es dir deine Unterlagen zunächst zurückschicken und darum bitten, nachzubessern. Bei schweren Verstößen drohen dir möglicherweise:
- Bußgelder
- Gewerberechtliche Sanktionen
- Hinzuschätzungen
- Freiheitsstrafen bei Steuerhinterziehung
Kassenbuch-Software
Die Nutzung einer Kassenbuch-Software hat einige Vorteile für dich:
- Reduziert deinen Aufwand: Der Kassenbestand wird automatisch berechnet.
- Spart Zeit: Neue Einträge sind in Sekunden hinzugefügt.
- Fehlerfrei buchen: Eingabehilfen und -kontrollen erleichtern die Kassenbuchführung enorm und reduzieren Fehler.
- Rechtssicher: Dank GoBD-konformer Software bist du immer auf dem aktuellen Gesetzesstand.
- Schnell & komfortabel: Deine Daten sind per Schnittstelle in Sekunden an den Steuerberater oder das Finanzamt weitergegeben.
Kassenbuch-Software
Mit Lexware kassenbuch ist die Kassenführung schnell erledigt. Erfasse Bareinnahmen und Barausgaben und behalte den Überblick. Deine Vorteile:
- Keine Fehler dank Eingabekontrollen
- Wiederkehrende Buchungen speichern und noch schneller buchen
- Kassenbestand nach jeder Buchung im Blick
- Kassenbuch per Knopfdruck an Steuerberater senden
Kassenbuch zusammengefasst
- Ein Kassenbuch stellt Bareinnahmen und Barausgaben in Kontenform gegenüber.
- Ein Kassenbuch muss täglich geführt werden.
- Wer bilanzierungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen.
- Beim Führen eines Kassenbuchs sind die Prinzipien ordnungsmäßiger Buchführung (wie GoB und GoBD) einzuhalten.
- Handschriftliches Führen ist möglich, aber umständlich.
- Vom Finanzamt anerkannte Software erleichtert das Führen eines Kassenbuchs.