Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine bürokratische und steuerliche Erleichterung für Unternehmen mit geringen Umsätzen. Sie ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten. Ein Unternehmen, das bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet, darf die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Video: Das gilt jetzt bei der Kleinunternehmerregelung
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat für einen Gewerbebetrieb einige Vorteile, die den bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren:
- Ein Kleinunternehmer muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch für Kunden kann das ein Vorteil sein, schließlich sparen auch diese bis zu 19 % Umsatzsteuer.
- Ein Kleinunternehmer muss keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es damit kleinen Betrieben wie Privatpersonen zu wirtschaften.
Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn es folgende Umsatzgrenzen nicht überschreitet:
- Im vergangenen Geschäftsjahr: Umsatz < 22.000 € (seit 2020, bis 2019 17.500 €)
- Im laufenden Geschäftsjahr: voraussichtlicher Umsatz < 50.000 €
Die Rechtsform spielt keine Rolle
Egal, ob Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende – entscheidend für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind allein die Umsatzgrenzen.
Die Buchhaltung bei Kleinunternehmern
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat für Unternehmer einige Vorteile in der Buchhaltung.
Einfache Buchführung mit EÜR
Da Kleinunternehmer die Umsatz- und Gewinngrenzen zur Buchführungspflicht nicht überschreiten, dürfen diese die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden.
Die Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, das heißt sie müssen keine Umsatzsteuer auf ausgehenden Rechnungen ausweisen.
Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht muss für die Kunden durch einen Hinweis auf der Rechnung zu § 19 UStG ersichtlich sein.
Eine solche Rechnung, die einen Hinweis auf § 19 UStG enthält und keine Umsatzsteuer ausweist, bezeichnet man gemeinhin auch als Kleinunternehmerrechnung.
Beispiel-Sätze als Hinweis auf § 19 UStG:
„Gemäß der Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG ist der Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerpflichtig.“
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Es gibt keine juristischen Vorgaben, wie genau der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auszusehen hat. Lediglich § 19 UStG ist explizit zu nennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Falls du ein Rechnungsprogramm benutzt, solltest du darauf achten, dass es für Kleinunternehmer geeignet ist.
Muster einer Kleinunternehmerrechnung
Erfahre hier, wie eine Kleinunternehmer-Rechnung aussieht (inkl. Muster).
Keine Umsatzsteuer, keine Umsatzsteuervoranmeldung
Wer keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweist, hat einen Vorteil: Er muss auch keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen und spart sich dadurch bürokratischen Aufwand.
Es ist aber nicht immer sinnvoll, auf die Umsatzsteuervoranmeldung zu verzichten. Denn so können sie auch nicht von Umsatzsteuererstattungen des Finanzamts profitieren
Die Kleinunternehmerregelung hat auch Konsequenzen für deine Kunden
Unternehmen können sich die Umsatzsteuer, die sie beim Einkauf von Waren oder Dienstleitungen bezahlt haben, vom Finanzamt zurückerstatten lassen – eigentlich!
Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, können die Kunden diese auch nicht geltend machen.
Daher haben Unternehmen, die selbst keine Kleinunternehmer sind, keinen Vorteil davon, Geschäfte mit einem Kleinunternehmen zu tätigen.
Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?
Die Kleinunternehmerregelung kann sowohl Vorteile als auch Nachteile für dich haben. Wir klären auf, wann die (freiwillige) Anwendung der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist und wann nicht.
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen
- Günstigere Preise für Kunden
- Keine Umsatzsteuervoranmeldung
- Weniger Bürokratie und Zeitaufwand
Auch für Gründer wichtig: Wann ist der Kleinunternehmer-Status sinnvoll und wann nicht?
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist grundsätzlich sinnvoll, wenn
- deine Kunden hauptsächlich Privatpersonen sind, da diese keine Vorsteuer geltend machen können und der Verzicht auf Umsatzsteuer den Endpreis attraktiver macht.
- du niedrige Kosten hast und kaum Investitionen tätigst, da du keinen Vorsteuerabzug benötigst.
- du nebenberuflich gründest und deinen bürokratischen Aufwand reduzieren willst, da keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich sind.
- dein Jahresumsatz unter 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich unter 50.000 Euro im laufenden Jahr liegt.
Die Kleinunternehmerregelung ist dagegen nicht sinnvoll, wenn
- du hohe Ausgaben oder Investitionen vornimmst. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du bis zu 19 % Steuern vom Finanzamt zurückerhalten (Vorsteuerabzug).
- deine Zielgruppe hauptsächlich aus Geschäftskunden besteht, da diese die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können und der Verzicht auf Umsatzsteuer kein Vorteil ist.
- du als Gründer mit einer starken Wachstumsphase rechnest, sodass du schnell über die Umsatzgrenze hinauskommst und ohnehin in die Regelbesteuerung wechseln musst.
- du im internationalen Handel tätig bist, da die Kleinunternehmerregelung bei Auslandsgeschäften oft nicht anwendbar ist.
- du Wert auf ein professionelles Image legst, da Rechnungen ohne Umsatzsteuer bei Geschäftskunden weniger seriös wirken könnten.
Kleinunternehmer-Rechner: So einfach geht's
Berechne mit nur einem Klick, ob die Kleinunternehmerregelung für dich infrage kommt oder nicht. Dazu musst du lediglich drei Angaben machen: Ob du Existenzgründer bist, das Gründungsjahr sowie der erwartete Umsatz.
Ein Kleinunternehmen anmelden
Wer die oben genannten Umsatzgrenzen einhalten kann und von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung profitieren will, muss dies dem Finanzamt mitteilen. Je nachdem, in welcher Phase du dich befindest, erfolgt die Anmeldung auf unterschiedlichen Wegen:
- Du befindest dich in der Gründungsphase:
In diesem Fall gibst du entweder bei der Gewerbeanmeldung oder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. - Du hast bereits einen laufenden Betrieb:
Wenn dein bestehendes Unternehmen unter die Umsatzgrenzen fällt und du dich dazu entscheidest die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, musst du dich in einem formlosen Schreiben an dein zuständiges Finanzamt wenden. Darin gibst du an, dass du gemäß § 19 UStG als Kleinunternehmer giltst und dementsprechend steuerlich behandelt werden willst. Das Finanzamt prüft dann, ob du die Voraussetzungen von § 19 UStG erfüllst und die Ausnahmeregelung nutzen darfst.
Wann endet die Kleinunternehmerregelung?
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann in zwei Fällen beendet sein:
- Du übersteigst die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Du entscheidest dich freiwillig für die Regelbesteuerung.
Wenn deine Umsätze steigen
Bei der Kleinunternehmerregelung gelten die Umsatzgrenzen von 22.000 € für das vergangene und 50.000 € für das laufende Geschäftsjahr. Sobald ein Kleinunternehmer einer der beiden Schwellenwerte überschreitet, fällt er aus der Kleinunternehmerregelung heraus. Das bedeutet konkret:
- Überschreitung der Umsatzgrenze im folgenden Geschäftsjahr:
Wenn ein Kleinunternehmer im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 16.000 € erzielt hat und im folgenden Geschäftsjahr mit einem Umsatz von 55.000 € rechnet, darf er im Folgejahr nicht mehr als Kleinunternehmer agieren. - Überschreitung der Umsatzgrenze im laufenden Geschäftsjahr:
Wenn ein Kleinunternehmer die Umsatzgrenze im laufenden Geschäftsjahr unerwartet überschreitet (z. B. mit 25.000 €), dann fällt er im folgenden Geschäftsjahr automatisch unter die Regelbesteuerung.
Keine Sorge bei Überschreitung der Umsatzgrenze:
Eine rückwirkende Aberkennung der Kleinunternehmerregelung, wenn die Umsatzgrenze im laufenden Geschäftsjahr unerwartet überschritten wurde, ist nicht zu befürchten.
Wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest
Möchtest du freiwillig nicht mehr als Kleinunternehmer gelten, obwohl das von den Umsatzgrenzen her noch möglich wäre, genügt ein formloser Brief an dein Finanzamt. Darin erklärst du, dass du fortan an der Regelbesteuerung teilnehmen möchtest und nicht mehr als Kleinunternehmer betrachtet werden willst.
Wechsel erst wieder nach fünf Jahren möglich
Sobald du von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechselst (egal ob freiwillig oder durch zu hohe Umsätze), musst du mindestens fünf Jahre lang als gewöhnlicher Betrieb wirtschaften. Erst nach Ablauf dieser Frist kannst du einen erneuten Wechsel in die Kleinunternehmerregelung beantragen.
Kleinunternehmerregelung zusammengefasst
- Mit der Kleinunternehmerregelung werden kleine Betriebe mit geringen Umsätzen bürokratisch entlastet.
- Sie ist in § 19 UStG geregelt.
- Von der Kleinunternehmerregelung können alle Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständige Gebrauch machen, die im vorigen Geschäftsjahr maximal 22.000 € Umsatz erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 € voraussichtlich nicht überschreiten wird.
- Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuerpflicht. So muss man keine Umsatzsteuer zahlen, bekommt aber auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet.
- Der Kleinunternehmer-Status lohnt sich i. d. R. nur dann, wenn keine Investitionen oder Ausgaben anstehen und der Kundenstamm aus Privatpersonen besteht.
- Wer seinen Kleinunternehmer-Status freiwillig abgibt oder durch Überschreiten der Umsatzgrenzen aus der Kleinunternehmerregelung herausfällt, ist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.