Rechnungsabgrenzung
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Definition

Definition: Was ist eine Rechnungsabgrenzung?

Die Rechnungsabgrenzung dient der periodengerechten Zuordnung des Betriebserfolgs, da es in der Praxis häufig zu zeitlichen Abweichungen von Zahlung und Leistungserbringung kommt. Auf sog. Rechnungsabgrenzungsposten werden Erträge bzw. Aufwände verbucht, bei denen die zugehörigen Einnahmen bzw. Ausgaben in eine andere Rechnungsperiode fallen.

Die Rechnungsabgrenzung ist eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung, wenn es um den Abschluss einer Rechnungsperiode geht, also beispielweise beim Jahresabschluss. Dabei müssen alle Werte aus der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz eindeutig einer bestimmten Rechnungsperiode (zum Beispiel einem Quartal oder Geschäftsjahr) zugeschrieben werden.

Form und Funktion der Rechnungsabgrenzung sind in §§ 250 und 252 HGB genau definiert. Darin heißt es:

Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.“ (§ 252, Abs. 1, Nr. 5 HGB)

Warum muss eine Rechnungsabgrenzung erstellt werden?

Die Rechnungsabgrenzung ist dringend erforderlich, um den exakten Periodengewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Weil es zwischen Einzahlungen und Ausgaben bzw. Erträgen und Aufwendungen oft zu zeitlichen Differenzen kommt, können Unstimmigkeiten darüber entstehen, welcher Periode der Erfolg eines Unternehmens zuzuordnen ist.

Ein Unternehmen kann sich durch eine exakte Rechnungsabgrenzung dahingegen absichern, dass die Steuern für einen entsprechenden Zeitraum auch wirklich korrekt an das Finanzamt abgeführt werden. Mit der Regelung will der Staat Gewinn-Manipulationen verhindern, welche durch absichtliche Verzögerung betrieblicher Einnahmen oder Vorauszahlungen entstehen können.

Hinweis

Zeitpunkt und Datum bei Rechnungsabgrenzung entscheidend

Wichtig für die Rechnungsabgrenzung ist nicht der genaue Zeitpunkt oder das Datum des Geldflusses. Vielmehr liegen hier die zeitlichen Perioden im Fokus, in denen eine Aufwands- oder Ertragsart entstanden ist (altes Geschäftsjahr) oder noch entstehen wird (neues Geschäftsjahr).

Die Rechnungsabgrenzungsposten

In der Bilanz existieren vier verschiedene Arten der Rechnungsabgrenzung, die in transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzungsposten eingeteilt werden.

Diese Bilanzposten werden anhand von zwei Aspekten unterschieden:

  1. Zeitpunkt der Zahlung bzw. Leistung
  2. Wer muss zahlen? (Das eigene Unternehmen oder andere?)
Transitorischer oder antizipativer RAP? ARAP oder PRAP?

Der Unterschied zwischen transitorischem und antizipativem Rechnungsabgrenzungsposten einfach erklärt.

Die Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz

Aktiver und passiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz

Aktiva- und Passiva-Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz.

Transitorischer Rechnungsangrenzungsposten

Beim transitorischen RAP erfolgt die Zahlung (Einnahme bzw. Ausgabe) bereits im laufenden Geschäftsjahr – also vor dem Bilanzstichtag. Die Leistung wird aber erst im folgenden Geschäftsjahr erbracht.

Je nachdem, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, unterscheidet man hier zwischen:

Antizipativer Rechnungsabgrenzungsposten

Beim antizipativen RAP ist es genau umgekehrt wie beim transitorischen RAP: Hier werden die Leistungen noch im alten Geschäftsjahr erbracht – also vor dem Bilanzstichtag. Die Einnahmen bzw. Ausgaben werden aber erst danach im neuen Geschäftsjahr gebucht.

Je nachdem, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, unterscheidet man hier zwischen:

Die einzelnen Rechnungsabgrenzungsposten erklären wir im Folgenden genauer.

Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP)

Definition

Was ist ARAP?

Eine aktive Rechnungsabgrenzung ist vorzunehmen, wenn ein Unternehmen Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr bereits im laufenden Geschäftsjahr bezahlt.

Die aktive Rechnungsabgrenzung kennzeichnet sich also durch:

  • Ausgabe vor dem Bilanzstichtag
  • Aufwand im neuen Geschäftsjahr

Wie sind Geschäftsvorfälle im ARAP zu buchen?

Das Ziel der aktiven Rechnungsabgrenzung liegt darin, genau zu erkennen, welcher Teil der erfolgten Zahlung dem alten Geschäftsjahr und welcher Teil dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen ist.

Zum Bilanzstichtag muss das zahlende Unternehmen die Ausgaben, die dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, als ARAP auf der Aktivseite der Bilanz buchen. Ist eine neue Periode angebrochen, müssen alle ARAP durch Umbuchung auf das entsprechende Konto der neuen Periode aufgelöst werden.

Beispiel für die aktive Rechnungsabgrenzung

Klassische Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind Vorauszahlungen für Mieten, Versicherungen oder Leasinggebühren.

ARAP-Beispiel: Mietzahlung

Ein Unternehmer überweist die Miete für seine Räumlichkeiten quartalsweise. Er bezahlt die Miete für die Monate November bis Januar im Voraus (Gesamtbetrag 15.000 €). Da mit dem Januar ein neues Geschäftsjahr beginnt, kommt es bei diesem Geschäftsvorfall zur Rechnungsabgrenzung:

ARAP-Beispiel Mietzahlung


Die Januar-Miete von 5.000 € ist eine Ausgabe, für die im alten Jahr noch kein Aufwand entstanden ist. Daher wird diese auf dem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten gebucht. Im Januar wird der ARAP dann wieder aufgelöst und der richtigen Geschäftsperiode zugeordnet, da der Aufwand nun geltend gemacht wurde.

Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)

Definition

Was ist PRAP?

Eine passive Rechnungsabgrenzung ist vorzunehmen, wenn die Gegenseite eines Unternehmens (z. B. Kunden) Aufwendungen für das nächste Geschäftsjahr bereits im laufenden Geschäftsjahr bezahlt. Das Unternehmen steht also in der Pflicht zur Leistungserbringung.

Die passive Rechnungsabgrenzung kennzeichnet sich also durch:

  • Einnahme vor dem Bilanzstichtag
  • Ertrag im neuen Geschäftsjahr

Wie sind Geschäftsvorfälle im PRAP zu buchen?

Zum Bilanzstichtag muss das Unternehmen die Erträge, die dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, als PRAP auf der Passivseite der Bilanz buchen. Ist eine neue Periode angebrochen, muss der PRAP durch Umbuchung auf das entsprechende Konto der neuen Periode aufgelöst werden.

Beispiel für die passive Rechnungsabgrenzung

Klassische Beispiele für passive Rechnungsabgrenzungsposten sind Anzahlungen oder auch Abonnements.

PRAP-Beispiel: Software-Abonnement

Ein Kunde kauft im Oktober eine Software im Jahres-Abo für 600 €. Die Rechnungssumme für die gesamte Nutzungsdauer ist sofort beim Kauf fällig. Zum Jahreswechsel beginnt ein neues Geschäftsjahr. Das bedeutet:

  • 3 Monate fallen auf das laufende Geschäftsjahr (Oktober bis Dezember)
  • 9 Monate gehören zum neuen Geschäftsjahr (Januar bis September)
PRAP-Beispiel Software-Abo


Für die Buchhaltung bedeutet das:
Die Einnahmen, die dem laufenden Geschäftsjahr zugeordnet werden können, sind als Ertrag zu buchen (anteilig 150 € für 3 Monate).
Die Einnahmen, die dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen sind, sind noch kein Ertrag und daher als passiver Rechnungsabgrenzungsposten zu buchen (anteilig 450 € für 9 Monate).

Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der PRAP dann wieder aufgelöst und der richtigen Geschäftsperiode zugeordnet, da der Ertrag nun geltend gemacht wurde.

Sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen

Die sonstigen Verbindlichkeiten und Forderungen bilden die antizipativen RAP. Das heißt, eine Leistung, die bereits im laufenden Geschäftsjahr erbracht wird, wird erst im neuen Geschäftsjahr bezahlt.

Sonstige Verbindlichkeiten

Bei sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Ausgaben nach dem Bilanzstichtag, für die der Aufwand bereits im alten Jahr erfolgt ist.

Sie sind also das Gegenstück zum ARAP (Ausgabe im alten Jahr, Aufwand im neuen Jahr).

Sonstige Forderungen

Bei sonstigen Forderungen handelt es sich um Einnahmen nach dem Bilanzstichtag, für die der Ertrag bereits im alten Jahr erfolgt ist.

Sie sind also das Gegenstück zum PRAP (Einnahme im alten Jahr, Ertrag im neuen Jahr).

Zusammenfassung

Rechnungsabgrenzung zusammengefasst

  • Die Rechnungsabgrenzung dient dazu Geschäftsvorfälle und damit den Betriebserfolg periodengerecht zu erfassen.
  • Sie wird zur korrekten Versteuerung des Unternehmenserfolgs benötigt.
  • Rechtliche Grundlage der Rechnungsabgrenzung ist das HGB.
  • Man unterschiedet zwischen transitorischen (ARAP und PRAP) und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten (sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen).