Reisekostenabrechnung
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Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand.

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?

Um eine Geschäfts- bzw. Dienstreise handelt es sich, wenn der Unternehmer selbst oder ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der privaten Wohnung beruflich tätig wird. Im Steuerrecht spricht man deshalb nicht von einer Geschäftsreise, sondern von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Nicht jede Auswärtstätigkeit wird jedoch als Geschäftsreise anerkannt. Wenn zum Beispiel ein Kunde innerhalb der Stadtgrenze besucht wird, handelt es sich nicht um eine Dienstreise. Sie haben in dem Fall also keinen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten.

Hier einige Beispiele für Auswärtstätigkeiten, die als Geschäftsreise gelten:

  • Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
  • Fahrten zu Messen, Schulungen, Kongressen etc.
  • Fahrten zu anderen Firmenstandorten

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Alle, die auf Geschäftsreise gehen, können auch eine Reisekostenabrechnung erstellen. Das heißt, Inhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens genauso wie Angestellte.

Ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Das heißt, Firmen müssen ihren Mitarbeitern keine Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zahlen. In dem Fall können die Angestellten die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Warum Reisekostenabrechnungen erstellen?

Damit Arbeitnehmern überhaupt die Reisekosten lohnsteuerfrei bzw. damit Unternehmer ihre Reisekosten steuerlich geltend machen können, muss dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass es sich um eine Dienstreise gehandelt hat. Um das zu beweisen, erstellen Unternehmen eine Reisekostenabrechnung, in der alle Kosten aufgestellt und die entsprechenden Belege  und Quittungen hinterlegt sind. Bewahren Sie deshalb alle Belege sorgfältig auf und archivieren Sie diese.

    Welche Reisekosten können geltend gemacht werden ?

    Reisekosten tauchen als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung auf und sind daher steuermindernd. Sie setzen sich aus den folgenden vier Kostenarten zusammen:

    1. Fahrtkosten
    2. Übernachtungskosten
    3. Verpflegungsmehraufwand
    4. Reisenebenkosten

    Diese Ausgaben sollten Sie dokumentieren und Belege sowie Quittungen aufbewahren. Dann können Sie diese Aufwendungen als steuermindernd angeben und einen Vorsteuerabzug durchführen. So stellen Sie sicher, dass keine hohen Kosten durch eine Geschäftsreise entstehen.

    Diese Kosten werden grundsätzlich nicht erstattet:

    • Bußgelder (Schwarzfahren, Blitzer, Falschparken…)
    • Minibar im Hotel
    • Pay-TV
    • Kosten für zusätzliches Gepäck (Koffer)
    • Massagen

    Fahrtkosten

    Fahrtkosten können geltend gemacht werden, sobald Reisende nicht mit einem Firmenwagen reisen. Darunter fallen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und Zwischenheimfahrten entstehen, sofern diese mit einem der folgenden Verkehrsmittel bestritten werden:

    • Privatwagen
    • Mietwagen
    • Flugzeug
    • Bahn
    • Taxi

    Bei öffentlichen Verkehrsmitteln erhalten Sie ein Ticket mit dem genauen Reiseverlauf. Auch bei Leihfahrzeugen ist das exakte Feststellen der Kosten nicht schwer, da Sie auch hier eine Rechnung erhalten. Etwas komplizierter ist die Berechnung von Fahrtkosten, wenn der private Pkw benutzt wird. Dazu im Folgenden mehr.

    Wie werden die Fahrtkosten abgerechnet?

    Fahrtkosten werden stets in voller Höhe erstattet, sofern ein entsprechender Nachweis vorliegt.
    Bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen müssen nur die Tickets oder Belege aufgehoben werden.

    Den größten Spielraum haben Geschäftsreisende, wenn sie ihren privaten Pkw nutzen. Denn dann stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

    • die Verwendung der Kilometerpauschale
    • der fahrzeugindividuelle Kilometersatz

    Ersteres ist sehr simpel, Letzteres etwas aufwändiger, aber meistens ertragreicher. In beiden Fällen müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.

    Kilometerpauschale

    Reisende erhalten bei Geschäftsreisen 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer, wenn sie ein Motorrad oder Moped nutzen.

    Kilometersatz

    Um diesen Satz zu verwenden, müssen Reisende die gesamten Kosten, die jährlich für den privaten Pkw anfallen, addieren und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Anteilig erhalten sie dann die Summe für die beruflich gefahrene Strecke. Zu den Kosten zählen:

    • Abschreibung
    • Benzin
    • Miete für Garage oder Stellplatz
    • Reparaturen
    • Steuer
    • Versicherung
    • Wartung
    • Zinsen
    Besonders bei hochwertigen Fahrzeugen lohnt es sich, den Kilometersatz zu verwenden. Deshalb ist diese Methode bei Unternehmern und Freiberuflern sehr beliebt, deren Auto eine Repräsentationsfunktion hat.

    Übernachtungskosten

    Alle Aufwendungen, die dadurch entstehen, dass Reisende auswärts übernachten, sind Übernachtungskosten. Dazu zählen beispielsweise:

    • Ausgaben für Hotelaufenthalte
    • Miete für ein Appartement

    Wie werden Übernachtungskosten abgerechnet?

    Übernachtungskosten können stets in voller Höhe angegeben werden, sofern diese belegbar sind. Deshalb gilt auch hier: Sie sollten alle Rechnungen aufbewahren, um die Ausgaben nachweisen zu können.

    Als Unternehmer dürfen Sie keine Übernachtungspauschale geltend machen. Sie dürfen lediglich Ihre belegbaren Kosten in voller Höhe angeben. Übernachtungskosten sind außerdem vorsteuerabzugsfähig. Allerdings gilt für diese nur der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Nutzen Sie diese Möglichkeit.

    Verpflegungsmehraufwand

    Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Essen auf Dienstreisen teurer ist als an der Arbeitsstätte. Daher haben Dienstreisende die Möglichkeit, bis zu 24 Euro pro Tag zu erhalten, wenn sie sich innerhalb Deutschlands bewegen. Hierbei handelt es sich um einen Pauschalbetrag, der nur gekürzt, aber nicht erhöht werden kann.

    Wie wird der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet?

    Die Berechnung erfolgt nach dem folgenden Schema:

    1. Wenn der Reisende mehr als 8 Stunden am Tag auf Dienstreise ist, erhält dieser 12 Euro am Tag.
    2. Für den Tag der An- oder Abreise werden pauschal jeweils 12 Euro
    3. Ab einer länger dauernden Reise erhält der Reisende 24 Euro für jeden vollen Tag.

    Die Pauschale muss gekürzt werden, wenn man vom Kunden zum Essen eingeladen wird oder die Übernachtung im Hotel ein Frühstück beinhaltet. Dabei erfolgt die Kürzung prozentual wie folgt:

    1. Für ein Frühstück im Hotel oder auf Kundenrechnung wird 20 % der Tagespauschale abgezogen.
    2. Für ein Mittag- oder Abendessen auf Kundenrechnung werden 40 % der Tagespauschale abgezogen.
    Falls Sie einen Nachweis über die Kosten einer Mahlzeit haben, die Ihnen kostenlos bereitgestellt wird, kürzen Sie die Pauschale nicht prozentual, sondern um genau den Betrag, den das Essen kostet. Wenn Ihnen Mahlzeiten für mehr als 24 € am Tag ausgegeben werden, müssen Sie allerdings keine Nachzahlungen oder dergleichen fürchten. Die Pauschale kann nicht auf „unter 0 €“ gekürzt werden.

    Zwei Beispiele, um die Berechnung zu verdeutlichen

    1. Eine Ihrer Angestellten reist am 1. September beruflich von Freiburg nach München, bleibt dort zwei volle Tage in einem Hotel, das kein Frühstück anbietet, und reist am 4. September wieder zurück. Für den An- und Abreisetag erhält sie jeweils 12 Euro, für die beiden vollen Tage je 24 Euro. Am 2. September lädt ein Kunde sie zum Abendessen ein. Daher reduziert sich die Pauschale für diesen Tag um 40 % (9,60 Euro) auf 14,40 Euro. Ihre Angestellte erhält also insgesamt einen Verpflegungsmehraufwand von 62,40 Euro. Hätte der Kunde sie nicht eingeladen, hätte sie 72 Euro als Pauschale erhalten.
    2. Sie fahren morgens um 10 Uhr geschäftlich von Köln nach Düsseldorf, um dort ein Seminar zu geben. Um 15 Uhr setzen Sie sich wieder in den Zug zurück nach Köln und sind schließlich gegen 17 Uhr zuhause. Verpflegungsmehraufwand für Sie: 0 Euro. Ihre Reise erfüllt nicht die Mindestvoraussetzungen, da Sie ja keine 8 Stunden unterwegs sind. Die Pauschale für den Anreisetag gibt es nämlich nur bei mehrtägigen Aufenthalten.
    Für die Verpflegungspauschale im Ausland gilt: Sie ist für jedes Land unterschiedlich und wird vom Travel Management des Bundes veröffentlicht. Beispielsweise erhalten Sie für 24 Stunden in Dänemark 58 Euro, für 24 Stunden in Tschechien nur 35 Euro.

    Reisenebenkosten

    Dazu zählen Kosten, die bei einer Dienstreise nebenher anfallen, aber nicht direkt mit dem persönlichen Vorankommen in Verbindung stehen. Beispiele für Reisenebenkosten sind:

    • Telefonkosten
    • Selbstbezahlte Mahlzeiten
    • Trinkgelder
    • Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
    • Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel für Fahrten am Reiseziel
    • Mautgebühren
    • Reisegepäckversicherung
    • Schließfächer für Gepäckaufbewahrung
    • Parkgebühren
    • Mögliche Schadenersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls
    • Kosten für WLAN im Hotel

    Hier gelten die üblichen Mehrwertsteuersätze von 19 %. Unternehmer können bei Kosten, für die Belege vorliegen, einen Vorsteuerabzug vornehmen.

    alls Belege verloren gehen oder es keinen Nachweis gibt, können sogenannte Eigenbelege erstellt werden. Bei Trinkgeldern beispielsweise ist diese Vorgehensweise üblich und erlaubt. Allerdings kann bei Eigenbelegen kein Vorsteuerabzug durchgeführt werden.

    Hier finden Sie Details zum Thema Eigenbeleg und die Verbuchung.

    Wie werden Reisenebenkosten abgerechnet?

    Alle Reisenebenkosten, die durch Rechnungen, Quittungen oder Ähnliches belegt werden können, erstattet das Finanzamt in voller Höhe steuerfrei. Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschbeträge. Unternehmen müssen also sämtliche Quittungen und Belege aufbewahren, um die Kosten erstattet zu bekommen.

    Reisekosten richtig abrechnen: mit einer Reisekosten-Software

    Da Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung keine gesetzlichen und formalen Vorgaben beachten müssen, können sie diese theoretisch handschriftlich oder in einer Excel-Vorlage erstellen. Erheblich schneller, leichter und vor allem korrekt geht es mit einer Reisekosten-Software. Wenn in Ihrem Unternehmen also regelmäßig Geschäftsreisen an der Tagesordnung stehen, ist es sinnvoll, ein Reisekostenprogramm zu nutzen. Dies bietet unter anderem diese Vorteile:

    • Einfach: Die Software führt Sie durch die gesamte Reisekostenabrechnung.
    • Korrekt: Die aktuellen Pauschalen und Berechnungswerte werden berücksichtigt.
    • Effizient: Die Belege können mit wenigen Klicks erfasst werden.
    • Flexibel: Bei Auslandsreisen werden automatisch die korrekten Pauschalen und Währungen des jeweiligen Landes verwendet.
    • Klar: Mit einer Reisekosten-Software erstellen Sie übersichtliche Abrechnungen. So kann das Finanzamt die Aufstellungen schnell nachvollziehen und Sie können sicher sein, dass die Erstattung nicht aufgrund von Unübersichtlichkeit verweigert wird.
    • Unkompliziert: Moderne Reisekostenprogramme bieten durch Schnittstellen die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnungen automatisch in die interne Buchhaltungssoftware oder an den Steuerberater zu übertragen.

    Reisekosten-Software-Tipp

    Mit Lexware reisekosten ist die Reisekostenabrechnung für In- und Auslandsreisen in kürzester Zeit erstellt. Das bewährte Programm verwendet alle aktuellen Pauschalen und prüft Ihre Eingaben auf Korrektheit. Ihre Vorteile:
    • Reise- und Bewirtungskosten mühelos korrekt abrechnen
    • Einfache Belegerfassung
    • Beachtet die aktuellen gesetzlichen Pauschalen und Berechnungswerte
    • Leichte Anbindung von Mitarbeitern

    Reisekostenabrechnung zusammengefasst:

    • Eine Reisekostenabrechnung ist die übersichtliche Zusammenstellung aller Kosten, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreisereise auftreten.
    • Voraussetzung für die Erstattung der Aufwendungen ist, dass die Reise geschäftlich motiviert ist und dies dem Finanzamt gegenüber glaubhaft gemacht werden kann.
    • Die Reisekosten setzen sich aus den Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und den Reisenebenkosten zusammen.
    • Für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung gibt es keine gesetzlichen und formalen Vorgaben. Sie sollten aber auf Übersichtlichkeit achten, da das Finanzamt Ihre Unterlagen sonst abweisen und die Erstattung verweigern kann.
    • Für die korrekte und übersichtliche Aufstellung der Reisekosten ist der Einsatz einer professionellen Reisekosten-Software sinnvoll.