Rückstellungen
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Definition: Was sind Rückstellungen?

Im Rechnungswesen bezeichnen Rückstellungen Verbindlichkeiten, deren Eintreten und Höhe ungewiss sind. Wenn ein Unternehmen eine solche Verbindlichkeit erwartet, kann es Rückstellungen bilden, also einen Betrag „zurückstellen“, um zukünftigen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Um Rückstellungen bilden zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Kostenursache muss im aktuellen Geschäftsjahr liegen.
  2. Zeitpunkt, Höhe und Bestehen der Inanspruchnahme der Rückstellungen sind ungewiss, aber wahrscheinlich.

Was ist der Unterschied zwischen Rückstellungen und Rücklagen?

In der Buchhaltung sind Rückstellungen nicht mit Rücklagen zu verwechseln. Beides sind Positionen auf der Passivseite der Bilanz. Der Unterschied liegt jedoch im Verwendungszweck:

  • Rückstellungen werden für drohende Verbindlichkeiten gebildet und gehören damit zum Fremdkapital. Sie werden als Aufwand gebucht, sind also erfolgsmindernd.
  • Rücklagen gelten als gebundenes Eigenkapital und werden für drohende Verluste gebildet. Das führt zu einer Erhöhung des Eigenkapitals, was jedoch keinen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat.

Welche Arten von Rückstellungen gibt es?

Aufwandsrückstellungen und Schuldrückstellungen

Bei den Rückstellungen unterscheidet man in erster Linie zwischen Schuldrückstellungen und Aufwandsrückstellungen. Der Unterschied ist recht simpel:

  • Aufwandsrückstellungen sind Verpflichtungen gegenüber sich selbst.
  • Schuldrückstellungen sind Verpflichtungen gegenüber Dritten.

Mit einfachen Beispielen wird klar, wann Rückstellungen in welche Kategorie fallen:

Beispiel für Aufwandsrückstellungen

Ein Gastronomiebetrieb erleidet im Dezember einen Wasserschaden. Die endgültige Reparatur ist aber aufgrund des Weihnachtsgeschäfts erst Anfang des nächsten Abrechnungsjahres geplant. Der Gastronomiebetrieb bildet hierfür Rückstellungen, die bereits in der Bilanz des laufenden Geschäftsjahres als Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung auftauchen und als Aufwand verbucht werden. Hier liegt eine Verbindlichkeit gegenüber sich selbst vor.

Beispiel für Schuldrückstellungen

Ein Unternehmen rechnet damit, dass es im Folgejahr von einem Wettbewerber verklagt wird. Hierfür kann es Prozesskostenrückstellungen bilden, um die Gerichtskosten decken zu können. Damit liegen Verbindlichkeiten gegenüber Dritten vor.

§ 266 Abs. 3 B I – III HGB untergliedert Rückstellungen darüber hinaus in folgende Kategorien:

    Pensionsrückstellungen

    Nach § 249 Abs. 1 HGB besteht eine juristische Rückstellungspflicht für Arbeitgeber, wenn eine bindende und direkte Versorgungszusage an Arbeitnehmer besteht. Damit ein Unternehmen entsprechende Pensionsrückstellungen bilden darf, muss zum Bilanzstichtag eine schriftliche Pensionszusage vorliegen.

    Steuerrückstellungen

    Als Steuerrückstellungen werden Steuern und Abgaben deklariert, die zwar im aktuellen Geschäftsjahr entstanden sind, deren Höhe aber noch nicht endgültig festgelegt ist. Es dürfen nur für bestimmte Steuern Rückstellungen gebildet werden, z. B. für:

    • Gewerbesteuer
    • Körperschaftsteuer
    • Umsatzsteuer
    • Hinterzogene Lohnsteuer
    • Mehrsteuern durch Außenprüfung

      Sonstige Rückstellungen

      Zu dieser Art gehören sowohl Aufwands- als auch Schuldrückstellungen. Außerdem gibt es diese Unterkategorien:

      • Drohverlustrückstellungen
      • Kulanzrückstellungen
      • Rückstellungen für Garantieverpflichtungen
      • Prozessrückstellungen
      • Provisionsrückstellungen
      • Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen
      Hinweis: Auch für die Archivierung nach GoBD-Standard können Sie Rückstellungen bilden! Beispielsweise für die Anschaffung von Regalen, das Scannen von Dokumenten oder Anteile der Miete, wenn die zu archivierenden Dokumente entsprechend viel Raum einnehmen.
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      Warum werden Rückstellungen gebildet?

      Rückstellungen dienen dazu, drohende Verbindlichkeiten im Folgejahr abzudecken. Da sie als Aufwand gebucht werden, mindern sie den Gewinn zum Jahresabschluss und damit die Steuerlast eines Betriebs. Außerdem sind Rückstellungen gesetzlich geregelt und teilweise sogar verpflichtend.

      Rückstellungen werden also aus drei Gründen gebildet:

      1. Absicherung vor drohenden Verbindlichkeiten
      2. Minderung von Gewinn und Steuerlast
      3. Gesetzliche Verpflichtung

      Wann muss ich, wann darf ich Rückstellungen bilden?

      Sie dürfen Rückstellungen nur bilden, wenn die in § 249 HGB aufgelisteten Gründe vorliegen. Teilweise sind Sie dann sogar verpflichtet, diese Rückstellungen anzulegen. In Fällen, die dort nicht genannt sind, ist es unzulässig, Rückstellungen zu bilden. Das wäre mindestens eine Verwässerung der Bilanz und möglicherweise sogar eine Straftat.

      Rückstellungen buchen

      Rückstellungen sind grundsätzlich Passivkonten und daher im Haben zu buchen. Der Buchungssatz wird dem Einzelfall angepasst und ergänzt. Ein beispielhafter Buchungssatz für eine Rückstellung sieht so aus:


      Buchungssatz
      Aufwand an Rückstellung

      Oft findet bei der Buchung der Begriff „Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten“ Verwendung. Dieser drückt aus, dass der Betrieb zwar Rückstellungen bildet, sich aber noch nicht im Klaren darüber ist, für welche konkreten Fälle diese vorsorgen.

      Rückstellungen auflösen

      Rückstellungen sind stets aufzulösen, sobald der Grund zur Rückstellungsbildung entfällt.

      Beim Auflösen von Rückstellungen kommt es auf die Höhe des tatsächlich entstandenen Aufwands an. Es sind drei verschiedene Fälle möglich:

      1. Die Höhe der Rückstellung und Auszahlung stimmen überein: Die Auflösung ist erfolgsneutral.
      2. Die Rückstellungen waren größer als die notwendige Auszahlung: Es muss ein sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden.
      3. Die Rückstellungen waren zu gering, also für die Auszahlung nicht ausreichend: Es ist ein sonstiger betrieblicher Aufwand festzuhalten.

      Beispiel zur Auflösung von Rückstellungen

      Ein Gastronom eröffnet unter dem Namen BurgerHouse ein Restaurant. Es ist optisch eng an das in der Nähe befindliche BurgerHome angelegt. Aufgrund der ähnlichen Konzepte rechnet der Betreiber damit, von dem Wettbewerber verklagt oder in anderer Form juristisch belangt zu werden. Daher bildet er Rückstellungen:


      Buchungssatz
      Außerordentlicher Aufwand 10.000 € an Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten 10.000 €

      Es kommt wie erwartet zu einem Prozess im Folgejahr. Dabei sind drei Szenarien denkbar:

      Die Auszahlung fällt so hoch aus wie die zu erwartende Rückstellung.
      Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:

      Buchungssatz
      Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten 10.000 € an an Bank 10.000 €
      Die Übereinstimmungen sind weniger drastisch als erwartet. Letztlich muss das BurgerHouse nur einen Betrag von 7.000 € zahlen.

      Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:

      Buchungssatz
      Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten 10.000 € an Bank 7.000 €
      an sonstige betriebliche Erträge 3.000 €
      Auf das BurgerHouse kommt eine noch höhere Strafe zu als erwartet. Der Betrag liegt bei 12.000 €.
      Der Buchungssatz zur Auflösung der Rückstellung lautet:

      Buchungssatz
      Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten 10.000 €
      Periodenfremde Aufwendungen 2.000 € an Bank 12.000 €

      Sonderfall: Langfristige Rückstellungen

      Definition: Was sind langfristige Rückstellungen?

      Langfristige Rückstellungen zeichnen sich durch eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr aus. In § 253 Absatz 2 HGB heißt es genauer:

      „Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abzuzinsen.“

      Der Begriff der Abzinsung von Rückstellungen bedeutet, dass Sie die Reserven verzinsen müssen, die sich auf Aufwendungen in der ferneren Zukunft beziehen.

      Hier zwei Beispiele:

      • Pensionen für Mitarbeiter
      • Rückstellungen für Gewährleistungen, die eine längere Laufzeit als ein Jahr haben

      Die Verzinsung dient dazu, steigende Kosten abzubilden. Mittels der Verzinsung errechnen Sie einen Erfüllungsbetrag. Auf dessen Basis bestimmen Sie durch den Abzinsungssatz den Barwert der Rückstellung. Sie finden die aktuell gültigen Abzinsungssätze online auf der Webseite der Deutschen Bundesbank. Zur Berechnung empfehlen wir außerdem den Einsatz einer Buchhaltungssoftware oder das Hinzuziehen eines Bilanzbuchhalters.

      Der Rückstellungsspiegel: Überblick über alle Rückstellungen

      In dem sogenannten Rückstellungsspiegel werden alle Rückstellungsposten der Bilanz und deren Entwicklung aufgelistet. Die tabellarische Übersicht enthält Informationen zu:

      • Anfangsbestand
      • Endbestand zum Bilanzstichtag
      • Zuführung
      • Auflösung
      • Verbrauch / Inanspruchnahmen
      • Umbuchung
      • Effekt aus der Auf- und Abzinsung

      Ist es Pflicht, einen Rückstellungsspiegel zu führen?

      Grundsätzlich sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet, einen Rückstellungsspiegel aufzustellen. Allerdings fordert § 285 Nr. 12 HGB dazu auf, die Entwicklung der sonstigen Rückstellungen zu erläutern. Diese Aufforderung können Sie durch eine Übersicht in Form eines Rückstellungsspiegels erfüllen.

      Um den handelsrechtlichen Ansprüchen zu genügen, ist ein Rückstellungsspiegel oft notwendig. Deshalb sollte er in einer professionellen Buchhaltungssoftware vorhanden sein. Wie genau Sie den Überblick strukturieren, ist Ihnen selbst überlassen. Beliebt sind die Anordnung nach Fälligkeit und die Auflistung der oben genannten Informationen.

      Generell ist es sinnvoll, die eigene Buchhaltung durch professionelle Programme zu unterstützen. Um Ihnen einen Überblick über Ihre Möglichkeiten zu geben, haben wir einen Buchhaltungssoftware-Vergleich erstellt.

      Rückstellungen zusammengefasst:

      • Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die mit relativ hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, deren Bestehen und Höhe aber ungewiss sind.
      • In erster Linie wird zwischen Schuld- und Aufwandsrückstellungen unterschieden.
      • Die genauen Voraussetzungen, wann Rückstellungen zu bilden sind, regelt das Handelsgesetzbuch.
      • Einen Überblick über die eigenen Rückstellungen kann ein Rückstellungsspiegel geben.
      • Buchhaltungssoftware unterstützt dabei, Rückstellungen zu bilden, aufzulösen und zu überblicken.