Archivierung
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Definition: Was bedeutet revisionssicheres Archivieren?

Revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden. Dabei sind die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten.

Die papierlose, also elektronische Dokumentenarchivierung ist in den meisten Unternehmen längst Usus geworden. Umso wichtiger ist es, dass Sie als Unternehmer genau wissen, was Sie dabei beachten müssen. Denn bei einer Betriebsprüfung untersucht das Finanzamt kritisch, ob die Vorgaben eingehalten wurden. Falls nicht, drohen unangenehme Folgen.

Was ist der Unterschied zwischen GoB und GoBD?

Die allgemeinen Regeln für eine korrekte Buchführung und Bilanzierung sind in den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verankert. In den GoBD hat die Finanzverwaltung die GoB um die Vorgaben erweitert, die speziell für die elektronische Buchführung und Archivierung gelten.

Revisionssicherheit: Welche Anforderungen stellen die GoBD?

Durch die GoBD will der Gesetzgeber sicherstellen, dass für die elektronische bzw. digitale Archivierung vergleichbar strenge Standards gelten wie für die traditionelle Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in Papierform. Deshalb müssen Unternehmer für alle aufbewahrungspflichtigem Dokumente sicherstellen, dass diese ohne Ausnahme revisionssicher archiviert sind.

In Bezug auf Revisionssicherheit gelten folgende Kriterien:

Unternehmen müssen in der Lage sein, jeden Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachzuweisen. Das bedeutet, dass keine Buchung ohne den dazugehörigen Beleg erfolgen darf. Die Einhaltung dieses Grundsatzes ist insbesondere für Betriebsprüfungen maßgeblich.

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer selbst dafür verantwortlich, alle Geschäftsvorfälle lückenlos aufzuzeichnen. Vollständigkeit bedeutet im Sinne der GoBD, dass Unternehmen die Aufbewahrungsfristen exakt einhalten. Das heißt: Sie dürfen aufbewahrungspflichtige Dokumente erst nach Ablauf der Frist vernichten.

Alle Geschäftsvorfälle müssen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben abgebildet werden. Zum Beispiel indem sie richtig kontiert werden.

Um eine übersichtliche Buchführung sicherzustellen, müssen alle Buchungen für Dritte, z. B. Betriebsprüfer, nachvollziehbar sein.

Jedes Dokument, das archiviert wird, muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar aufbewahrt werden. Sollte es dennoch zu Änderungen oder Löschungen kommen, müssen diese lückenlos dokumentiert werden. Dabei darf auch die Änderungshistorie nachträglich nicht veränderbar sein.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die elektronische Buchführung und Archivierung, muss es Folgendes nachweisen können:

  • eine Verfahrensdokumentation für jede Software, die für die Buchführung und Archivierung eingesetzt wird
  • die Einhaltung der Verfahrensdokumentationen

In der Dokumentation müssen alle technischen und organisatorischen Prozesse beschrieben werden.

Kein Dokument darf beim Archivieren oder im Archivsystem verloren gehen.

Unternehmen müssen jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archivieren.

Diese Anforderungen müssen Sie uneingeschränkt während der gesamten Aufbewahrungsfrist erfüllen und die Erfüllung jederzeit nachweisen können.

Diese Anforderungen müssen Sie uneingeschränkt während der gesamten Aufbewahrungsfrist erfüllen und die Erfüllung jederzeit nachweisen können.

Wer muss GoBD-konform archivieren?

Die GoBD gelten uneingeschränkt für alle Unternehmer. Das heißt: Sie betreffen sowohl große Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler. Selbst wenn Sie nur eine einzige Rechnung im Jahr schreiben, sind Sie zur Einhaltung der GoBD verpflichtet.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unterlagen GoBD-konform archiviert werden müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die AO beispielsweise gibt folgende Unterlagen an (§ 147 Abs. 1 AO):

  • Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege, wie (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts)
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Personalunterlagen)
Bei den Geschäfts- und Handelsbriefen hat die Art der Zustellung keinen Einfluss auf die Aufbewahrungspflicht. Das heißt: Es müssen sowohl die per Post als auch die per E-Mail etc. zugestellten Dokumente revisionssicher archiviert werden. Mehr zur E-Mail-Archivierung hier.

DSGVO und Archivierung: Der Zusammenhang

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) legt fest, wie Sie personenbezogene Daten dem Zugriff Dritter schützen müssen. Vor allem Unternehmen stellt das vor Probleme, da sie gleichzeitig die Aufbewahrungsfristen und die Vorgaben der DSGVO beachten müssen.

Was hat Vorrang: die Aufbewahrungspflicht oder die DSGVO?

Hier gibt es kein „entweder oder“. Es gilt: Wenn eine Pflicht zur Aufbewahrung vorliegt, muss diese eingehalten werden. In der Regel kann dies auch nach der DSGVO gerechtfertigt werden.

Für Sie als Unternehmer heißt das: Die Personalunterlagen Ihrer Mitarbeiter beispielsweise müssen Sie über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ebenso wie Rechnungen revisionssicher archivieren. Dabei dürfen nur die personenbezogenen Daten aufbewahrt

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?

Es gibt nur zwei Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: entweder 6 oder 10 Jahre. Die meisten Unterlagen unterliegen der 10-Jahres-Frist. Lediglich 6 Jahre müssen empfangene/versandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie alle Unterlagen, die für Versteuerung von Bedeutung sind, archiviert werden.

Liste über die Aufbewahrungsfristen

Die Handelskammer Hamburg hat eine alphabetisch geordnete, exemplarische Liste veröffentlicht. Diese gibt Auskunft darüber, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Dabei ist nicht die Bezeichnung eines Dokuments entscheidend, sondern seine Verwendung. Die Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein beispielsweise beträgt eigentlich 6 Jahre. Wenn er aber als Nachweis für eine Rechnung dient, müssen Sie die 10-Jahres-Frist einhalten. Hier ein Auszug aus der exemplarischen Liste:

Dokument Aufbewahrungsfrist in Jahren
Abrechnungsunterlagen 10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Belegformate 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Buchungsbelege 10
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen 10
Kontoauszüge 10

Lieferscheine

sofern als Belegnachweis

6

10

Lohnunterlagen: Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Rechnungen an Unternehmer 10
Steuerunterlagen 10

Beginn der Aufbewahrungsfristen

Eine Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Ein Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist einer Rechnung, die Sie am 02.01.2019 geschrieben haben, startet am 01.01.2020 und endet am 01.01.2030.

Welche Folgen drohen bei einem Verstoß gegen die GoBD?

Ein Verstoß gegen die GoBD stellt einen Mangel in der Bilanzierung dar. Damit liegt immer gleichzeitig noch eine Verfehlung gegenüber den gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten vor. Laut § 162 AO kann das Finanzamt bei fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlage eines Betriebs schätzen. Das ist in aller Regel sehr teuer, da die Behörde sehr großzügige Zahlen einsetzt, um möglichst hohe Steuern kassieren zu können. Außerdem begünstigt eine Verletzung der Buchführungspflicht strafrechtliche Konsequenzen. Folge können Ermittlungen wegen folgender Tatbestände sein:

  • Insolvenzstraftaten
  • Verstöße gegen Vorschriften
  • Urkundenunterdrückung
  • Andere steuerstrafrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Tatbestände

So stellen Sie eine GoBD-konforme Archivierung sicher

Wichtig zu wissen ist: Es reicht dem Finanzamt nicht aus, sämtliche Dokumente als PDF-Datei auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud zu archivieren. Denn die Revisionssicherheit wäre aus folgenden Gründen nicht gewährleistet:

  • Die Manipulation der Unterlagen ist zu einfach.
  • Die Vollständigkeit der Daten wird in Frage gestellt, da Sie einfach einzelne Dokumente löschen könnten.
  • Durch das bloße Speichern können Sie dem Finanzamt nicht nachweisen, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Andere Lösungen müssen also gefunden werden. Um die Datenarchivierung im Jahr 2019 GoBD-konform zu gestalten, sind professionelle Archivierungssysteme und die Verwendung passender Archivierungssoftware unumgänglich. Einige Programme, die auch für die allgemeine Buchführung genutzt werden, haben gleichzeitig ein Archivsystem. Wir haben für Sie einen Buchhaltungssoftware-Vergleich angestellt, an dem Sie sich orientieren können.

E-Mail-Archivierung: Das müssen Unternehmer beachten

Da der Hauptteil der geschäftlichen Korrespondenz längst per E-Mail stattfindet, ist auch die Aufbewahrung von E-Mails gesetzlich geregelt: vor allem in der AO in Verbindung mit den GoBD. Danach sind Sie als Unternehmer seit Januar 2017 dazu verpflichtet, E-Mails revisionssicher zu archivieren, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten – inklusive Anhänge.

Dokumentenarten und Aufbewahrungsfristen sind bei der E-Mail-Archivierung identisch mit den Unterlagen, die Sie in Papierform erhalten oder versenden und für die elektronische Archivierung aufbereiten.

Auch bei der E-Mail-Archivierung gilt: Es reicht nicht aus, diese im E-Mail-Tool zu archivieren. Denn so werden die Kriterien der Revisionssicherheit nicht eingehalten. Stattdessen müssen Sie aufbewahrungspflichtige E-Mails digital in einem speziellen Archivsystem GoBD-konform ablegen.

Archivierung zusammengefasst:

  • Die elektronische Archivierung von geschäftlichen Dokumenten ist an hohe Anforderungen gebunden. Diese sind in den GoBD formuliert.
  • Unter anderem in der AO ist festgelegt, welche Dokumente der Aufbewahrungspflicht unterliegen und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für diese gelten.
  • Ausnahmslos alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen revisionssicher, also in digitalen Archivsystemen, archivieren.
  • Spezielle Archivierungssoftware ermöglicht Unternehmen eine GoBD-konforme Archivierung.