Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 08.03.2024
Definition: Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen bezeichnen den Zeitraum, in dem Selbstständige aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Dokumente aufheben bzw. archivieren müssen.
Video: Aufbewahrungsfristen in 2 min erklärt
Welche Dokumente musst du aufbewahren?
Du fragst dich, welche Dokumente du aufbewahren musst, wie z. B. Kontoauszüge, Quittungen etc.? Als Selbstständiger musst du diese geschäftlichen Dokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren:
- Kontoauszüge
- Rechnungen
- Quittungen
- Lieferscheine
- Steuerunterlagen sowie abgegebene Steuererklärungen und erhaltene Steuerbescheide
Grundsätzlich musst du diese Dokumente aufheben, damit du sie im Rahmen einer Betriebsprüfung als Nachweis vorlegen kannst. Wie lange und in welcher Form du die in deinem unternehmerischen Alltag vorkommenden Dokumente aufbewahren musst, hängt von verschiedenen Regelungen ab, die beispielsweise im Handels-, Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verankert sind. Wenn du keine Mitarbeiter angestellt hast, sind für dich das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht nicht relevant.
Auch in zeitlicher Hinsicht gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die zwei wesentlichen sind die sechs- und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungspflicht gilt ab der ersten Rechnung
Auch wenn nur ein paar Belege im ersten Jahr entstehen, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab dem Moment der Unternehmensgründung. Wichtige Belege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Verträge sollten von Anfang an ordentlich abgelegt werden. Fehlende Unterlagen können gerade in der Gründungsphase zu existenzbedrohenden Schätzungen des Finanzamts führen. Ordnung schützt – starte richtig!
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
Folgende Geschäftsunterlagen musst du 6 Jahre aufbewahren:
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe: Damit sind Kopien von Geschäftsbriefen gemeint, die du in deiner Geschäftstätigkeit an andere versendet hast. Hierunter fallen aber nur diejenigen, die zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben. Dabei ist es unerheblich, ob du diese auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail versendet hast. Es kommt auf den Inhalt an: Geschäftliche Korrespondenz, die nicht zum Geschäftsabschluss geführt hat, zählt nicht als Handels- oder Geschäftsbrief. Das sind z. B. Flyer und Prospekte oder ein Angebot, das du zwar versendet hast, das aber nicht angenommen wurde.
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe: Das sind solche, die du von anderen erhalten hast. Hierzu zählt beispielsweise Korrespondenz zur Durchführung eines Auftrags oder die Rückabwicklung eines Geschäftes.
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, z. B. für eine Außenprüfung oder eine vorläufige Steuerfestsetzung. Außerdem zählen hierzu Dokumente und Unterlagen, die du als Steuerpflichtiger benötigst, um Anträge beim Finanzamt zu begründen.
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist
du fragst dich, welche Aufbewahrungsfrist Dokumente wie Lieferscheine und Geschäftsbücher haben?
Folgende Geschäftsunterlagen musst du 10 Jahre aufbewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen, z. B. Handels-, Geschäftsbücher
- Inventare, z. B. Bestandsverzeichnisse, Übersichten über Vermögensgegenstände
- Jahresabschlüsse, d.h. Gewinn- und Verlustrechnung mit dazu gehörigen Erläuterungen
- Lageberichte, z. B. als Teil der Bilanzunterlagen
- die Eröffnungsbilanz (sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
- Buchungsbelege, d. h. Unterlagen und Dokumentationen über einzelne Geschäftsvorfälle als Grundlage zur Eintragung in Geschäftsbücher. Hierzu zählen u. a. Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbelege, Quittungen, Kontoauszüge, aber auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen usw.
- Zollunterlagen, z. B. Zollanmeldungen
Dreißigjährige Aufbewahrungsfrist
Folgende Geschäftsunterlagen sind 30 Jahre aufzubewahren:
- Mahnbescheide
- Urteile
- Prozessakten
Prüfe genau, bevor du Unterlagen entsorgst!
Entsorge nicht vorschnell Unterlagen, sondern prüfe zuvor, ob diese noch aufbewahrt werden müssen. Etwa weil du noch offene Steuerverfahren hast, bei denen beispielsweise Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine, Rechnungen usw. zur Begründung von Ansprüchen beim Finanzamt erforderlich sind. Auf der ganz sicheren Seite bist du, wenn du solche Unterlagen bis 10 Jahre nach abgeschlossenem Steuerverfahren aufbewahrst.
Aufbewahrungspflichten und -fristen im Handelsrecht
Das wichtigste Gesetz im Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (HGB). Nach § 257 HGB sind Kaufleute dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht und die daran geknüpften Aufbewahrungsfristen dienen der Rechtssicherheit im Geschäfts- und Handelsverkehr. Die Fristen zur Aufbewahrung betragen 6 bzw. 10 Jahre.
Aufbewahrungspflichten und -fristen im Steuerrecht
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht ist im Steuerrecht die Abgabenordnung (AO) maßgeblich. Sie enthält die Aufbewahrungsfristen, außerdem gibt es im Umsatzsteuergesetz (UStG) ebenfalls Archivierungsfristen.
Während das Handelsrecht den Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten im Fokus hat, geht es im Steuerrecht um die Besteuerung von Unternehmen auf Grundlage von Geschäftsunterlagen. Die aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen sind im Handelsrecht und Steuerrecht fast identisch. Die Abgabenordnung (AO) verlangt zusätzlich noch die Aufbewahrung von Zollunterlagen. Die Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen nach § 147 AO beträgt ebenfalls 6 bzw. 10 Jahre.
Berechnung: Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem du die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Dokumente
- erhalten hast
- erstellt hast (also die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder z. B. der Buchungsbeleg oder die Aufzeichnung entstanden ist)
Sie endet nach Ablauf des Kalenderjahres, in das die entsprechende Aufbewahrungsfrist fällt.
Beispiel:
Bei einer Rechnung, die du am 5.2.2024 erstellt und versendet hast, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 und endet am 31.12.2034. Folglich kannst du diese am 1.1.2035 vernichten.
Aufbewahrungsort von Buchführungsunterlagen
Du betreibst dein Unternehmen in Deutschland und möchtest deine Buchführungsunterlagen in einem EU-Mitgliedsstaat aufbewahren? Als inländisches Unternehmen gilt für dich die Pflicht, deine Buchführungsunterlagen im Inland aufzubewahren.
Ausnahme: Für die elektronische Aufbewahrung gilt dies nicht
Wenn du also der Aufbewahrungspflicht für deine Buchhaltung nicht in Papierform nachkommst, sondern die relevanten Unterlagen in einer Cloud-Lösung oder auf einem Datenträger in einem anderen Land der EU aufbewahrst, ist das möglich. Allerdings musst du das zuvor beim Finanzamt beantragen und nach Genehmigung sicherstellen, dass der Zugriff der Finanzverwaltung vollumfänglich möglich ist. Außerdem musst du jederzeit in der Lage sein, deinen Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nachzukommen. Es darf also durch den ausländischen Aufbewahrungsort nicht die Besteuerung beeinträchtigt oder sogar gefährdet werden. Am besten besprichst du das mit deinem Steuerberater.
Aufbewahrung von Verträgen
Als Unternehmer hast du eine Vielzahl von Verträgen:
- Kaufverträge über Gegenstände, die du für dein Business angeschafft hast (z. B Firmenwagen)
- Gewerbemietvertrag für Büro- oder Geschäftsräume
- Webhostingvertrag mit deinem Provider für das Hosting deines Internetauftritts
- Vertrag über Telekommunikationsleistungen (Festnetz oder/und Mobilfunk, Internetzugang usw.)
- Versicherungsverträge
- Darlehensvertrag, wenn du einen Kredit aufgenommen hast
- Werkverträge mit Dritten, sofern du Unterbeauftragungen bei der Auftragserfüllung vornimmst
- u.v.m.
Diese Verträge haben unterschiedliche Rechtsnaturen und sind deshalb nicht über einen Kamm zu scheren: Mit dem Gewerbemietvertrag wurde ein Dauerschuldverhältnis begründet. Deshalb brauchst du diesen Vertrag über die gesamte Zeit. Ein Kaufvertrag über ein geringwertiges Wirtschaftsgut, z. B. die Kaffeemaschine, hat hingegen nicht dieselbe Bedeutung. Und falls du einen Gesellschaftsvertrag hast, in dem die Rechtsgrundlagen deiner Gesellschaft (z. B. der UG) festgelegt sind, ist er der Wichtigste überhaupt. Deshalb solltest du bei der Archivierung deiner Verträge nicht nur auf die verschiedenen Aufbewahrungsfristen achten, sondern außerdem im Blick behalten, ob du einen Vertrag auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigst, z. B. für Ansprüche, die du erst in Zukunft geltend machen willst.
Achtung: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht bei Geschäftsaufgabe
Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen endet nicht, wenn du dein Unternehmen aufgibst oder verkaufst. Deshalb ist der Zeitpunkt der Geschäftsaufgabe ohne Bedeutung. Der Grund: Du musst Geschäftsunterlagen aus der Zeit deiner Geschäftstätigkeit so lange aufbewahren, bis deren jeweilige Aufbewahrungsfristen laut Vorschrift abgelaufen sind. Für die Geschäftsvorfälle im Jahr der Geschäftsaufgabe gelten die oben genannten Aufbewahrungsfristen.
Beispiel:
Du gibst dein Unternehmen am 31.3.2026 auf. Für alle Rechnungen, die du im Jahr 2026 bis zur Geschäftsaufgabe gestellt hast, beginnt die Frist am 31.12.2026 und endet am 31.12.2036. Vernichten kannst du diese also am 1.1.2037.
Welche Folgen haben Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten bzw. Aufbewahrungsfristen?
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Straftat sanktioniert werden. Wenn du gegen die Aufbewahrungspflichten bzw. -fristen verstößt, kannst du mit einem Bußgeld belegt werden. Außerdem musst du mit steuerlichen Nachteilen rechnen: Wenn du Unterlagen nicht (mehr) in der geforderten Form vorlegen kannst, wird das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen. Das kann für dich zu einer deutlich höheren Steuerlast führen.
Sichere deine Dokumente regelmäßig!
Führe bei elektronischer Aufbewahrung regelmäßig eine valide Datensicherung durch und sorge vor allem dafür, dass die Dateien auch lesbar bleiben und in der jeweils geforderten Form vorliegen.
Aufbewahrungsfristen zusammengefasst
- Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen.
- Die zwei wesentlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 und 10 Jahre.
- Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gilt nur für Mahnbescheide, Urteile und Prozesskosten.
- Geregelt sind die Aufbewahrungsfristen im Handelsrecht (Handelsgesetzbuch) und Steuerrecht (Abgabenordnung, Umsatzsteuergesetz).
- Geschäftsrelevante Dokumente und Unterlagen können auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch erforderlich sein, z. B. für juristische Auseinandersetzungen, wo sie anspruchsbegründend sind oder Beweisfunktion haben.
- Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten und -fristen können steuerliche Nachteile zur Folge haben und außerdem als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
- Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im EU-Ausland ist unter bestimmten Bedingungen möglich und muss bei der Finanzverwaltung zuvor beantragt werden.
- Mit Aufgabe oder Verkauf Ihres Unternehmens endet nicht die Aufbewahrungspflicht, sondern erst mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen.