Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 08.03.2024
Definition: Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen bezeichnen den Zeitraum, in dem Selbstständige aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Dokumente aufheben bzw. archivieren müssen.
Video: Aufbewahrungsfristen im Überblick
Welche Dokumente müssen Sie aufbewahren?
Sie fragen sich, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen, wie z. B. Kontoauszüge, Quittungen etc.? Als Selbstständiger müssen Sie diese geschäftlichen Dokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren:
- Kontoauszüge
- Rechnungen
- Quittungen
- Lieferscheine
- Steuerunterlagen sowie abgegebene Steuererklärungen und erhaltene Steuerbescheide
Grundsätzlich müssen Sie diese Dokumente aufheben, damit Sie sie im Rahmen einer Betriebsprüfung als Nachweis vorlegen können. Wie lange und in welcher Form Sie die in Ihrem unternehmerischen Alltag vorkommenden Dokumente aufbewahren müssen, hängt von verschiedenen Regelungen ab, die beispielsweise im Handels-, Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verankert sind. Wenn Sie keine Mitarbeiter angestellt haben, sind für Sie das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht nicht relevant.
Auch in zeitlicher Hinsicht gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die zwei wesentlichen sind die sechs- und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Sie 6 Jahre aufbewahren:
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe: Damit sind Kopien von Geschäftsbriefen gemeint, die Sie in Ihrer Geschäftstätigkeit an andere versendet haben. Hierunter fallen aber nur diejenigen, die zum Abschluss eines Geschäfts geführt haben. Dabei ist es unerheblich, ob Sie diese auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail versendet haben. Es kommt auf den Inhalt an: Geschäftliche Korrespondenz, die nicht zum Geschäftsabschluss geführt hat, zählt nicht als Handels- oder Geschäftsbrief. Das sind z. B. Flyer und Prospekte oder ein Angebot, das Sie zwar versendet haben, das aber nicht angenommen wurde.
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe: Das sind solche, die Sie von anderen erhalten haben. Hierzu zählt beispielsweise Korrespondenz zur Durchführung eines Auftrags oder die Rückabwicklung eines Geschäftes.
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, z. B. für eine Außenprüfung oder eine vorläufige Steuerfestsetzung. Außerdem zählen hierzu Dokumente und Unterlagen, die Sie als Steuerpflichtiger benötigen, um Anträge beim Finanzamt zu begründen.
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist
Sie fragen sich, welche Aufbewahrungsfrist Dokumente wie Lieferscheine und Geschäftsbücher haben?
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren:
- Bücher und Aufzeichnungen, z. B. Handels-, Geschäftsbücher
- Inventare, z. B. Bestandsverzeichnisse, Übersichten über Vermögensgegenstände
- Jahresabschlüsse, d.h. Gewinn- und Verlustrechnung mit dazu gehörigen Erläuterungen
- Lageberichte, z. B. als Teil der Bilanzunterlagen
- die Eröffnungsbilanz (sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
- Buchungsbelege, d. h. Unterlagen und Dokumentationen über einzelne Geschäftsvorfälle als Grundlage zur Eintragung in Geschäftsbücher. Hierzu zählen u. a. Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbelege, Quittungen, Kontoauszüge, aber auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen usw.
- Zollunterlagen, z. B. Zollanmeldungen
Dreißigjährige Aufbewahrungsfrist
Folgende Geschäftsunterlagen müssen Sie 30 Jahre aufbewahren:
- Mahnbescheide
- Urteile
- Prozessakten
Prüfen Sie genau, bevor Sie Unterlagen entsorgen!
Entsorgen Sie nicht vorschnell Unterlagen, sondern prüfen Sie zuvor, ob diese noch aufbewahrt werden müssen. Etwa weil Sie noch offene Steuerverfahren haben, bei denen beispielsweise Kontoauszüge, Quittungen, Lieferscheine, Rechnungen usw. zur Begründung von Ansprüchen beim Finanzamt erforderlich sind. Auf der ganz sicheren Seite sind Sie, wenn Sie solche Unterlagen bis 10 Jahre nach abgeschlossenem Steuerverfahren aufheben.
Aufbewahrungspflichten und -fristen im Handelsrecht
Das wichtigste Gesetz im Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (HGB). Nach § 257 HGB sind Kaufleute dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht und die daran geknüpften Aufbewahrungsfristen dienen der Rechtssicherheit im Geschäfts- und Handelsverkehr. Die Fristen zur Aufbewahrung betragen 6 bzw. 10 Jahre.
Aufbewahrungspflichten und -fristen im Steuerrecht
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht ist im Steuerrecht die Abgabenordnung (AO) maßgeblich. Sie enthält die Aufbewahrungsfristen, außerdem gibt es im Umsatzsteuergesetz (UStG) ebenfalls Archivierungsfristen.
Während das Handelsrecht den Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten im Fokus hat, geht es im Steuerrecht um die Besteuerung von Unternehmen auf Grundlage von Geschäftsunterlagen. Die aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen sind im Handelsrecht und Steuerrecht fast identisch. Die Abgabenordnung (AO) verlangt zusätzlich noch die Aufbewahrung von Zollunterlagen. Die Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen nach § 147 AO beträgt ebenfalls 6 bzw. 10 Jahre.
Berechnung: Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Dokumente
- erhalten haben
- erstellt haben (also die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder z. B. der Buchungsbeleg oder die Aufzeichnung entstanden ist)
Sie endet nach Ablauf des Kalenderjahres, in das die entsprechende Aufbewahrungsfrist fällt.
Beispiel:
Bei einer Rechnung, die Sie am 5.2.2024 erstellt und versendet haben, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 und endet am 31.12.2034. Folglich können Sie diese am 1.1.2035 vernichten.
Aufbewahrungsort von Buchführungsunterlagen
Sie betreiben Ihr Unternehmen in Deutschland und möchten Ihre Buchführungsunterlagen in einem EU-Mitgliedsstaat aufbewahren? Als inländisches Unternehmen gilt für Sie die Pflicht, Ihre Buchführungsunterlagen im Inland aufzubewahren.
Ausnahme: Für die elektronische Aufbewahrung gilt dies nicht
Wenn Sie also der Aufbewahrungspflicht für Ihre Buchhaltung nicht in Papierform nachkommen, sondern die relevanten Unterlagen in einer Cloud-Lösung oder auf einem Datenträger in einem anderen Land der EU aufbewahren, ist das möglich. Allerdings müssen Sie das zuvor beim Finanzamt beantragen und nach Genehmigung sicherstellen, dass der Zugriff der Finanzverwaltung vollumfänglich möglich ist. Außerdem müssen Sie jederzeit in der Lage sein, Ihren Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nachzukommen. Es darf also durch den ausländischen Aufbewahrungsort nicht die Besteuerung beeinträchtigt oder sogar gefährdet werden. Am besten besprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Aufbewahrung von Verträgen
Als Unternehmer haben Sie eine Vielzahl von Verträgen:
- Kaufverträge über Gegenstände, die Sie für Ihr Business angeschafft haben (z. B Firmenwagen)
- Gewerbemietvertrag für Büro- oder Geschäftsräume
- Webhostingvertrag mit Ihrem Provider für das Hosting Ihres Internetauftritts
- Vertrag über Telekommunikationsleistungen (Festnetz oder/und Mobilfunk, Internetzugang usw.)
- Versicherungsverträge
- Darlehensvertrag, wenn Sie einen Kredit aufgenommen haben
- Werkverträge mit Dritten, sofern Sie Unterbeauftragungen bei der Auftragserfüllung vornehmen
- u.v.m.
Diese Verträge haben unterschiedliche Rechtsnaturen und sind deshalb nicht über einen Kamm zu scheren: Mit dem Gewerbemietvertrag wurde ein Dauerschuldverhältnis begründet. Deshalb brauchen Sie diesen Vertrag über die gesamte Zeit. Ein Kaufvertrag über ein geringwertiges Wirtschaftsgut, z. B. die Kaffeemaschine, hat hingegen nicht dieselbe Bedeutung. Und falls Sie einen Gesellschaftsvertrag haben, in dem die Rechtsgrundlagen Ihrer Gesellschaft (z. B. der UG) festgelegt sind, ist er der Wichtigste überhaupt. Deshalb sollten Sie bei der Archivierung Ihrer Verträge nicht nur auf die verschiedenen Aufbewahrungsfristen achten, sondern außerdem im Blick behalten, ob Sie einen Vertrag auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigen, z. B. für Ansprüche, die Sie erst in Zukunft geltend machen wollen.
Achtung: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht bei Geschäftsaufgabe
Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen endet nicht, wenn Sie Ihr Unternehmen aufgeben oder verkaufen. Deshalb ist der Zeitpunkt der Geschäftsaufgabe ohne Bedeutung. Der Grund: Sie müssen Geschäftsunterlagen aus der Zeit Ihrer Geschäftstätigkeit so lange aufbewahren, bis deren jeweilige Aufbewahrungsfristen laut Vorschrift abgelaufen sind. Für die Geschäftsvorfälle im Jahr der Geschäftsaufgabe gelten die oben genannten Aufbewahrungsfristen.
Beispiel:
Sie geben Ihr Unternehmen am 31.3.2024 auf. Für alle Rechnungen, die Sie im Jahr 2024 bis zur Geschäftsaufgabe gestellt haben, beginnt die Frist am 31.12.2024 und endet am 21.12.2034. Vernichten können Sie diese also am 1.1.2035.
Welche Folgen haben Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten bzw. Aufbewahrungs-fristen?
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Straftat sanktioniert werden. Wenn Sie gegen die Aufbewahrungspflichten bzw. -fristen verstoßen, können Sie mit einem Bußgeld belegt werden. Außerdem müssen Sie mit steuerlichen Nachteilen rechnen: Wenn Sie Unterlagen nicht (mehr) in der geforderten Form vorlegen können, wird das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen. Das kann für Sie zu einer deutlich höheren Steuerlast führen.
Sichern Sie Ihre Dokumente regelmäßig!
Machen Sie bei elektronischer Aufbewahrung regelmäßig eine valide Datensicherung und sorgen Sie vor allem dafür, dass die Dateien auch lesbar bleiben und in der jeweils geforderten Form vorliegen.
Aufbewahrungsfristen zusammengefasst
- Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen.
- Die zwei wesentlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 und 10 Jahre.
- Eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gilt nur für Mahnbescheide, Urteile und Prozesskosten.
- Geregelt sind die Aufbewahrungsfristen im Handelsrecht (Handelsgesetzbuch) und Steuerrecht (Abgabenordnung, Umsatzsteuergesetz).
- Geschäftsrelevante Dokumente und Unterlagen können auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch erforderlich sein, z. B. für juristische Auseinandersetzungen, wo sie anspruchsbegründend sind oder Beweisfunktion haben.
- Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten und -fristen können steuerliche Nachteile zur Folge haben und außerdem als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
- Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im EU-Ausland ist unter bestimmten Bedingungen möglich und muss bei der Finanzverwaltung zuvor beantragt werden.
- Mit Aufgabe oder Verkauf Ihres Unternehmens endet nicht die Aufbewahrungspflicht, sondern erst mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen.