Debitorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung, das alle Geschäftsvorfälle umfasst, die die Kunden betreffen. Dazu gehören zum Beispiel Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Gutschriften, aber auch das Mahnwesen, falls mal eine Rechnung nicht bezahlt wird.

Nachfolgend erklären wir umfassend, was die Debitorenbuchhaltung ist und welche Aufgabengebiete sie umfasst. Darüber hinaus gehen wir auf Begrifflichkeiten wie „Debitorenrisiko“, „Klärungskonto“ oder „Scoring“ ein und erläutern, was sich hinter diesen Bezeichnungen verbirgt.

Was ist Debitorenbuchhaltung?

In der Debitorenbuchhaltung werden die Forderungen gegenüber den Debitoren, also den Kunden des Unternehmens erfasst und verwaltet. Auch Gutschriften von Geschäftspartnern sind in der Debitorenbuchhaltung festgeschrieben. Wenn ein Kunde also ein Produkt kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, erhält er im Anschluss eine Rechnung. Je nach Unternehmen und Produkt stehen dem Kunden unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel die Lastschrift oder die Überweisung. Der Betrag, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, wird als Forderung bezeichnet. Die Debitorenbuchhaltung überwacht diese Forderungen. Sie schreibt also fest, wer dem Unternehmen welchen Geldbetrag schuldet.

Die Forderungen werden auf Kontokorrentkonten bzw. Debitorenkonten verwaltet. Debitorenkonten bilden in der Buchhaltung ein sogenanntes Nebenbuch. Manchmal bekommt jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto, manchmal gruppiert man die Debitoren und gibt ihnen ein gemeinsames Konto. Wie die Debitorenverwaltung geregelt wird, ist vom jeweiligen Unternehmen und seiner Kundenstruktur abhängig. Alle offenen Forderungen der Kunden werden auf Saldenlisten festgehalten.

Die Debitorenbuchhaltung hat nicht nur eine rein dokumentarische Funktion. Sie dient vielmehr dazu, ausstehende Zahlungen einzutreiben. Darüber hinaus sind die Informationen über die Forderungen wichtig für die weitere Unternehmensplanung.

Was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich vor allem mit zwei großen Aufgaben:

1. Forderungsmanagement und Mahnwesen

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet alle Debitorenkonten, legt neue an und überprüft sie regelmäßig auf offene Forderungen, also auf bisher unbezahlte Rechnungen oder auch Überzahlungen. Die offenen Posten werden in regelmäßigen Abständen überprüft, beispielsweise im 7- oder 14-Tage-Rhythmus. Diese Überprüfung ist eine Vorstufe zum Mahnwesen.

Beim Mahnwesen unterscheidet man das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnwesen. In der Regel wird zunächst versucht, die ausstehenden Beträge außergerichtlich einzuholen, vor allem um die Geschäftsbeziehungen zu dem Kunden nicht zu beeinträchtigen. Wie viele Mahnstufen bis zum gerichtlichen Mahnwesen verfolgt werden, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Meist bekommt der Kunde zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, bevor eine deutliche Mahnung ausgesprochen wird. Sinnvoll und zielführend ist oft auch ein persönliches Gespräch mit dem Kunden, wenn es sich realisieren lässt. Das ist natürlich von der Branche abhängig.

Außergerichtliche und gerichtliches Mahnwesen

Wenn sich die außergerichtlichen Mahnungen nicht erfolgreich zeigen, wird sich eine gerichtliche Mahnung nicht vermeiden lassen. Diese kann eigenständig von der Debitorenbuchhaltung durchgeführt werden oder durch externe Stellen, also durch Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen, erfolgen. Bei einer eigenständigen gerichtlichen Mahnung sollten Kenntnisse im Umgang mit Gerichtsvollziehern und Mahngerichten vorhanden sein.

2. Informationsmanagement

Durch die Verwaltung der Forderungen verfügt die Debitorenbuchhaltung über Informationen zur Summe der ausstehenden Zahlungen. Das ist von großer Bedeutung, um Aussagen zur Liquidität des Unternehmens und zu möglichen Investitionen treffen zu können. Die Debitorenbuchhaltung liefert die Zahlen an das Unternehmensmanagement und gibt diesem damit eine Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Zudem generiert die Debitorenbuchhaltung Informationen zum Zahlungsverhalten der Debitoren. Zahlt ein Kunde beispielsweise schon seit längerer Zeit seine Rechnungen nicht, ist die Gefahr groß, dass dem Kunden die Insolvenz droht. Wer solche Szenarien früh erkennt, kann den Schaden im besten Fall klein halten.

Durchleuchtung einer Person auf Kreditwürdigkeit
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Debitorenrisiko und Scoring

Im deutschen Rechnungswesen spricht man häufig von Debitoren und Kreditoren. Debitoren sind dabei die Schuldner, also diejenigen, die eine Forderung aus Lieferung und Leistung begleichen müssen. Kreditoren dagegen sind Lieferanten oder Dienstleister, die im Prinzip die Funktion eines Kreditgebers übernehmen. Sie stellen Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung, für die sie nachträglich bezahlt werden.

Definition: Was bedeutet das Debitorenrisiko?

Das Debitorenrisiko wird auch häufig Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko genannt. Es bezeichnet die Gefahr, dass ein Käufer den Zahlungsanspruch des Verkäufers nicht oder nicht komplett begleicht. Das Debitorenrisiko bezieht sich auch auf mögliche Schadensersatzforderungen, zum Beispiel durch verzögerte Lieferzeiten oder beschädigte Produkte. Es entsteht durch

  • Zahlungsverzug
  • Zahlungsunfähigkeit
  • Zahlungsunwilligkeit

Es kommt immer wieder vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich oder im schlimmsten Fall gar nicht zahlen. Dieses Debitorenrisiko kann durch verschiedene Maßnahmen eingegrenzt werden, zum Beispiel durch Scoring.

Was ist Scoring?

Scoring ist eine Art Bonitätseinschätzung, die auch außerhalb der Debitorenbuchhaltung, zum Beispiel bei der Vergabe von Krediten eingesetzt wird. Beim Scoring wird die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsausfall möglichst genau eingeschätzt. So kann besser abgewogen werden, welche Kunden zahlungsfähig genug sind, um ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu beziehen. Das Risiko für einen Zahlungsausfall kann so deutlich minimiert werden.

Wie funktioniert Scoring in der Debitorenbuchhaltung?

Grundlage für das Scoring sind die Stammdaten des Kunden. Diese werden in den Debitorenkonten verwaltet. Hier kann genau abgelesen werden, was der Kunde in der Vergangenheit bereits bezogen hat und ob er alle Rechnungen fristgerecht beglichen hat. Sollte es bereits in der Vergangenheit Probleme mit der Zahlungsmoral gegeben haben, ist es sinnvoll eine Vorauszahlung zu verlangen.

Was ist ein Klärungskonto?

In der Buchhaltung gibt es viele verschiedene Sachkonten, zum Beispiel für Werbekosten, für Fahrzeugkosten, für Werkzeugkosten, für Raumkosten, für Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen und viele weitere Buchungspositionen. Während des Buchungsprozesses werden alle Geschäftsvorfälle auf die jeweils dafür vorgesehenen Sachkonten gebucht.

Ab und zu kann es aber auch vorkommen, dass eine Zahlung eingeht, die keinem Sachkonto eindeutig zugeordnet werden kann. In diesem Fall wird die Zahlung auf dem sogenannten Klärungskonto verbucht. Alle Positionen auf dem Klärungskonto müssen in der Klärungsbearbeitung nochmal überprüft werden, um einen Rückläufergrund zu identifizieren.

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