Debitorenbuchhaltung
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Definition: Was ist Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Hier werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, die die Kunden (Debitoren) des Unternehmens betreffen. In der Debitorenbuchhaltung werden also die Forderungen gegenüber den Debitoren verwaltet, die in der Regel aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen hervorgehen.

Was sind Debitoren?
Debitoren sind die Schuldner. Aus Sicht des Unternehmens sind Debitoren also diejenigen, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen begleichen müssen. Der Gegenbegriff zum Debitor ist der Kreditor (siehe Kreditorenbuchhaltung).

Was macht die Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit:

  • der Verbuchung von Forderungen und Gutschriften aus Lieferungen und Leistungen
  • der Fälligkeitsüberwachung und Prüfung des Zahlungseingangs
  • dem Mahnwesen und Inkasso
  • der Einstufung und Prüfung des Debitorenrisikos (Bonität)

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung werden unten detaillierter erläutert.

Wenn ein Kunde also ein Produkt kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, erhält er im Anschluss eine Rechnung. Je nach Unternehmen und Produkt stehen dem Kunden unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel die Lastschrift oder die Überweisung. Der Betrag, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, wird als Forderung bezeichnet. Die Debitorenbuchhaltung überwacht diese Forderungen. Sie schreibt also fest, wer dem Unternehmen welchen Geldbetrag schuldet.

Das Debitorenkonto

Alle Forderungen werden auf Kontokorrentkonten bzw. Debitorenkonten verwaltet. Die Positionen stellen aus Sicht des Unternehmens ein Guthaben dar.

Debitorenkonten bilden in der Buchhaltung ein sogenanntes Nebenbuch. Dabei können die Forderungen der Debitoren wie folgt erfasst werden:

  1. Für jeden Kunden wird ein eigenes Debitorenkonto
  2. Einige Debitoren werden auf einem gemeinsamen Konto als Debitorengruppe

Wie die Debitorenverwaltung geregelt wird, ist vom jeweiligen Unternehmen und seiner Kundenstruktur abhängig. Alle offenen Forderungen des Unternehmens werden auf Saldenlisten festgehalten.

Die Debitorenbuchhaltung hat nicht nur eine rein dokumentarische Funktion. Sie dient vielmehr dazu, ausstehende Zahlungen einzutreiben. Darüber hinaus sind die Informationen über die Forderungen wichtig für die weitere Unternehmensplanung.

Was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit wichtigen Aufgaben, die in Verbindung mit Ausgangsrechnungen und dem Zahlungseingang stehen. Das sind vor allem:

1. Forderungsmanagement

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet alle Debitorenkonten, legt neue an und überprüft sie regelmäßig auf offene Forderungen, also auf bisher unbezahlte Rechnungen oder auch Überzahlungen. Sie ist dafür verantwortlich, dass die Debitoren ihr Zahlungsziel einhalten. Die offenen Posten werden in regelmäßigen Abständen überprüft, beispielsweise im 7- oder 14-Tage-Rhythmus. Diese Überprüfung ist eine Vorarbeit für das Mahnwesen.

2. Mahnwesen

Hat ein Kunde seine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht beglichen, fließt diese Forderung in den Mahnprozess ein. Beim Mahnwesen unterscheidet man das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnwesen.

Außergerichtliches Mahnwesen
In der Regel wird zunächst versucht, die ausstehenden Beträge außergerichtlich einzuholen, vor allem um die Geschäftsbeziehungen zu dem Kunden nicht zu beeinträchtigen. Wie viele Mahnstufen bis zum gerichtlichen Mahnwesen verfolgt werden, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Meist bekommt der Kunde zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, bevor eine deutliche Mahnung ausgesprochen wird. Sinnvoll und zielführend ist oft auch ein persönliches Gespräch mit dem Kunden, wenn es sich realisieren lässt. Das ist natürlich von der Branche abhängig.

Gerichtliches Mahnwesen
Bleiben die außergerichtlichen Mahnungen erfolglos, wird sich eine gerichtliche Mahnung nicht vermeiden lassen. Diese kann eigenständig von der Debitorenbuchhaltung durchgeführt werden oder durch externe Stellen, also durch Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen, erfolgen. Bei einer eigenständigen gerichtlichen Mahnung sollten Kenntnisse im Umgang mit Gerichtsvollziehern und Mahngerichten vorhanden sein.

Gerichtliches Mahnwesen

3. Debitoren Scoring

Zudem generiert die Debitorenbuchhaltung Informationen zum Zahlungsverhalten der Debitoren. Durch die Zahlungshistorie jedes einzelnen Kunden können Aussagen über die künftige Zahlungszuverlässigkeit oder mögliche Zahlungsausfälle gemacht werden. Zahlt ein Kunde beispielsweise schon seit längerer Zeit seine Rechnungen nicht oder nur nach mehrfacher Mahnung, ist die Gefahr groß, dass dem Kunden die Insolvenz droht. Wer solche Szenarien früh erkennt, kann den Schaden im besten Fall klein halten. Mehr zu diesem Thema lesen Sie unter Debitorenrisiko und Scoring.

4. Informationsmanagement

Die Informationen über ausstehende Zahlungen (offene Posten) sind außerdem von großer Bedeutung für den Führungskreis des Unternehmens. Denn hiermit lassen sich Aussagen zur Liquidität des Unternehmens und zu möglichen Investitionen treffen. Die Debitorenbuchhaltung liefert die Zahlen an das Unternehmensmanagement und gibt diesem damit eine Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Debitorenrisiko und Scoring: Zahlungsausfälle frühzeitig erkennen

Wer kann schon sicher sein, dass ein Kunde seine offenen Rechnungen auch bezahlt? Zahlungsausfälle von Kunden können ein großes Risiko für das eigene Unternehmen darstellen. Um die eigene Liquidität sowohl kurz- als auch langfristig sicherzustellen, ist die Einschätzung des Debitorenrisikos eine wichtige Aufgabe der Debitorenbuchhaltung.

Definition: Was bedeutet Debitorenrisiko?

Das Debitorenrisiko wird auch häufig Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko genannt. Es bezeichnet die Gefahr, dass ein Käufer (Debitor) den Zahlungsanspruch des Verkäufers (Kreditor) nicht oder nicht komplett begleicht. Das Debitorenrisiko wird definiert durch

  • Zahlungsverzug: Der Schuldner zahlt seine Rechnung bis zum vereinbarten Zahlungsziel.
  • Zahlungsunfähigkeit: Der Schuldner kann seinen Zahlungspflichten nicht mehr nachkommen (Insolvenz).
  • Zahlungsunwilligkeit: Der Schuldner verweigert die Zahlung vorsätzlich (trotz Solvenz).

Es kommt immer wieder vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich oder im schlimmsten Fall gar nicht zahlen. Dieses Debitorenrisiko kann durch verschiedene Maßnahmen eingegrenzt werden, zum Beispiel durch das sogenannte Scoring.

Was ist Scoring?

Scoring ist eine Art Bonitätseinschätzung, die auch außerhalb der Debitorenbuchhaltung, zum Beispiel bei der Vergabe von Krediten, eingesetzt wird. Beim Scoring wird die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsausfall möglichst genau eingeschätzt. So kann besser abgewogen werden, welche Kunden zahlungsfähig genug sind, um ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu beziehen. Das Risiko für einen Zahlungsausfall kann so deutlich minimiert werden.

Scoring ist ein wichtiges Instrument zur Einschätzung des Debitorenrisikos

Scoring ist ein wichtiges Instrument zur Einschätzung des Debitorenrisikos und damit zur Früherkennung von Zahlungsausfällen der Kunden.

Wie funktioniert Scoring in der Debitorenbuchhaltung?

Grundlage für das Debitoren Scoring sind die Stammdaten des Kunden. Diese werden in den Debitorenkonten verwaltet. Hier kann genau abgelesen werden, welche Leistungen der Kunde in der Vergangenheit bereits bezogen hat und ob er alle Rechnungen fristgerecht beglichen hat. In der Debitorenbuchhaltung kann der Kunde dann anhand der gesammelten Daten im Hinblick auf sein Zahlungsausfallrisiko klassifiziert werden. Sollte es bereits in der Vergangenheit Probleme mit der Zahlungsmoral gegeben haben, ist es sinnvoll, eine Vorauszahlung zu verlangen. Bei Neukunden kann man natürlich nicht auf eigene Erfahrungswerte zurückgreifen. Je nach Rechnungsbetrag kann man hier zur Prävention aber die Zahlungsmethode bei der ersten Lieferung einschränken.

Was ist ein Klärungskonto?

In der Buchhaltung gibt es viele verschiedene Sachkonten, zum Beispiel für:

  • Werbekosten
  • Fahrzeugkosten
  • Werkzeugkosten
  • Raumkosten
  • Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen
  • und viele weitere Buchungspositionen

Während des Buchungsprozesses werden alle Geschäftsvorfälle auf die jeweils dafür vorgesehenen Sachkonten gebucht.

Ab und zu kann es aber auch vorkommen, dass eine Zahlung eingeht, die keinem Sachkonto eindeutig zugeordnet werden kann. In diesem Fall wird die Zahlung auf dem sogenannten Klärungskonto verbucht. Alle Positionen auf dem Klärungskonto müssen in der Klärungsbearbeitung noch einmal überprüft werden, um einen Rückläufergrund zu identifizieren.

Debitorenbuchhaltung zusammengefasst:

  • Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung.
  • Sie beschäftigt sich mit der Verbuchung von Forderungen und Gutschriften aus Lieferungen und Leistungen, der Überprüfung der Zahlungseingänge, dem Mahnwesen und der Einstufung des Debitorenrisikos.
  • Damit liefert sie wichtige Daten für operative und strategische Entscheidungen.