Finanzbuchhaltung einfach erklärt

Die Finanzbuchhaltung ist ein besonders wichtiges Teilgebiet der Buchhaltung, das alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens erfasst. Sie bildet die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanzerstellung und trifft eine entscheidende Aussage darüber, wie gut es einem Unternehmen geht. Das ist nicht nur für die Unternehmer und ihre zukunftsorientierten Entscheidungen wichtig, sondern auch für Investoren und Gläubiger.

Nachfolgend erläutern wir ausführlich, was die Finanzbuchhaltung ist und welche Aufgabengebiete sie umfasst. Darüber hinaus erklären wir den Unterschied zwischen der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung und gehen darauf ein, was sich hinter dem Begriff „Rechnungsperiode“ verbirgt.

Was ist Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung, auch kurz FiBu genannt, ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. Sie erfasst alle unternehmerischen Vorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, also alle Aufwendungen und Erträge. Diese Finanzströme werden zeitlich geordnet auf sogenannte Konten erfasst bzw. gebucht. Dabei hilft intuitive, einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware. Die Konten unterscheiden sich dabei sachlich, je nach Art des unternehmerischen Vorgangs, der gebucht wird. Für unterschiedliche Berufszweige kommen unterschiedliche Konten infrage, die in sogenannten Kontenrahmen aufgelistet sind. Am Ende einer festgelegten Rechnungsperiode werden die Konten abgeschlossen und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung werden erstellt. Dabei werden die Abschlüsse sämtlicher Konten gebucht. Es gibt außerdem spezifische Jahresabschlussbuchungen, zum Beispiel Rückstellungen oder Vorratsbewertungen. Eine Rechnungsperiode kann einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr dauern.

In großen Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung noch einmal in die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung aufgeteilt.

Wozu dient die FiBu?

Das Ziel der Finanzbuchhaltung besteht darin, das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln, um die Vermögensverhältnisse und Veränderungen der Bestände zu dokumentieren. Wie viel Gewinn oder Verlust wurde in der Rechnungsperiode gemacht? Informationen darüber sind nicht nur für das eigene Unternehmen wichtig, sondern auch für Anteilseigner oder Gläubiger. Die Finanzbuchhaltung ist für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.

Nur Freiberufler sowie Gewerbetreibende, die weniger als 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz (bis 2015 50.000 und 500.000 Euro) machen sind von der Buchführungspflicht ausgenommen. Die Finanzbuchhaltung muss absolut transparent und nachvollziehbar geführt werden, denn noch viele Jahre später haben Steuerbehörden das Recht, Zugriff auf die Finanzbuchhaltung zu verlangen. Einen solchen Vorgang bezeichnet man als Steuerprüfung.

Registerkasse dient zur Nachprüfung für die Finanzbuchhaltung

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

1. Die Ermittlung der Bestände (Aufstellung der Bilanz)

Im Zuge dieser Aufgabe der Finanzbuchhaltung werden die aktuellen Schuldenbestände und Vermögensstände dokumentiert.

2. Die Ermittlung der Bestandsveränderungen

Wie haben sich Vermögen und eigene bzw. fremde Außenstände verändert? Diese Fragen werden im Zuge der Bestandsveränderungsermittlung geklärt.

3. Die Ermittlung des Erfolgs (Gewinn- und Verlustrechnung)

Diese Aufgabe ist eng verknüpft mit der Ermittlung der Bestände. Sobald alle Aufwendungen dem Ertrag gegenübergestellt wurden, kann der Erfolg mittels der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt werden. Erfolg ist in diesem Fall nicht unbedingt positiv zu verstehen. Im Falle von Verlusten spricht man oft vom negativen Erfolg.

4. Die Ermittlung der Selbstkosten

Selbstkosten sind alle Kosten für innerbetriebliche Leistungen. Auch diese werden bei der Finanzbuchhaltung ermittelt.

Weitere Aufgaben der Finanzbuchhaltung sind

  • die Bereitstellung von Zahlen für die Preiskalkulationen,
  • das Erstellen von Statistiken und Auswertungen,
  • die innerbetriebliche Kontrolle,
  • Rückstellungen und Abgrenzungen und
  • die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Die Finanzbuchhaltung ist zudem eine wichtige Informationsquelle für Anteilseigner, Gläubiger und andere Außenstehende.

Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung?

Vier Säulen des betrieblichen Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen umfasst vier Säulen: Die Finanzbuchhaltung, die Betriebsbuchhaltung, die Statistik und die Planung. Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung sind die Grundlage für innerbetriebliche oder betriebsübergreifende statistische Vergleiche sowie für die Zukunftsplanung. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung?

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist das finanzielle Rechnungswesen. Sie beschäftigt sich mit der Vermögenslage des Unternehmens und deren Veränderung. Diese ist besonders interessant für Anspruchsgruppen wie zum Beispiel Investoren. Die Finanzbuchhaltung richtet sich also in erster Linie nach außen. Dadurch unterliegt die Gestaltung der Finanzbuchhaltung auch bestimmten gesetzlichen Vorgaben. So müssen alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen, also alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos erfasst werden. Die Erfassung der Geschäftsvorfälle bezieht sich immer auf bestimmte Zeitabschnitte, also beispielsweise auf einen Monat oder ein Quartal. Nach Ablauf des Geschäftsjahres wird die Vermögenslage mithilfe der Jahresbilanz ermittelt. Diese ist veröffentlichungspflichtig.

Aufgaben der Betriebsbuchhaltung

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung hat die Betriebsbuchhaltung primär eine innerbetriebliche Informationsfunktion. Aus diesem Grund unterliegt die Betriebsbuchhaltung auch kaum gesetzlichen Vorgaben und kann im Grund völlig frei gestaltet werden. Genau wie die Finanzbuchhaltung werden auch bei der Betriebsbuchhaltung Kosten und Leistungen bzw. Gewinn und Verlust gegenübergestellt. Die Betriebsbuchhaltung ist eine wichtige Entscheidungshilfe für Preiskalkulationen und für zukunftsorientierte Entscheidungen, die kurzfristig getroffen werden müssen. Außerdem kann mithilfe der Betriebsbuchhaltung die Wirtschaftlichkeit bestimmter Maßnahmen einfach kontrolliert werden. Die Buchungen der Betriebsbuchhaltung fließen nicht in die Finanzbuchhaltung ein. Sie sind zudem auch nicht veröffentlichungspflichtig.

Was ist eine Rechnungsperiode?

Die Rechnungsperiode ist ein Begriff aus der Buchhaltung. Sie bezeichnet den Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen. Hier wiederum unterscheidet man verschiedene Abschlüsse. Es gibt einerseits den Jahresabschluss, der am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt wird. Ein Geschäftsjahr muss nicht unbedingt mit einem Kalenderjahr übereinstimmen, sondern kann auch mitten im Jahr beginnen. Außerdem gibt es Quartals- und Monatsabschlüsse, deren Rechnungsperiode drei bzw. nur einen Monat lang ist.

Rechnungsperiode

Warum gibt es die Rechnungsperiode?

Innerhalb einer Rechnungsperiode werden alle Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung erfasst. Ein Geschäftsvorfall ist eine Buchung, also zum Beispiel eine Einnahme oder eine Ausgabe, die den Unternehmenshaushalt beeinflusst. Die lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle ist nicht nur gesetzlich festgelegt, sie dient vor allem auch dazu den finanziellen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln und richtig einzuordnen. Die Geschäftsvorfälle werden auf unterschiedlichen Konten erfasst.

Nach jeder Rechnungsperiode, also beispielsweise nach einem Monat oder einem Quartal werden alle Konten geschlossen. Das heißt auch, dass die bisher getätigten Buchungen in den Konten nicht mehr geändert werden können. Solange eine Rechnungsperiode noch nicht geschlossen wurde, können alle Buchungen beliebig angepasst werden. Außerdem ist es möglich, parallel in zwei verschiedenen Rechnungsperioden zu buchen, also beispielsweise ist zweiten und dritten Quartal.

Sobald eine Rechnungsperiode geschlossen wurde, kann sie an die Steuerkanzlei bzw. das Finanzamt übermittelt werden. Wichtig ist, dabei bestimmte Fristen einzuhalten. So muss beispielsweise die Buchhaltung spätestens bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt übermittelt werden. Für das Quartal 1 vom 1. Januar bis zum 31. März müssen also alle Buchungen spätestens bis zum 10. April übermittelt werden, es sei denn man hat eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragt.

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