Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was ist Inventur und was ist Inventar?
Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden in einem Unternehmen. Dabei werden diese gezählt, gemessen oder gewogen. Bei einigen Inventarpositionen (z. B. bei Darlehen oder Grundstücken) ist das nicht möglich. In solchen Fällen wird auf Dokumente der Buchhaltung zurückgegriffen. Die Bestandsaufnahme wird in der Regel einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt und schriftlich im Inventar festgehalten.
Inventar — was ist das? Das Inventar ist ein Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände (z. B. Firmenwagen, Lagerbestände) und Schulden (z. B. Verbindlichkeiten) eines Unternehmens auflistet. Es wird im Rahmen der Inventur aufgestellt und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss.
Wer muss eine Inventur durchführen?
Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen. Das ergibt sich gemäß Handelsrecht aus § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140/141 AO (Abgabenordnung). Auch wer ein neues Gewerbe gründet oder sein Geschäft aufgibt, muss eine Inventur durchführen.
Alle Unternehmer, die ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) ermitteln dürfen (z. B. Freiberufler), müssen keine Inventar-Buchführung durchführen.
Was ist der Unterschied zwischen Inventar und Inventur?
Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsermittlung. Das Inventar dagegen ist das Ergebnis der Inventur, also die schriftliche Aufstellung oder das Verzeichnis über alle Schulden und Vermögensgegenstände. Bei der Inventur sichtet man das Inventar eines Unternehmens und sortiert es in drei übergeordnete Bereiche ein:
- Vermögen (Anlagevermögen, Umlaufvermögen)
- Schulden (langfristige Schulden, kurzfristige Schulden)
- Eigenkapital (Vermögen minus Schulden)
Das Inventar eines Unternehmens
Am Ende eines jeden Geschäftsjahres muss eine Inventur durchgeführt werden, um das Inventar eines Unternehmens zu ermitteln. Doch was gehört eigentlich alles zum Inventar und warum muss man die Inventur überhaupt durchführen? Nachfolgend finden Sie die Antworten auf alle Fragen rund um das Inventar eines Unternehmens.
Was gehört alles zum Inventar eines Unternehmens?
Das Inventar listet alle Vermögensgegenstände und Schulden auf und vermerkt wichtige Informationen dazu:
- Art des Vermögens / der Schuld
- Menge (in Anzahl, Gewicht etc.)
- Wert
Inventarlisten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Folgende Tabelle gibt eine Übersicht darüber, was alles zum Inventar eines Unternehmens gehört. Je nach Art und Größe des Unternehmens können verschiedene Positionen hinzukommen oder wegfallen.
Wie wird das Inventar verwaltet?
Je nach Größe des Unternehmens kann man die Inventarverwaltung mit Hilfe einer Excel-Tabelle oder einer einfachen Inventarsoftware vornehmen. Wichtig ist, dass man jeden Inventargegenstand einzeln auflistet und Folgendes notiert:
- die Art
- die Menge
- den Geldwert
Außerdem muss jeder Inventargegenstand der übergeordneten Kategorie richtig zugeordnet werden (Anlagevermögen, Umlaufvermögen, langfristige und kurzfristige Schulden). Anschließend werden die Geldwerte in den übergeordneten Bereichen summiert. Die Differenz zwischen Vermögen und Schulden ergibt das Reinvermögen, also das Eigenkapital des Unternehmens.
Das Inventar ist eine Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden. Daraus ergibt sich das Eigenkapital.
Die Inventur im Unternehmen
In der Regel wird die Inventur am Jahresende durchgeführt, denn der Inventurstichtag ist der 31. Dezember. Einige Unternehmenszweige verlegen ihre Inventur auf einen anderen Zeitpunkt, zum Beispiel aufgrund saisonaler Geschäftsperioden, oder sie führen eine permanente Inventur durch. Mehr zu den verschiedenen Inventurarten hier.
Um am Inventurtag möglichst wenig Arbeit zu haben, kann die Inventuraufnahme im Vorfeld bereits vorbereitet werden, indem z. B. die Lager- bzw. Verkaufsfläche gut aufgeräumt und sortiert wird.
Inventurverfahren: Wie wird die Inventur durchgeführt?
Bei der Inventur unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Verfahren. Diese berücksichtigen die Art der Gegenstände, die im Inventar-Verzeichnis festgehalten werden.
1. Körperliche Inventur
Dieses Inventurverfahren bezieht sich auf die Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände, die durch Wiegen, Messen oder Zählen aufgenommen werden können. Wenn eine exakte Aufnahme unmöglich bzw. wirtschaftlich unzumutbar ist (z. B. Sandvorräte), ist eine Schätzung mit anschließender Bewertung erlaubt.
Beim klassischen Inventurverfahren werden die Vermögensgegenstände gezählt, gemessen und gewogen.
2. Buchinventur
Bei der Buchinventur werden die immateriellen Vermögensgegenstände und Schulden aufgenommen. Beispiele dafür sind Bankguthaben und Verbindlichkeiten. Dabei wird Bezug genommen auf die Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Saldenlisten).
3. Anlageninventur
Dieses Inventurverfahren ist ein Bestandteil der Anlagenbuchhaltung. Es ersetzt die körperliche Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens im Inventar, wie beispielsweise:
- Maschinen
- Firmenwagen
- Büroausstattung
Bei der Anlageninventur wird ein Anlagenverzeichnis erstellt, in dem für jeden Gegenstand eine Anlagenkarte geführt werden muss – mit folgenden Angaben:
- Bilanzwert am Bilanzstichtag
- Herstellungs- oder Anschaffungstag
- Exakte Bezeichnung des Gegenstands
- Höhe der Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten
- Jährliche Abschreibung
- Nutzungsdauer
- Tag des Abgangs
Welche Arten der Inventur gibt es?
Nicht für jedes Unternehmen ist die Durchführung der Inventur zum vorgeschriebenen Stichtag umsetzbar. Deshalb gibt es alternative Arten, die den Betrieben Spielraum bieten.
Stichtagsinventur
Bei der „klassischen“ Stichtagsinventur erfolgt die Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden am Bilanzstichtag, also am Ende des Geschäftsjahres. Dies ist in der Regel am 31. Dezember.
Zeitnahe Stichtagsinventur
Bei der zeitnahen Stichtagsinventur handelt es sich um eine Sonderform der Stichtagsinventur. Hierbei erhält das Unternehmen vom Finanzamt einen Spielraum von 10 Tagen um den Stichtag. Wer sich für die zeitnahe Stichtagsinventur entscheidet, muss allerdings die Veränderungen des Inventars zwischen dem eigentlichen Stichtag und der Bestandsaufnahme erfassen. Außerdem ist es erforderlich, dass diese wertmäßig fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.
Stichprobeninventur
Bei der Stichprobeninventur werden lediglich sorgfältig ausgewählte und repräsentative Stichproben genommen, aus denen anschließend der Gesamtbestand hochgerechnet wird. Dies darf nur durch anerkannte mathematisch-statistische Verfahren erfolgen. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Aussagewert der Stichprobeninventur dem einer vollständigen Inventur entspricht.
Permanente Inventur
Die permanente Inventur ermöglicht es Unternehmen, die Bestandserfassung im Geschäftsjahr zeitlich zu verteilen. Voraussetzung dafür ist, dass das bestehende Bestandsverzeichnis während eines Geschäftsjahres permanent fortgeschrieben wird und alle Zu- und Abgänge dokumentiert werden, z. B. mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems. Mindestens einmal jährlich muss eine körperliche Bestandsaufnahme erfolgen und der Sollbestand der Lagerbuchführung mit dem Istbestand verglichen werden. Dabei müssen nicht alle Bestände auf einmal dokumentiert werden. Stattdessen kann z. B. ein Artikel im Januar erfasst werden und andere erst im Februar oder März.
Vor- oder nachverlegte Inventur
Wenn eine Stichtag- oder eine permanente Inventur nicht möglich sind, ist eine vor- oder nachverlegte Inventur eine geeignete Alternative. Hierbei darf die körperliche Bestandsaufnahme folgendermaßen erfolgen:
- an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor dem Bilanzstichtag
- an einem beliebigen Tag innerhalb der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag
Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wir wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. Das Inventar ist auf den Tag der tatsächlichen Bestandsaufnahme datiert.
Wie muss eine Inventur protokolliert werden?
Bei der Inventuraufnahme reicht es nicht, ausschließlich die Bestandslisten auszufüllen. Auch die Organisation, Durchführung und Kontrolle der Inventur muss mit entsprechenden Formularen dokumentiert werden. Eine Belegerfassung ist daher essenziell. Diese Protokolle, die Aufnahmebelege und Inventuranweisungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen sie vernichtet werden.
Inventur & Inventar zusammengefasst
- Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden in einem Unternehmen. Sie wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt.
- Die Bestandsaufnahme wird in einem Verzeichnis dokumentiert – dem Inventar.
- Das Inventar ist Bestandteil des Jahresabschlusses. Aus der Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden ergibt sich das Eigenkapital des Unternehmens.
- Neben der Stichtagsinventur, bei der die Inventur am Bilanzstichtag durchgeführt wird, gibt es weitere Inventurarten, wie z. B. die permanente Inventur.