Inventar und Inventur einfach erklärt

Das Inventar bezeichnet alle Gegenstände, die Eigentum des Unternehmens sind. Dazu zählen zum Beispiel die EDV, Büromöbel, Ausstellungsobjekte, Lagerbestände und vieles mehr. Das Inventar wird einmal jährlich, nämlich innerhalb der sogenannten Inventur ermittelt und schriftlich festgehalten. Im folgenden Beitrag erläutern wir, was alles zum Inventar gehört und wie und wann die Inventur durchgeführt werden muss.

Das Inventar eines Unternehmens

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres muss eine Inventur durchgeführt werden, um das Inventar eines Unternehmens zu ermitteln. Doch was gehört eigentlich alles zum Inventar und warum muss man die Inventur überhaupt durchführen? Nachfolgend finden Sie die Antworten auf alle Fragen rund um das Inventar eines Unternehmens.

Was ist das Inventar?

Das Inventar ist ein Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens auflistet. Es ist die Grundlage für den Jahresabschluss. Das Inventar muss einmal jährlich aufgestellt werden, nämlich zum Ende des Geschäftsjahres. Auch wer ein neues Gewerbe gründet oder sein Geschäft aufgibt, muss eine Inventur durchführen.

Bei Inventar werden Schulden und Vermögensgegenstände gezählt

Bei der Inventur werden die Schulden und Vermögensgegenstände – sofern möglich – gemessen, geschätzt, gezählt oder gewogen. Bei einigen Inventarpositionen ist das natürlich nicht möglich, zum Beispiel bei Darlehen oder Grundstücken. In solchen Fällen wird auf Dokumente der Buchhaltung zurückgegriffen.

Das Inventar listet alle Vermögensgegenstände und Schulden auf und vermerkt wichtige Informationen dazu:

  • Art des Vermögens / der Schuld
  • Menge (in Anzahl / Gewicht etc.)
  • Wert

Inventare müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsermittlung. Das Inventar dagegen ist das Ergebnis der Inventur, also die schriftliche Aufstellung oder das Verzeichnis über alle Schulden und Vermögensgegenstände. Bei der Inventur sichtet man das Inventar eines Unternehmens und sortiert es in drei übergeordnete Bereiche ein:

  • Vermögen (Anlagevermögen, Umlaufvermögen)
  • Schulden (langfristige Schulden, kurzfristige Schulden)
  • Eigenkapital (Vermögen minus Schulden)

Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten. Hier werden die einzelnen Geschäftsvorfälle nach sachlichen Gesichtspunkten in Konten gebucht. Früher wurden die einzelnen Konten auf Karteikarten geführt, weshalb man heute noch zuweilen von „Kontenblättern“ spricht. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung.

Anlagevermögen in der Inventur

Der Jahresabschluss ist eines der wichtigsten Elemente der Bilanzbuchhaltung. Er dient als Grundlage für die Gewerbesteuerberechnung, die Berechnung von Körperschafts- und Einkommensteuer. Darüber hinaus ist der Abschluss wichtiger Informationsgeber für Banken und Anteilseigner.

Was gehört alles zum Inventar eines Unternehmens?

Folgende Tabelle gibt eine Übersicht darüber, was alles zum Inventar eines Unternehmens gehört. Je nach Art und Größe des Betriebes können verschiedene Positionen hinzukommen oder wegfallen.

Icon Inventar
Vermögen Schulden
Anlagevermögen, zum Beispiel Langfristige Schulden
● Grundstücke ● Hypotheken
● Gebäude ● Darlehen
● Maschinen Kurzfristige Schulden
● Fahrzeuge ● Verbindlichkeiten an Lieferanten
● Geschäftsausstattung ● Wechselschulden
Umlaufvermögen, zum Beispiel
● Rohstoffe
● fertige Erzeugnisse
● unfertige Erzeugnisse
● Forderungen
● Bankguthaben
● Kasse / Bargeld

Wie verwalte ich mein Inventar?

Je nach Größe des Unternehmens kann man das Inventar mit Hilfe einer Excel-Tabelle oder einer einfachen Inventarsoftware verwalten. Wichtig ist, dass man jeden Inventargegenstand einzeln auflistet, seine Art, die Menge und den Geldwert notiert. Außerdem muss jeder Inventargegenstand der übergeordneten Kategorie richtig zugeordnet werden (Anlagevermögen, Umlaufvermögen, langfristige und kurzfristige Schulden). Anschließend werden die Geldwerte der einzelnen Inventargegenstände in den übergeordneten Bereichen summiert. Die Differenz zwischen Vermögen und Schulden ergibt das Reinvermögen, also das Eigenkapital des Unternehmens.

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Wie führe ich eine Inventur durch?

Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände in einem Unternehmen. Sie muss von jedem Kaufmann einmal jährlich zu einem bestimmten Stichtag durchgeführt werden. Dabei werden alle Vermögensgegenstände gezählt, gemessen oder gewogen und in Listen notiert. Vermögensgegenstände sind zum Beispiel Anlagen wie Maschinen oder der Fuhrpark, aber auch Lagerware, Roh- und Betriebsstoffe sowie Handelsware, die in der Regel nur vorübergehend Eigentum des Unternehmens sind. Zudem gehört auch Bargeld, also die Kasse einer Firma, zu den Inventurgegenständen.

Icon Messung bei der Inventur

Wer muss eine Inventur machen?

Eine Inventur müssen alle Kaufmänner machen, die auch zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Einige Selbstständige können ihren Gewinn alternativ mittels der Einnahmen-Überschussrechnung (kurz: EÜR) ermitteln, darunter Freiberufler, Kleinunternehmer und landwirtschaftliche Betriebe. Wer die EÜR in Anspruch nimmt, muss auch keine Inventur durchführen.

Wie läuft die Inventur ab?

In der Regel wird die Inventur entweder am Jahresende durchgeführt, denn der Inventurstichtag ist der 31. Dezember. Einige Unternehmenszweige verlegen ihre Inventur aber auch auf einen anderen Zeitpunkt, zum Beispiel aufgrund saisonaler Geschäftsperioden, oder sie führen eine permanente Inventur durch.

Um am Inventurtag möglichst wenig Arbeit zu haben, kann die Inventuraufnahme im Vorfeld bereits vorbereitet werden, indem die Lager- bzw. Verkaufsfläche gut aufgeräumt und sortiert wird. Entsprechende Bestandslisten und Aufnahmeformulare können bereits ausgedruckt und bereitgelegt werden. Ein Waage, Taschenrechner und Zollstock können ebenfalls hilfreiche Inventur-Werkzeuge sein. Je nach Größe des Unternehmens bieten sich zudem Erfassungsgeräte wie Barcode-Scanner an.

Wie muss eine Inventur protokolliert werden?

Protokoll bei der Inventur

Bei der Inventuraufnahme reicht es nicht, ausschließlich die Bestandlisten auszufüllen. Auch die Organisation, Durchführung und Kontrolle der Inventur muss mit entsprechenden Formularen dokumentiert werden. Diese Protokolle, die Aufnahmebelege und Inventuranweisungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, bevor sie vernichtet werden können.

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