Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Genau wie die Debitorenbuchhaltung ist auch die Kreditorenbuchhaltung ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Dieser beschäftigt sich aber nicht mit den Kunden, sondern mit den externen Lieferanten und Dienstleistern, von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht. Alle Geschäftsvorgänge mit externen Dienstleistungsanbietern und Lieferanten werden in der Kreditorenbuchhaltung zusammengeführt.

Die nachfolgenden Abschnitte beschäftigen sich ausführlich mit der Kreditorenbuchhaltung und ihrem verschiedenen Aufgabengebieten: der Kreditorenstammsatzpflege, der Rechnungsprüfung und Kontierung, der Erfassung und Archivierung von Eingangsrechnungen sowie der Verwaltung offener Posten.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der den Gegenpol zur Debitorenbuchhaltung bildet. Sie ist zuständig für die Buchführung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den sogenannten Kreditoren.

Kreditoren sind Lieferanten oder externe Anbieter von Dienstleistungen, die offene Forderungen gegenüber dem eigenen Unternehmen haben. Sie werden als Kreditor bezeichnet, da sie dem Unternehmen im übertragenen Sinne ein „Kredit“ in Form einer Dienstleistung oder eines Produkts gewähren. Sie übernehmen die gleichen Risiken wie ein Kreditgeber. Kreditoren sind das Gegenteil von Debitoren, also von Schuldnern aus Lieferungen und Leistungen.

Icon Lieferant

Die Kreditorenbuchhaltung hat also die verantwortungsvolle Aufgabe, alle offenen Rechnungen im Blick zu behalten und diese pünktlich zu bezahlen. Nur so werden die Produkte und Dienstleistungen auch pünktlich geliefert und der Work-Flow funktioniert problemlos. Nicht nur große Unternehmen haben es oftmals mit einer Vielzahl an Kreditoren zu tun. Eine übersichtliche Kreditorenbuchhaltung hilft deshalb auch Gründern und kleinen Unternehmen, den Überblick zu behalten. Denn nichts ist ärgerlicher, als Mahngebühren zu bezahlen oder mit unzufriedenen Lieferanten zusammenarbeiten zu müssen.

Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich vor allem mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen (auch kreditorische Rechnungen genannt). Dazu gehören mehrere einzelne Schritte:

1. Kreditorenstammsatzpflege

Alle Kreditoren, die regelmäßige und dauerhafte Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen eingehen, werden in einer Kreditorendatenbank erfasst. Jeder Kreditor bekommt eine eigene Identifikationsnummer, die sogenannte Kreditorennummer.

Diese wird mit weiteren Informationen über das Unternehmen in einem Datensatz gespeichert. In der Regel greift man auf ein sogenanntes ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) zurück. Solche Systeme verwalten Personal, Kapital, Material, Betriebsmittel und viele weitere Ressourcen des Unternehmens.

2. Prüfung der kreditorischen Rechnung

Bei der Prüfung der Eingangsrechnung werden die Posten sowie deren Stückzahlen und Preise kontrolliert. Zudem prüft die Kreditorenbuchhaltung, ob die Eingangsrechnung mit der Bestellung übereinstimmt.

3. Erfassung der Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnungen werden, genau wie die Kreditorenstammdaten, in dem ERP-System des Unternehmens bzw. in einer Buchhaltungssoftware erfasst. Damit jede Kreditorenrechnung einfach wiedergefunden werden kann, wird die
Kreditorennummer zur Erfassung der Rechnung verwendet. Der Rechnungsbetrag wird als Verbindlichkeit im Haben gebucht. Das Gegenkonto im Soll ist ein Aufwandskonto oder ein Bestandskonto. Ggf. wird die Umsatzsteuer noch auf einem Vorsteuerkonto gebucht.

4. Verwaltung der offenen Posten

Damit keine ausstehende Zahlung ausversehen durch die Lappen geht, werden die offenen Rechnungen entsprechend ihrer Fälligkeit sortiert und verwaltet. So können versehentliche Doppelbuchungen vermieden werden. Bei der Verwaltung der offenen Posten laufen alle ausstehenden Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen zusammen. So kann auch die kurzfristige Liquidität besser geplant und überprüft werden.

5. Zahlungsveranlassung

Sobald die Fälligkeit erreicht ist, werden die Kreditorenverbindlichkeiten ausgeglichen, das heißt die Forderung wird durch
eine Zahlung beglichen. Mithilfe einer entsprechenden Buchhaltungssoftware erfolgt die Zahlung ganz automatisch, beispielsweise per Online Überweisung. Die Kreditorenbuchhaltung ist auch für die Einrichtung und Verwaltung von Daueraufträgen und für die Reisekostenabrechnung zuständig.

6. Archivierung der Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen müssen laut der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in Deutschland mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Rechnungen werden chronologisch oder alphabetisch sortiert und in einem Ablagesystem aufbewahrt. Nach Ablauf der zehnjährigen Frist dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Alternativ dürfen die Rechnungen auch in einem sicheren, elektronischen Archiv aufbewahrt werden.

Die Kreditorenbuchhaltung ist zudem dafür zuständig, regelmäßig Auswertungen über offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder
Kreditorenstammdaten zu erstellen. Solche Auswertungen sind sehr wichtig für die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie für die kurzfristige Liquiditätsplanung.

Was ist Kreditorenstammsatzpflege?

Die Kreditorenstammsatzpflege ist ein wichtiger Ausgangspunkt in der Kreditorenbuchhaltung, welche wiederum ein Nebenzweig der Finanzbuchhaltung ist. Die Kreditorenstammsatzpflege ist eine wichtige Voraussetzung, damit ein Unternehmen einen umfassenden Überblick über seine Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren, also Lieferanten oder Dienstleistern, hat.

Icon Kreditorenstammsatz

Alle Kreditoren, mit denen das Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen pflegt, erhalten einen eigenen Kreditorenstammsatz mit Identifikationsnummer. Im Zuge der Kreditorenstammsatzpflege werden wichtige Informationen zum Unternehmen hinterlegt, zum Beispiel:

  • Name
  • Anschrift
  • Gesellschaftsform
  • Kontaktdaten
  • Telefonnummern und Durchwahlen
  • E-Mail-Adressen
  • Zahlungsbedingungen
  • bevorzugte Zahlungswege und Bankverbindungen

Bei der Kreditorenstammsatzpflege werden nur Stammsätze für Unternehmen angelegt, mit denen eine dauerhafte Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Alle Geschäftsvorfälle mit anderen Lieferanten und Dienstleistern werden über ein sogenanntes CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) für Einzelvorgänge abgewickelt.

Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung

Die kreditorische Rechnungsprüfung bezeichnet den Prozess, in dem die Rechnungen der Kreditoren, also der Lieferanten und Dienstleister geprüft werden. Dabei wird die erhaltene Rechnung mit den Angaben in der Bestellung bzw. im Angebot verglichen. Stimmt die Menge der Ware überein? Entspricht der Preis den Angaben in Angebot und Bestellung? Sind alle Angaben korrekt, so wird die Rechnung zur Zahlung und Buchung freigegeben.

Sollten im Zuge der kreditorischen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Bestellung auftreten, müssen diese zunächst geklärt werden. Unter Umständen muss eine neue Rechnung eingefordert werden.

Bei Warenlieferungen kommt außerdem ein weiterer Prüfungsschritt hinzu. Die Ware muss auf Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit untersucht werden. Sollten einige Waren bei der Produktion oder Lieferung beschädigt worden sein oder in der Menge nicht mit der Bestellung übereinstimmen, muss dies auf Lieferschein bzw. Empfangsbestätigung vermerkt werden.

Erfassen von kreditorischen Eingangsrechnungen

Kreditorische Eingangsrechnungen werden in der Kreditorenbuchhaltung gesammelt, sortiert und erfasst. Jeder Kreditor, also jeder Lieferant oder Dienstleister, der dauerhafte Beziehungen mit dem Unternehmen pflegt, erhält einen eigenen Kreditorenstammsatz und eine Kreditorennummer im ERP-System. Jede kreditorische Eingangsrechnung von ein und demselben Kreditor wird unter der entsprechenden Kreditorennummer verbucht.

Der Rechnungsbetrag auf der kreditorischen Eingangsrechnung wird als Verbindlichkeit auf das Kreditorenkonto erfasst. Eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer korrekt aufzuspalten. Dabei muss genau überprüft werden, ob auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen wurde und ob diese 19%, 7% oder einen anderen Steuersatz beträgt. Sofern auf der Rechnung Umsatzsteuer aufgeführt ist, wird diese separat auf das Vorsteuerkonto gebucht und nach Ablauf einer Rechnungsperiode an das Finanzamt abgeführt.

Offene Posten

Der Begriff offene Posten kommt aus der Buchhaltung. Offene Posten sind Buchungen auf ein Konto, für die es (noch) keine Ausgleichsbuchung gibt. Sie dienen unter anderem dazu, Zahlungstermine zu überwachen und überfällige Forderungen zu mahnen. So wird zum Beispiel ein in Rechnung gestelltes Produkt als offener Posten gebucht, bis die Forderung vom Kunden beglichen bzw.
„ausgeziffert“ wurde. Ausgeziffert werden können offene Posten nur dann, wenn die Summen in Soll und Haben auf den Cent genau übereinstimmen. Wird die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, so registriert das Buchhaltungsprogramm den Zahlungsverzug und informiert den Nutzer darüber. Selbstverständlich können auch Verbindlichkeiten gegenüber den eigenen
Lieferanten (Kreditoren) als offene Posten gebucht werden, zum Beispiel, um Zahlungstermine besser überwachen zu können und Verzugszinsen zu vermeiden.

Verwaltung offener Posten in der Buchungssoftware

Bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird automatisch mit offenen Posten gebucht. Für alle Kreditoren und Debitoren, mit denen das Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen pflegt, sind bestimmte Stammdaten im Programm hinterlegt. Stammdaten sind zum Beispiel der Geschäftsbereich, eine Partner-Gesellschafternummer und eine Kontonummer zum Abgleich der Buchungen im Soll und Haben. Mithilfe dieser Informationen werden die offenen Posten automatisch ausgeziffert, sobald eine Ausgleichsbuchung registriert wurde. So kann man jederzeit nachvollziehen, ob ein Geschäftsvorgang bereits abgeschlossen ist, ob eine Verbindlichkeit beglichen werden muss oder eine Forderung offen ist.

Offene-Posten-Buchhaltung in kleinen Unternehmen

Viele kleine Unternehmen führen unter dem Jahr keine Buchungen durch. Stattdessen machen sie von der Offene-Posten-Buchhaltung bzw. der Kleinbuchhaltung Gebrauch, einer vereinfachten Form der Buchführung. Die Belege der Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden einfach in Papierform in zeitlicher Reihenfolge in den Ordnern abgelegt. Die Aufzeichnungspflicht ist in diesem Fall gleichermaßen erfüllt, sofern die Offene-Posten-Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung entspricht.

Diese Form der Buchhaltung ist einfacher, da nur eine Buchung pro Geschäftsvorfall durchgeführt werden muss, sobald der Geschäftsvorfall abgeschlossen ist. Debitoren- und Kreditorenkonten werden im Jahresverlauf nicht belastet. Erst beim Jahresabschluss kommen Sie zur Anwendung, sofern noch unbezahlte Rechnungen offen sind. In diesem Fall werden alle offenen Posten zusammengerechnet und in die ruhenden Konten gebucht.

Archivierung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen müssen nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei der Archivierung kommen verschiedene Ablagesysteme zur Anwendung, zum Beispiel Ordner, Kisten oder elektronische Archive. Die Eingangsrechnungen werden in der Regel chronologisch oder seltener alphabetisch geordnet. Nach Ablauf der zehn Jahre können die Eingangsrechnungen, die in Papierform archiviert wurden vernichtet werden.

Elektronische Rechnung: E-Mail Archivierung

Mittlerweile müssen Eingangsrechnungen nicht unbedingt in physischer Form aufbewahrt werden. Auch ein elektronisches Archiv ist zulässig. Dabei werden alle gebuchten Rechnungen gescannt und auf einem Datenträger im TIFF- oder PDF-Format gespeichert. Der Datenträger dient als elektronisches Archiv. Er darf keine nachträglichen Änderungen mehr zulassen. Die Papierbelege dürfen anschließend vernichtet werden. Selbst wenn die Belege in Papierform aufbewahrt werden, ist eine zusätzliche Digitalisierung sinnvoll. Der in den Dokumenten enthaltene Text kann nämlich für die Volltextsuche indexiert werden. Wer eine Rechnung sucht, wird durch die Eingabe in der Rechnung enthaltener Stichworte so schneller fündig. Elektronische Rechnungen müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden und folgende Grundsätze erfüllen:

  • Ordnungsgemäße Buchführung
  • Datenzugriff jederzeit möglich
  • Prüfbarkeit
Email-Archivierung
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