Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt
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Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der den Gegenpol zur Debitorenbuchhaltung bildet. Sie ist zuständig für die Buchführung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den sogenannten Kreditoren, von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht (Lieferanten).

Was sind Kreditoren?

Kreditoren sind Lieferanten oder externe Anbieter, die Leistungen für ein Unternehmen (Kunde) erbracht – also offene Forderungen diesem gegenüber – haben. Aus Sicht des Unternehmens, das Leistungen von einem Lieferanten bezieht, handelt es sich um Verbindlichkeiten.

Man spricht von „Kreditoren“, da diese dem Unternehmen im übertragenen Sinne einen „Kredit“ in Form einer Dienstleistung oder eines Produkts gewähren. Sie übernehmen die gleichen Risiken wie ein Kreditgeber. Kreditoren sind das Gegenteil von Debitoren, also von Schuldnern aus Lieferungen und Leistungen.

Illustration Lieferung mit Händen und Paket

Ziel der Kreditorenbuchhaltung

Das übergeordnete Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist die Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen. Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet stets in enger Abstimmung mit dem Einkauf. Sie hat die verantwortungsvolle Aufgabe, alle offenen Rechnungen im Blick zu behalten und diese pünktlich zu bezahlen. Nur so werden die Produkte und Dienstleistungen auch pünktlich geliefert, und der Beschaffungsprozess funktioniert problemlos.

Nicht nur große Unternehmen haben es oftmals mit einer Vielzahl an Kreditoren zu tun. Eine übersichtliche Kreditorenbuchhaltung hilft auch Gründern und Kleinunternehmen, den Überblick zu behalten. Denn nichts ist ärgerlicher, als Mahngebühren zu bezahlen oder mit unzufriedenen Lieferanten zusammenarbeiten zu müssen.

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich also mit den Geschäftsvorfällen, die im Zusammenhang mit den externen Dienstleistern und Lieferanten stehen. Die genauen Aufgaben werden im nächsten Absatz erläutert.

Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich vor allem mit der Bearbeitung der Eingangsrechnungen (auch kreditorische Rechnungen genannt). Dazu gehören mehrere einzelne Schritte:

1. Kreditorenstammsatzpflege

Alle Kreditoren, die regelmäßige und dauerhafte Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen eingehen, werden in einer Kreditorendatenbank erfasst. Jeder Kreditor bekommt eine eigene Identifikationsnummer, die sogenannte Kreditorennummer.

Diese wird mit weiteren Informationen über das Unternehmen in einem Datensatz gespeichert. In der Regel greift man auf ein sogenanntes ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) zurück. Solche Systeme verwalten Personal, Kapital, Material, Betriebsmittel und viele weitere Ressourcen des Unternehmens. Mehr zur Kreditorenstammsatzpflege lesen Sie hier.

2. Prüfung der Eingangsrechnungen

Bei der Prüfung der Eingangsrechnungen werden die einzelnen Posten (z. B. Materialien) sowie deren Stückzahlen und Preise kontrolliert. Zudem prüft die Kreditorenbuchhaltung, ob die Eingangsrechnung mit der Bestellung übereinstimmt.

Illustration Rechnungen mit Lupe

3. Erfassung der Eingangsrechnungen

Die Rechnungsverarbeitung läuft heutzutage elektronisch ab. Dies ermöglicht eine weitestgehend automatisierte Zahlung und Buchung der Rechnungen.

Die Eingangsrechnungen können mithilfe unterschiedlicher Programme elektronisch erfasst werden:

  • ERP-System
  • Buchhaltungssoftware
  • Rechnungsprogramm

Damit jede Kreditorenrechnung einfach wiedergefunden werden kann, wird die Kreditorennummer zur Erfassung der Rechnung verwendet. Der Rechnungsbetrag wird als Verbindlichkeit im Haben gebucht. Das Gegenkonto im Soll ist ein Aufwandskonto oder ein Bestandskonto (siehe Konten in der Buchhaltung). In der Regel wird außerdem die Umsatzsteuer auf einem Vorsteuerkonto gebucht (sofern nicht die Kleinunternehmerregelung angewendet wird).

Illustration Rechnungserfassung mit Notebook und Ablageordner
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4. Verwaltung der offenen Posten

Damit ausstehende Forderungen schnellstmöglich beglichen werden, sortiert und verwaltet die Kreditorenbuchhaltung die offenen Rechnungen entsprechend ihrer Fälligkeit. Schnelle und strukturierte Zahlungsprozesse fördern nicht nur die Lieferantenbeziehungen. Damit lassen sich auch versehentliche Doppelbuchungen vermeiden. Bei der Verwaltung der offenen Posten laufen alle ausstehenden Rechnungen und Zahlungsverpflichtungen zusammen. So kann auch die kurzfristige Liquidität besser geplant und überprüft werden. Mehr Infos zum Thema offene Posten finden Sie hier.

Illustration Checkliste

5. Zahlungsveranlassung

Spätestens wenn die Fälligkeit erreicht ist, werden die Kreditorenverbindlichkeiten ausgeglichen. Das heißt, dass die Forderung durch eine Zahlung beglichen wird. Mithilfe einer entsprechenden Buchhaltungssoftware erfolgt die Zahlung ganz automatisch, beispielsweise per Online Überweisung. Die Kreditorenbuchhaltung ist auch für die Einrichtung und Verwaltung von Daueraufträgen zuständig.

Illustration Übergabe von Geldsack

6. Archivierung der Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen zählen zu den steuerpflichtigen Unterlagen und müssen daher laut der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in Deutschland mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Rechnungen werden chronologisch oder alphabetisch sortiert und in einem Ablagesystem aufbewahrt. Alternativ dürfen sie auch in einem sicheren, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Nach Ablauf der zehnjährigen Frist können die Unterlagen vernichtet werden.

Illustration Notebook mit Archivierungssystem

7. Auswertungen

Die Kreditorenbuchhaltung ist zudem dafür zuständig, regelmäßig Auswertungen über offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder Kreditorenstammdaten zu erstellen. Solche Auswertungen sind sehr wichtig für die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie für die kurzfristige Liquiditätsplanung.

Was ist Kreditorenstammsatzpflege?

Die Kreditorenstammsatzpflege ist ein wichtiger Ausgangspunkt in der Kreditorenbuchhaltung. Sie ist Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen einen umfassenden Überblick über seine Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren, also Lieferanten oder Dienstleistern, hat.

Illustration Kreditoren Datenbank mit Ausweisen

Welche Kreditorenstammdaten sollte ich pflegen?

Alle Kreditoren, mit denen ein Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen pflegt, erhalten einen eigenen Kreditorenstammsatz mit Identifikationsnummer. Außerdem werden im Zuge der Kreditorenstammsatzpflege wichtige Informationen zum Unternehmen hinterlegt, zum Beispiel:

  • Name
  • Anschrift
  • Gesellschaftsform
  • Kontaktdaten
  • Telefonnummern und Durchwahlen
  • E-Mail-Adressen
  • Zahlungsbedingungen
  • bevorzugte Zahlungswege und Bankverbindungen
Was ist ein CpD-Konto?
Bei der Kreditorenstammsatzpflege werden nur Stammsätze für Unternehmen angelegt, mit denen eine dauerhafte Geschäftsbeziehung zu erwarten ist. Alle Geschäftsvorfälle mit anderen Lieferanten und Dienstleistern werden über ein sogenanntes CpD-Konto (Conto-pro-Diverse) für Einzelvorgänge abgewickelt.

Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung

Die kreditorische Rechnungsprüfung bezeichnet den Prozess, in dem die Rechnungen der Kreditoren geprüft werden. Dabei wird die erhaltene Rechnung mit den Angaben in der Bestellung bzw. im Angebot verglichen.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Die in einer Rechnung erforderlichen Angaben sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4) festgeschrieben:

  • Name und Anschrift des Auftragnehmers (Lieferant)
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (eigenes Unternehmen)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
  • Ausstellungsdatum
  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Preis und evtl. gewährte Rabatte, Boni oder Skonti
  • Liefertermin und Zahlungsziel
  • Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag. Im Fall der Steuerbefreiung muss ein Hinweis hierauf dokumentiert sein.

Wie geht es nach der Rechnungsprüfung weiter?

  • Die Rechnung ist korrekt:
    Sind alle Angaben auf der Rechnung korrekt, wird die Rechnung zur Zahlung und Buchung freigegeben.
  • Die Rechnung ist fehlerhaft:
    Sollten im Zuge der kreditorischen Rechnungsprüfung Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Bestellung auftreten, müssen diese zunächst geklärt werden. Unter Umständen muss eine neue Rechnung eingefordert werden.
Info:
Bei Warenlieferungen kommt außerdem ein weiterer Prüfungsschritt hinzu. Die Ware muss auf Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit untersucht werden. Sollten einige Waren bei der Produktion oder Lieferung beschädigt worden sein oder in der Menge nicht mit der Bestellung übereinstimmen, muss dies auf Lieferschein bzw. Empfangsbestätigung vermerkt werden.

Eingangsrechnungen erfassen

Eingangsrechnungen – oder auch kreditorische Rechnungen – werden in der Kreditorenbuchhaltung gesammelt, sortiert und erfasst. Jeder Kreditor, der eine dauerhafte Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen pflegt, erhält einen eigenen Kreditorenstammsatz und eine Kreditorennummer im ERP-System. Jede kreditorische Eingangsrechnung von ein und demselben Kreditor wird unter der entsprechenden Kreditorennummer verbucht.

Illustration E-Mail-Archivierung

Wie werden Eingangsrechnungen gebucht?

Der Rechnungsbetrag auf der kreditorischen Eingangsrechnung wird als Verbindlichkeit auf das Kreditorenkonto erfasst. Eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer korrekt aufzuspalten. Dabei muss genau überprüft werden, ob auf der Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen ist und welcher Steuersatz erhoben wurde: 19 %, 7 % oder ein anderer Steuersatz? Sofern auf der Rechnung die Umsatzsteuer aufgeführt ist, wird diese separat auf das Vorsteuerkonto gebucht und nach Ablauf einer Rechnungsperiode an das Finanzamt abgeführt.

Offene Posten

Offene Posten sind Buchungen auf ein Konto, für die es (noch) keine Ausgleichsbuchung gibt. Sie dienen unter anderem dazu, Zahlungstermine zu überwachen und überfällige Forderungen zu mahnen. So wird zum Beispiel ein in Rechnung gestelltes Produkt als offener Posten gebucht, bis die Forderung vom Kunden beglichen bzw. „ausgeziffert“ wurde.

Was bedeutet der Begriff „Ausziffern“ in der Buchhaltung?

Der Abgleich einer Buchung – also die Begleichung einer Forderung durch den Kreditor – wird als Ausziffern bezeichnet. Ausgeziffert werden können offene Posten nur dann, wenn die Summen in Soll und Haben auf den Cent genau übereinstimmen.

Wird die Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, so registriert das Buchhaltungsprogramm den Zahlungsverzug und informiert den Nutzer darüber. Selbstverständlich können auch Verbindlichkeiten gegenüber den eigenen
Lieferanten (Kreditoren) als offene Posten gebucht werden, zum Beispiel um Zahlungstermine besser überwachen zu können und Verzugszinsen zu vermeiden.

Verwaltung offener Posten in der Buchungssoftware

Bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird automatisch mit offenen Posten gebucht. Für alle Kreditoren und Debitoren, mit denen das Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen pflegt, sind bestimmte Stammdaten im Programm hinterlegt. Stammdaten sind zum Beispiel der Geschäftsbereich, eine Partner-Gesellschafternummer und eine Kontonummer zum Abgleich der Buchungen im Soll und Haben. Mithilfe dieser Informationen werden die offenen Posten automatisch ausgeziffert, sobald eine Ausgleichsbuchung registriert wurde. So kann man jederzeit nachvollziehen, ob ein Geschäftsvorgang bereits abgeschlossen ist oder noch eine Verbindlichkeit bzw. Forderung beglichen werden muss.

Offene-Posten-Buchhaltung in kleinen Unternehmen

Viele kleine Unternehmen führen unterjährig keine Buchungen durch. Stattdessen machen sie von der Offene-Posten-Buchhaltung bzw. der Kleinbuchhaltung Gebrauch, einer vereinfachten Form der Buchführung. Die Belege der Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden einfach in Papierform in zeitlicher Reihenfolge in Ordnern abgelegt. Die Aufzeichnungspflicht ist in diesem Fall gleichermaßen erfüllt, sofern die Offene-Posten-Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung entspricht.

Diese Form der Buchhaltung ist einfacher, da nur eine Buchung pro Geschäftsvorfall durchgeführt werden muss, sobald der Geschäftsvorfall abgeschlossen ist. Debitoren- und Kreditorenkonten werden im Jahresverlauf nicht belastet. Erst beim Jahresabschluss kommen Sie zur Anwendung, sofern noch unbezahlte Rechnungen offen sind. In diesem Fall werden alle offenen Posten zusammengerechnet und in die ruhenden Konten gebucht.

Archivierung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen müssen nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in Deutschland mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei der Archivierung kommen verschiedene Ablagesysteme zur Anwendung, zum Beispiel Ordner, Kisten oder elektronische Archive. Die Eingangsrechnungen werden in der Regel chronologisch oder seltener alphabetisch geordnet. Nach Ablauf der zehn Jahre können die Eingangsrechnungen vernichtet werden.

Elektronische Rechnung: E-Mail Archivierung

Mittlerweile müssen Eingangsrechnungen nicht unbedingt in physischer Form aufbewahrt werden. Auch ein elektronisches Archiv ist zulässig. Dabei werden alle gebuchten Rechnungen gescannt und auf einem Datenträger im TIFF- oder PDF-Format gespeichert. Der Datenträger dient als elektronisches Archiv.

Achtung! Bei der elektronischen Archivierung gelten die GoBD
Nicht jeder Datenträger ist zur elektronischen Archivierung zulässig! Zur ordnungsmäßigen Buchhaltung zählt auch die revisionssichere Archivierung. Gemäß den GoBD müssen Unternehmer einige Voraussetzungen in Bezug auf die Aufbewahrung steuerpflichtiger Unterlagen erfüllen. Dazu gehören die Grundsätze der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit.

Wenn die revisionssichere Archivierung gewährleistet ist, dürfen die Papierbelege nach der elektronischen Erfassung vernichtet werden. Eine zusätzliche Digitalisierung ist in der Buchhaltung übrigens immer sinnvoll. Der in den Dokumenten enthaltene Text kann nämlich für die Volltextsuche indexiert werden. Mithilfe der Stichwort-Suche können Rechnungen schneller gefunden werden.

Ob in Papierform oder elektronisch – Rechnungen müssen immer zehn Jahre aufbewahrt werden und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfüllen.

Kreditorenbuchhaltung zusammengefasst:

  • Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit dem Zahlungsverkehr aus Lieferantenbeziehungen des Unternehmens. Sie verwaltet die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und externen Dienstleistern.
  • Zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung zählen die Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen, der Zahlungsausgleich von Verbindlichkeiten, Verwaltung der offenen Posten sowie die Kreditorenstammsatzpflege.