Rechnungen schreiben
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Definition: Was bedeutet Fakturierung?

Als Fakturierung oder Rechnungsstellung wird in Deutschland ein Vorgang im Rechnungswesen bezeichnet. Dabei wird einem Kunden eine Rechnung über eine Lieferung oder Leistung erstellt. Gleichzeitig erfolgt eine Buchung des Geschäftsvorfalls auf das passende Konto.

Faktura ist dementsprechend ein Synonym für Rechnung.

Eine professionelle und fehlerfreie Fakturierung ist extrem wichtig für jeden Betrieb. Nicht nur weil sie als Aushängeschild eines seriösen Unternehmens dient. Auch die korrekte Rechnungserstellung ist enorm wichtig. Denn wenn Sie eine Rechnung schreiben und dabei Fehler unterlaufen, kann es schnell sehr teuer werden.

Wir erklären hier die Grundlagen der Rechnungsstellung. Mit unserer Hilfe sind Sie schnell in der Lage, eine korrekte Rechnung zu schreiben.

Wer muss Rechnungen schreiben?

Eine juristische Pflicht zur Rechnungsstellung gibt es lediglich in zwei bestimmten Fällen:

  • Bei Lieferungen und Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück
  • Bei Lieferungen und Leistungen, die sich an Unternehmen oder juristische Personen

In diesen Fällen ist der leistende Unternehmer dazu verpflichtet, innerhalb einer Frist von 6 Monaten eine Rechnung an den Leistungsempfänger auszustellen. Gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). In keinem anderen Fall gibt es eine juristische Pflicht zur Fakturierung.

Mittelbarer Zwang führt allerdings häufig dazu, dass es für alle Beteiligten besser ist, eine Rechnung zu schreiben. Hier ein griffiges Beispiel dafür:

Beispiel:

Ein Handwerker, der bei einer Privatkundin eine Dienstleistung erbringt, muss dafür nicht zwingend eine Rechnung schreiben. Um sich jedoch beispielsweise einen Teil der Anfahrtskosten vom Finanzamt erstatten zu lassen, muss er seine Tätigkeit in Form einer Rechnung nachweisen. Etwas anderes akzeptiert das Finanzamt nicht.

Für die Kundin kann eine Rechnung ebenfalls von Vorteil sein. Nämlich dann, wenn sie die Leistung des Handwerkers bei ihrer Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe geltend machen will. Nur mit der Rechnung als Nachweis ist eine entsprechende Steuerrückerstattung möglich.

Auch öffentliche Einrichtungen und Vereine verlangen meistens –unabhängig von der rechtlichen Verpflichtung – Rechnungen, bevor sie Überweisungen oder Auszahlungen tätigen. Der Grund: Die Rechnungen dienen als Nachweis für Ausgaben, die oft Steuervorteile für die zahlende Partei bedeuten. Daher müssen in einigen Fällen auch Privatpersonen Rechnungen schreiben, die überhaupt nicht wissen, was auf dem Dokument stehen muss.

Selbstverständlich dürfen generell auch Privatleute Fakturierungen vornehmen. Sie sollten sich allerdings an Rechnungsvorlagen halten, um Fehler zu vermeiden. Wenn Privatpersonen eine Rechnung schreiben, agieren sie dabei nämlich automatisch als Kleinunternehmer. Dennoch müssen sie in der Faktura auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Was eine Faktura im Kern ausmacht, welche Angaben sie genau beinhalten und welche weiteren Voraussetzungen sie erfüllen muss, ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt.

Im § 14 UstG ist eine Rechnung definiert als „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."

Demnach müssen diese Pflichtangaben auf einer regulären Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer enthalten sein:

  • Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, auch Rechnungsadresse genannt
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer: Hierbei handelt es sich um eine fortlaufende Zahlenfolge, die der Rechnungsersteller individuell vergibt. Sie darf jeweils nur einmal verwendet werden und dient dazu, eine Rechnung jederzeit einer Leistung oder Lieferung an einen Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt zuweisen zu können
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt der Lieferung Leistung oder Lieferzeitraum
  • Menge bzw. Umfang und Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en)
  • Einzelbetrag pro Leistung oder Lieferung, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
  • Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags (z. B. Skonto)
  • Rechnungsbetrag gesamt netto
  • Den anzuwendenden Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag
  • Rechnungsbetrag gesamt brutto

Rechnungen können auch digital erstellt und versendet werden, zum Beispiel per E-Mail. Diese sind genauso gültig wie postalisch zugestellte Rechnungen.

Sonderregelung für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen

Wer eine Rechnung als Kleinunternehmer oder über Kleinbeträge schreibt, kann eine vereinfachte Form der Rechnungsstellung nutzen.

1. Kleinunternehmer-Rechnung

Wenn Sie als Kleinunternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Anstatt Umsatzsteuerbeträge explizit auszuweisen, machen Sie auf jeder Rechnung durch einen Verweis auf § 19 UStG kenntlich, dass keine Steuer ausgewiesen wird.

Kleinunternehmer-Rechnungen unterscheiden sich also durch zwei Punkte von einer regulären Rechnung:

  • Auf jeder Rechnung muss auf die Steuerbefreiung gem. § 19 UStG hingewiesen werden.
  • Es darf keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen werden. Das heißt, es wird nicht zwischen Netto- und Bruttobeträgen unterschieden.

2. Kleinbetragsrechnungen

Unter Kleinbetragsrechnung versteht man eine Rechnung, deren Rechnungsbetrag 250 € (Bruttobetrag bei ausgewiesener Umsatzsteuer) nicht überschreitet.

Bei Kleinbetragsrechnungen genügt es, wenn diese folgende Angaben enthält:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Angaben über Menge bzw. Umfang und Art der erbrachten Lieferung(en) oder Leistung(en)
  • Der anzuwendende Steuersatz oder der Grund für die Steuerbefreiung
  • Gesamtbetrag der Rechnung
Auch Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie generell als vollständige Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben schreiben. Das ist durchaus ratsam, da Sie sich sofort an die umfangreichen Angaben gewöhnen und so bei späteren oder umsatzstärkeren Geschäften weniger Raum für Fehler bleibt.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Im Folgenden zeigen wir Ihnen zwei Beispiele, wie eine ordentliche Rechnung aussehen kann:

  1. eine Rechnungsvorlage für Unternehmen, die die Mehrwertsteuer (MwSt) bzw. Umsatzsteuer (USt) ausweisen
  2. eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Diese Muster können Sie gerne zum Erstellen Ihrer Rechnungen nutzen. Sie sollten diese aber immer an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Rechnungsvorlage mit ausgewiesener Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer

Rechnungsvorlage: Rechnung mit ausgewiesener USt

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm

Eine Rechnungssoftware wie Lexware faktura+auftrag ist kostengünstig und vereinfacht die Fakturierung um ein Vielfaches. Einmal angelegt, werden zum Beispiel Kundendaten automatisch in die Rechnung übernommen. Auch alle Pflichtangaben sind in den Rechnungsvorlagen enthalten. So ist diese Aufgabe schnell vom Tisch und Sie können sicher sein, dass Sie keinen Stress mit dem Finanzamt bekommen.

  • Rechnungen schreiben leicht gemacht
  • Alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen
  • Kunden und Lieferanten übersichtlich verwalten
  • Offene Forderungen per Klick aufrufen und einfordern

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Wenn Sie eine Rechnung ohne MwSt bzw. USt ausstellen, müssen Sie auf § 19 des UStG verweisen. Falls Sie entsprechend nach § 19 UStG als Kleinunternehmer fakturieren möchten, sollte die obige Vorlage in etwa so aussehen:

Muster Kleinunternehmerrechnung Wenn Sie als Kleinunternehmer keine MwSt bzw. USt auf Rechnungen auszuweisen, sollten Sie Folgendes beachten: Sie haben dann keine Möglichkeit, sich durch eine Umsatzsteuervoranmeldung Geld vom Finanzamt erstatten zu lassen. Das heißt: Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer ist zwar mit weniger Aufwand verbunden, unter Umständen lohnt sie sich aber finanziell weniger als die reguläre.

Rechnungen ins Ausland: Was ist bei der Fakturierung zu beachten?

Grundsätzlich gelten im EU-Ausland einheitliche Regelungen. Die Rechnungen weichen deshalb selten vom deutschen Standard ab. Außerdem hat Deutschland mit den meisten Ländern – wie zum Beispiel der Schweiz und den USA – Abkommen, die die Fakturierung in diese Länder einfach gestalten.

Dennoch gilt: Wer Rechnungen ins Ausland stellt, muss immer einige Faktoren berücksichtigen. Um Ärger, wie beispielsweise Steuernachzahlungen, zu vermeiden, zeigen wir Ihnen, was sie bei der Rechnungsstellung in Drittländer beachten müssen.

Zu welcher Gruppe gehören Rechnungsersteller und Kunde?

Ob Sie selbst Regel- oder Kleinunternehmer sind, spielt eine große Rolle, wenn es um die Fakturierung ins Ausland geht. Es gibt drei Möglichkeiten, zwischen welchen Gruppen ein Geschäft über Ländergrenzen hinweg ablaufen kann:

  1. Sie selbst sind Kleinunternehmer.
  2. Nur Sie sind Regelunternehmer.
  3. Sie selbst und der Kunde sind Regelunternehmer.
Als Regelunternehmer bezeichnet man Unternehmen und Selbstständige, die sich mit Hilfe von Umsatzsteuervoranmeldungen Gelder vom Finanzamt erstatten lassen. Privatpersonen werden automatisch als Kleinunternehmer betrachtet.

1. Sie selbst sind Kleinunternehmer

Dies ist der einfachste Fall. Als Kleinunternehmer weisen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer aus. Das dürfen Sie auch nicht bei Geschäften ins Ausland tun, weshalb die Faktura weiterhin so aussehen kann, wie unsere zweite Musterrechnung. Selbstverständlich sollten Sie bei der Adresse das entsprechende Land ergänzen.

2. Nur Sie sind Regelunternehmer

Dieser Fall ist ähnlich simpel. Wenn Sie als Regelunternehmen an eine Privatperson oder ein Kleinunternehmen im Ausland eine Ware oder Dienstleistung verkauft, bleibt der Leistungsort in dem Land, in dem Ihr Sitz ist, also in Deutschland. Deshalb führen Sie wie bei Inlandsrechnungen die reguläre Umsatzsteuer ab. Die Rechnung kann also so aussehen wie unsere erste Rechnungsvorlage.

3. Sie selbst und der Kunde sind Regelunternehmer

Dieser Fall ist am komplexesten. Wenn Sie nämlich an ein anderes Regelunternehmen im EU-Ausland zum Beispiel eine Dienstleistung verkaufen, verschiebt sich der Leistungsort. Hier kommt das „Reverse-Charge-Verfahren“ zur Anwendung.

Reverse-Charge-Verfahren bedeutet, dass nicht mehr der leistende, sondern der empfangende Betrieb verpflichtet ist, die Umsatzsteuer abzuführen.

In diesem Fall müssen die Angaben auf der ersten Musterrechnung folgendermaßen ergänzt oder geändert werden:

  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
  • Ein Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren
  • Umsatzsteuer wird nicht mehr ausgewiesen

Hier ein Muster für eine Rechnung ins EU-Ausland:

Muster: Rechnung ins Ausland nach Reverse-Charge-Verfahren

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen

Generell gilt laut GoBD: Wer Rechnungen stellt, muss diese mindestens 10 Jahre aufbewahren bzw. archivieren. Diese Vorgabe ist für jedes Unternehmen Pflicht – also auch für Freiberufler.

Hier gibt es auch keine vereinfachten Regelungen für Kleinunternehmen oder Selbstständige, die nebenberuflich tätig sind. Das ist besonders bei elektronischen Rechnungen eine Herausforderung, da das Abspeichern von PDF-Dateien für das Finanzamt nicht ausreicht.

Um elektronische Rechnungen GoBD-konform zu archivieren, müssen Sie diese vollständig und manipulationssicher abspeichern. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Dateien

Belegablage
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell verwert- und auslesbar sowie
  • in digitaler Form vorhanden sind.

Diese Anforderungen müssen über die volle Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zuverlässig erfüllt sein.

Was droht bei fehlerhafter Rechnungsstellung?

Die unmittelbaren Folgen sind auf den ersten Blick harmlos. Der Rechnungsempfänger ist nämlich derjenige, der keine Rückerstattungen vom Finanzamt erhält, wenn er dort fehlerhafte Rechnungen einreicht. Allerdings kann es sein, dass der Rechnungsempfänger den Rechnungsersteller verklagt, wenn ihm ein Schaden durch ausbleibende Zahlungen oder (Rück-) Forderungen des Finanzamts entstanden ist.

Gerichtsverfahren sind sehr kostspielig und aufgrund anfallender Zinsen können die Beträge, die wegen fehlerhafter Rechnungen eingefordert werden, existenzbedrohend sein. Deshalb sollten Sie Rechnungen immer auf Korrektheit prüfen, egal ob Sie Sender oder Empfänger sind.

Debitorenbuchhaltung Mahnwesen

Können Rechnungen verfallen?

Auch in der Rechnungsstellung gibt es eine Verjährungsfrist. Üblicherweise beträgt diese drei Jahre ab Ausstellung der Rechnung. Nach dieser Zeit hat das leistende Unternehmen keine Möglichkeit mehr, seine Ansprüche geltend zu machen.

Nutzen Sie ein dreistufiges Mahnwesen, um offene Forderungen rechtzeitig zu erhalten. Professionelle Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion mit Vorlagen für Mahnschreiben. In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich finden Sie Lösungen mit dieser praktischen Funktion.

Wichtige Begriffe und Unterschiede

Im Bereich der Rechnungsstellung und Fakturierung tauchen einige Begriffe auf, die eine andere Bedeutung haben als im alltäglichen Sprachgebrauch. Um Verwechslungen zu vermeiden, werden die wichtigsten Begriffe im folgenden erklärt.

Begriff Bedeutung
Fakturierung vs. Rechnungslegung Fakturierung ist in Deutschland ein Synonym für Rechnungsstellung, in Österreich ein Synonym für Rechnungslegung. Rechnungslegung ist in Deutschland wiederum ein Überbegriff für die gesamten Tätigkeiten des externen Rechnungswesens und hat folglich wenig mit der Rechnungsstellung gemein. Hier drohen ständig Verwechslungen mit den Begrifflichkeiten der Bilanzbuchhaltung.
Rechnungsstellung Der Bereich des Rechnungswesens, der sich mit dem Ausstellen von Rechnungen beschäftigt.
Rechnungsabgrenzung Eine Maßnahme der kaufmännischen Buchführung, um bei einem Periodenabschluss (z. B. Jahresabschluss) Gewinne und Verluste der richtigen Rechnungsperiode zuweisen zu können. Notwendig wird sie, wenn beispielsweise Güter in einem Geschäftsjahr (Dezember) bezahlt, diese aber erst im neuen Geschäftsjahr (Januar) geliefert werden. Die Posten, welche dabei verschoben werden, bezeichnet man als Rechnungsabgrenzungsposten.
Vorfakturierung/ Nachfakturierung Ein Prozess der Rechnungslegung, bei dem man Leistungen zu einem früheren Zeitpunkt (Vorfakturierung) oder späteren Zeitpunkt (Nachfakturierung) abrechnet, als diese fällig werden. Resultat der Rechnungsabgrenzung. Beispiel zur Vorfakturierung: Die Vorkasse beim Verkauf von Waren: Ein Online-Shop versendet die bestellte Ware erst, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Beispiel für Nachfakturierung: Hat sich ein Auftrag im Verlauf als kostspieliger erwiesen als geplant, muss man die erbrachten Mittel nachfakturieren und einer vergangenen Periode zuordnen. Ein gutes Beispiel sind erhöhte Baukosten, wenn sich ein Vorhaben verzögert: Es wurde ein Auftrag erteilt und von beiden Seiten geleistet, doch beide Seiten müssen mehr Mittel aufwenden und den Rechnungsposten aus der vergangenen Geschäftsperiode nachfakturieren.

Fakturierung ist in Deutschland ein Synonym für Rechnungsstellung, in Österreich ein Synonym für Rechnungslegung. Rechnungslegung ist in Deutschland wiederum ein Überbegriff für die gesamten Tätigkeiten des externen Rechnungswesens und hat folglich wenig mit der Rechnungsstellung gemein. Hier drohen ständig Verwechslungen mit den Begrifflichkeiten der Bilanzbuchhaltung.

Der Bereich des Rechnungswesens, der sich mit dem Ausstellen von Rechnungen beschäftigt.

Eine Maßnahme der kaufmännischen Buchführung, um bei einem Periodenabschluss (z. B. Jahresabschluss) Gewinne und Verluste der richtigen Rechnungsperiode zuweisen zu können. Notwendig wird sie, wenn beispielsweise Güter in einem Geschäftsjahr (Dezember) bezahlt, diese aber erst im neuen Geschäftsjahr (Januar) geliefert werden. Die Posten, welche dabei verschoben werden, bezeichnet man als Rechnungsabgrenzungsposten.

Ein Prozess der Rechnungslegung, bei dem man Leistungen zu einem früheren Zeitpunkt (Vorfakturierung) oder späteren Zeitpunkt (Nachfakturierung) abrechnet, als diese fällig werden. Resultat der Rechnungsabgrenzung. Beispiel zur Vorfakturierung: Die Vorkasse beim Verkauf von Waren: Ein Online-Shop versendet die bestellte Ware erst, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Beispiel für Nachfakturierung: Hat sich ein Auftrag im Verlauf als kostspieliger erwiesen als geplant, muss man die erbrachten Mittel nachfakturieren und einer vergangenen Periode zuordnen. Ein gutes Beispiel sind erhöhte Baukosten, wenn sich ein Vorhaben verzögert: Es wurde ein Auftrag erteilt und von beiden Seiten geleistet, doch beide Seiten müssen mehr Mittel aufwenden und den Rechnungsposten aus der vergangenen Geschäftsperiode nachfakturieren.

Rechnungsstellung zusammengefasst:

  • Die Fakturierung oder Rechnungsstellung ist ein Bereich des Rechnungswesens. Dabei werden Rechnungen geschrieben und übermittelt.
  • Rechnungen unterliegen zahlreichen Vorschriften und müssen gesetzlichen Anforderungen genügen.
  • Eine fehlerhafte Fakturierung kann für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger existenzbedrohend sein.
  • Laut GoBD müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Eine professionelle Rechnungssoftware hilft bei der korrekten Umsetzung.