Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 27.08.2024
Definition: Was ist eine Betriebsprüfung?
Betriebsprüfungen dienen dazu sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß in korrekter Höhe gezahlt hat. In der Regel führt entweder das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung die Prüfungen durch. Es gibt dabei verschiedene Arten von Betriebsprüfungen.
Video: Betriebsprüfung in 2 min erklärt
Neben der Steuerfahndung ist eine umfangreiche steuerliche Untersuchung der stärkste Eingriff in die Rechte eines Steuerbürgers. Deshalb gelten für die Durchführung einer Außenprüfung durch das Finanzamt besondere Vorschriften und Voraussetzungen. Diese sind in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen festgelegt.
Welche Betriebsprüfungsarten gibt es?
Hier eine Übersicht über die wichtigsten Betriebsprüfungsarten:
Welche Steuer oder Abgabe bei einer Betriebsprüfung untersucht wird, hängt zunächst von der Behörde ab, die sie durchführt:
Betriebsprüfungen durch das Finanzamt
Das Finanzamt stellt sicher, dass ein Unternehmen alle Steuern gesetzeskonform entrichtet. Die häufigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Sie ist eine vom zuständigen Finanzamt angeordnete Gesamtkontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte. Wie oft eine solche Prüfung stattfindet, hängt von bestimmten Faktoren ab.
Sonderprüfungen gelten dagegen nur einzelnen Steuerarten, vor allem der Lohn- und Umsatzsteuer, können sich aber auch bestimmten Sachverhalten widmen, z. B. Liquiditätsprüfungen.
Außerdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine Nachschau durchzuführen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Hier wird im Gegensatz zur Außen- und Sonderprüfung der aktuelle Status überprüft und nicht ein Zeitraum, der in der Vergangenheit liegt.
Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung
Die Rentenversicherung überprüft, ob die Sozialabgaben ordnungsgemäß gezahlt werden. Diese Kontrolle verlangt der Gesetzgeber mindestens einmal alle 4 Jahre. Mehr zu Betriebsprüfungen der Sozialabgaben hier.
Betriebsprüfungen durch andere Behörden
Die Bundeszollverwaltung beispielsweise kann ebenfalls Betriebsprüfungen anordnen und/oder durchführen. Durch den Zoll angesetzte Überprüfungen sollen in der Regel sicherstellen, dass Verbrauchsteuern ordnungsgemäß abgeführt werden. Zu diesen Steuern zählen beispielsweise:
- Branntweinsteuer
- Stromsteuer
- Tabaksteuer
- Energiesteuer
- Biersteuer
- Luftverkehrsteuer
- Kernbrennstoffsteuer
- Kfz-Steuer
Die Häufigkeit der Zollprüfungen variiert stark je nach Steuer und nach betroffenem Unternehmen. Bei größeren Betrieben oder solchen, die mit besonders risikobehafteten Waren handeln, kann die Geschäftsführung etwa alle drei Jahre mit einer Prüfung rechnen.
Außenprüfung
Bitte beachte: Da die Außenprüfung die häufigste Art der Betriebsprüfung ist, beziehen sich die folgenden Informationen vor allem auf die Außenprüfung.
Bei wem darf eine Betriebsprüfung durchgeführt werden?
Wer genau einer Betriebsprüfung unterzogen werden kann, regelt die Abgabenordnung (AO) ab § 193. Demnach kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung in Unternehmen durchführen – unabhängig von Rechtsform und Größe, zum Beispiel in folgenden Fällen:
- Bei Freiberuflern
- Bei UGs
- Bei Kleinunternehmern
- Bei GbRs
- Bei GmbHs
- Bei AGs
- Bei Land- und forstwirtschaftlichen Betrieben
Auch Privatpersonen können im Rahmen einer Außenprüfung durchleuchtet werden. Voraussetzung dafür: Sie haben in einem Jahr mindestens 500.000 € positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhalten.
Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?
Die Häufigkeit hängt von der Art und der Größe des Unternehmens ab. Rein statistisch kann man bei Handelsunternehmen in Bezug auf Häufigkeit mit diesen Zahlen rechnen:
Beachte, dass bei diesen Beispielen von Handelsbetrieben die Rede ist. Die Umsatz- und Gewinnzahlen variieren je nach Art des Unternehmens. Andere Arten sind beispielsweise Fertigungsbetriebe, Freie Berufe, Kreditinstitute oder Versicherungen. Für andere Branchen gelten andere Größenordnungen, aber dieselben Häufigkeiten.
Ein Fertigungsbetrieb ist beispielsweise schon ab 510.000 € Umsatzerlös als Mittelbetrieb einzustufen und muss daher alle 11 Jahre mit einer Überprüfung rechnen.
Größenklassen aus BpO für Betriebsprüfung relevant
Die genauen Größenklassen und für welche Betriebe diese gelten sind in § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert. Allerdings darfst du diese nicht mit denen im Handelsgesetzbuch (HGB) definierten Größenklassen verwechseln! Die Einteilung im HGB ist wichtig für den Jahresabschluss, die in der BpO für eine Betriebsprüfung.
Anlässe für eine Betriebsprüfung
Unabhängig von der statistischen Wahrscheinlichkeit spricht das Finanzamt dann eine Prüfungsanordnung aus, wenn der Verdacht besteht, dass ein Betrieb Probleme mit der Buchhaltung und ordnungsmäßigen Buchführung hat. Dieser Verdacht kann beispielsweise aufkommen, wenn ein Unternehmen oder Freiberufler Folgendes tut:
- eine nicht plausible Steuererklärung abgibt
- Fehler in seiner Bilanz oder dem Jahresabschluss macht
- stark schwankende Gewinne vorzuweisen hat
- bereits früher erhebliche Steuernachzahlungen leisten musste
- regelmäßig verspätete Steuererklärungen einreicht
- regelmäßig Steuerschulden zu spät begleicht
Hinweis auf anstehende Außenprüfung
Wenn im letzten Steuerbescheid Sätze wie „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“ oder „Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig“ auftauchen, ist das ein Signal für eine bevorstehende Außenprüfung.
Wie oft mit einer Betriebsprüfung zu rechnen ist, hängt also zum Großteil davon ab, wie professionell deine Buchhaltung organisiert ist.
Eine Betriebsprüfung vermeiden: Geht das?
Nein. Jedes Unternehmen kann geprüft werden. Allerdings kannst du die Häufigkeit von Betriebsprüfungen beeinflussen. Wenn du möglichst selten und kurz Besuch von Betriebsprüfern erhalten willst, solltest du dich an einige Grundsätze halten:
- Belege sorgfältig abheften und verbuchen.
- Bücher übersichtlich und vorschriftsgemäß führen.
- Auf Schreiben vom Finanzamt fristgerecht reagieren.
- Wenn du eine Frist nicht einhalten kannst, solltest du das Finanzamt rechtzeitig informieren und um eine Verlängerung bitten.
- Alle Jahresabschlüsse wenn möglich durch einen Steuerberater testieren lassen.
- Steuerschulden pünktlich begleichen.
Nutze eine Buchhaltungssoftware
Eine moderne Buchhaltungssoftware unterstützt dich dabei, diese Grundsätze einzuhalten, ohne viel Zeit investieren zu müssen.
Das gibt es vor einer anstehenden Betriebsprüfung zu beachten
Normalerweise meldet sich ein Prüfer an, bevor er ein Unternehmen kontrolliert und die entsprechende Prüfungsanordnung versendet. Nur wenn ein Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht, weicht die Aufsichtsbehörde von diesem Prozedere ab. Die Prüfungsanordnung muss mindestens 14 Tage vor dem Kontrolltermin zugestellt sein. Ansonsten kann Einspruch gegen die Betriebsprüfung eingelegt werden.
Pflichtangaben auf einer Prüfungsanordnung
Eine Prüfungsanordnung muss die folgenden Informationen beinhalten, ansonsten ist sie ungültig:
- Name des Prüfers
- Termin und Ort der Prüfung
- Prüfungsbeginn
- Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Wirtschaftsjahre)
- sachlicher Prüfungsumfang (z. B. Steuerarten)
Meistens geht der offiziellen Ankündigung sogar noch ein Telefonat voraus, in dem der Prüfer den genauen Termin der Kontrolle mit dir abstimmt.
Selbstanzeige beim Finanzamt
Falls du der Finanzverwaltung in der Vergangenheit steuerlich etwas vorenthalten hast, hast du zwischen dem Ankündigungs-Telefonat und dem Erhalt der Prüfungsanordnung noch die Möglichkeit zur Selbstanzeige beim Finanzamt. So bleibst du in der Regel straffrei. Die Steuern nachzahlen musst du natürlich trotzdem und ggf. einen Zuschlag.
Vorsicht bei der Terminvereinbarung
Bedenke bei der Vereinbarung des Termins, dass du und dein Steuerberater Zeit haben sollten, um dem Prüfer während der Betriebsprüfung Fragen beantworten zu können. Eine Neuterminierung ist nur noch bei ausreichenden Gründen möglich. Als ausreichende Gründe gelten:
- Krankheit des Steuerberaters, des Steuerprüfers oder des zu Prüfenden
- Höhere Gewalt
- Umfangreiche Umbauarbeiten am Ort der Prüfung
Wo wird geprüft?
Der Prüfungsort ist bis auf wenige Ausnahmen immer die Betriebsstätte des zu Prüfenden, also Ihre Geschäftsstelle. Alternative Orte sind das Büro deines Steuerberaters oder das Finanzamt selbst.
Grundsätzlich gilt die Faustregel:
- Wenn du Geschäftsräume hast, wird dort die Betriebsprüfung stattfinden.
- Bist du aber beispielsweise ein Künstler, der keine Büroräume nutzt, kannst du die Prüfung beim Steuerberater oder dem Finanzamt durchführen lassen.
Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Nutze die 14 Tage vor Beginn der steuerlichen Betriebsprüfung aus, um dich gezielt auf diese vorzubereiten. Stelle die nötigen Dokumente und Belege zusammen und prüfe diese auf Korrektheit. Sollten der Fehler auffallen, hast du noch ausreichend Zeit, um diese zu beheben.
Besonders beliebte Aspekte bei Betriebsprüfungen des Finanzamts sind diese Punkte:
- Kleinbetragsrechnungen
- Vorsteuerabzug
- Umsatzsteuer
- Investitionsabzugsbeträge
- Sonderabschreibungen
- Schuldzinsen
- Private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
- Betriebsausgaben
- Abgaben zur Krankenversicherung, der Sozialversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung, der Arbeitslosenversicherung und der Unfallversicherung
Deshalb solltest du die Belege zu diesen Abgaben- oder Steuerarten gemeinsam mit deinem Steuerberater gezielt vorbereiten.
Checkliste zur Betriebsprüfung: Diese Unterlagen sind für die Betriebsprüfung relevant
Allgemeine Dokumente:
- Inventuren
- Aufzeichnung zum Wareneingang und -ausgang (soweit erforderlich)
- Handelsbücher und Aufzeichnungen
- Buchungsbelege
- Kassenbücher / Kassenberichte
- Jahresabschlüsse
- Interne Arbeitsanweisungen
- Sonstige Organisationsunterlagen
- Für die Besteuerung relevante Geschäftsbriefe
- Summen- und Saldenliste (Sach- und Personenkonten)
- Umbuchungsliste und ggf. Hauptabschlussübersicht
- Sachkonten
- Personenkonten
- Journale
- Übersicht zum Anlagevermögen (Anlagekartei, AfA-Listen)
- Wertermittlung zu den Bilanzposten
- Lohnkonten
- Umsatzverprobungen
- Gesellschaftsverträge
- Gesellschafterbeschlüsse
- Kaufverträge über Grundstücke / Beteiligungen
- Nachträgliche Änderungen von Verträgen
Nachweise für steuermindernde Sachverhalte:
- Nachweise zu Gängigkeitsabschlägen beim Umlaufvermögen
- Sachverständigengutachten für Teilwertabschreibungen oder verkürzter Nutzungsdauer bei Gebäuden
- Aufzeichnungen für Garantierückstellungen
Formale Nachweise für Betriebsausgaben:
- Reisekostenabrechnungen
- Korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug
- Spendenbelege
- Empfängerbenennung insbesondere bei Provisionen
- Ordnungsgemäße Bewirtungsbelege
- Liste der Empfänger von Geschenken
- Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen
Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen:
- Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge
- Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken
- Belege über die Mittelherkunft bei Geldeinlagen
- Aufzeichnungen für Telefonkosten und Warenentnahmen
Ablauf der Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung läuft in der Regel folgendermaßen ab:
- Zu Beginn weist sich der Prüfer aus.
- Du stellst dem Betriebsprüfer einen Raum für die Prüfung zur Verfügung und gewährst ihm Zugang zu deinen Grundstücken und Betriebsräumen.
- Der Prüfer sichtet hier alle Akten und Unterlagen. Dabei ist er angehalten, die Prüfung auf das Wesentliche zu beschränken und diese schnell abzuschließen.
- Du nennst dem Prüfer einen Ansprechpartner. Dieser liefert dem Betriebsprüfer die angeforderten Unterlagen und steht ihm für Fragen zur Verfügung. Am besten geeignet sind:
- du selbst
- dein Steuerberater
- ein entsprechend geschulter Angestellter - Am Ende des Kontrollzeitraums steht die Prüfungsfeststellung oder die Schlussbesprechung.
- Nach dem Gespräch ist die Betriebsprüfung beendet und du erhältst einen Abschlussbericht, der als Basis für die neuen Steuerbescheide dient.
Du hast Anspruch auf ein Abschlussgespräch
Auf ein Abschlussgespräch hast du einen rechtlich geregelten Anspruch (§ 201 AO). Der Termin dazu muss dir mindestens eine Woche vorab mitgeteilt werden und du solltest wiederum einen Antrag stellen, die Prüfungsergebnisse vorab einsehen zu können. Dann hast du die Möglichkeit, sich mit deinem Steuerberater intensiv auf dieses Gespräch vorzubereiten. Es dient dazu, offene Fragen zu klären und die Prüfung zu einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis zu bringen.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?
Die Dauer einer Betriebsprüfung ist von Ihrer Betriebsgröße abhängig. Bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen reichen wenige Tage, bei großen Unternehmen kann sie Wochen dauern.
Prüfungsergebnis: Was steht drin?
Du erhältst vom Finanzamt einen schriftlichen Bericht über das Prüfungsergebnis. Darin wird dir erklärt, inwiefern die Besteuerungsgrundlagen für dein Unternehmen geändert werden. Wenn im Rahmen der Betriebsprüfung Nachzahlungen aufgrund von Hinzuschätzungen zu leisten sind, werden dir die Hintergründe erläutert. Falls sich nichts an der Besteuerung ändert, wird dir auch das mitgeteilt. Letzterer Fall ist aber unwahrscheinlich. In neun von zehn Fällen hat eine Betriebsprüfung zur Folge, dass Besteuerungsgrundlagen angepasst werden.
5 allgemeine Tipps für die Betriebsprüfung
- Buchhaltung: Sorge für eine professionelle und lückenlose Buchführung. Nutze gegebenenfalls professionelle Buchhaltungssoftware oder kompetente Steuerberater zur Unterstützung.
- Prüfer: Betrachte den Betriebsprüfer nicht als Feind! Er kommt in dein Unternehmen, um sicherzustellen, dass du ordnungsgemäß arbeitest. Wenn du das nachweisen kannst, hast du nichts zu befürchten. Zeige dich deshalb kooperativ. Du bist ohnehin verpflichtet, dem Prüfer Auskunft zu geben. Versuche, dem Prüfer die Arbeit so leicht wie möglich zu machen.
- Prüfung: Je übersichtlicher deine Bücher gestaltet sind, desto schneller findet der Betriebsprüfer einen Beleg und desto schneller läuft die Kontrolle ab. Wenn möglich, scanne sämtliche Belege und händige einen Datenträger aus, den du eigens für die Betriebsprüfung konfiguriert hast. Außerdem solltest du darauf achten, dass alle während des Prüfungszeitraums angeschafften teuren Gegenstände (Autos, Kunstwerke, Maschinen etc.) vorhanden sind, falls der Prüfer diese sehen möchte.
- Mitarbeiter: Abgesehen von den ausgewählten Ansprechpartnern in der Firma solltest du deinen Mitarbeitern den Kontakt zum Betriebsprüfer untersagen. Auch Smalltalk und private Plaudereien mit dem Prüfer sollten die Ansprechpartner unterlassen. Jedes Detail, das dem Prüfer in deinem Betrieb auffällt, darf er nutzen.
- Prüfungsraum: Achte darauf, dass der Prüfungsraum frei von Geschäftsdokumenten ist, die nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind.
Betriebsprüfung zusammengefasst
- Betriebsprüfungen können in jedem Unternehmen durchgeführt werden.
- Eine Betriebsprüfung ermittelt, ob der Geprüfte seinen Steuerpflichten ordnungsgemäß nachkommt.
- Es gibt verschiede Betriebsprüfungsarten. Die häufigste ist die Außenprüfung durch das Finanzamt.
- Wer eine Betriebsprüfung vermeiden bzw. die Häufigkeit so gering wie möglich halten will, sollte auf eine ordnungsgemäße Buchführung achten.
- Es empfiehlt sich, die Betriebsprüfung gut vorzubereiten und dabei den Steuerberater mit einzubeziehen.
- Nach Abschluss der Betriebsprüfung erhältst du das Prüfungsergebnis. In diesem wird festgestellt, ob es zu einer Anpassung der Besteuerungsgrundlagen kommt oder nicht.