Betriebsprüfung
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Definition: Was ist eine Betriebsprüfung?

Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen. Sie dienen aber alle dazu sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß in korrekter Höhe gezahlt hat. In der Regel führt entweder das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung die Prüfungen durch.

Neben der Steuerfahndung ist eine umfangreiche steuerliche Untersuchung der stärkste Eingriff in die Rechte eines Steuerbürgers. Deshalb gelten für die Durchführung einer Außenprüfung durch das Finanzamt besondere Vorschriften und Voraussetzungen. Diese sind in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen festgelegt.

Welche Betriebsprüfungsarten gibt es?

Hier eine Übersicht über die wichtigsten Betriebsprüfungsarten:

Übersicht Betriebsprüfungen: Welche Betriebsprüfungesarten gibt es?

Die unterschiedlichen Betriebsprüfungsarten und die zuständigen Behörden im Überblick

Welche Steuer oder Abgabe bei einer Betriebsprüfung untersucht wird, hängt zunächst von der Behörde ab, die sie durchführt:

Betriebsprüfungen durch das Finanzamt

Das Finanzamt stellt sicher, dass ein Unternehmen alle Steuern gesetzeskonform entrichtet. Die häufigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Sie ist eine vom zuständigen Finanzamt angeordnete Gesamtkontrolle aller steuerlich relevanten Sachverhalte. Wie oft eine solche Prüfung stattfindet, hängt von bestimmten Faktoren ab.

Sonderprüfungen gelten dagegen nur einzelnen Steuerarten, vor allem der Lohn- und Umsatzsteuer, können sich aber auch bestimmten Sachverhalten widmen, z. B. Liquiditätsprüfungen.

Außerdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine Nachschau durchzuführen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Hier wird im Gegensatz zur Außen- und Sonderprüfung der aktuelle Status überprüft und nicht ein Zeitraum, der in der Vergangenheit liegt.

Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung

Die Rentenversicherung überprüft, ob die Sozialabgaben ordnungsgemäß gezahlt werden. Diese Kontrolle verlangt der Gesetzgeber mindestens einmal alle 4 Jahre. Mehr zu Betriebsprüfungen der Sozialabgaben hier.

Betriebsprüfungen durch andere Behörden

Die Bundeszollverwaltung beispielsweise kann ebenfalls Betriebsprüfungen anordnen und/oder durchführen. Durch den Zoll angesetzte Überprüfungen sollen in der Regel sicherstellen, dass Verbrauchsteuern ordnungsgemäß abgeführt werden. Zu diesen Steuern zählen beispielsweise:

  • Branntweinsteuer
  • Stromsteuer
  • Tabaksteuer
  • Energiesteuer
  • Biersteuer
  • Luftverkehrsteuer
  • Kernbrennstoffsteuer
  • Kfz-Steuer

Die Häufigkeit der Zollprüfungen variiert stark je nach Steuer und nach betroffenem Unternehmen. Bei größeren Betrieben oder solchen, die mit besonders risikobehafteten Waren handeln, kann die Geschäftsführung etwa alle drei Jahre mit einer Prüfung rechnen.

Da die Außenprüfung die häufigste Art der Betriebsprüfung ist, beziehen sich die folgenden Informationen vor allem auf die Außenprüfung.

Bei wem darf eine Betriebsprüfung durchgeführt werden?

Wer genau einer Betriebsprüfung unterzogen werden kann, regelt die Abgabenordnung (AO) ab § 193. Demnach kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung in Unternehmen durchführen – unabhängig von Rechtsform und Größe, zum Beispiel bei

  • Freiberuflern
  • UGs
  • Kleinunternehmern
  • GbRs
  • GmbHs
  • AGs
  • Land- und forstwirtschaftlichen Betrieben

Auch Privatpersonen können im Rahmen einer Außenprüfung durchleuchtet werden. Voraussetzung dafür: Sie haben in einem Jahr mindestens 500.000 € positive Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhalten.

Wie häufig kommt eine Betriebsprüfung vor?

Die Häufigkeit hängt von der Art und der Größe des Unternehmens ab. Rein statistisch kann man bei Handelsunternehmen in Bezug auf Häufigkeit mit diesen Zahlen rechnen:

Größenklasse Umsatz/Jahr Gewinn/Jahr Ø Häufigkeit
Kleinstbetriebe max. 145.000 € max. 30.000 € Alle 53 Jahre
Kleinbetriebe ab 170.000 € ab 36.000 € Alle 21 Jahre
Mittlelbetriebe ab 900.000 € ab 56.000 € Alle 11 Jahre
Großbetriebe ab 7,3 Mio. € ab 280.000 € jährlich
  • Umsatz/Jahr: max. 145.000 €
  • Gewinn/Jahr: max. 30.000 €
  • Ø Häufigkeit: Alle 53 Jahre
  • Umsatz/Jahr: ab 170.000 €
  • Gewinn/Jahr: ab 36.000 €
  • Ø Häufigkeit: Alle 21 Jahre
  • Umsatz/Jahr: ab 900.000 €
  • Gewinn/Jahr: ab 56.000 €
  • Ø Häufigkeit: Alle 11 Jahre
  • Umsatz/Jahr: ab 7,3 Mio. €
  • Gewinn/Jahr: ab 280.000 €
  • Ø Häufigkeit: jährlich

Beachten Sie, dass bei diesen Beispielen von Handelsbetrieben die Rede ist. Die Umsatz- und Gewinnzahlen variieren je nach Art des Unternehmens. Andere Arten sind beispielsweise Fertigungsbetriebe, Freie Berufe, Kreditinstitute oder Versicherungen. Für andere Branchen gelten andere Größenordnungen, aber dieselben Häufigkeiten.

Ein Fertigungsbetrieb ist beispielsweise schon ab 510.000 € Umsatzerlös als Mittelbetrieb einzustufen und muss daher alle 11 Jahre mit einer Überprüfung rechnen.

Die genauen Größenklassen und für welche Betriebe diese gelten sind in § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert. Allerdings dürfen Sie diese nicht mit denen im Handelsgesetzbuch (HGB) definierten Größenklassen verwechseln! Die Einteilung im HGB ist wichtig für den Jahresabschluss, die in der BpO für eine Betriebsprüfung.
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Anlässe für eine Betriebsprüfung

Unabhängig von der statistischen Wahrscheinlichkeit spricht das Finanzamt dann eine Prüfungsanordnung aus, wenn der Verdacht besteht, dass ein Betrieb Probleme mit der Buchhaltung und ordnungsmäßigen Buchführung hat. Dieser Verdacht kann beispielsweise aufkommen, wenn ein Unternehmen oder Freiberufler:

  • eine nicht plausible Steuererklärung abgibt
  • Fehler in seiner Bilanz oder dem Jahresabschluss macht
  • stark schwankende Gewinne vorzuweisen hat
  • bereits früher erhebliche Steuernachzahlungen leisten musste
  • regelmäßig verspätete Steuererklärungen einreicht
  • regelmäßig Steuerschulden zu spät begleicht
Tipp: Wenn im letzten Steuerbescheid Sätze wie „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“ oder „Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig“ auftauchen, ist das ein Signal für eine bevorstehende Außenprüfung.

Wie oft Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen, hängt also zum Großteil davon ab, wie professionell Sie Ihre Buchhaltung organisieren.

Eine Betriebsprüfung vermeiden: Geht das?

Nein. Jedes Unternehmen kann geprüft werden. Allerdings können Sie sehr leicht die Häufigkeit von Betriebsprüfungen beeinflussen. Wenn Sie möglichst selten und kurz Besuch von Betriebsprüfern erhalten wollen, sollten Sie sich an einige Grundsätze halten:

  • Belege sorgfältig abheften und verbuchen.
  • Bücher übersichtlich und vorschriftsgemäß führen.
  • Auf Schreiben vom Finanzamt fristgerecht reagieren.
  • Wenn Sie eine Frist nicht einhalten können, sollten Sie das Finanzamt rechtzeitig informieren und um eine Verlängerung bitten.
  • Alle Jahresabschlüsse wenn möglich durch einen Steuerberater testieren lassen.
  • Steuerschulden pünktlich begleichen.
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Das gibt es vor einer anstehenden Betriebsprüfung zu beachten

Normalerweise meldet sich ein Prüfer an, bevor er ein Unternehmen kontrolliert und die entsprechende Prüfungsanordnung versendet. Nur wenn ein Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht, weicht die Aufsichtsbehörde von diesem Prozedere ab. Die Prüfungsanordnung muss mindestens 14 Tage vor dem Kontrolltermin zugestellt sein. Ansonsten kann Einspruch gegen die Betriebsprüfung eingelegt werden.

Eine Prüfungsanordnung muss die folgenden Informationen beinhalten, ansonsten ist sie ungültig:

  • Name des Prüfers
  • Termin und Ort der Prüfung
  • Prüfungsbeginn
  • Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Wirtschaftsjahre)
  • sachlicher Prüfungsumfang (z. B. Steuerarten)

Meistens geht der offiziellen Ankündigung sogar noch ein Telefonat voraus, in dem der Prüfer den genauen Termin der Kontrolle mit Ihnen abstimmt.

Vorsicht bei der Terminvereinbarung

Bedenken Sie bei der Vereinbarung des Termins, dass Sie und Ihr Steuerberater Zeit haben sollten, um dem Prüfer während der Betriebsprüfung Fragen beantworten zu können. Eine Neuterminierung ist nur noch bei ausreichenden Gründen möglich. Als ausreichende Gründe gelten:

  • Krankheit des Steuerberaters, des Steuerprüfers oder des zu Prüfenden
  • Höhere Gewalt
  • Umfangreiche Umbauarbeiten am Ort der Prüfung
Tipp: Falls Sie der Finanzverwaltung in der Vergangenheit steuerlich etwas vorenthalten hatten, haben Sie zwischen dem Ankündigungs-Telefonat und dem Erhalt der Prüfungsanordnung noch die Möglichkeit zur Selbstanzeige beim Finanzamt. So bleiben Sie in der Regel straffrei. Die Steuern nachzahlen müssen Sie natürlich trotzdem und ggf. einen Zuschlag.

Wo wird geprüft?

Der Prüfungsort ist bis auf wenige Ausnahmen immer die Betriebsstätte des zu Prüfenden, also Ihre Geschäftsstelle. Alternative Orte sind das Büro Ihres Steuerberaters oder das Finanzamt selbst.

Grundsätzlich gilt die Faustregel:

  • Wenn Sie Geschäftsräume haben, wird dort die Betriebsprüfung stattfinden.
  • Sind Sie aber beispielsweise ein Künstler, der keine Büroräume nutzt, können Sie die Prüfung beim Steuerberater oder dem Finanzamt durchführen lassen.

Betriebsprüfung: Was wird geprüft?

Nutzen Sie die 14 Tage vor Beginn der steuerlichen Betriebsprüfung aus, um sich gezielt auf diese vorzubereiten. Stellen Sie die nötigen Dokumente und Belege zusammen und prüfen Sie diese auf Korrektheit. Sollten Ihnen Fehler auffallen, haben Sie noch ausreichend Zeit, um diese zu beheben.

Besonders beliebte Aspekte bei Betriebsprüfungen des Finanzamts sind diese Punkte:

  • Kleinbetragsrechnungen
  • Vorsteuerabzug
  • Umsatzsteuer
  • Investitionsabzugsbeträge
  • Sonderabschreibungen
  • Schuldzinsen
  • Private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
  • Betriebsausgaben
  • Abgaben zur Krankenversicherung, der Sozialversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung, der Arbeitslosenversicherung und der Unfallversicherung

Deshalb sollten Sie die Belege zu diesen Abgaben- oder Steuerarten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater gezielt vorbereiten.

Checkliste zur Betriebsprüfung: Diese Unterlagen sind für die Betriebsprüfung relevant

Allgemeine Dokumente:

  • Inventuren
  • Aufzeichnung zum Wareneingang und -ausgang (soweit erforderlich)
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Buchungsbelege
  • Kassenbücher / Kassenberichte
  • Jahresabschlüsse
  • Interne Arbeitsanweisungen
  • Sonstige Organisationsunterlagen
  • Für die Besteuerung relevante Geschäftsbriefe
  • Summen- und Saldenliste (Sach- und Personenkonten)
  • Umbuchungsliste und ggf. Hauptabschlussübersicht
  • Sachkonten
  • Personenkonten
  • Journale
  • Übersicht zum Anlagevermögen (Anlagekartei, AfA-Listen)
  • Wertermittlung zu den Bilanzposten
  • Lohnkonten
  • Umsatzverprobungen
  • Gesellschaftsverträge
  • Gesellschafterbeschlüsse
  • Kaufverträge über Grundstücke / Beteiligungen
  • Nachträgliche Änderungen von Verträgen

Nachweise für steuermindernde Sachverhalte:

  • Nachweise zu Gängigkeitsabschlägen beim Umlaufvermögen
  • Sachverständigengutachten für Teilwertabschreibungen oder verkürzter Nutzungsdauer bei Gebäuden
  • Aufzeichnungen für Garantierückstellungen

Formale Nachweise für Betriebsausgaben:

  • Reisekostenabrechnungen
  • Korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug
  • Spendenbelege
  • Empfängerbenennung insbesondere bei Provisionen
  • Ordnungsgemäße Bewirtungsbelege
  • Liste der Empfänger von Geschenken
  • Nachweise für steuerfreie Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen

Ansatz von Privatentnahmen und -einlagen:

  • Fahrtenbuch für privat genutzte Fahrzeuge
  • Gutachten bei Entnahme oder Einlage von Grundstücken
  • Belege über die Mittelherkunft bei Geldeinlagen
  • Aufzeichnungen für Telefonkosten und Warenentnahmen

Ablauf der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung läuft in der Regel folgendermaßen ab:

  • Zu Beginn weist sich der Prüfer aus.
  • Sie stellen dem Betriebsprüfer einen Raum für die Prüfung zur Verfügung und gewähren ihm Zugang zu Ihren Grundstücken und Betriebsräumen.
  • Der Prüfer sichtet hier alle Akten und Unterlagen. Dabei ist er angehalten, die Prüfung auf das Wesentliche zu beschränken und diese schnell abzuschließen.
  • Sie nennen dem Prüfer einen Ansprechpartner. Dieser liefert dem Betriebsprüfer die angeforderten Unterlagen und steht ihm für Fragen zur Verfügung. Am besten geeignet sind:
    • Sie selbst
    • Ihr Steuerberater
    • ein entsprechend geschulter Angestellter
  • Am Ende des Kontrollzeitraums steht die Prüfungsfeststellung oder die Schlussbesprechung.
  • Nach dem Gespräch ist die Betriebsprüfung beendet und Sie erhalten einen Abschlussbericht, der als Basis für die neuen Steuerbescheide dient.
Auf ein Abschlussgespräch haben Sie einen rechtlich geregelten Anspruch (§ 201 AO). Der Termin dazu muss Ihnen mindestens eine Woche vorab mitgeteilt werden und Sie sollten wiederum einen Antrag stellen, die Prüfungsergebnisse vorab einsehen zu können. Dann haben Sie die Möglichkeit, sich mit Ihrem Steuerberater intensiv auf dieses Gespräch vorzubereiten. Es dient dazu, offene Fragen zu klären und die Prüfung zu einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis zu bringen.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Die Dauer einer Betriebsprüfung ist von Ihrer Betriebsgröße abhängig. Bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen reichen wenige Tage, bei großen Unternehmen kann sie Wochen dauern.

Prüfungsergebnis: Was steht drin?

Sie erhalten vom Finanzamt einen schriftlichen Bericht über das Prüfungsergebnis. Darin wird Ihnen erklärt, inwiefern die Besteuerungsgrundlagen für Ihr Unternehmen geändert werden. Wenn im Rahmen der Betriebsprüfung Nachzahlungen aufgrund von Hinzuschätzungen zu leisten sind, werden Ihnen die Hintergründe erläutert. Falls sich nichts an der Besteuerung ändert, wird Ihnen auch das mitgeteilt. Letzterer Fall ist aber unwahrscheinlich. In neun von zehn Fällen hat eine Betriebsprüfung zur Folge, dass Besteuerungsgrundlagen angepasst werden.

5 allgemeine Tipps für die Betriebsprüfung

  1. Buchhaltung: Sorgen Sie für eine professionelle und lückenlose Buchführung. Nutzen Sie gegebenenfalls professionelle Buchhaltungssoftware oder kompetente Steuerberater, um Sie zu unterstützen.
  2. Prüfer: Betrachten Sie den Betriebsprüfer nicht als Feind! Er kommt in Ihr Unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie ordnungsgemäß arbeiten. Wenn Sie das nachweisen können, haben Sie nichts zu befürchten. Zeigen Sie sich deshalb kooperativ. Sie sind ohnehin verpflichtet, dem Prüfer Auskunft zu geben. Versuchen Sie, dem Prüfer die Arbeit so leicht wie möglich zu machen.
  3. Prüfung: Je übersichtlicher Ihre Bücher gestaltet sind, desto schneller findet der Betriebsprüfer einen Beleg und desto schneller läuft die Kontrolle ab. Wenn möglich, scannen Sie sämtliche Belege und händigen Sie einen Datenträger aus, den Sie eigens für die Betriebsprüfung konfiguriert haben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass alle während des Prüfungszeitraums angeschafften teuren Gegenstände (Autos, Kunstwerke, Maschinen etc.) vorhanden sind, falls der Prüfer diese sehen möchte.
  4. Mitarbeiter: Abgesehen von den ausgewählten Ansprechpartnern in der Firma sollten Sie Ihren Mitarbeitern den Kontakt zum Betriebsprüfer untersagen. Auch Smalltalk und private Plaudereien mit dem Prüfer sollten die Ansprechpartner unterlassen. Jedes Detail, das dem Prüfer in Ihrem Betrieb auffällt, darf er nutzen.
  5. Prüfungsraum: Achten Sie darauf, dass der Prüfungsraum frei von Geschäftsdokumenten ist, die nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind.

Betriebsprüfung zusammengefasst:

  • Betriebsprüfungen können in jedem Unternehmen durchgeführt werden.
  • Eine Betriebsprüfung ermittelt, ob der Geprüfte seinen Steuerpflichten ordnungsgemäß nachkommt.
  • Es gibt verschiede Betriebsprüfungsarten. Die häufigste ist die Außenprüfung durch das Finanzamt.
  • Wer eine Betriebsprüfung vermeiden bzw. die Häufigkeit so gering wie möglich halten will, sollte auf eine ordnungsgemäße Buchführung achten.
  • Es empfiehlt sich, die Betriebsprüfung gut vorzubereiten und dabei den Steuerberater mit einzubeziehen.
  • Nach Abschluss der Betriebsprüfung erhalten Sie das Prüfungsergebnis. In diesem wird festgestellt, ob es zu einer Anpassung der Besteuerungsgrundlagen kommt oder nicht.