Betriebs­ausgaben
‍einfach erklärt

Video: Betriebsausgaben richtig absetzen

Beispiele für Betriebsausgaben

Weitere mögliche Betriebsausgaben von Selbstständigen, Freiberuflern und Kleinunternehmern sind beispielsweise:

• Raummiete
• Investitionen
• Firmenwagen
• Geschäftsfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Weiterbildungskosten
• Kosten für Versicherungen
• Werbekosten
• Bürokosten
• Anzahlungen
• Bewirtungskosten für Getränke, Essen und Trinkgelder
• Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Porto etc.

Zusammengefasst sind Betriebsausgaben alle anfallenden Kosten, die mit deinem Unternehmen direkt in Zusammenhang gebracht werden – also die Kosten, die dafür sorgen, dass dein Unternehmen funktioniert.

Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet die Gesetzgebung zwischen unterschiedlichen Arten von Betriebsausgaben:

• Vorweggenommene Betriebsausgaben: Das sind Kosten, die vor der offiziellen Gründung deines Unternehmens anfallen. Dazu zählt beispielsweise die Anmeldung beim Gewerbeamt.
• Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben lassen sich im steuerlichen Rahmen voll anrechnen. Dazu zählen z. B. Bürokosten wie Portogebühren, Kosten für Telefon, Bürobedarf, Zeitschriften, Fortbildungen, Miete bzw. Leasing von Bürogeräten oder Raumkosten wie Miete, Pacht, Heizung, Reinigung, Instandhaltung, Wasser oder Strom. Aber auch der Säumniszuschlag des Finanzamtes ist, wenn er zu einer betrieblichen Steuer (z. B. Umsatzsteuer) erhoben wird, als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Dazu gehören beispielsweise der Verpflegungsmehraufwand, Aufwendungen für dein Arbeitszimmer im Haus oder in der Wohnung.
• Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Ausgaben, die die Steuerlast nicht senken. Beispiele für diese Art von Betriebsausgaben sind Geschenke über 60 Euro, die Gewerbesteuer oder Strafgelder, Verwarngelder, Zinsen wie Hinterziehungs- oder Schuldzinsen, Mahngebühren und Ordnungsgelder. Diese sind nicht absetzbar.

Daneben gibt es noch die nachträglichen Betriebsausgaben. Sie sind das genaue Gegenstück zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben. Das heißt, du wirst mit diesen Kosten erst konfrontiert, wenn du dein Unternehmen schließt.

Wie lassen sich Betriebsausgaben steuerlich geltend machen?

Betriebsausgaben sind bei der Steuererklärung eine wichtige Größe. Um deine Steuerlast zu senken, darfst du als Selbstständiger sämtliche Ausgaben dieser Art von deinem erwirtschafteten Umsatz abziehen. Daraus ergibt sich der Gewinn, der versteuert werden muss. Die Rechnung ist einfach: je höher die Betriebsausgaben, desto geringer die Steuerlast. Aber Vorsicht: Es gibt dennoch ein paar wichtige Aspekte, die du beachten solltest. Diese stellen wir dir im Folgenden vor.

Warum ist beim Absetzen nicht betrieblicher Kosten Vorsicht geboten?

Manche Selbstständige übertreiben es mit dem Absetzen der Betriebsausgaben und machen in der Steuererklärung Anschaffungen geltend, die nicht für notwendige betriebliche, sondern für private Zwecke und ihre eigene Lebensführung eingekauft wurden – sie hatten also keinen betrieblichen Grund für die Anschaffung. Hier ist Vorsicht geboten: Private und betriebliche Ausgaben sollten fein säuberlich getrennt werden. Du bist außerdem verpflichtet, Beweise für solche Betriebsausgaben auf Anfrage vorzulegen. Ansonsten drohen im Falle einer Steuerprüfung empfindliche Geldstrafen.

Wie lassen sich Betriebsausgaben nachweisen?

Du musst deine Betriebsausgaben – insbesondere wenn du diese steuerlich geltend machen willst – beim Finanzamt belegen können. Das heißt für dich, dass du genau Buch über deine betrieblichen Ausgaben führen solltest. Sammle alle Belege und bewahre diese sorgfältig auf.

Lassen sich Betriebsausgaben pauschal absetzen?

Es gibt bestimmte Berufsgruppen, die sich Pauschalen für ihre Betriebsausgaben anrechnen lassen können. Die Ausnahmen auf einen Blick:

• In Vollzeit arbeitende Tagesmütter oder Tagespflegepersonen können pauschal 300 Euro pro Monat als Betriebsausgabe geltend machen.
• Selbstständige Hebammen dürfen pauschal bis zu 25 Prozent, maximal aber 1.535 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen.
• Für freie Journalisten oder Schriftsteller, die hauptberuflich tätig sind, ist eine Betriebsausgabenpauschale bis zu 30 Prozent oder maximal 3.600 Euro pro Jahr als Betriebskosten absetzbar.
• Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit, soweit es sich nicht um eine Tätigkeit i. S. d. § 3 Nr. 26 EStG handelt, können pauschal 25 Prozent der Betriebseinnahmen, höchstens 900 Euro jährlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Liegen die Betriebsausgaben nachweislich über dem Pauschalbetrag, müssen sie dem Finanzamt einzeln nachgewiesen werden, die Anrechnung des pauschalen Betrags entfällt dann.