Den Pareto-Ansatz gibt es bereits seit über 100 Jahren und kommt in sämtlichen Unternehmen immer häufiger zum Einsatz. Im Laufe der Zeit stellten sich beim Pareto Prinzip einige Vor- und Nachteile heraus:
Chancen des Pareto Prinzips
- Prioritäten setzen: Die Pareto-Methode hilft dir dabei, Aufgaben effizienter zu priorisieren. Sie unterstreicht, dass nicht alle Bereiche gleichermaßen auf ein Ziel einzahlen und demnach nicht den vollen Einsatz verlangen. So erzeugen beispielsweise 20 Prozent der Produkte einer Firma 80 Prozent der Verkäufe. Der Fokus sollte daher klar auf diesen Produkten liegen, sodass du diese optimieren oder stärker vermarkten kannst.
- Strukturen aufbauen: Die 80-20 Regel bringt Ordnung, indem sie dir dabei hilft, Aufgaben und Ziele zu priorisieren. Dadurch kannst du bessere Strukturen in deinem Betrieb entwickeln: Abteilungen sind klar organisiert und Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel fokussiert.
- Kosten sparen: Hast du nach der Regel die 20 % der Kunden, Produkte oder Projekte identifiziert, die 80 % des Umsatzes einbringen, kannst du langfristig die Kosten reduzieren. Denn dies ermöglicht es dir, Ressourcen besser einzuplanen und Margen zu maximieren.
Gefahren des Pareto Prinzips
- Anwendung ist bereichsabhängig: Das Pareto-Prinzip steht in der Kritik, weil 80 Prozent der Leistung oft nicht genügen. Dort, wo es um menschliches Leben geht – wie zum Beispiel in der Medizin – darf der 80/20 Trick nicht zum Einsatz kommen.
- Falsche Priorisierung: Der Pareto Effekt darf nicht dahingehend missverstanden werden, dass sich sämtliche Aufgaben auf 20 Prozent der Zeit einschränken lassen. Es gibt wichtige Aspekte, die keinen Umsatz generieren, aber für den Erfolg unabdingbar sind. Das ist beispielsweise bei der Beantwortung von E-Mails der Fall.
- Gefahr, Aufwand und Ertrag gleichzustellen: Du kannst nicht mit 20 Prozent der Zeit 80 Prozent des üblichen Ertrags erreichen. Aufwand und Ertrag dürfen Anwender nicht einfach summieren – vielmehr geht es um die richtige Priorisierung.
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Effizientes Zeitmanagement lässt sich mit dem Pareto Prinzip sinnvoll lernen. In unserer schnelllebigen Gesellschaft werden Hektik und lange To-do-Listen zu einem wachsenden Stressfaktor. Wer mit dem Pareto Prinzip arbeitet, verliert sich nicht in den Details. Auf folgende Dinge solltest du dabei achten:
- Relevante Aufgaben vorziehen: Nur wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann Dinge effizient strukturieren. Das hilft dabei, volle Aufgabenlisten zu minimieren und nach Relevanz zu ordnen.
- Perfektionismus abstellen: Dem Pareto-Prinzip folgend, darfst du keine unnötige Energie verlieren. Die wichtigsten 20 % von den Kunden, die 80 % Umsatz generieren (gleiches gilt für Projekte, Aufgaben und andere Themen), solltest du zwar mit größter Sorgfalt bearbeiten. Jedoch ohne überflüssigen Perfektionismus.
- Multitasking vermeiden: Zahlreiche Studien haben belegt, dass Multitasking negative Auswirkungen auf das Leistungsvermögen und langfristig auch auf das Gehirn hat. Um Projekte und einzelne Aufgaben ressourcenschonend zu erledigen, solltest du dich nicht mehr als einem Punkt gleichzeitig widmen – trotz des 20 zu 80 Prinzips.
Zur Darstellung kommt dabei oft ein Pareto-Diagramm. Dieses ist ein Mix aus einem Balken- und einem Liniendiagramm. Während die Balken die Aufgaben anzeigen (deren Höhe zeigt prozentualen Anteil an der Aufgabenerledigung), stellt die Linie den Fortschritt dar.
Eine hilfreiche Weiterentwicklung des Pareto Prinzips ist die ABC-Analyse. Anhand dieser Methode unterteilst du Kunden, Produkte oder auch Materialien in drei Kategorien mit absteigender Relevanz (A-B-C). Die ABC-Analyse hilft dir, zu erkennen, welche Sparten den größten Umsatz generieren. Eine solche Analyse zeigt unter anderem in nur wenigen Schritten, welche Produkte besonders umsatzstark sind. Dadurch erhältst du einen passenden Ausgangspunkt für erfolgsfördernde Maßnahmen.
Darüber hinaus gibt es keine verbindliche Regel für den prozentualen Verteilungsschlüssel der Kategorien. Geht es hingegen nach Vilfredo Paretos Prinzip, muss eine Aufschlüsselung von 80-15-5 erfolgen.
Konkret bedeutet dies: Unternehmen erzielen 80 Prozent des Umsatzes mit Kunden, Produkten oder Materialien aus Kategorie A bzw. den wichtigsten 20 Prozent. Die ABC-Analyse ist ein gutes Hilfsmittel, um die wichtigsten 20 Prozent eines jeden Unternehmens zu identifizieren. Betrachten wir dieses Beispiel, sagt die Pareto-Regel, dass wir unsere Bemühungen verstärkt auf die umsatzstärksten 20 Prozent konzentrieren sollten, um den größtmöglichen Effekt zu erzielen.