Grundlagen der doppelten Buchführung einfach erklärt

Neben der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die doppelte Buchführung die zweite Form der Gewinnermittlung eines Unternehmens. Sie ist umfangreicher und zeitaufwendiger als die EÜR, lässt aber auch mehr Aussagen über die Entwicklung eines Unternehmens zu. Wer die Wahl zwischen EÜR und doppelter Buchführung hat, sollte die Vor- und Nachteile beider Gewinnermittlungsarten deshalb genau
gegeneinander abwägen, bevor er eine Entscheidung trifft.

Nachfolgend erfahren Sie, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und wie sie funktioniert. Darüber hinaus erläutert der Beitrag, wie sich das Kontensystem zusammensetzt und was sich hinter den Bezeichnungen Aktiv- und Aufwandskonten sowie Passiv- und Ertragskonten verbirgt.

Grundlagen der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung, die auch kurz als Doppik bezeichnet wird, ist die am häufigsten in der privaten Wirtschaft angewandte Form der Finanzbuchhaltung. Eine einfachere Art der Buchhaltung ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die jedoch ausschließlich Freiberuflern (z. B. Ärzten, Künstlern, Rechtsanwälten, Steuerberatern) und einigen wenigen Gewerbetreibenden vorbehalten ist. Die doppelte Buchführung existiert in Europa seit etwa Ende des 15. Jahrhunderts. Das Wörtchen „doppelt“ geht auf den Umstand zurück, dass bei dieser Form der Buchhaltung jeder Geschäftsvorgang zweimal gebucht wird – einmal im Haben und einmal im Soll, bzw. einmal auf dem Konto und einmal auf dem Gegenkonto. Bei jedem Geschäftsvorfall kommen zwei verschiedene Konten zur Anwendung.

Die Mindestanforderungen an eine doppelte Buchführung sind im Handelsgesetzbuch §239 geregelt. Sie muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erledigt sein. Die drei Grundlagen der doppelten Buchführung sind:

  1. Doppelbuchungen der Geschäftsvorfälle
  2. Vermögensvergleich anhand Anfangs- und Schlussbilanz
  3. Unternehmenserfolg anhand Gewinn- und Verlustrechnung

Soll- und Haben-Buchführung

Die Grundlage der doppelten Buchführung bildet die Buchung eines jeden Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto. Man spricht hier auch von der Soll- und Haben-Buchführung. Die Begriffe Soll und Haben werden häufig durcheinander gebracht, da sie ein wenig irreführend verwendet werden. Ein Zahlungszufluss auf einem Aktiv-Konto (Aktiva) wird nämlich im Soll (und nicht wie vielleicht intuitiver im Haben) gebucht. Einen Zahlungsabfluss dagegen bucht man im Haben

Beispiel: Sie überweisen die Miete für Ihre Räumlichkeiten (1000 Euro) an Ihren Vermieter. Der Buchungssatz lautet:

Soll an Haben
Raumkosten 1000 Euro an Bank 1000 Euro

Zu den Aktiva zählen zum Beispiel das Barvermögen, das Bankvermögen oder der Fuhrpark. Anders verhält es sich bei Passiv-Konten (Passiva), also zum Beispiel bei Eigenkapital, Kreditverbindlichkeiten oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Hier wird der Zahlungsabfluss im Soll und der Zahlungszufluss im Haben gebucht.

Aktiva Passiva
Soll Haben Soll Haben
Zahlungszugang Zahlungsabgang Zahlungsabgang Zahlungszugang

Bei der Buchung eines Geschäftsvorfalls muss immer ein Konto im Soll und ein Konto im Haben belastet werden. So befinden sich Aktiv- und Passiv-Seite jederzeit im Gleichgewicht.

Anfangs- und Schlussbilanz

Wenn Sie am Anfang des Geschäftsjahres mit der doppelten Buchführung beginnen, müssen zunächst die Anfangsbestände in den Bestandskonten definiert werden. Die Anfangsbestände zu Beginn des Geschäftsjahres stimmen mit den Schlussbeständen des vorhergehenden Geschäftsjahres überein. Anfangsbestände bezeichnet man auch als Eröffnungsbilanz, Schlussbestände als Schlussbilanz.

Nun werden während des Geschäftsjahres alle Geschäftsvorgänge gebucht. Die Schlussbilanz ergibt sich dann aus den Endbeständen aller Bestandskonten. Man zählt also einfach alle Geldbestände der einzelnen Konten zusammen. Dieser Betrag ist der Schlussbestand und gleichzeitig die Eröffnungsbilanz für das kommende Geschäftsjahr.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die doppelte Buchführung liefert wichtige Aussagen über die Entwicklung eines Unternehmens. Anfangs- und Schlussbilanz vergleichen die Konten zu Beginn und Ende einer Geschäftsperiode. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt Aufwand- und Ertrag gegenüber. Daraus lässt sich der Erfolg eines Unternehmens innerhalb des Geschäftsjahres ableiten.

Für wen gilt die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung, auch kurz Doppik genannt, ist eine Möglichkeit der Gewinnermittlung. Ein zweiter Weg ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese ist einfacher als die doppelte Buchführung, darf aber nur unter bestimmten Voraussetzungen angewendet werden. Buchführungspflichtig sind alle Unternehmen, die in das Handelsregister eingetragen sind, also zum Beispiel GmbHs, OHGs und Aktiengesellschaften. Auch einige Selbstständige lassen sich in das Handelsregister eintragen. Sobald sie dort verzeichnet sind, müssen auch diese Selbstständigen eine doppelte Buchführung machen, selbst wenn sie sonst nicht dazu verpflichtet wären. Außerdem müssen alle Einzelunternehmen eine Doppik absolvieren, die mehr als 600.000 Euro Umsatz bzw. über 60.000 Euro Gewinn pro Jahr generieren.

Kriterien für die Pflicht zur doppelten Buchführung sind demnach:

  • Die Unternehmensform bzw. Rechtsform
  • Der Eintrag im Handelsregister
  • Jahresumsatz und Jahresgewinn

Für landwirtschaftliche Betriebe gilt eine weitere Ausnahme. Hier spielt neben der Jahresgewinngrenze von 60.000 Euro außerdem der Wert der Nutzfläche eine Rolle. Dieser darf maximal bei 25.000 Euro liegen.

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Wer muss keine doppelte Buchführung machen?

Von der Pflicht zur doppelten Buchführung ausgenommen sind Freiberuflicher, Kleinunternehmer und landwirtschaftliche Betriebe. Außerdem müssen auch solche Unternehmen keine doppelte Buchführung erledigen, die weniger als 600.000 Euro Umsatz sowie 60.000 Euro Gewinn in einem Geschäftsjahr machen.

Infografik: Wer ist buchführungspflichtig?

Wenn Sie wissen möchten, ob Sie zur doppelten Buchführung oder zur EÜR verpflichtet sind, hilft Ihnen die nachfolgende Grafik.

Infografik: Wer ist buchführungspflichtig?

Warum kann die Doppik auch für Nicht-Buchführungspflichtige sinnvoll sein?

Auch wenn viele Unternehmer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, ist es oft hilfreich trotzdem eine solche durchzuführen. Die Doppik ist zwar wesentlich aufwendiger als die Einnahmenüberschussrechnung, sie gewährt aber auch tiefere Einblicke in die aktuelle Unternehmenslage. Sie ermöglicht den Vergleich mit Vorjahreswerten und hilft maßgeblich dabei, fundierte,
zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen.

Die doppelte Buchführung ist nicht für jedes Unternehmen sinnvoll. Gerade Kleinunternehmer oder Freiberufler, die verhältnismäßig geringe Ausgaben und einen kleinen Kundenstamm haben, können bedenkenlos bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben. Wer jedoch hohe Umsätze fährt, einen großen Kundenstamm hat und einen besseren Überblick über die aktuellen Unternehmenzahlen haben möchte, für den ist die doppelte Buchhaltung durchaus sinnvoll.

Wie setzt sich das Kontensystem zusammen?

Bei der doppelten Buchführung, kommt ein sogenanntes Kontensystem bzw. ein Kontenrahmen zur Anwendung. Jedes Kontensystem besteht aus einer Vielzahl von Unterkonten, die nach Kontenklassen gegliedert sind. Da sich die Wirtschaftszweige teils stark voneinander unterscheiden und demnach auch verschiedene Buchungskonten verwenden, gibt es mehrere Standardkontenrahmen für unterschiedliche Branchen.

Icon Kontensystem

Welcher Standardkontenrahmen ist für mein Unternehmen geeignet?

Die gängigsten Standardkontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04 für publizitätspflichtige Unternehmen. Darüber hinaus gibt es spezielle Kontenrahmen, zum Beispiel für Zahnärzte, Arztpraxen, Hotels oder Gaststätten. Verwenden Sie den Kontenrahmen, den Ihr Steuerberater für Ihre Branche empfiehlt.

Aus welchen Kontenklassen besteht ein Kontensystem?

Unabhängig vom Standardkontenrahmen, besteht in der Regel jedes Kontensystem aus folgenden Kontenklassen:

  • Anlagekonten
  • Kapitalkonten
  • Privatkonten
  • Abgrenzungskonten
  • Wareneingangskonten
  • Bestandskonten
  • betriebliche Aufwendungen
  • Erlöskonten

Anlagekonten beinhalten die Betriebsausstattung, also beispielsweise Maschinen oder den Fuhrpark. Kapitalkonten fassen das Eigenkapital oder Verbindlichkeiten gegenüber Banken und anderen Investoren. In die Wareneingangskonten werden zum Beispiel Rohstoffe gebucht, die vom Unternehmen weiterverkauft oder im Unternehmen weiterverarbeitet werden. Bei den betrieblichen Aufwendungen kommen meist viele verschiede Unterkonten zur Anwendung, zum Beispiel Konten für Löhne und Gehälter, Werbekosten, Kfz-Kosten, Repräsentationskosten, Bewirtungskosten und viele mehr. Umsätze aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen werden auf den Erlöskonten verbucht.

Kontenklassen

Beispiele
Anlagekonten Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Geschäftsausstattung
Kapitalkonten Eigenkapital, Verbindlichkeiten, Privatentnahmen
Abgrenzungskonten Forderungen, Vorsteuer
Wareneingangskonten Rohstoffe
Bestandskonten Waren, fertige / unfertige Erzeugnisse
betriebliche Aufwendungen Löhne und Gehälter, Mietaufwand, Werbekosten, Kfz-Kosten, Repräsentationskosten, Bewirtungskosten
Erlöskonten Umsätze aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen

Was sind Aktiv- und Aufwandskonten?

Bei der Bilanz eines Unternehmens unterscheidet man zwischen der Aktivseite (Aktiva) und der Passivseite (Passiva). Die Passivseite gibt an, wo die finanziellen Mittel des Unternehmens herkommen, die Aktivseite dagegen wofür sie verwendet wurden. Daraus erklärt sich auch, was die Aktiv- bzw. Aufwandskonten eigentlich sind: Hier werden alle Aufwendungen bzw. Ausgaben des Unternehmens verbucht, zum Beispiel für Rohstoffe, Büromaterialien, Werbung, Anlagegüter und vieles mehr. Dennoch gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen aktiven Bestandskonten und Aufwandskonten.

Was sind aktive Bestandskonten?

Aktive Bestandskonten bzw. Aktivkonten umfassen folgende Posten:

  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • Rechnungsabgrenzungsposten
  • aktive latente Steuern
  • aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung
  • sonstige Posten

Die wichtigsten aktiven Bestandskonten in der Buchhaltung sind das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Alle Anschaffungen, die dem Unternehmen für viele Jahre dienen sollen, werden im Anlagevermögen verbucht. Zum Anlagevermögen gehören unter anderem Maschinen, Fahrzeuge oder Grundstücke. Beim Umlaufvermögen sind die zwei wichtigsten Unterkonten in der Regel das Bankkonto und die Kasse.

Was sind Aufwandskonten?

Auch in den Aufwandskonten werden Posten gebucht, für die das Unternehmen Geld ausgibt. Diese Posten bleiben aber nicht Bestand des Unternehmens, wie beispielsweise Anlagen oder Geld, dass sich weiterhin auf dem Konto des Unternehmens befindet. Aufwandskonten gehören deshalb auch nicht zu den Bestandskonten eines Unternehmens, sondern zu den Erfolgskonten. Hier werden alle betrieblichen Aufwendungen verbucht, zum Beispiel:

  • Personalkosten
  • Abschreibungen
  • Raumkosten
  • Ausgaben für Strom, Wasser, Gas
  • Büromaterial
  • Werbekosten
  • Fahrzeugkosten
  • Bewirtungskosten
  • u.v.m.

All diese Aufwendungen müssen getätigt werden, damit Produkte gefertigt oder Dienstleistungen vom Unternehmen erbracht werden können. Sie stehen dem Unternehmen jedoch nicht für einen längeren Zeitraum zur Verfügung, sondern müssen in regelmäßigen Abständen neu aufgewendet werden.

Was sind Passiv- und Ertragskonten?

Die Passiv- und Ertragskonten beschäftigen sich mit den Einnahmen bzw. mit den finanziellen Mitteln, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Sie treffen Aussagen darüber, wo das Geld herkommt, zum Beispiel von Investoren, Gläubigern, Banken oder aus Einnahmen durch Lieferungen und Leistungen. Das Gegenteil der Passiv- und Ertragskonten sind die Aktiv- und Aufwandskonten. Diese geben an, wofür die finanziellen Mittel aufgewendet wurden.

Was sind passive Bestandskonten?

Passive Bestandskonten bzw. Passivkonten umfassen folgende Posten:

  • Eigenkapital
  • Verbindlichkeiten
  • Rückstellungen
  • Rechnungsabgrenzungsposten
  • sonstige Posten

Die zwei wichtigsten passiven Bestandskonten sind in der Regel das Eigenkapital, das ein Unternehmer bei der Gründung seines Geschäfts mitbringt sowie das Fremdkapital bzw. die Verbindlichkeiten. Fremdkapital erhält der Unternehmer zum Beispiel von Banken oder anderen Investoren, in deren Schuld er anschließend steht. Diese finanziellen Mittel muss er innerhalb eines bestimmten Zeitraums inklusive Zinsen zurückzahlen.

Was sind Ertragskonten?

In den Ertragskonten werden alle Einnahmen verbucht, die das Unternehmen erzielt. Erträge können, je nach Art des Unternehmens, aus vielen verschiedenen Quellen generiert werden. Zu den Erträgen zählen unter anderem:

  • Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten
  • Einnahmen aus Dienstleistungen
  • Zinseinnahmen
  • Mieteinnahmen
  • Werbeeinahmen
  • Spenden
  • u.v.m.

Anders als das Eigen- und Fremdkapital gehören die Erträge dem Unternehmen. Mithilfe der Erträge können die Verbindlichkeiten gegenüber den Gläubigern bzw. das in Anspruch genommene Fremdkapital zurückgezahlt werden.

Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Manche Unternehmer haben die Qual der Wahl: Doppelte Buchführung oder Einnahmenüberschussrechnung? Beide Methoden dienen der Gewinnermittlung des Unternehmens. Freiberufler, kleine Unternehmen und landwirtschaftliche Betriebe sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Auch eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wäre ausreichend. Dennoch ist es manchmal gar nicht schlecht, doch auf die kompliziertere, doppelte Buchführung zurückzugreifen. Sie hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile gegenüber der EÜR.

Vorteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung hat einen ganz entscheidenden Vorteil: Sie erlaubt wesentlich komplexere Auswertungen. Aus der Einnahmenüberschussrechnung eines Unternehmens kann man lediglich den Gewinn oder Verlust ableiten. Die doppelte Buchhaltung erlaubt umfassendere Aussagen. Auch Veränderungen über längere Zeiträume können einfach nachvollzogen werden. Auswertungen aus der doppelten Buchführung sind besonders wichtig, wenn zukunftsorientierte Entscheidungen anstehen, zum Beispiel zu neuen Produkten oder zur Einstellung von Mitarbeitern.

  • + komplexe Auswertungen möglich
  • + wichtiges Instrument für zukunftsorientierte, unternehmerische Entscheidungen
  • + einfachere Beurteilung der Kreditwürdigkeit

Die doppelte Buchführung ist auch besonders interessant für den Fall, dass ein Unternehmen einen Kredit in Anspruch nehmen möchte. Banken können die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens so wesentlich besser einschätzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen einen Kredit gebilligt bekommt ist deutlich größer, sofern die Kreditwürdigkeit gegeben ist.

Nachteile der doppelten Buchhaltung

Anders als bei der EÜR werden die einzelnen Geschäftsvorfälle bei der doppelten Buchhaltung bestimmten Konten zugewiesen. Sie werden dabei doppelt gebucht: Einmal als Einnahme auf einem Konto (zum Beispiel dem Bankkonto) und einmal als Ausgabe auf einem anderen Konto (zum Beispiel auf dem Konto Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen). Diese doppelte Buchung ist komplexer und aufwendiger und setzt ein steuerliches und buchhalterisches Vorwissen voraus.

  • – komplexer
  • – setzt buchhalterisches Grundwissen voraus
  • – Umsatzsteuer wird auch für Rechnungen eingezogen, die noch nicht beglichen wurden

Außerdem müssen die Buchungen entweder einmal pro Quartal oder einmal pro Monat an das Finanzamt übermittelt werden. Auf dieser Basis wird die eingenommene Umsatzsteuer berechnet und vom Finanzamt eingezogen. Das ist zwar auch bei der Einnahmenüberschussrechnung der Fall, doch mit einem Unterschied: Die Umsatzsteuer auf den Ausgangsrechnungen wird auch dann eingezogen, wenn die Rechnungen nur eingebucht, aber noch nicht vom Kunden beglichen wurden. Der Unternehmer muss so mit der Umsatzsteuer in Vorleistung gehen.

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