Rechnungswesen einfach erklärt
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Definition: Was ist Rechnungswesen?

Das betriebliche Rechnungswesen dient der Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmensgeschehens. Dazu beinhaltet es verschiedene Verfahren zur systematischen Erfassung und Auswertung aller quantifizierbaren Vorgänge der Unternehmung.

Egal ob man dem Finanz- und Rechnungswesen in der Schule, im BWL-Studium oder im Beruf begegnet, eines gilt fast immer: Aller Anfang ist schwer. Auf den ersten Blick ist das betriebliche Rechnungswesen nicht leicht zu verstehen. Für viele sind Buchführung, Controlling und dergleichen sehr trockene Themen. Obendrein tauchen viele Abkürzungen und Begriffe auf, über deren Bedeutung man sich einen Überblick verschaffen muss und die meisten Einführungen sind kompliziert geschrieben.

Wir erklären Ihnen die Grundlagen des Rechnungswesens hier leicht verständlich. Ein guter Anfang ist die obige Definition des Begriffs. Diese sperrige Formulierung erläutern wir jetzt vereinfacht und kompakt. Zunächst sollten Sie sich über die verschiedenen Aufgaben des Rechnungswesens im Klaren sein.

Die Aufgaben des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen ist das Herzstück des Unternehmens. Es erfasst alle Daten zur unternehmerischen Tätigkeit und stellt damit die Grundlage für künftige Entscheidungen.

Das Rechnungswesen dient zur Erfassung, Kontrolle und Auswertung betriebswirtschaftlicher Daten.

Die Hauptaufgaben des Rechnungswesens sind:

  • Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle sind anhand von Belegen nachzuweisen.
  • Information: Die Daten und Aufzeichnungen stellen wichtige Informationen für Finanzbehörden und die Unternehmensführung bereit.
  • Kontrolle: Durch den innerbetrieblichen Informationsaustausch kann der Erfolg der unternehmerischen Tätigkeit kontrolliert werden. Die Überwachung von Wirtschaftlichkeit oder Liquidität haben einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.
  • Planung: Die Aufbereitung der Zahlen ist Grundlage für strategische Entscheidungen.

Die Aufgaben des Rechnungswesens sind vielfältig. Je nach Ausrichtung unterscheidet man zwischen internem und externem Rechnungswesen.

Internes und externes Rechnungswesen

Die zwei großen Aufgabenbereiche des Rechnungswesens unterscheiden sich in Bezug auf die Adressaten.

Das externe Rechnungswesen erfüllt im Grunde die gesetzlichen Anforderungen, genauer gesagt die Publizitätspflicht. Dabei erfüllt es die Aufgabe, externe Parteien zu informieren und ihnen gegenüber Rechenschaft abzulegen (z. B in Form des Jahresabschlusses).

Adressaten des externen Rechnungswesens sind beispielsweise:

  • Arbeitnehmer
  • Staat
  • Öffentlichkeit
  • Gesellschafter
  • Kunden
  • Gläubiger

Dagegen ist das interne Rechnungswesen (bzw. Controlling) nach innen gerichtet. Es ist eine wichtige Informationsquelle für die Geschäftsführung oder andere unternehmensinterne Stellen. Es beinhaltet die

  • Überwachung
  • Disposition
  • Dokumentation

aller Zahlen, die im Zusammenhang mit dem innerbetrieblichen Leistungsprozess stehen. Ein wichtiges Teilgebiet ist dabei die Kosten- und Leistungsrechnung.

Die Unterschiede zwischen internem und externem Rechnungswesen

Unterschiede zwischen internem Rechnungswesen (Controlling) und externem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung)

Die einzelnen Teilbereiche des Rechnungswesens werden im Folgenden genauer erläutert.

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Die 4 Bereiche des Rechnungswesens

Damit es den vielfältigen Anforderungen gerecht werden kann, unterteilt man das Rechnungswesen in der Praxis aktuell in insgesamt vier Teilbereiche:

  1. Externes Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung)
  2. Internes Rechnungswesen (Controlling)
  3. Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
  4. Planungsrechnung oder Budgetierung

Diese Teilbereiche werden im Folgenden genauer erklärt. Das erleichtert es Ihnen, die Grundlagen und Abläufe des Rechnungswesens besser zu verstehen.

1. Externes Rechnungswesen

Als externes Rechnungswesen bezeichnet man auch die Finanzbuchhaltung. Sie dient dazu, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens nach außen hin abzubilden. Hierzu zählen Datenerfassungen wie:

Die Anforderungen an das externe Rechnungswesen legt das Handelsgesetzbuch (HGB) fest. Das Finanzamt überprüft, ob ein Unternehmen diesen genügt. Die Informationen, die das externe Rechnungswesen durch solche Dokumente bereitstellt, dienen Außenstehenden zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, bevor sie sich auf Geschäfte mit diesem einlassen. Schließlich will man keine Geschäftsbeziehungen eingehen, wenn der potentielle Partner nicht über das nötige Geld verfügt, die eigenen Leistungen zu bezahlen. Der externe ist der einzige der vier Bereiche des Rechnungswesens, welcher sich schwerpunktmäßig nach außen richtet. Die anderen drei Teile betrachten ein Unternehmen von innen heraus und dienen seiner Kontrolle.

2. Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen beschäftigt sich mit Folgendem:

  • Planung
  • Kontrolle
  • Koordination von Unternehmensprozessen aus der Innensicht

Hier steht folglich die Gewinnmaximierung im Vordergrund. Oft bezeichnet man die interne Unternehmensrechnung auch als Kosten- und Leistungsrechnung oder Controlling. Meistens sind die Betrachtungen des Controllings nicht gegenwarts- oder vergangenheits-, sondern zukunftsorientiert. Dies ist ein erheblicher Unterschied zur Finanzbuchhaltung, die ausschließlich Auskunft über den Ist-Stand eines Betriebs gibt. In der Regel operiert man im internen Rechnungswesen mit Soll- und Ist-Werten. Das bedeutet, man arbeitet einen Plan aus, welches Ziel man in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchte und mit welchen Maßnahmen man das versucht.

Ein Beispiel: Ziel ist es, den Gewinn innerhalb eines Jahres um 10 % zu steigern. Das versucht man, indem man die Kosten reduziert und so Geld spart.

Nach diesem zuvor definierten Zeitraum folgt der Soll-Ist-Vergleich. Bei dieser Vergleichsrechnung wird bestimmt, ob ein Ziel erreicht, übertroffen oder verfehlt wurde. Je nach den gewonnenen Erkenntnissen passt man den Handlungsplan für den nächsten Zeitraum an. So steuern Unternehmen ihre Entwicklung permanent in die gewünschte Richtung.

3. Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung

Dieser Bereich des Rechnungswesens dient dazu, ein Unternehmen auf Basis bestimmter Benchmarks zu vergleichen. Üblicherweise unterscheidet man zwischen:

  • Betriebsvergleich
  • Zeitvergleich

Als Vergleichsobjekte dienen entweder die Konkurrenz (Betriebsvergleich) oder ein bestimmtes Jahr der Betriebsgeschichte (Zeitvergleich). Aus diesen Vergleichen zieht das Unternehmen Kennzahlen, die aktuellen Unternehmenszahlen gegenübergestellt werden. Ziel dabei ist es, stets neue Erkenntnisse zu gewinnen. Besonders Zusammenhänge sind immer interessant für weitere Planungen des Managements. Für die betriebswirtschaftliche Überwachung eines Unternehmens ist es zwingend notwendig, sich regelmäßig mit der Konkurrenz und eigenen Vorjahren zu vergleichen. Nur so kann es sicherstellen, dass eine nachhaltige Entwicklung stattfindet.

4. Planungsrechnung oder Budgetierung

Hierunter versteht man die Finanzplanung, die einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft betrifft, bspw. das kommende Geschäftsjahr. Bei der Budget-Planung wird ein Budget für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche festlegt, welches im angegebenen Zeitraum nicht überschreiten werden darf. Diese Budgetierung ermöglicht es, in Verbindung mit den anderen Bereichen des Rechnungswesens, eine realistische Prognose über Gewinn und Verlust des Unternehmens für ein kommendes Jahr abzugeben. Budgets bestimmt man selten für längere Zeiträume als ein Jahr im Voraus, da durch längere Perioden die Planungssicherheit abnimmt.

Wichtige Begriffe im Rechnungswesen

Wir haben die wichtigsten Begriffe, die rund um das Thema Rechnungswesen auftauchen, in einer übersichtlichen Tabelle zusammengestellt und erläutert:

Begriff Bedeutung
Bilanzbuchhaltung Wichtiger Bestandteil des externen Rechnungswesens. Die abschließende Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Schulden am Ende eines Geschäftsjahres. Mit ihrer Erstellung beschäftigt sich die Bilanzbuchhaltung.
Controlling Bereich des internen Rechnungswesens. Dient der Geschäftsführung als Planungs-instrument und -hilfe.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) Eine einfache Form der Gewinnermittlung. Nur für Unternehmen oder Freiberufler möglich, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen. Mehr Infos zur EÜR hier.
Finanzbuchhaltung Bereich des Rechnungswesens. Wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet. Sie dient der Erfassung des außerbetrieblichen Werteverkehrs. Mehr Infos zur Finanzbuchhaltung hier.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Bestandteil des Jahresabschlusses oder der Bilanz. Sie ist eine Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen innerhalb einer bestimmten Periode. Mehr Infos zur GuV hier.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Per Gesetz (§ 238 ff. HGB) sind Vorschriften festgelegt, welchen Anforderungen die Aufbewahrung eigener Steuerunterlagen (Belege, Bilanzen etc.) genügen müssen.
Planungsrechnung Bereich des internen Rechnungswesens. Dient dem Erstellen eines Budgetplans für einen kommenden Zeitraum.
Vergleichsrechnung Bereich des internen Rechnungswesens. Dient dem Vergleich des Ist-Zustands eines Betriebs, entweder mit anderen Unternehmen oder mit dem Betrieb selbst zu anderen Zeiträumen.

Unterstützung durch einen Steuerberater

Da sowohl das externe als auch das interne Rechnungswesen so wichtige Bestandteile von Betrieben sind, holen sich die meisten Unternehmen Unterstützung für die Organisation. Es gibt dazu viele Möglichkeiten.

Sie können sich selbst einarbeiten, indem Sie beispielsweise ein Buch über das Rechnungswesen lesen oder Schulungen besuchen. Die meisten engagieren allerdings einen Steuerberater. Diese externen Berater sollen die Finanzen der Firma im Blick behalten und warnen, wenn etwas aus den Fugen gerät. Allerdings kosten Steuerberater sehr viel Geld und sind deshalb besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler oft kaum bezahlbar.

Unterstützung durch eine Buchhaltungssoftware

Eine kostengünstige Alternative ist professionelle Buchhaltungssoftware. Zu einem Bruchteil des Preises einer Steuerkanzlei ermöglicht sie es selbst Anfängern, Prozesse des Rechnungswesens ohne lange Einarbeitung selbst zu erledigen. Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt. Deshalb lohnt es sich, einen Buchhaltungssoftware-Vergleich zu lesen, bevor man sich für eine der zahlreichen Softwarelösungen entscheidet.

Rechnungswesen zusammengefasst:

  • Das Rechnungswesen dient der Planung, Steuerung und Kontrolle des wirtschaftlichen Geschehens eines Betriebs.
  • Zu diesem Zweck erfasst und wertet es so viele Abläufe wie möglich aus.
  • Es ist in vier Bereiche unterteilt: externe Unternehmensrechnung, interne Unternehmensrechnung, Vergleichsrechnung und Planungsrechnung.
  • Die Buchhaltung ist als Teil des externen Rechnungswesens mit zahlreichen Auflagen verbunden.